Interpretacja indywidualna z dnia 13 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.257.2024.3.AW

Prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie ECM), przy założeniu, że w odniesieniu do tych faktur VAT nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu podatku VAT naliczonego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej z 6 czerwca 2024 r., który dotyczy prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym (w systemie (…), przy założeniu, że w odniesieniu do tych faktur VAT nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu podatku VAT naliczonego, wpłynął 11 czerwca 2024 r. Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie pismem z 8 sierpnia 2024 r., (data wpływu: 8 sierpnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT).

Spółka jest (...) rynku usług (…) w Polsce, a jako część grupy (…), Spółka (...) grupę firm o wiodącej pozycji na rynku (…) w Europie Środkowej. Spółka świadczy usługi w zakresie utrzymania systemów IT i usług bezpieczeństwa IT oraz dostarcza rozwiązania do digitalizacji procesów, a także rozwija oprogramowania pod konkretne wymagania klientów.

Spółka jest w trakcie implementacji procesu w zakresie przechowywania/archiwizacji faktur i innych dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej.

Dotychczas, Spółka otrzymywała faktury zakupowe w różnych postaciach, częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej (w tym w plikach pdf). Faktury w formacie elektronicznym były drukowane i archiwizowane w formie papierowej, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Implementowany obecnie proces polega na odejściu od przechowywania faktur w formie papierowej i przechowywaniu faktur w całości w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie pdf. Faktury w postaci plików pdf będą przechowywane na serwerach należących do Spółki (położonych w Polsce). Implementowany przez Spółkę proces można podzielić na kilka etapów:

- Etap 1 – skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

- Etap 2 – weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

- Etap 3 – księgowanie faktury.

Główne typy faktur zakupowych otrzymywane przez Spółkę to:

‒faktury wystawione przez podwykonawców Spółki – w przypadku takich faktur podwykonawcy, oprócz faktury VAT, przedstawiają załącznik w postaci protokołu wykonania prac lub karty czasu pracy (…) lub (…);

‒faktury dotyczące usług stałych – są to faktury związane ze świadczonymi na rzecz Spółki usługami najmu, leasingu, sprzątania itp.;

‒faktury związane z bieżącym zapotrzebowaniem – faktury dotyczą w szczególności usług szkoleniowych, bieżących napraw i są wystawione zgodnie z wcześniej zgłoszonym i zaakceptowanym (merytorycznie i finansowo) zapotrzebowaniem.

Niniejszy wniosek dotyczy wszystkich powyżej wskazanych faktur zakupowych, gdyż są/będą one procesowane przez Spółkę w analogiczny sposób.

Skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych, wstępna weryfikacja faktury

W przypadku wpływu do Spółki faktury w formie papierowej, faktura taka jest skanowana przez osoby pracujące w sekretariacie. Skan faktury jest wysyłany na dedykowaną skrzynkę e-mail. Następnie faktura jest automatycznie pobierana ze skrzynki pocztowej do systemu (…).

W przypadku faktur innych niż papierowe proces wygląda w ten sposób, że załączniki do wiadomości w postaci faktury w formacie pliku pdf są wysyłane na dedykowaną skrzynkę e-mail. Wiadomości oprócz faktury mogą zawierać dodatkowe załączniki potrzebne do procesowania/zatwierdzenia faktury. Następnie faktura jest automatycznie pobierana ze skrzynki pocztowej do systemu (…). Po automatycznym pobraniu faktury ze skrzynki pocztowej następuje proces weryfikacji danych odczytanych przez system z faktury. W ramach tego procesu, użytkownik systemu (…) z grupy: „Osoby wprowadzające” otrzymuje zadanie: „Weryfikacja faktury” i uzupełnia wymagane atrybuty faktury, tj.:

‒weryfikuje dostawcę wystawiającego fakturę, w szczególności numer NIP;

‒wskazuje osobę merytoryczną odpowiedzialną za opis merytoryczny;

‒uzupełnia pozostałe obowiązkowe pola: typ faktury, waluta, data wpływu;

‒weryfikuje pozostałe dane faktury jak daty, kwoty itp.

