Interpretacja indywidualna z dnia 13 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.256.2024.3.PC

Rozliczenie kosztów usług świadczonych przez Współpracowników i Outsourcerów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 maja 2024 r. wpłynął Państwa wniosek, o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków określonych w opisie zdarzenia przyszłego związanych z realizacją usług przez Współpracowników i Outsourcerów, zarówno w przypadku poniesienia ich bezpośrednio na postawie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę od podmiotów świadczących te usługi, jak i w przypadku gdy Współpracownik/firma outsourcingowa przenosi na Wnioskodawcę ich ekonomiczny ciężar (są one zwracane Współpracownikowi/firmie outsourcingowej) na podstawie faktury wystawionej przez Współpracownika/firmę outsourcingową na Wnioskodawcę.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie pismem z 25 lipca 2024 r. (data wpływu do Organu 29 lipca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka Akcyjna (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest Spółką z branży informatycznej.

Ponadto realizuje kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych, rozwoju oprogramowania oraz outsourcingu systemów informatycznych, dostarczania i integracji oprogramowania obcego). Odbiorcami usług świadczonych przez Wnioskodawcę są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne (dalej: „Klienci”).

Wnioskodawca realizuje także projekty wewnętrzne, prowadzone na potrzeby własne, polegające m.in. na tworzeniu i rozwoju oprogramowania, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i konkurencyjności Wnioskodawcy. Efekty projektów wewnętrznych są wykorzystywane w bieżącej działalności operacyjnej Spółki a niektóre mogą zostać wykorzystane w przyszłości.

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów na terytorium Polski bez względu na miejsce ich uzyskania.

Wnioskodawca jest też czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Branża IT cechuje się dużą dynamiką, szybkim wzrostem, ale i zmiennością. Wnioskodawca chcąc zachować pozycję lidera na rynku musi podejmować działania, które pozwolą na świadczenie usług na wysokim poziomie oraz bieżące odpowiadanie na zmienne wymogi rynkowe.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zatrudnia pracowników w oparciu o umowy o pracę. Wnioskodawca, odpowiadając uwarunkowaniom rynku pracy, współpracuje lub zamierza współpracować również z osobami nie prowadzącymi działalności gospodarczej zatrudnionymi na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu menedżerskiego, z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą tzw. B2B w dalszej części wniosku określanymi jako „Współpracownicy”.

Dodatkowo, z uwagi na małą konkurencyjność wśród pracowników IT (braki na rynku pracy wolnych specjalistów IT) Wnioskodawca współpracuje również z podmiotami pośredniczącymi w zatrudnieniu, które udostępnią wnioskodawcy personel na zasadzie tzw. outsourcingu personelu.

Udostępniony Wnioskodawcy personel w dalszej części wniosku określany jest mianem Outsourcerów.

Outsourcerzy mogą być zatrudnieni w podmiocie pośredniczącym w dowolnej formie prawnej jako pracownicy w oparciu o umowę o pracę, zleceniobiorcy na podstawie umowy zlecenia, kontraktu menedżerskiego, albo osoby fizyczne prowadzące samodzielną działalność gospodarczą tzw. B2B.

W tym przypadku Wnioskodawca w ramach umowy otrzyma członka personelu, którego wprowadzi do swojego zespołu, ale koszty jego pracy będzie rozliczać z firmą outsourcingową.

Współpraca co do zasady ma opierać się na długoterminowych umowach. Współpracownicy i Outsourcerzy będą zaangażowani w realizację usług jakie Wnioskodawca wykonuje na rzecz własnych Klientów lub w realizację projektów wewnętrznych. W zależności od wielkości i stopnia skomplikowania projektu, Współpracownicy i Outsourcerzy będą dedykowani do realizacji jednego lub kilku projektów jednocześnie. Współpracownicy i Outsourcerzy będą pracować nad projektem wraz z Pracownikami w mieszanych zespołach. Zespół musi mieć zrównoważony poziom wiedzy dotyczącej projektów, zasad pracy i standardów Wnioskodawcy.

Do zespołów projektowych powoływane będą osoby z uwzględnieniem niezbędnych kompetencji, umiejętności i uprawnień zawodowych, zazwyczaj będą to zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy oraz Outsourcerzy. Sposób współpracy z daną osobą, tj. umowa o pracę czy umowa o współpracę, czy współpraca z Outsourcerami, nie będzie kryterium decydującym w kwestii ustalenia członków zespołów. Od doboru składu zespołów zależy jakość współpracy z Klientami i terminowa oraz prawidłowa, na najwyższym poziomie realizacja projektów.

Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że Współpracownicy i Outsourcerzy nie stanowią Klientów Wnioskodawcy.

Wnioskodawca dodatkowo podkreśla, że w branży IT kluczowe jest pozyskanie do współpracy osób z określonymi umiejętnościami specjalistycznymi, a co za tym idzie współpraca z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest niejako wymogiem rynkowym. Często konieczne jest też wynajmowanie personelu od firm outsourcingujących zasoby personalne. Współpraca z osobami o wysokich kompetencjach jest istotna dla jakości projektów realizowanych przez Wnioskodawcę oraz szerokiej oferty Wnioskodawcy.

Wnioskodawca podkreśla, że często wymogiem realizacji projektu lub nawet składania oferty dla Klienta jest posiadanie personelu o określonych kompetencjach.

W związku z realizacją projektów na rzecz Klientów Wnioskodawcy, Wnioskodawca zamierza ponosić szereg wydatków na usługi i materiały, które będzie nabywał bezpośrednio od ich dostawców lub będzie pokrywał ich koszty zarówno pracownikom jak i Współpracownikom oraz podmiotom outsourcingowym, zatrudniającym personel outsourcingowany przez Wnioskodawcę, którzy realizują dany projekt.

W celu z realizacji projektów oraz prac na potrzeby wewnętrzne Wnioskodawca zamierza ponosić następujące koszty związane z zatrudnieniem Współpracowników i Outsourcerów:

- koszty materiałów zużytych w trakcie świadczenia usługi,

- koszty nabycia paliwa, opłat parkingowych i autostradowych do samochodów, Współpracowników lub Outsourcerów, którzy realizują zadania, wymagające dojazdu,

- koszty utrzymania samochodów, Współpracowników i Outsourcerów (np. myjnia) oraz ryczałtowy zwrot kosztów użytkowania samochodu (tzw. kilometrówka), w trakcie realizacji tych prac,

- koszty noclegów Outsourcerów i Wspópracowników,

- koszty wyżywienia Outsourcerów i Współpracowników,

- koszty spotkań personelu z klientami,

- koszty biletów lotniczych, kolejowych autobusowych, koszt taksówki Współpracowników i Outsourcerów,

- koszty diet i delegacji Outsourcerów i Współpracowników,

- koszty podpisów elektronicznych dla Outsourcerów i Współpracowników, jeśli są niezbędne do realizacji prac dla Spółki lub jej Klientów,

- koszty użytkowania i amortyzacji, środków trwałych, oprogramowania, urządzeń i wyposażenia będących własnością Wnioskodawcy, udostępnionych Outsourcerom i Współpracownikom.

Celem pokrywania wydatków nie będzie kreowanie pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy w perspektywie jego Klientów.

W przypadku wyżej wymienionych materiałów i usług nabywanych bezpośrednio przez Wnioskodawcę od firm zewnętrznych, Wnioskodawca otrzyma fakturę bezpośrednio od firmy zewnętrznej. Możliwe jest też, że Współpracownik lub firma outsourcingowa pierwotnie sami opłacą koszt a następnie przeniosą ten koszt na Wnioskodawcę. Wynagrodzenie w umowach zawartych przez Wnioskodawcę ze Współpracownikami i firmami outsourcingowymi złożone będzie z części stałej (ryczałtowej) to jest wynagrodzenie za pracę tych osób oraz z części obejmującej zwrot uzasadnionych i zaakceptowanych przez Wnioskodawcę dodatkowych kosztów. W umowach będzie wskazane wprost zobowiązanie do zwrotu wydatków/kosztów uzasadnionych i zaakceptowanych przez Wnioskodawcę.

W umowach przedmiotowe wydatki, czyli część zmienna wynagrodzenia może być określana mianem „zwrotu koszów” lub „wynagrodzenia zmiennego”.

W przypadku gdy, w związku z realizacją prac na zlecenie Wnioskodawcy, Współpracownik czy firma outsourcingowa zapłaci za koszt usługi, wówczas w najbliższym okresie rozliczeniowym wynikającym z umowy współpracy, Współpracownik/firma outsourcingowa podwyższy swoje wynagrodzenie o koszty wymienione wyżej, poniesione przez niego w związku z realizacją usługi.

W związku z tym Współpracownik lub firma outsourcingowa wykaże na własnej fakturze VAT jaką wystawi Spółce, kwotę dodatkową powiększoną o należny VAT. Wnioskodawca zapłaci to dodatkowe wynagrodzenie.

Na fakturze Współpracownik/firma outsourcingowa może wyodrębnić pozycje dodatkowych kosztów, lecz zastosuje do nich stawkę podatku od towarów i usług taką jak dla wynagrodzenia stałego.

Zakłada się, że poniesione w związku z realizacją usług wydatki, co do których Współpracownikowi czy firmie outsourcingowej będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT (jak np. koszt transportu w przypadku prac wyjazdowych), Współpracownik/firma outsourcingowa wykaże w wynagrodzeniu dodatkowym w ich wartości nabycia netto powiększając o VAT, a w przypadku wydatków wynikających z nabycia usług, co do których prawo odliczenia VAT nie będzie przysługiwało, jak np. usługa hotelowa, wykaże je w wynagrodzeniu dodatkowym w wartości brutto i powiększy o podatek VAT.

W przypadku gdy Wnioskodawca będzie zwracał, na wyżej opisanej zasadzie, dodatkowe koszty, Wnioskodawca będzie przyjmować, że usługi będą stanowić dla Współpracownika/firmy outsourcingowej element należnego mu wynagrodzenia za współpracę. W przypadku kosztu udokumentowanego fakturą bezpośrednio od firmy świadczącej te usługi (jeśli Spółka pokrywa te koszty bezpośrednio) Wnioskodawca będzie przyjmować, że poniesienie wydatków przez Spółkę nie podwyższy wynagrodzenia wypłacanego Współpracownikom/formie outsourcingowej.

Koszt dodatkowych materiałów i usług, zarówno ponoszony bezpośrednio jak i w ramach zwrotu Współpracownikowi czy firmie outsourcingowej, będzie finansowany ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

W piśmie z 25 lipca 2024 r., Spółka dodatkowo wskazała, że:

Ad.1.

Wnioskodawca jest podmiotem działającym w branży IT. Wnioskodawca i jego klienci są narażeni na różne zagrożenia cybernetyczne.

Wnioskodawca realizuje usługi i uzyskuje przychody na podstawie umów zawartych z klientami. Umowy te zostały określone mianem „projektów”.

Wnioskodawca do wykonania różnych czynności w ramach świadczonych przez siebie usług będzie zatrudniać zespół osób (programistów, serwisantów, testerów, projekt menadżerów, opiekunów handlowych) złożony z Pracowników, Współpracowników i Outsourcerów.

Współpracownicy/Outsourcerzy będą więc zaangażowani w procesy świadczenia usług Wnioskodawcy, wytwarzania oprogramowania, zarządzania projektami, kontakty z klientami Wnioskodawcy i wiele innych procesów związanych z prowadzeniem działalności przez Wnioskodawcę.

Usługi zlecone przez Wnioskodawcę będą wykonywane w różnych lokalizacjach i będą wymagać przemieszczania się. Niezbędne też będzie spełnienie szczególnych wymagań Wnioskodawcy oraz jego klientów związanych z bezpieczeństwem cybernetycznym i zachowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa. W związku z tym Wnioskodawcy zależy na zapewnieniu właściwych narzędzi oraz warunków do sprawnej i bezpiecznej realizacji jego potrzeb oraz potrzeb jego klientów. Poniesienie dodatkowych kosztów wymienionych we wniosku będzie umożliwiać spełnienie tych wymogów.

W ocenie Wnioskodawcy wydatki wymienione we wniosku będą niezbędne w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ad.2.

Wnioskodawca działa na rynku krajowym i zagranicznym. Wykonywanie usług zleconych przez Wnioskodawcę wielokrotnie wiąże się z przemieszczaniem się osób na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub poza nim. Zlecone usługi mogą być wykonywane w różnych lokalizacjach/biurach Wnioskodawcy a także w miejscach prowadzenia działalności klientów Wnioskodawcy. Zatem wyjazdy Współpracowników/Outsourcerów w celu realizacji usług zleconych przez Wnioskodawcę mogą mieć taki sam charakter jak podróż służbowa w rozumieniu art. 77⁵ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Współpracownicy/Outsourcerzy nie będą pracownikami Wnioskodawcy. Z uwagi na to Wnioskodawca nie będzie stosować bezpośrednio do nich wskazanych przepisów.

Ad.3.

W umowie z firmą outsourcingową wskazane zostanie, że świadczenie usług przez Outsourcerów będzie odbywać się na podstawie zamówień złożonych przez Wnioskodawcę. W zamówieniach jako miejsce świadczenia usług może być wskazana lokalizacja Wnioskodawcy w Polsce lub inne dowolne miejsce wskazane przez Wnioskodawcę. Świadczenie usług może odbywać się także zdalnie.

W umowach ze Współpracownikami zostanie wskazane, że Współpracownik samodzielnie będzie podejmować decyzje co do miejsca, czasu i sposobu świadczenia usług na rzecz Wnioskodawcy, tak aby zapewnić jak najlepsze zaspokojenie celów, potrzeb i interesów Wnioskodawcy związanych ze świadczonymi usługami oraz ich należyte wykonanie. W szczególności, Współpracownik może świadczyć usługi w miejscu prowadzenia przez siebie działalności gospodarczej, a także w każdym innym miejscu, z którego możliwa jest realizacja celów i potrzeb Wnioskodawcy oraz należyte wykonanie usług, w szczególności w lokalach Wnioskodawcy oraz w lokalach jego klientów.

Ad.4.

Dla Wnioskodawcy nie ma znaczenia dobrowolność lub jej brak w korzystaniu z noclegów, wyżywienia, czy środków transportu. Istotna jest celowość korzystania, którą jest realizacja zleconych usług. Współpracownicy/Outsourcerzy będą dobierać, rodzaj środka transportu, miejsca noclegu czy też wyżywienia tak aby najlepiej spełnić cele Wnioskodawcy w miejscu wykonywania zleconych zadań.

Za każdym razem Wnioskodawca będzie akceptować koszty związane z wykonywaniem zadań przez Outsourcerów/Współpracowników.

Ad.5.

Podróże, o których mowa we wniosku będą odbywać się w celach realizacji służbowych zadań/usług zleconych przez Wnioskodawcę.

Ad.6.

Wnioskodawca będzie pokrywać wyłącznie zwyczajowe koszty posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) spożywanych w trakcie spotkań z klientami Wnioskodawcy oraz podczas wyjazdów w celu realizacji usług zleconych przez Wnioskodawcę.

Ad.7.

Współpracownicy/Outsourcerzy nie będą akcjonariuszami Wnioskodawcy.

Ad. 8.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę od podmiotów realizujących usługi bezpośrednio na rzecz wnioskodawcy będą dokumentować następujące towary/usługi:

- materiały zużyte w trakcie świadczenia usługi,

- usługi hotelowe i noclegowe dotyczące Outsourcerów i Współpracowników,

- usługi gastronomiczne i cateringowe dotyczące Outsourcerów i Współpracowników,

- bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, usługi taksówki dotyczące Współpracowników i Outsourcerów,

- podpisy elektroniczne dla Outsourcerów i Współpracowników, jeśli są niezbędne do realizacji prac dla Spółki lub jej klientów,

- nabycie, użytkowanie środków trwałych, oprogramowania, urządzeń i wyposażenia będących własnością Wnioskodawcy, udostępnionych Outsourcerom i Współpracownikom do realizacji zleconych im przez Wnioskodawcę zadań.

Wnioskodawca nie ma wątpliwości, iż nie będzie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego od usług gastronomicznych i hotelowych nabywanych bezpośrednio od pomiotów świadczących te usługi.

Ad.9, Ad.10.

