Zgłaszanie i wyrejestrowywanie z ubezpieczeń przez płatnika składek

Przebieg ubezpieczeń społecznych, jak również ubezpieczenia zdrowotnego dokumentowany jest za pomocą formularzy ubezpieczeniowych. Dane wykazywane w tych formularzach są ewidencjonowane na prowadzonych przez ZUS w formie elektronicznej kontach ubezpieczonego i płatnika składek. Zasady wypełniania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych oraz ich wzory określają przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn.zm.) oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób podlegających obowiązkowo tym ubezpieczeniom spoczywa na płatniku składek, a więc wskazanej przez przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osobie fizycznej lub jednostce organizacyjnej, która zobowiązana jest do obliczania, rozliczania i przekazywania do ZUS należnych składek.

Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych danej osoby płatnik składek dokonuje za pomocą dokumentu ZUS ZUA, złożonego z właściwym dla tej osoby kodem tytułu ubezpieczenia. Jedynie zgłoszenia osoby przebywającej na urlopie wychowawczym lub pobierającej zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego dokonuje się poprzez wykazanie takiej osoby w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 XX albo 12 40 XX. Na podstawie pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zakładane jest konto ubezpieczonego, na którym ewidencjonowane są składki oraz inne dane określone przez art. 40 ustawy.