Użytkownik systemu (…) z grupy: „Osoby weryfikujące” weryfikuje dostawcę (porównuje dane pobrane przez system z danymi na fakturze). W przypadku braku dostawcy, użytkownik wyszukuje odpowiedniego dostawcę w systemie. Jeżeli nie uda się znaleźć odpowiedniego dostawcy lub jego dane są nieaktualne (w szczególności numer NIP i numer rachunku IBAN), wtedy użytkownik wysyła zadanie do grupy „Księgowość”, a faktura oczekuje na uzupełnienie danych. Jeżeli dane wpisane w dokumencie faktura zakupowa w (…) nie zgadzają się z danymi na fakturze przesłanej przez dostawcę, użytkownik (…) manualnie wprowadza odpowiednie poprawki. Użytkownik oprócz wysłania faktury do księgowości w celu dodania dostawcy w (…), ma możliwość anulowania faktury lub przesłania faktury do osoby merytorycznej.

Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej

Użytkownik systemu (…) z grupy: „Osoby merytoryczne” (dalej: osoba merytoryczna) otrzymuje zadanie dot. opisu faktury. Jeżeli faktura została przydzielona do niewłaściwej osoby, to użytkownik przekierowuje zadanie do odpowiedniej osoby. Jeżeli faktura została przydzielona prawidłowo, osoba merytoryczna:

‒weryfikuje prawidłowość wprowadzonych danych faktury oraz;

‒wprowadza w obowiązkowym polu: „Opis merytoryczny, numer zapotrzebowania, numer umowy” treść dowodzącą zasadności poniesionych kosztów.

W zależności od rodzaju faktury (tego, jakich usług ona dotyczy), wykonywane są następujące czynności:

- w przypadku faktur wystawionych przez podwykonawców – osoba merytoryczna weryfikuje załącznik do faktury w postaci protokołu z wykonania prac lub karty czasu pracy (…) lub (…);

- w przypadku faktur dotyczących usług stałych – osoba merytoryczna po weryfikacji potwierdza wykonanie usług zgodnie z umową;

- w przypadku faktur dotyczących bieżących zapotrzebowań – osoba merytoryczna sprawdza zgodność faktury z zatwierdzonym zapotrzebowaniem.

Jeżeli osoba merytoryczna uzna, że fakturę należy anulować, może wybrać przycisk „Odrzuć”. W tym momencie procesowanie zostaje zakończone, faktura będzie widoczna w repozytorium ze statusem: „Odrzucony”. Dodatkowo księgowość otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że dana faktura została odrzucona. Po pozytywnym uzupełnieniu opisu merytorycznego faktury, użytkownik systemu (…) wybiera przycisk „Zatwierdź”. Następuje dalsze procesowanie, faktura trafia do księgowości.

Księgowanie faktury

Użytkownik systemu (…) z grupy: „Księgowość” otrzymuje zadanie w zakresie księgowania faktury. Zadanie zostaje przypisane do odpowiedniej osoby księgującej na podstawie danego kontrahenta (każdy kontrahent ma zasadniczo przypisaną jedną osobę księgującą). Jeśli pole z księgowym nie jest uzupełnione, zadanie to trafia do grupy: „Księgowość”. W takim przypadku zadanie w zakresie księgowania jest podejmowane przez tego członka grupy, który je podejmie jako pierwszy.

Użytkownik z grupy: „Księgowość” weryfikuje fakturę pod względem kompletności opisu merytorycznego i załączników oraz pod względem kontroli rachunkowej. W szczególności użytkownik z grupy: „Księgowość” sprawdza, czy dostawca figuruje w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tzw. „białej liście podatników VAT”), sprawdza NIP i numer rachunku bankowego.

