Jak archiwizować dokumentację płacową
PROBLEM
Mam zapytanie dotyczące archiwizacji list płac. Zgodnie z przepisami, jeżeli pracownik rozpoczął pracę w okresie pomiędzy 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r., to takie dokumenty należy przechowywać w archiwum przez 50 lat od daty zakończenia współpracy. Jeżeli za pracownika został złożony raport ZUS RIA, to okres ten skraca się do zaledwie 10 lat. Dla osób, które podjęły pracę po 31 grudnia 2018 r., czas przechowywania również wynosi 10 lat. My posiadamy dokumentację papierową, gdyż nie złożyliśmy ZUS RIA. Listy płac za każdy miesiąc są zbiorcze, tzn. na listach mam wszystkich pracowników zatrudnionych w danym okresie, jak zatem zachować termin przechowywania 10 lat dla tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r., skoro znajdują się razem z pracownikami, których dotyczy termin 50 lat przechowywania? Do tej pory listy płac archiwizowało się rocznikami, tzn. po 2 latach przechowywania w kadrach dokumenty były przenoszone do archiwum na 50 lat. Nie jestem w stanie wyodrębnić pracowników, którzy zakończyli zatrudnienie od nadal pracujących. Jak archiwizować dokumentację płacową wg. nowych przepisów?