Interpretacja indywidualna z dnia 3 czerwca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.165.2024.1.PJ

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone. Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie podatku od towarów i usług który dotyczy prawidłowości sposobu przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wpłynął 22 kwietnia 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest osobą prawną, zarejestrowanym i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy. Dla celów rozliczeń podatkowych Spółka prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe).

Zgodnie z informacjami ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest (…). Spółka należy do Grupy Kapitałowej X. – (...).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary oraz usługi. W Spółce występują zdarzenia gospodarcze, które są przedmiotem opodatkowania, jak i są również zwolnione z podatku VAT; mogą również występować transakcje, które są poza przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT. Tym samym, nabywane przez Spółkę towary i usługi mogą być związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi, jak również nabycia takie mogą być związane wyłącznie (lub w części) ze sprzedażą zwolnioną lub pozostawać bez związku z czynnościami opodatkowanymi. Stąd też dokumenty otrzymywane przez Spółkę i potwierdzające jej transakcje zakupowe mogą dotyczyć sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, czy też niepodlegającej opodatkowaniu VAT. W szczególności, zakup jest dokumentowany (i) fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również (ii) dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Przez dokumenty księgowe Spółki rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.

Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez Spółkę, ilość otrzymywanych przez nią Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających Spółkę. Cały proces archiwizacji i księgowania obsługiwany jest przez dział księgowości Spółki. Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Spółka od 2024 r.:

1. wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD), który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez Spółkę oraz brak konieczności przechowywania Faktur, w tym wydrukowanych Faktur elektronicznych, w wersji papierowej;

2. korzysta z usługi serwerowej typu cloud, która pozwala zapisywać oraz przechowywać Faktury w specjalnie dedykowanej do tego celu chmurze danych (dalej: Chmura).

Uwzględniając powyższe, Spółka dąży do przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Niezależnie od tego czy Faktury będą dotyczyć czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, docelowo Spółka ma zamiar przechowywać wszystkie Faktury w formie elektronicznej. W tym celu Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania Faktur. W szczególności, Spółka planuje wdrożyć następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:

1. Faktury otrzymywane przez Spółkę będą wprowadzane bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści do EOD. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie papierowej będą najpierw przez nią skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Faktury, które Spółka otrzymałaby w formie elektronicznej trafiałyby do niej za pomocą środków komunikacji elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany byłby kontrahentom w zawieranych z nimi umowach (w ten sam sposób Spółka otrzymywałaby także skany Faktur od kontrahentów: kontrahent uprzednio skanowałby wersję papierową Faktury, jej skan zapisywał w nieedytowalnym formacie PDF i następnie przesyłał Spółce na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail).

2. W dalszej kolejności w EOD następować będzie weryfikacja formalna (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku), merytoryczna (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością Spółki), rachunkowa i podatkowa Faktur. Spółka będzie weryfikowała Faktury pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Spółka na tym etapie sprawdzi czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w Fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików PDF, a także czy Faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

3. Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja Faktury w EOD i w nieedytowalnym formacie PDF generowany będzie dokument, który stanowić będzie potwierdzenie przeprowadzonej weryfikacji i akceptacji wydatku z Faktury (dalej: Potwierdzenie).

4. Po akceptacji Faktur w EOD, Faktury będą księgowane.

5. Następnie, po zaksięgowaniu Faktury, Faktura oraz Potwierdzenie umieszczane będą (bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści) w odpowiednio oznaczonych folderach i pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy - w specjalnie dedykowanej do przechowywania Faktur Spółki Chmurze, do której dostęp będą mieć wyznaczeni pracownicy Spółki. Folder, w którym Spółka będzie przechowywał Faktury, podzielony będzie według następującej metodyki: folder zbiorczy, w którym przechowywane będą Faktury dotyczące danego roku podzielony będzie na poszczególne foldery z kategoriami zakupowymi (folder pn. „środki trwałe”, folder pn. „media”), następnie te kategorie podzielone będą na foldery miesięczne. Każda Faktura otrzymywana przez Spółkę wraz z Potwierdzeniem przechowywana będzie w folderze „miesięcznym”, pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy. Faktury będą przechowywane w Chmurze przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT.