Jeżeli faktura została opisana w sposób niewłaściwy, to użytkownik wprowadza odpowiedni komentarz i wybiera przycisk: „prześlij do osoby merytorycznej”. Osoba księgująca może również odesłać fakturę do osoby wprowadzającej dokument.

Po pozytywnej weryfikacji użytkownik wybiera na formularzu przycisk „Prześlij do (…) i tworzy dokument faktury w (…). Po zaksięgowaniu faktury w (…), numer dokumentu księgowego jest zwracany do (…).

Faktury wraz z załącznikami są przechowywane w formacie pdf na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (Spółka posiada własne centrum danych (…). Serwery te są odpowiednio zabezpieczone, zarówno w zakresie nieuprawnionego dostępu do przechowywanych na nich danych/dokumentów przez osoby trzecie, jak i na wypadek ewentualnych awarii (na bieżąco tworzone są kopie zapasowe plików).

Spółka posiada certyfikat (…) dla systemu (…). Certyfikat (…) to niezależna gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacji. Norma (…) dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami. Dodatkowo wszystkie pliki w systemie są szyfrowane, nie ma więc możliwości zapoznania się z ich treścią z poziomu systemu operacyjnego. Dodatkowo (…) przechowuje skróty wszystkich przechowywanych plików, dzięki czemu nie ma możliwości podmiany jednego pliku na inny. Taka sytuacja zostałaby wykryta przez cyklicznie wykonywany raport spójności repozytorium dokumentów.

Rozliczanie delegacji służbowych w Spółce następuje przez program (…). Dokumenty związane z delegacjami (bilety kolejowe, lotnicze, bilety autostradowe, faktury za nocleg, paliwo, gastronomię) nie są wprowadzane do systemu (…). Są one skanowane przez danego pracownika i wprowadzane do systemu (…). Po zakończeniu delegacji i uzupełnieniu/dodaniu wszystkich wydatków, pracownik przesyła wniosek rozliczenia wyjazdu służbowego do swojego przełożonego do akceptacji. Po akceptacji przez przełożonego, wniosek o rozliczenie delegacji jest przesyłany do księgowości.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

Nabywane przez Spółkę towary i usługi dokumentowane fakturami zakupowymi służą i będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku są/będą przechowywane w sposób zapewniający:

- łatwe ich odszukanie,

- autentyczność pochodzenia, oraz

- integralność treści i czytelność tych faktur

od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeżeli chodzi o dostępność/łatwe odszukanie faktur zakupowych, w przypadku procesów implementowanych przez Wnioskodawcę:

- pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

- dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

- w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności/łatwego odszukania dokumentów.

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez przyjęty przez Spółkę proces obiegu faktury zakupowej składający się z następujących etapów:

‒Etap 1 – skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

‒Etap 2 – weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

‒Etap 3 – księgowanie faktury.

Każdy z ww. Etapów został szczegółowo opisany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Każdy Etap jest połączony z weryfikacją prawidłowości wystawienia, czytelności i integralności faktury. Elementem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

‒dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

‒zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

‒zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

‒data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego (faktury) z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

W związku z powyższym, Spółka zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dodatkowo – jeżeli chodzi o czytelność i integralność treści faktury – zostają one zapewnione poprzez następujące działania:

‒czytelność – Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji jest / będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

‒integralność (niezmienność) treści – zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki są / będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich „uprawnienia” są / będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

W związku z powyższym, Spółka zapewnia integralność treści i czytelność faktur zakupowych od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Spółka w ramach implementowanego procesu zapewnia i zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Wskazane kontrole biznesowe zostały opisane w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego wniosku o interpretację (opis poszczególnych Etapów weryfikacyjnych).

Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego (w systemie (…), przy założeniu, że w odniesieniu do tych faktur VAT nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym / zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu VAT.

Uzasadnienie

a)uwagi ogólne:

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361, dalej: ustawa o VAT) – przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obie formy faktur są równorzędne wobec siebie.

