Zmiany w systemie KSeF będą korzystne dla przedsiębiorców

Zakończyły się konsultacje publiczne projektu nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, dotyczące zmian w systemie KSeF. Eksperci Konfederacji Lewiatan oceniają, że zaproponowane zmiany przyniosą przedsiębiorcom wiele korzyści, w tym większą elastyczność w dostosowywaniu systemów do e-fakturowania. Wśród kluczowych propozycji znajdują się odroczenia terminów oraz możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.

Zmiany w obowiązkowym KSeF – projekt ustawy >>>

Kiedy warto zacząć przygotowania do KSeF >>>

5 listopada 2024 r. resort finansów przedstawił projekt ustawy wprowadzający zmiany w systemie KSeF, który - zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami - będzie wprowadzany etapowo, dla poszczególnych grup przedsiębiorców. W pierwszej kolejności e-fakturowanie będzie obowiązkowe dla największych firm, których sprzedaż w 2025 roku przekroczy 200 mln zł. 

E-faktury na rzecz konsumentów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturowanie na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, jest wyłączone z obowiązkowego KSeF. Przygotowany przez resort finansów pr zakłada, że będzie można wystawiać e-faktury na rzecz konsumentów, ale będzie to rozwiązanie fakultatywne. Decyzja zatem będzie należała do sprzedawcy w jakiej formie klient otrzyma fakturę. Pomimo, iż dobrowolność w wystawianiu tego typu faktur zwiększa swobodę w planowaniu procesów biznesowych to rozwiązanie to pozostawia jeszcze wiele wątpliwości w swych założeniach i może rodzić problemy natury praktycznej - oceniają eksperci.

Identyfikacja podatników w systemie KSeF

– Zaproponowane bowiem zmiany nie rozwiązują zgłaszanych na wcześniejszych etapach konsultacji problemów z identyfikacją podatników. Przykładem mogą być podmioty, które nie są obowiązane do rejestracji działalności gospodarczej tzw. podmioty wykonujące działalność nierejestrową. Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrową nie mają obowiązku wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ani obowiązku pozyskania numeru NIP. Zmiany w projekcie ustawy nakładają natomiast obowiązek podania numeru identyfikacji podatkowej jeśli nabywca go posiada lub jeśli posługuje się nim na potrzeby wystawienia faktury. W przypadku gdy nabywca nie ma numeru identyfikacji podatkowej, a jest podatnikiem, dla którego wystawienie faktury w KSeF jest obowiązkowe to wówczas sprzedawca nie będzie miał możliwości jego weryfikacji i identyfikacji – mówi Anna Słomińska – Wernik, ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Brak bazy danych

Obecnie brak jest bazy danych, która umożliwiałaby sprawdzenie czy podany przez nabywcę NIP jest prawidłowy i należy do podmiotu, który go podał dla potrzeb dokonania zakupu, w tym czy należy do osoby fizycznej nie prowadzącej działalności (B2C) czy też do podatnika (B2B). Taka baza została opracowana dla potrzeb podatku VAT tzw. „biała lista”.

– Uważamy, że zastosowanie numeru VAT dla potrzeb ustalenia czy faktura powinna zostać wystawiona w ramach KSeF czy też nie, mogłoby stanowić łatwiejsze do wdrożenia rozwiązanie. Zaletą takiego rozwiązania byłaby możliwość wykorzystania istniejącej już bazy, która weryfikuje numery VAT podatników. Alternatywą byłoby zbudowanie i udostępnienie podatnikom bazy danych umożlwiającej weryfikację numeru identyfikacji podatkowej oraz sprawdzenie, czy należy on do kontrahenta, który podał go dla celów zakupu lub rozszerzenie funkcjonalności „białej listy” – podkreśla Anna Słomińska – Wernik.

Wiele firm zgłasza potrzebę funkcjonowania takiej bazy z uwagi na dochowanie należytej staranności po stronie wystawcy faktury. W związku z wprowadzeniem zasady samoidentyfikacji po stronie nabywcy (kwestia wskazania przez niego nr NIP lub nie), wystawiający fakturę będzie zmuszony opierać się wyłącznie na danych przedstawionych mu przez tego nabywcę. Pojawia się wówczas kolejne ryzyko, po stronie wystawcy faktury, związane z karami przewidzianymi za wystawienie faktury poza KSeF w przypadku, kiedy nie otrzymał on odpowiednich danych od nabywcy lub też otrzymał dane niezgodne z rzeczywistością, których nie był w stanie zweryfikować.

Załączniki do faktur

W projekcie przewidziano możliwość dołączenia załączników do faktur wystawionych w KSeF, których było brak w pierwotnej wersji, a powodowały duże problemy praktyczne u przedsiębiorców, którzy przekazywali na załącznikach istotne z perspektywy biznesowej informacje. Jak oceniają eksperci, należałoby tu jednak rozważyć zwiększenie rozmiaru pliku. Obecnie maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w ramach pojedynczej wysyłki – wynosi 3 MB. Taki rozmiar pliku może nie być wystarczający.

– Mając na uwadze jak wyglądały pierwotne założenia dla KSeF przewidziane w projekcie zmian do ustawy o podatku od towarów i usług z grudnia 2022 r. i jak te rozwiązania ewoluowały przez ostatnie dwa lata, trzeba uznać, że jest to jeden z najlepiej skonsultowanych i przeanalizowanych projektów podatkowych, w których uwzględniono wiele propozycji i postulatów przedsiębiorców. Mamy nadzieję, że Ministerstwo Finansów pozostanie otwarte na uwagi biznesu, który widzi dalszą potrzebę udoskonalania systemu KSeF, który może stać się zgodnie z jego docelowym założeniem, system ułatwiającym i usprawniającym prowadzenie działalności gospodarczej w dobie powszechnej cyfryzacji – dodaje Anna Słomińska – Wernik.

Źródło: Konfederacja Lewiatan