Zgodnie z Umowami wynagrodzenie Współpracownika/firmy outsourcingowej może być dwuskładnikowe, w związku z tym faktura może zawierać:

a) dwie pozycje opisane następująco:

- wynagrodzenie główne (podstawowe) za świadczone usługi np. programistyczne, czyli za czas pracy zgodnie ze stawką zryczałtowaną, godzinową, dniową lub miesięczną,

- wynagrodzenie zmienne za świadczone usługi w wysokości poniesionych kosztów, które uprzednio zaakceptowała Spółka, a które Współpracownik poniósł w interesie Spółki, o ile wystąpią w danym okresie rozliczeniowym obok wynagrodzenia głównego. Nie będą wyodrębniane poszczególne rodzaje kosztów;

b) jedną pozycję opisaną następująco:

- wynagrodzenie za świadczone usługi np. programistyczne. Kwota wynagrodzenia głównego, będzie wówczas powiększona o dodatkowe wydatki. Nie będą wyodrębniane poszczególne rodzaje wydatków/usług.

Pomimo wyodrębnienia w fakturze odrębnych pozycji Wnioskodawca będzie przyjmował, że nabywa jedną kompleksową usługę, której wykonanie zlecił Współpracownikowi/Outsourcerowi (np. usługi programistyczne), a wyodrębnione pozycje stanowią jedynie element kalkulacyjny wynagrodzenia za usługę główną.

Wszystkie pozycje wskazane w fakturze opodatkowane będą taką samą stawką podatku VAT jak wynagrodzenie główne np. usługi programistyczne. Na żądanie Wnioskodawcy Współpracownik/firma outsourcingowa przedstawi zestawienie lub dowody źródłowe poniesienia wydatków.

Współpracownik/firma outsourcingowa nie będzie wystawiać na Wnioskodawcę faktury dokumentującej nabycie poszczególnych usług stanowiących element kalkulacyjny wynagrodzenia za usługę główną.

W skład wynagrodzenia dodatkowego należnego Współpracownikowi/firmie outsourcingowej będą wchodzić wszystkie dodatkowe koszty/wydatki poniesione przez Współpracownika/firmę outsourcingową związane ze świadczonymi przez nich usługami, zaakceptowane przez Wnioskodawcę.

Ad.11.

Przedmiotem umowy zawartej ze Współpracownikiem/firmą outsourcingową, zależnie od zakresu specjalizacji tych podmiotów, będzie świadczenie różnych usług informatycznych zleconych przez Wnioskodawcę.

Będą to usługi, które zostaną określone w poszczególnych zamówieniach w zakresie prac IT, w szczególności prac programistycznych, analitycznych, oraz projektowych, testowych w ramach zespołu projektowego Wnioskodawcy, sporządzania dokumentacji systemów informatycznych zleconych do opracowania przez Wnioskodawcę oraz świadczenia usług obejmujących nadzór merytoryczny nad tymi pracami, w zależności od przedmiotu zlecenia.

Firmy outsourcingowe będą wykonywać usługi, poprzez oddelegowanie kompetentnych osób.

Ad.12, Ad.13.

Współpracownik/firma outsourcingowa nabywając usługi/towary, będzie nabywać je od podmiotów trzecich we własnym imieniu i na własną rzecz w celu wykonania dla Wnioskodawcy usługi wynikającej z zawartej umowy z Wnioskodawcą.

Zatem poniesione przez Współpracownika/firmę outsourcingową dodatkowe, celowe wydatki będą powiększać jego wynagrodzenie za świadczenie usług na rzecz Wnioskodawcy (zgodnie z wyjaśnieniami w Ad.9, Ad.10.) i będą objęte tą sama stawką podatku VAT.

Wnioskodawca w swojej ewidencji dla potrzeb VAT będzie ujmować faktury za świadczone usługi otrzymane od Współpracownika/firmy outsourcingowej, gdyż podatek naliczony wynikający z tych faktur będzie mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego Wnioskodawcy z tytułu podatku VAT.

Ad.14.

Usługi nabyte od Współpracownika/firmy outsourcingowej będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych przez Wnioskodawcę.

Ad.15.

Usługi nabyte na podstawie faktur od podmiotów świadczących usługi bezpośrednio na rzecz Wnioskodawcy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych przez Wnioskodawcę.

Pytanie (dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych)

Czy w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków określonych w opisie zdarzenia przyszłego związanych z realizacją usług przez Współpracowników i Outsourcerów, zarówno w przypadku poniesienia ich bezpośrednio na postawie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę od podmiotów świadczących te usługi, jak i w przypadku gdy Współpracownik/firma outsourcingowa przenosi na Wnioskodawcę ich ekonomiczny ciężar (są one zwracane Współpracownikowi/firmie outsourcingowej) na podstawie faktury wystawionej przez Współpracownika/firmę outsourcingową na Wnioskodawcę?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki określone w opisie zdarzenia przyszłego związane z realizacją usług przez Współpracowników i Outsourcerów, zarówno w przypadku poniesienia ich bezpośrednio na postawie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę od podmiotów świadczących te usługi, jak i w przypadku gdy Współpracownik/firma outsourcingowa przenosi na Wnioskodawcę ich ekonomiczny ciężar (są one zwracane Współpracownikowi lub firmie outsourcingowej) na podstawie faktury wystawionej przez Współpracownika lub firmę outsourcingową na Wnioskodawcę.

Uzasadnienie stanowiska własnego

W zakresie podatku dochodowego o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów konkretnego, poniesionego wydatku, decyduje zasada określona w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, która stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…). Jeśli więc, dany wydatek nie został literalnie wymieniony w art. 16 ust. 1, każdy faktycznie poniesiony wydatek, który ma związek z działalnością zarobkową podatnika (jego źródłami przychodu) będzie kosztem uzyskania przychodu.

Wnioskodawca jest dużą Spółką informatyczną prowadzącą rozległą działalność gospodarczą przy pomocy licznych oddziałów rozlokowanych w różnych miastach Polski. Usługi wykonywane dla klientów Spółki realizowane są przez zespoły personelu dedykowanego do ich wykonania przez Spółkę. Zarówno Pracownicy jak i Współpracownicy i Outsourcerzy często muszą pracować wspólnie przy konkretnych projektach, prowadzonych przez Spółkę. Zdarza się, że zespoły realizujące projekt są mieszane: Pracownicy, Outsourcerzy i Współpracownicy, dodatkowo pracujący w różnych lokalizacjach w Polsce, w biurach Spółki, ale też w biurach Klienta Spółki albo - w odniesieniu do Współpracowników - z ich prywatnych lokalizacji, poza biurami Spółki. Pomimo różnych form zatrudnienia i różnych miejsc wykonywania pracy kluczowe dla Spółki jest by wszyscy członkowie zespołów mieli te same najwyższe standardy wiedzy i dostępne zasoby i mieli wysoki poziom zaangażowania i poczucie związania z Wnioskodawcą.

Wnioskodawca ma interes gospodarczy w tym, by wszyscy członkowie personelu mieli dostęp do tych samych zasobów, materiałów i usług niezbędnych do prawidłowego wykonania prac. Wnioskodawca nie może więc wprowadzać rozróżnień pomiędzy członkami personelu w zależności od formy ich zatrudnienia, bo prowadziłoby to do nieprawidłowego wykonywania prac na rzecz Klientów lub pokrzywdzenia części członków personelu. Członkowie personelu wykonujący na rzecz Spółki prace na zasadach innych niż umowa o pracę, też muszą stawić się w miejscu wskazanym przez Klienta, ponosząc w związku z tym koszty, dojazdów, pobytu itp. Również ci członkowie personelu muszą używać narzędzi Spółki (np. zabezpieczone komputery z właściwym oprogramowaniem) i nie byłoby wskazane przerzucanie na nich kosztów tych czynności/usług/materiałów narzuconych im przez Spółkę w związku ze zleceniami wykonywanymi w imieniu i na rzecz Spółki, dla Klientów Spółki.

Stanowi to o istnieniu związku przyczynowo-skutkowego między wydatkami na wymienione w opisie zdarzenia przyszłego świadczenia, ponoszone przez Spółkę a osiąganym przez Spółkę przychodem. Ma to wpływ na zwiększenie przychodów Spółki, bowiem ma przełożenie na wykonywane zlecenia na rzecz Klientów Spółki oraz jakość świadczonych usług przez Spółkę. Stanowi o konkurencyjności Spółki, a także chroni ją przed utratą Personelu a więc też zapewnia możliwość wykonywania działalności zarobkowej na rzecz Klientów. Wydatek taki spełnia podstawową przesłankę uznania go za koszt podatkowy.

Wszystkie wyżej przedstawione argumenty przemawiają za zastosowaniem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do wszelkiego rodzaju wydatków poniesionych w związku z udogodnieniami i świadczeniami udostępnionymi personelowi w tym Współpracownikom i Outsourcerom.

Spółka nie może też pozbawiać części personelu diet, które mają rekompensować im pracę zamiejscowo. Wyjazdy i spędzanie czasu w tym prywatnego poza domem generuje u członka personelu dodatkowe koszty. Nie byłoby dobrze widziane, dyskryminowanie w zakresie pokrywania tych kosztów dietami w zależności od formy zatrudnienia. Spółka walcząca o utrzymanie personelu, którego niedobór na rynku pracy jest istotny, nie może sobie pozwolić na takie sytuacje, mogące wpłynąć na rezygnację danej osoby ze współpracy.

Bezdyskusyjne jest, że wszystkie wymienione w opisie zdarzenia przyszłego wydatki mają związek z przychodami Spółki, jakie ta uzyska z wykonywanych przez personel projektów Spółki. Nie powinno tez budzić wątpliwości, że nie byłoby uzasadnione oczekiwanie by wydatki te były pokrywane przez samych Współpracowników czy firmę outsourcingową z własnych funduszy, skoro to właśnie Spółka osiągnie przychody z ich realizacji. Poza tym, w takim przypadku Spółka ryzykowałaby, że Współpracownik czy firma outsourcingowa chcąc zaoszczędzić pieniądze nie skorzysta z usług, przez co wykona prace w sposób niepreferowany przez Spółkę.

Wnioskodawca uważa, że wydatek związany z pokryciem tych kosztów będzie kosztem uzyskania przychodów Spółki zarówno w przypadku, gdy pokrywany jest w ramach dodatkowego wynagrodzenia (zwrotu kosztów) jak i w przypadku zapłaty dokonywanej bezpośrednio.

Wszystkie wyżej przedstawione argumenty przemawiające za zastosowaniem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do wszelkiego rodzaju wydatków poniesionych w związku z wykonaniem prac w związku z realizacją projektów Wnioskodawcy, mają zastosowanie również do firm outsourcingowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”):

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 updop, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

- przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu)

oraz

- potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

- „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

- „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”,

natomiast

- „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia” (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Biorąc pod uwagę opis zdarzenia przyszłego oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, że wydatki związane z realizacją usług przez Współpracowników i Outsourcerów, mogą Państwo zaliczyć do koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 updop, zarówno w przypadku poniesienia ich bezpośrednio na postawie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę od podmiotów świadczących te usługi, jak i w przypadku gdy Współpracownik/firma outsourcingowa przenosi na Wnioskodawcę ich ekonomiczny ciężar (są one zwracane Współpracownikowi/firmie outsourcingowej) na podstawie faktury wystawionej przez Współpracownika/firmę outsourcingową na Wnioskodawcę.

Wskazane przez Państwa wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 16 ust. 1 updop. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu ww. wydatków, będą one stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, są racjonalnie uzasadnione i służą realizacji celu osiągnięcia przychodów.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków określonych w opisie zdarzenia przyszłego związanych z realizacją usług przez Współpracowników i Outsourcerów, zarówno w przypadku poniesienia ich bezpośrednio na postawie faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę od podmiotów świadczących te usługi, jak i w przypadku gdy Współpracownik/firma outsourcingowa przenosi na Wnioskodawcę ich ekonomiczny ciężar (są one zwracane Współpracownikowi/firmie outsourcingowej) na podstawie faktury wystawionej przez Współpracownika/firmę outsourcingową na Wnioskodawcę, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

- Ponadto nadmienić należy, że w zakresie podatku od towarów i usług zostało/zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

- Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

- Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

- Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

- Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).