Regulamin korzystania z pojazdów służbowych w firmie

Obowiązek posługiwania się w działalności gospodarczej regulaminem korzystania z pojazdów służbowych wynika zarówno z przepisów o powierzaniu mienia pracownikom, zleceniobiorcom i innym podmiotom, jak również z przepisów prawa podatkowego.

Regulamin powinien uwzględniać warunki korzystania zarówno z pojazdów prywatnych, stanowiących własność osób wykorzystujących je w celach przedsiębiorcy, jak i pojazdy służbowe, powierzane pracownikom dla celów firmowych przez to przedsiębiorstwo.

W kontekście podatkowym, regulamin korzystania z pojazdu służbowego powinien zakładać warunki korzystania z pojazdu dla celów prywatnych pracownika. W szczególności wskazywać możliwość parkowania pojazdu na prywatnej posesji lub zwrotu pojazdu bezpośrednio po zakończeniu podróży służbowej pracodawcy. Odpowiednio powinien zostać wprowadzony warunek ustalenia wartości przychodu po stronie pracownika w przypadku korzystania z pojazdu dla celów prywatnych.

Przedsiębiorca udostępniający pojazd dla celów niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej liczyć musi się z ograniczonym prawem odliczenia podatku VAT od nabycia, najmu lub dzierżawy tego pojazdu.

Regulamin powinien wskazywać również zasady rozliczenia wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, w szczególności zwrot na zasadzie ewidencji przebiegu pojazdu, ryczałtu na korzystanie za każdy kilometr czy też przekazywania karty flotowej dla pojazdu. Wskazane powinno zostać również, czy rozliczenie opiera się o limity zwrotów przewidziane w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002, nr 27, poz. 271), czy przyjmuje się limity wyższe.

Regulamin powinien wskazywać również zasady odpowiedzialności za zniszczenia pojazdu, za mandaty oraz za oddanie pojazdu w stanie niepogorszonym.