Jak księgować faktury na przełomie roku

Koniec roku niesie za sobą obowiązek właściwego rozliczenia kosztów występujących na przełomie roku. Prawidłowa ewidencja kosztów na przełomie roku w jednostkach sektora finansów publicznych to częsty problem służb księgowych. Powinna ona odbywać się zgodnie z nadrzędnymi zasadami rachunkowości, z uwzględnieniem szczególnych zasad rachunkowości oraz na podstawie uregulowań wewnętrznych, które każda jednostka ma opisane w swojej polityce rachunkowości. W artykule omówione zostaną podstawowe zasady, jakimi należy się kierować, dokonując księgowania faktur na przełomie roku.

Do nadrzędnych zasad rachunkowości, które regulują sposób ujmowania kosztów i przychodów na przełomie roku, należą przede wszystkim:

• zasada memoriału,

• zasada współmierności przychodów i kosztów.

Przy kwalifikacji kosztów i przychodów do danego roku budżetowego można również kierować się zasadą istotności.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Obowiązek taki wynika również z art. 6 ust. 1 uor, zgodnie z którym jednostka jest zobowiązana ująć w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na jej rzecz przychody, jak i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami. 

Również art. 40 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) nakazuje ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność w zakresie dochodów i wydatków. Jednostki sektora finansów publicznych muszą również uwzględniać w zakresie zaciągania zobowiązań ograniczenia wynikające z ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych. Zgodnie z art. 46 uofp, jednostki te mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku − do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich.