Interpretacja indywidualna z dnia 1 sierpnia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.452.2024.2.AMA

Możliwość przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (tj. korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum tych faktur) oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (tj. korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum tych faktur) oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur tak przechowywanych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 17 lipca 2024 r. (data wpływu 17 lipca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (…) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.

Spółka zajmuje się świadczeniem usług w każdym z segmentów rynku (...) - od usług (...).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.

Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są dostępne online za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów (dalej: „System”), który pozwala na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie. System znajduje zastosowanie do wybranych dokumentów zakupowych.

Spółka otrzymała interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (co do którego spełnione są pozostałe warunki do odliczenia) w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w Systemie (interpretacja indywidualna DKIS z 13 października 2020 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.499.2020.1.MT).

Obecnie Spółka planuje rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne) w formie papierowej były:

1.weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji,

2.akceptowane, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji.

Obecnie Spółka chce rozszerzyć archiwum elektroniczne o powyżej wymienione dokumenty otrzymywane w formie papierowej i:

1.digitalizować je (skanować), a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego,

2.dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało:

1.niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.

2.bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane osoby – krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony.

3.przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy faktur VAT oraz dokumentów zrównanych z fakturami VAT. Wniosek dotyczy wyłącznie dokumentów, które w wersji pierwotnej (papierowej) dają prawo do odliczenia VAT naliczonego, zarówno pod względem formalnym jak i materialnym.

Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.

Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Celem Spółki jest stosowanie wyłącznie elektronicznego archiwum, tj. Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności, a następnie ich zaewidencjonowaniu, zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych.

Spółka nie planuje niszczenia papierowych wersji dokumentów przed dokonaniem weryfikacji czy zeskanowana i umieszczona w archiwum wersja elektroniczna, spełnia wszystkie warunki do ujęcia jej w ewidencji VAT.

Dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, przy czym Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pytanie

Czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Uzasadnienie:

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Artykuł 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach Ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT.

Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2.otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki, opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy faktur VAT oraz dokumentów zrównanych z fakturami VAT. Wniosek dotyczy przy tym wyłącznie dokumentów, które w wersji pierwotnej (papierowej) dają prawo do odliczenia VAT naliczonego, zarówno pod względem formalnym jak i materialnym.

Ad a) Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej przez okres 6 lat). Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ponadto, dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju.

Ad b) Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.

Archiwum umożliwiać będzie wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym, w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów spełniał będzie warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na możliwość wyszukiwania danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur:

1.w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz

2.w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ad c) Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreśla, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę.

Wszystkie dokumenty będą weryfikowane przez pracownika dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Tym samym, skoro zapewniona będzie każdorazowa weryfikacja faktur zakupowych pod względem merytorycznym, nie będzie zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej (skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści), co oznacza, że po digitalizacji nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez:

• wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur,
• proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.

Ponadto Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych. Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Ad d) Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej – w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Spółka zaznacza, że dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, przy czym Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur i dokumentów zrównanych z fakturami - ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na zasadach tożsamych do dostępu do dokumentów papierowych.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, przytoczony na początku wniosku oraz powyżej sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie o VAT, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach (przy założeniu spełnienia innych warunków do odliczenia), gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Podkreślić przy tym należy, że celem Spółki jest stosowanie wyłącznie elektronicznego archiwum, tj. Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, zaewidencjonowaniu, po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych. Spółka nie planuje niszczenia papierowych wersji dokumentów przed dokonaniem weryfikacji czy zeskanowana i umieszczona w archiwum wersja elektroniczna, spełnia wszystkie warunki do ujęcia jej w ewidencji VAT.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami:

• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 grudnia 2023 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.600.2023.2.PRM, w której Organ wskazał, że „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie. Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium.”
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 marca 2017 r., znak 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG, w której Organ wskazał, że przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

W tej samej interpretacji (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), Organ potwierdził również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 czerwca 2018 r., znak: 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, w której Organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (...).”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy mogą Państwo przechowywać otrzymane faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur) oraz czy przechowując (archiwizując) w opisany sposób ww. dokumenty zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

W ramach prowadzonej przez Państwa na dużą skalę działalności gospodarczej, nabywają Państwo różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców (kontrahentów). Transakcje te dokumentowane są fakturami wystawianymi przez kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, korzystają Państwo z elektronicznego Systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów. Planują Państwo rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów i zrezygnować z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych (faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami), a przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Państwa od Kontrahentów dokumenty w formie papierowej były weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji a także akceptowane, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji. Obecnie chcą Państwo rozszerzyć archiwum elektroniczne o faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami, otrzymywane w formie papierowej i digitalizować (skanować) je. Dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego. Planują Państwo następnie dodawać je do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało niezmienność postaci (brak możliwości modyfikacji) ww. dokumentów, bezpieczeństwo (ograniczony dostęp) tych dokumentów, jak również przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów zrównanych z fakturami oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przypadku przechowywania zeskanowanych dokumentów zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą (i innymi dokumentami zrównanymi z fakturą) a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu otrzymania ww. dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.

System, z którego będą Państwo korzystali w celu ww. archiwizacji, będzie umożliwiał przechowywanie ww. dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (również dostęp on-line). Dokumenty te posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. W zakresie kontroli i nadzoru nie przewidują Państwo różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Skoro więc do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami i nie będzie konieczne przechowywanie tych dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur zawartej także w Państwa wątpliwościach, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz nabyte towary i usługi wykorzystują Państwo do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych.

Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanych w wersji papierowej, a przechowywanych przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur). Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Państwa stanowisko uznaję zatem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ponadto, zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).