Interpretacja indywidualna z dnia 14 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT1.4011.291.2024.1.DB

Obowiązek płatnika w związku z wypłatą zleceniobiorcom pracujących w Niemczech, diet i zwrotów wydatków za nocleg.

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A sp. z o.o., dalej zwana „Spółką”, świadczyć będzie swoim klientom - (...). Faktycznymi wykonawcami tych świadczeń będą osoby fizyczne mające stałe miejsce zamieszkania w Polsce, zatrudniane do tego celu przez Spółkę na podstawie umów -zlecenia, z których wynagrodzenie stanowić dla nich będzie przychód ze źródeł wskazanych w art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 8 ustawy o pit.

Usługi (...) polegać będą na (...) Spółki przy bieżących czynnościach życia codziennego. Zleceniobiorcom nie wolno będzie wykonywać (...). Zleceniobiorcy świadczyć będą Spółce także inne usługi - na terytorium Polski. Te inne usługi będą odrębnie wynagradzane i zarówno one, jak i wypłacane za nie wynagrodzenie nie są przedmiotem wniosku o interpretację indywidualną.

Czas świadczenia usług w Polsce i w Niemczech będzie mniej więcej równy, tj. będą to okresy wynoszące ok. 4-12 tygodni pracy w Niemczech, po których następować będą podobne okresy pracy w Polsce i odwrotnie. Na czas wykonywania zadań w Niemczech zleceniobiorcy będą tam przez Spółkę czasowo delegowani. W związku z tym, że zleceniobiorcy będą świadczyć Spółce także wyżej wspomniane inne usługi w Polsce, wyjazdy do Niemiec w celu wykonywania czynności (...) odbywać się będą w ramach pracy najemnej w dwóch krajach na podstawie (...).

Wynagrodzenie zleceniobiorców za pracę w Niemczech będzie każdorazowo określane przy konkretnym oddelegowywaniu, przy czym nie będzie mogło być ono niższe niż określone przez niemieckie przepisy o płacy minimalnej. Wynagrodzenie wypłacane będzie według stawki za godzinę, a ilość tych ostatnich wynikać będzie z raportów szczegółowo wskazujących ilość godzin przepracowanych w każdym dniu kalendarzowym przypadającym na określone delegacje do Niemiec, przy czym - co do zasady - maksymalna ilość godzin pracy zleceniobiorcy nie będzie przekraczać 40 godzin tygodniowo. Tak ustalone wynagrodzenie stanowić będzie całkowitą należność zleceniobiorcy od Spółki za świadczenie usług (...) w Niemczech. W szczególności wynagrodzenie to obejmie diety oraz zwrot wydatków na noclegi, co zostanie wprost zapisane w umowach-zlecenia.

Wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie ponoszone przez zleceniobiorców w związku z delegacjami do Niemiec nie będą przez nich zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Osoby zatrudniane przez Spółkę nie będą prowadzić działalności gospodarczej, a swoje usługi świadczyć będą na podstawie umów zlecenia.

Diety oraz wydatki za noclegi będą wypłacane/zwracane zleceniobiorcom na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wydatki te będą ponoszone przez zleceniobiorców w ścisłym związku z wykonywaniem powierzonych im przez Spółkę zadań - bez ich ponoszenia wykonywanie tych zadań nie byłoby możliwe.

Pytanie

Czy Spółka będzie zobowiązana jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tej części wypłacanego zleceniobiorcom wynagrodzenia należnego im za pracę w Niemczech, która odpowiadać będzie dietom oraz zwrotowi wydatków za noclegi obliczonym na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, nie będzie Ona zobowiązana jako płatnik do pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od tej części wypłacanego zleceniobiorcom wynagrodzenia należnego im za pracę w Niemczech, która odpowiadać będzie dietom i zwrotowi wydatków za noclegi obliczonym na zasadach i w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy o PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b), najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. Przepis ten nakłada na Spółkę obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych zleceniobiorcom wynagrodzeń.

Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) Ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Delegacja zleceniobiorców do Niemiec będzie podróżą, a zatem wypłacane im diety oraz zwrot kosztów noclegów - do wysokości przewidzianej w ww. odrębnych przepisach - będą zwolnione z podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zleceniobiorcy nie będą zaliczali wydatków na wyżywienie i zakwaterowanie do kosztów uzyskania przychodów, co jest elementem opisu zdarzenia przyszłego. Ponoszenie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz wydatków noclegowych niewątpliwie będzie miało na celu osiągnięcie przychodów (z wykonywanego zlecenia), gdyż bez nich byłoby to niemożliwe. Warunki wskazane w art. 21 ust. 13 pkt 1 będą zatem spełnione.

Wobec tego Spółka nie będzie zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń, gdyż będą one z tego podatku zwolnione. Pamiętając, że każda interpretacja ma charakter indywidualny, a jej treści nie mogą być przesądzone przez inne interpretacje, Spółka pragnie jednak zauważyć, że w bardzo podobnych sprawach organy podatkowe wydały już cały szereg interpretacji zgodnych ze stanowiskiem wyżej zaprezentowanym przez Spółkę. Chodzi m.in. o następujące interpretacje indywidualne:

1)interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi nr IPTPB1/4511-692/15-3/MH z dnia 28 stycznia 2016 r.,

2)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115-KDWT.4011.48.2020.1.MŚ z dnia 27 lipca 2020 r.,

3)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0113-KDIPT2- 3.4011.395.2020.1.KS z dnia 18 czerwca 2020 r.,

4)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115-KDIT2.4011.15.2020.1.HD z dnia 10 marca 2020 r.,

5)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0113-KDIPT2- 3.4011.592.2018.4.IR z dnia 1 marca 2019 r.,

6)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115-KDIT1.4011.704.2020.2.MST z dnia 18 listopada 2020 r.,

7)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP3-2.4011.117.2022.2.MN z dnia 29 września 2022 r.,

8)interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115¬ KDIT2.4011.515.2023.2.KC z 18 stycznia 2024 r.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Z treści powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.

Jak stanowi art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na mocy art. 10 ust. 1 pkt 2 omawianej ustawy:

Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

c)przedsiębiorstwa w spadku

-z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Jak stanowi art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Jednocześnie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia Państwa sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Z kolei z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia wynika, że:

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Na podstawie § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia:

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Na podstawie § 16 ust. 4 rozporządzenia:

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Odnosząc powyższe do rozpatrywanej sprawy, należności z tytułu diet oraz koszty noclegów związanych z podróżą zwracane zleceniobiorcom w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w tym rozporządzeniu.

W konsekwencji, w sytuacji gdy wypłacane diety i zwrot wydatków za noclegi nie przekroczą wysokości określonej w powołanym rozporządzeniu Wnioskodawca jako płatnik nie będzie obowiązany do poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem zleceniobiorcom ww. kwot. Jeżeli jednak wypłacane przez Wnioskodawcę należności będą wyższe od limitów określonych w przepisach tego rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty Wnioskodawca będzie miał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Powołane przez Państwa interpretacje dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Niemniej jednak interpretacje te są zgodne z tym rozstrzygnięciem.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).