Zatrudnianie cudzoziemców na podstawie oświadczenia. Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawcy mogą powierzyć wykonywanie pracy obywatelom Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Wystarczy złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które zostaje wpisane do ewidencji prowadzonej przez właściwego starostę. Obowiązujące od 1 czerwca 2025 r. przepisy wprowadzają jednak dodatkowe obowiązki informacyjne, w tym konieczność terminowego zgłaszania podjęcia pracy przez cudzoziemca.

Powierzanie pracy cudzoziemcom – najważniejsze zmiany od maja 2025 r. »

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r., poz. 621), pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy obywatelowi Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Warunkiem skorzystania z tej uproszczonej procedury jest złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które zostaje wpisane do ewidencji prowadzonej przez właściwego starostę.

Aby złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i wpisać je do ewidencji, konieczne jest spełnienie określonych warunków (art. 61 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom). Jeśli którykolwiek z tych warunków nie zostanie spełniony, sprawa nie będzie rozpatrywana. W praktyce oznacza to, że system teleinformatyczny zablokuje możliwość złożenia oświadczenia, jeśli nie spełnia ono wymaganych kryteriów.

Polska firma, która chce zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć przez system internetowy oświadczenie o zatrudnieniu cudzoziemca, jeśli:

• cudzoziemiec pochodzi z kraju określonego w przepisach rozporządzenia wykonawczego do ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom (obecnie dotyczy to następujących krajów: Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina),

• cudzoziemiec będzie pracował w Polsce,

• cudzoziemiec nie będzie pracował w branżach wykluczonych przez przepisy wykonawcze do ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom,

• zatrudnienie cudzoziemca nie dotyczy sytuacji wymienionych w przepisach (np. pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, lub spółek kapitałowych w organizacji, reprezentacji lub prowadzenia spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, pełnienia funkcji prokurenta przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS),

• okres pracy cudzoziemca nie będzie dłuższy niż 24 miesiące,

• cudzoziemiec zacznie pracę nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia.

Jeśli oświadczenie nie spełnia tych warunków, nie będzie rozpatrywane.

Oświadczenie będzie zawierało informacje dotyczące pracodawcy, cudzoziemca oraz pracy, jaką cudzoziemiec ma wykonywać. Szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać oświadczenie został wskazany w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom.

Wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji

Kiedy polski pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Starosta, który jest właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub ze względu na stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, wpisuje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Jeśli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą w miejscu innym niż jego stałe miejsce pobytu, wpisu dokonuje starosta odpowiedzialny za lokalizację tej działalności gospodarczej. Podczas wpisywania oświadczenia do ewidencji starosta ma prawo określić inny dzień rozpoczęcia pracy niż ten, który został wskazany w oświadczeniu. Jednak ten nowy termin nie może być wcześniejszy niż dzień następujący po dniu, w którym oświadczenie zostało wpisane do ewidencji. Oznacza to, że starosta może przesunąć datę rozpoczęcia pracy, zapewniając jednocześnie, że wszystkie formalności związane z wpisem są zakończone przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

W sprawach, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, decyzja o wpisie lub odmowie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń musi zostać podjęta najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia. Natomiast w przypadkach, które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, termin ten wynosi nie więcej niż 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia.

Obowiązki pracodawcy, który uzyskał wpis oświadczenia do ewidencji

Jeżeli pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca, uzyskał wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, musi spełnić następujące obowiązki:

1) musi uwzględnić w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy,

2) ma obowiązek przesłać kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim do organu, który wpisał oświadczenie do ewidencji,

3) dostosować wynagrodzenie cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa, zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu.

4) jeśli wymiar czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczba godzin pracy na umowę cywilnoprawną zostaną zwiększone, pracodawca musi proporcjonalnie podwyższyć wynagrodzenie.

5) musi przekazać cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji oświadczeń.

Pracodawca ma obowiązek, na żądanie uprawnionych organów – takich jak starosta, wojewoda, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), konsul, minister spraw zagranicznych, Państwowa Inspekcja Pracy, Krajowa Administracja Skarbowa, Straż Graniczna lub Policja – przedstawić dokumenty potwierdzające spełnienie obowiązków związanych z warunkami zawartej umowy. Dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Jeżeli cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej niż przewidziano, obowiązkowo trzeba również o tym poinformować starostę. W wyniku takiego powiadomienia wpis do ewidencji oświadczeń zostanie automatycznie unieważniony.

Wszystkie powiadomienia muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wskazanego w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom. W przypadku awarii systemu, która uniemożliwia terminowe przesłanie zgłoszenia, pracodawca ma obowiązek złożyć powiadomienie najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu problemu technicznego.

Za niedopełnienie powyższych obowiązków informacyjnych pracodawcy grozi grzywna.

Oprac. Katarzyna Bogucka