Ustawa o VAT zawiera regulacje odnoszące się do kwestii wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1.Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2.Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3.Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Uzupełnieniem ww. przepisów jest art. 112a ustawy o VAT – dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia (kontrola biznesowa)

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

W praktyce organów podatkowych za czynności wchodzące w skład „kontroli biznesowych” uznano m.in. następujące okoliczności:

‒każdorazową weryfikację faktur zakupowych pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, co oznacza, że nie jest możliwe ujęcie w ewidencji VAT i zarchiwizowanie faktur zakupowych pochodzących od nieznanych dostawców (tak: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: DKIS) w interpretacji z 26 kwietnia 2024 r. nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM);

‒weryfikację przez zespół księgowy zasadności poniesienia wydatku, poprawności wprowadzonych do systemu danych (np. kwot), czytelności faktury oraz tego czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez pracownika wprowadzającego daną fakturę do systemu (tak DKIS w interpretacji z 22 marca 2024 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.54.2024. 4.JG);

‒posiadanie dokumentów uzupełniających takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które towarzyszą zaistniałym transakcjom handlowym (tak DKIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT);

‒sprawdzenie faktury pod kątem zgodności i prawidłowości danych na niej zawartych z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) zatwierdzenie faktury przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję; sprawdzanie otrzymanych faktur pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury (DKIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.82. 2018.1.JF);

‒weryfikowanie przez wyznaczonych pracowników poprawności otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzenie czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa / kontrakt; porównanie treści faktury z danymi zawartymi w zamówieniu / umowie / kontrakcie (weryfikacja tożsamości podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamości wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamości daty dostawy z faktury z kontraktem (DKIS w interpretacji z 19 lutego 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.2.JF);

‒gromadzenie dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień, korespondencji elektronicznej itp., które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną transakcją gospodarczą (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji 14 czerwca 2016 r. nr IPPP2/4512-392/16-2/MT);

‒wprowadzenie procedur zapewniających pewność co do tożsamości dostawcy towarów / usługodawcy i wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje (DKIS w interpretacji z 31 stycznia 2017 r., nr 0114-KDIP4.4012.479.2017.1.BS);

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez przyjęty przez Spółkę proces obiegu faktury zakupowej składający się z następujących etapów:

- etap 1 – skanowanie i wprowadzenie do systemu faktur zakupowych oraz wstępna weryfikacja wprowadzonych faktur;

- etap 2 – weryfikacja merytoryczna faktur zakupowych wprowadzonych do systemu;

- etap 3 – księgowanie faktury.

Każdy etap jest połączony z weryfikacją prawidłowości wystawienia, czytelności i integralności faktury. Elementem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

‒dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

‒zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

‒zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

‒data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego (faktury) z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

Wnioskodawca jest zdania, że zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Czytelność i integralność treści

Poza zapewnieniem autentyczności, faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być czytelne, a ich treść integralna (uniemożliwiająca zamianę danych zawartych na fakturze) - art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT.

Zapewnienie tych warunków w praktyce oznacza, że skany faktur powinny być wykonane w jakości zapewniającej możliwość odczytania całości zapisów na fakturze. Natomiast zapewnienie integralności następuje poprzez zapisanie dokumentów w odpowiednich formatach uniemożliwiających wprowadzanie zmian w ich treści (np. PDF lub TIFF).

W przypadku Spółki oba warunki – czytelność i integralność treści – zostają zapewnione:

‒czytelność – Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

‒integralność (niezmienność) treści – zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich „uprawnienia” będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

Miejsce przechowywania i dostępność dokumentów

Dokumenty księgowe w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w Polsce lub zagranicą. Ustawa o VAT dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej na zagranicznym serwerze, jeżeli spełnione są określone w ustawie o VAT warunki.