6. Faktury, które Spółka otrzymałaby uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do EOD i Chmury) będą utylizowane (niszczone).

Powyżej opisane rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (Spółka bez problemu będzie identyfikował tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie PDF będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli Spółce łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Chmura bowiem zapewnia bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w Chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z Chmury.

Tym samym, zdaniem Spółki w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie Faktur w Chmurze umożliwi do nich dostęp online przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie. Docelowo Faktury będą przechowywane elektronicznie na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju.

Co więcej, sposób przechowywania i ewidencji Faktur przez Spółkę w Chmurze odpowiadać będzie wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: UoR).

Pytanie

Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia?

Państwa stanowisko w sprawie

Na gruncie przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej Faktur dających prawo do odliczenia podatku VAT (w pełnej wysokości lub w części) w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu.

W szczególności, zdaniem Spółki w przypadku przechowywania Faktur w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu wszystkie elementy wynikające z art. 112a ustawy o VAT będą przez niego spełnione. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.

W związku z powyższym, przechowywanie przez Spółkę Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu) będzie zdaniem Spółki zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia (w pełnej wysokości lub w części) podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia. Spółka stoi na stanowisku, że powyższa konkluzja jest również aktualna w sytuacji, gdy otrzymane przez nią w formie papierowej Faktury (dające prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości lub w części) będą przechowywane w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu, a pierwotna ich forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna; również w takiej sytuacji będzie miał on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W oparciu o art. 112 ustawy o VAT, stwierdza się, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 wskazanego artkułu, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec powyższego, przepisy w zakresie przechowywania faktur warunkują konieczność przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Wymogi te będą spełnione przez Spółkę w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego w odniesieniu do Faktur przechowywanych w Chmurze Spółka będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanej uprzednio treści Faktury w wersji papierowej czy Fakturze w wersji elektronicznej zapisanej w nieedytowalnym formacie PDF wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność) oraz Faktury te posiadać będą odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu zawartych w nich danych (czytelność; przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania Faktur w formie drukowanej; przechowywanie faktur w formie elektronicznej minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności np. na skutek kradzieży czy pożaru). W przypadku Faktur, które Spółka otrzyma w wersji papierowej - ich wersje elektroniczne będą wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, a sposób przechowywania Faktur w Chmurze pozwoli na szybkie zidentyfikowanie danej Faktury. Ich przechowywanie odbywać się będzie w sposób umożliwiający bezzwłoczne udostępnienie Faktur na potrzeby ewentualnej kontroli przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej.

Przede wszystkim w przedstawionym zdarzeniu przyszłym nie powinno budzić wątpliwości, że sposób opisu i zapisywania Faktur w Chmurze, w odpowiednich, dedykowanych ku temu folderach, zapewni przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe pozwalający na łatwe ich odszukanie. Przyjęta metodologia ma na celu zapewnienie dostępu do Faktur z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą - w sposób nie rodzący dodatkowych problemów: czy to po stronie Spółki czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli.

Biorąc pod uwagę tak zakreślone przez Spółkę zdarzenie przyszłe, uznać należy, że planowane przez Spółkę przechowywanie przez nią Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu) pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. W szczególności, analiza obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur prowadzi do wniosku, iż z literalnego ich brzmienia nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w możliwości przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W oparciu o cytowane powyżej regulacje, uznać należy, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej, tj. w Chmurze w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego Faktur otrzymanych przez Spółkę. Ponadto, w odniesieniu do Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej: zniszczenie oryginału Faktury w formie papierowej nie powoduje, iż w sensie materialnym zostaje ta Faktura utracona, ponieważ pozostaje ona nadal w obiegu poprzez przechowywanie jej w formie elektronicznej. Forma taka gwarantować będzie zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostanie zachowana.

Zdaniem Spółki, zachowa on prawo do odliczenia VAT naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (tj. przechowywanych w Chmurze w ramach sposobu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego) Faktur, które do takiego odliczenia (w całości lub w części) uprawniają.

W zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Powyższe jednoznacznie wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wtedy, gdy zostaną łącznie spełnione określone warunki, tzn.:

i. faktura została otrzymana,

ii. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i

iii. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Regulując obowiązek przechowywania faktur Ustawodawca nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres ich przechowywania. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych (powyżej wskazanych) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że odliczenie nie jest warunkowane rodzajem faktury (papierowa/elektroniczna) ani formą przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sama zmiana sposobu przechowywania faktur nie zmienia zakresu prawa do odliczenia.

Reasumując, w sytuacji otrzymania przez Spółkę Faktury w formie papierowej, elektronicznej bądź skanu, które to Faktury będą następnie przechowywane w formie elektronicznej w Chmurze w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego sposobu i jednocześnie będą dokumentować nabycie usług lub towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą one dawać Spółce prawo do odliczenia. Powyższej konkluzji zdaniem Spółki nie zmienia okoliczność, iż w przypadku Faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej - ich pierwotna forma papierowa (oryginał) będzie już niedostępna (zostanie zniszczona).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) dalej jako: „ustawa”:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106n ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi:

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Natomiast art. 106m ust. 5 ustawy wskazuje, że:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary oraz usługi, które mogą być związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi, jak również nabycia takie mogą być związane wyłącznie (lub w części) ze sprzedażą zwolnioną lub pozostawać bez związku z czynnościami opodatkowanymi. Stąd też dokumenty otrzymywane przez Państwa i potwierdzające transakcje zakupowe mogą dotyczyć sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, czy też niepodlegającej opodatkowaniu VAT. W szczególności, zakup jest dokumentowany Fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem Faktur, od roku 2024 wdrożyli Państwo system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez Spółkę oraz brak konieczności przechowywania Faktur w wersji papierowej. Korzystają Państwo przy tym z usługi serwerowej typu cloud, która pozwala zapisywać oraz przechowywać Faktury w specjalnie dedykowanej do tego celu chmurze danych. Niezależnie od tego czy Faktury będą dotyczyć czynności opodatkowanych podatkiem VAT czy też nie, docelowo mają Państwo zamiar przechowywać wszystkie Faktury w formie elektronicznej.

Będą Państwo weryfikować Faktury pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja Faktury w EOD i w nieedytowalnym formacie PDF generowany będzie dokument, który stanowić będzie potwierdzenie przeprowadzonej weryfikacji i akceptacji wydatku z faktury. Po akceptacji Faktur w EOD, będą one księgowane. Następnie, po zaksięgowaniu Faktury, Faktura oraz potwierdzenie umieszczane będą (bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści) w odpowiednio oznaczonych folderach i pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy – w specjalnie dedykowanej do przechowywania Faktur Spółki chmurze, do której dostęp będą mieć wyznaczeni pracownicy Spółki. Folder, w którym będą Państwo przechowywać Faktury, podzielony będzie według następującej metodyki: folder zbiorczy, w którym przechowywane będą Faktury dotyczące danego roku podzielony będzie na poszczególne foldery z kategoriami zakupowymi (folder pn. „środki trwałe”, folder pn. „media”), następnie te kategorie podzielone będą na foldery miesięczne. Każda Faktura otrzymywana przez Państwa wraz z potwierdzeniem przechowywana będzie w folderze „miesięcznym”, pod nazwą jak nadany Fakturze numer księgowy.

Faktury będą przechowywane w chmurze przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT. Faktury, które otrzymaliby Państwo uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do EOD i chmury) będą utylizowane (niszczone).

Opisane rozwiązanie zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury, pewności pochodzenia oraz jej czytelności lecz także pozwoli Państwu na łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Chmura bowiem zapewnia bezzwłoczny dostęp do Faktur, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z chmury.

W odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – od momentu jej otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, inności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie Faktur w chmurze umożliwi do nich dostęp online przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie. Docelowo Faktury będą przechowywane elektronicznie na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawidłowości sposobu przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przechowywanie Faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa Faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, a także umożliwi dostęp do tych Faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W tym miejscu należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych od podatku, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 90 ust. 2 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik powinien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej i niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio związanych z czynnościami opodatkowanymi, podatnik, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik powinien ustalić proporcję, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy oraz, w przypadku wystąpienia także czynności zwolnionych od podatku, o której mowa w art. 90 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. Fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podsumowując, stwierdzam, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w związku z czym zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur, które uprawniają do takiego odliczenia.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Zatem, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.