Wnioskodawca przechowuje skany faktur oraz przesłane do niego faktury elektroniczne na serwerze zlokalizowanym w Polsce, w związku z czym szczególne warunki dotyczące faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej nie mają zastosowania.

Jednocześnie, w przypadku procesów implementowanych przez Wnioskodawcę:

‒pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

‒dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

‒w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Prawo do odliczenia vat naliczonego

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikom w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

‒nabycia towarów i usług,

‒dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od tego, w jakiej będzie przechowywana. Nie ma przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Taki sposób przechowywania faktur nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Skan faktury (pomimo zniszczenia faktury otrzymanej w papierowej formie) jest uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno faktura elektroniczna, jak i elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej uprawnia do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy o VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne, m.in.:

- DKIS w interpretacji z 26 kwietnia 2024 r. (nr 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM) stwierdził, że: „przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia”;

- DKIS w interpretacji z 22 marca 2024 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG) wskazał, że: „Z odpowiedzi na pytanie nr 1 wynika, że w odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Zachowają więc Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, potwierdzających wydatki ponoszone przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury”;

- Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 19 sierpnia 2016 r., (nr ITPP3/4512-343/16/MD), stwierdził, że: „ (…) Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego (i zachować to prawo) wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.”;

- Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 6 lipca 2016 r., (nr ILPP4/4512-1-134/16-2/JK), stwierdził, że: „Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane na zasadach opisanych w niniejszym wniosku, tj. w formie elektronicznej mimo zutylizowania wersji papierowej”.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdzają również następujące interpretacje indywidualne:

‒interpretacja DKIS z 13 czerwca 2018 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF);

‒interpretacja DKIS z 10 maja 2018 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT);

‒interpretacja DKIS z 11 kwietnia 2018 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF);

‒interpretacja DKIS z 8 marca 2018 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF);

‒interpretacja DKIS z 7 listopada 2017 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF);

‒interpretacja DKIS z 18 września 2017 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP);

‒interpretacja DKIS z 18 sierpnia 2017 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.190.2017.1.KC);

‒interpretacja DKIS z 3 lipca 2017 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR);

‒interpretacja DKIS z 11 maja 2017 r. (nr 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS).

Oczywiście niezależnie stosowane są przez Spółkę przepisy o VAT dotyczące ograniczeń w odliczaniu VAT, np. art. 88 ustawy VAT, który zabrania m.in. odliczania VAT od usług noclegowych i gastronomicznych (z pewnymi wyjątkami).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

b)usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Dotychczas otrzymywali Państwo faktury zakupowe w różnych postaciach, częściowo w formie papierowej, częściowo w formie elektronicznej (w tym w plikach pdf). Faktury w formacie elektronicznym były drukowane i archiwizowane w formie papierowej, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Są Państwo w trakcie implementacji procesu w zakresie przechowywania/archiwizacji faktur i innych dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej.

Implementowany obecnie proces polega na odejściu od przechowywania faktur w formie papierowej i przechowywaniu faktur w całości w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie pdf. Faktury w postaci plików pdf będą przechowywane na serwerach należących do Spółki (położonych w Polsce).

Nabywane przez Państwa towary i usługi dokumentowane fakturami zakupowymi służą i będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku są/będą przechowywane w sposób zapewniający:

- łatwe ich odszukanie,

- autentyczność pochodzenia, oraz

- integralność treści i czytelność tych faktur

od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W ramach implementowanego procesu Państwa Spółka zapewnia i zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Wskazane kontrole biznesowe zostały opisane w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego wniosku o interpretację (opis poszczególnych Etapów weryfikacyjnych).

Umożliwią Państwo organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego (w systemie (…), przy założeniu, że w odniesieniu do tych faktur VAT nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego?

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji, mają/będziecie Państwo mieli prawo obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur VAT otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego (w systemie (…), przy założeniu, że w odniesieniu do tych faktur VAT nie mają zastawania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie nr 2) jestprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

- stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,

- zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa