Interpretacja indywidualna z dnia 29 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.637.2023.3.DK

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizacje Akcji Promocyjnych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie :

• zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów napojów alkoholowych – jest nieprawidłowe
• zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pozostałych kosztów Akcji promocyjnych – jest prawidłowe

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 listopada 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 listopada 2023 r. w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizacje Akcji Promocyjnych.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 23 stycznia 2024 r. ( data wpływu 23 stycznia 2024 r.)

Treść wniosku jest następująca :

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polską spółką prawa handlowego, polskim rezydentem podatkowym. Rokiem podatkowym Spółki jest rok kalendarzowy.

Spółka należy do Grupy A. – przedmiotem jej działalności jest sprzedaż produktów pod marką A na polskim rynku.

Grupa A. projektuje, produkuje i sprzedaje (…). Sprzedaż produktów A. odbywa się wyłącznie za pośrednictwem sieci autoryzowanych dealerów („Dealerzy”), którzy dodatkowo świadczą usługi serwisowe oraz oferują fachowe doradztwo przy zakupie i po nim. Aby zostać Dealerem, dany podmiot musi podpisać ze Spółką stosowną umowę dealerską. Umowa zakłada wyłączność kupowania produktów A. w Polsce od Spółki. Każdy Dealer jest przedsiębiorcą, w tym zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wśród Dealerów znajdują się: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, tzw. „ułomne osoby prawne” (w praktyce, spółki osobowe) oraz osoby prawne (spółki kapitałowe). Są to zatem zarówno podatnicy CIT jak i PIT z tym, że w wypadku PIT będą to wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Spółka dokonuje zatem sprzedaży w modelu „B2B” (Spółka – Dealerzy). Z kolei Dealerzy dokonują dalszej sprzedaży produktów A na rzecz klientów (zarówno w modelu „B2B”, jak i w modelu „B2C”).

Spółka działa w otoczeniu wysoce konkurencyjnym. Oznacza to, że produkty z tych samych segmentów oferowane są przez konkurentów Spółki – zarówno producentów produktów (…), sprzedające produkty pod markami własnymi.

Powyższe implikuje konieczność stosowania przez Spółkę bardzo szerokiego spektrum działań o charakterze marketingowym i promocyjnym, których celem jest chęć zwiększenia wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę.

Dotyczy to zarówno działań o charakterze reklamowym (jak reklama (…)), nakierowanych na promocję wśród (bezpośrednich) klientów, jak i np. działań skierowanych wobec Dealerów.

Celem wszelkich działań promocyjnych wobec Dealerów jest promocja marki A. oraz produktów A., która w ostatecznym rozrachunku ma przyczynić się do zwiększenia wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę na rzecz Dealerów.

Akcje Promocyjne kierowane są wyłącznie do Dealerów. Spółka może ustanawiać przy tym warunki wstępne, jak brak posiadania zaległości płatniczych wobec Spółki czy konieczność współpracy dealerskiej przez zdefiniowany okres czasu przed daną Akcją Promocyjną.

W ramach Akcji Promocyjnych Spółka każdorazowo:

• oferuje uczestnictwo wszystkim Dealerom oraz
• określa jasne, konkretne i mierzalne warunki wyłonienia laureatów (nagrodzonych).
• Warunki te dotyczą przede wszystkim kwestii takich jak:
• największy osiągnięty obrót (całościowo – tj. biorąc pod uwagę wszystkie grupy
• asortymentowe) lub
• największy procentowy wzrost obrotów, osiągnięty rok do roku.

Warunki te mogą być uszczegóławiane w ten sposób, że w ramach danej Akcji Promocyjnej bierze się pod uwagę te warunki dla konkretnych grup asortymentowych, czy konkretnych okresów czasu. Spółka może również ustanawiać minimalne progi obrotów/zwiększenia obrotów.

W ramach procesu wyłonienia nagrodzonych Spółka nie bierze pod uwagę ani nie ocenia metod osiągnięcia branego pod uwagę wyniku. Dla oceny liczy się jedynie osiągnięty efekt.

Co ważne, nie jest tak, że nagrody kierowane są do wszystkich Dealerów – zawsze nagradza się określony krąg Dealerów, którzy w najlepszy sposób realizują ustanowione w ramach danej Akcji Promocyjnej cele.

Przykładowo, w ramach jednej z Akcji Promocyjnych Spółka nagradza:

• 45 Dealerów, którzy w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 30 września 2023 r. osiągną największy obrót w grupie urządzeń (…) A. wraz z akcesoriami (bez(…)) pod warunkiem, że obrót osiągnięty w tym okresie w roku 2023 będzie nie niższy niż obrót osiągnięty w tym samym okresie w roku 2022;
• 45 Dealerów, którzy w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 30 września 2023 r. osiągną największy procentowy wzrost obrotów w grupie urządzeń (…) A. wraz z akcesoriami (bez (…)) pod warunkiem, że obrót osiągnięty w tym okresie w roku 2023 będzie nie niższy niż 50.000 PLN w cenach zakupu netto.

Nagrodami w Akcjach Promocyjnych mogą być zarówno świadczenia rzeczowe, jak i świadczenia o charakterze usługowym. Spółka ponosi koszty nagród i nie są one zwracane Spółce przez jakikolwiek inny podmiot.

Jeśli chodzi o świadczenia rzeczowe, to mogą być to upominki, w szczególności produkty A. W zakresie świadczeń o charakterze usługowym mogą być to, w szczególności, zorganizowane wyjazdy (wycieczki) do atrakcyjnych turystycznie miejsc (np.(…)),wyjazdy w celu udziału w imprezach sportowych lub imprezach o charakterze współzawodnictwa uczestników, atrakcjach widowiskowych (np. koncerty gwiazd), kulturowych (np. udział w festiwalach filmowych) itp.

Wyjazdy takie obejmują z reguły koszty przejazdu (przelotu), noclegu, wyżywienia (w tym także w wariancie „all inclusive”), „atrakcji” i tym podobnych świadczeń dla nagrodzonych Dealerów. „Atrakcje” mogą obejmować elementy takie jak zwiedzanie atrakcji turystycznych, gastronomię (w tym posiłki, napoje alkoholowe) elementy artystyczne/rozrywkowe jak np. występy artystów estradowych, zajęcia sportowe i rekreacyjne, animacje itp. Możliwe jest też przekazywanie okazjonalnych gadżetów jak np. tematyczne stroje czy akcesoria (w szczególności opatrzone logo A.). Kosztami Akcji Promocyjnych są także koszty związane z delegowaniem dedykowanego personelu (por. poniżej).

Z organizacyjnego punktu widzenia, techniczną obsługę wyjazdu zapewniają wynajęte przez Spółkę podmioty, w szczególności biura podróży, hotele, operatorzy logistyczni, restauracje, itp. Spółka ponosi koszty tych świadczeń.

Spółka dba o atrakcyjność oferowanych świadczeń (kierunki wyjazdów, warunki pobytu, atrakcyjny program itp.) po to, aby jak najlepiej motywować Dealerów do osiągania celów Akcji Promocyjnej.

Co ważne, jeśli nawet dany wyjazd obejmuje możliwość uczestnictwa osoby innej niż Dealer (osoby towarzyszącej), to Spółka w jakikolwiek sposób nie pokrywa kosztów uczestnictwa takich osób. Koszty te są w całości ponoszone przez taką osobę lub Dealera. Może zdarzyć się, że w ramach danego wyjazdu – jako jego element – wpleciony zostanie aspekt prezentacji czy promocji marki A lub produktów A. Przykładowo, dany wyjazd wiązać się będzie z kilkugodzinną prezentacją nowości w asortymencie produktów A. Tym niemniej, aspekt ten nie wystąpi każdorazowo.

Akcje Promocyjne są przez Spółkę dokumentowane, w szczególności poprzez:

• regulaminy – określające zasady przyznawania Nagród na rzecz laureatów (nagrodzonych Dealerów);
• listę nagrodzonych Dealerów;
• potwierdzenia odbioru nagród przez nagrodzonych Dealerów;
• faktury od dostawców świadczeń (biura podróży, hotele itp.);
• potwierdzenia przelewów w zakresie opłacenia ww. faktur.

Rola pracowników Spółki

W ramach wyjazdów uczestnikom (nagrodzonym Dealerom) towarzyszą wyselekcjonowani pracownicy Spółki (przedstawiciele A.). Z reguły są to pracownicy działu zajmującego się szeroko pojętą sprzedażą (aktualnie jest to Dział Rozwoju Rynku) – pracownicy pracujący w charakterze przedstawicieli handlowych (jak Kierownicy Regionalni) oraz wybrani pracownicy biurowi. Ich rolą jest bycie swoistym „opiekunem” Dealerów w ramach wyjazdu.

Z jednej strony, obejmuje to opiekę rozumianą jako czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wyjazdu, pomoc Dealerowi, załatwianie spraw organizacyjnych itp. Z drugiej zaś strony, celem Spółki jest to, aby wskazani przedstawiciele A. zacieśniali w ramach wyjazdów swoje relacje z Dealerami, integrowali się z nimi.

Dobór pracowników następować może w trybie wyboru „najlepszych” – np. w ten sposób, że wybiera się tych pracowników, którzy „odpowiadają” za największą liczbę Dealerów-laureatów.

Nie bez znaczenia jest przy tym to, że ze względu na mechanikę Akcji Promocyjnych, niejednokrotnie dany Dealer i dany przedstawiciel A. (tu Kierownik Regionalny) pochodzą z tego samego regionu i współpracują ze sobą na co dzień. Z kolei pracownicy biurowi, jako pracownicy „centrali”, są osobami dobrze poinformowanymi w zakresie działalności biznesowej Spółki.

Z punktu widzenia Spółki, pracownicy w ramach wyjazdu przebywają w podróży służbowej. Wyjazd opiera się o polecenie wyjazdu służbowego, a Spółka wypłaca pracownikom wszelkie należności z tytułu wyjazdu (diety itp.) – o ile są należne.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego

Pismem z dnia 23 stycznia 2024 r. doprecyzowali Państwo wniosek poprzez odpowiedzi na poniższe pytania organu:

1.czy pracownicy, o których mowa we wniosku (wyselekcjonowani pracownicy, przedstawiciele A.) przebywają w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)?

Pracownicy, o których mowa we wniosku (wyselekcjonowani pracownicy, przedstawiciele A.) przebywają w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

2.czy podróże służbowe, o których mowa we wniosku, odbywały/będą odbywały się wyłącznie w celach służbowych?

Podróże służbowe, o których mowa we wniosku, odbywały/będą odbywać się wyłącznie w celach służbowych. Jak już wskazano, pracownicy ci realizują zadania powierzone przez Spółkę – opieka nad Dealerami oraz budowanie z nimi relacji biznesowych.

Wskazać przy tym należy, że przebieg podróży służbowej pracowników odbywa się na identycznych zasadach (według identycznego programu) jaki określony jest dla pozostałych uczestników wyjazdu (dla celów realizacji wskazanej opieki). Pracownicy nie korzystają z dodatkowych świadczeń lub też odmiennych warunków z tytułu bycia pracownikami Spółki.

3.czy Państwa pracownicy, o których mowa we wniosku, zatrudnieni są u Państwa na podstawie umowy o pracę? Jeśli tak, to czy zgodnie z umową o pracę pracowników, którzy udają się w podróż służbową, miejscem wykonywania pracy jest Państwa siedziba? Czy w ww. umowach o pracę są wymienione inne miejsca, oddziały, placówki? Czy w ww. umowach o pracę dokonano zapisu, że pracownicy udający się w podróż służbową nie mają wskazanej stałej placówki?

Wskazani pracownicy zatrudnieni są na podstawie umowy o pracę.

Miejsce świadczenia pracy uregulowane jest w ten sposób, że:

a)w wypadku Kierowników Regionalnych – w zakresie obowiązków wskazano obszar geograficzny – np. „rozwój sieci dealerskiej na obszarze Polski północno-wschodniej / Polski środkowej / północno-środkowej”;

b)pracowników biurowych o charakterze pracy niezwiązanym ze sprzedażą – w niektórych przypadkach wskazana jest „siedziba Spółki jako miejsce wykonywania pracy”, w innych brak regulacji (np. Dyrektor Finansowy);

c)pracowników biurowych o charakterze pracy związanej ze sprzedażą – brak regulacji w tym zakresie (np. Kierownik Rozwoju Rynku, Kierownik Działu Handlowego).

Spółka ma strukturę jednooddziałową, siedziba Spółki znajduje się w miejscowości (…). Spółka zajmuje się sprzedażą produktów A. wyłącznie na terenie Polski. „Terenowe” siły sprzedaży, tj. Kierownicy Regionalni mają przyporządkowany geograficznych obszar kraju w zależności o położenia klientów których obsługują w relacji do miejsca zamieszkania.

W tym miejscu Spółka uzupełnia własne stanowisko w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wskazując, że w wypadku gdy brak jest skonkretyzowanej regulacji w umowie o pracę należy uznać, że:

• okoliczność taka nie ma wpływu na ważność umowy o pracę (brak stosownego przepisu w Kodeksie Pracy);
• należy odwołać się do regulacji Kodeksu cywilnego (art. 300 Kodeksu Pracy).

W myśl art. 454 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu Pracy w razie gdy strony nie określiły w umowie o pracę miejsca pracy za miejsce wykonania zobowiązań ze stosunku pracy należy w takim przypadku uznać siedzibę pracodawcy (tak też K. Baran „Komentarz do art. 29 Kodeksu Pracy” wydanie VI, SIP LEX).

4.czy jako pracodawca wystawiali/zamierzają Państwo wystawiać polecenia każdorazowo przed obyciem podróży służbowej przez pracownika?

Spółka każdorazowo wydawała polecenie wyjazdy służbowego przed obyciem podróży służbowej przez pracownika. Przy czym w zakresie zaistniałego stanu faktycznego zdarzało się, że polecenie to miało formę ustną. W zakresie zdarzenia przyszłego Spółka będzie wystawiać pisemne polecenia wyjazdu służbowego.

W tym miejscu Spółka uzupełnia własne stanowisko w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wskazując, że przepisy prawa nie przewidują konieczności stosowania pisemnej formy dla polecenia wyjazdu służbowego. Tym niemniej, dla celów szeroko pojętego zapewnienia zgodności Spółka pracuje nad tym, aby polecenia takie były wydawane z zasady w formie pisemnej.

5.czy wskazani we wniosku pracownicy posiadają rezydencję podatkową w Polsce, tj. czy posiadają nieograniczony obowiązek podatkowy zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2022 r., poz. 2647 ze zm.)?

Wskazani we wniosku pracownicy posiadają rezydencję podatkową w Polsce, tj. posiadają nieograniczony obowiązek podatkowy zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2022 r., poz. 2647, ze zm.).

6.w jakim celu pokrywali/będą Państwo pokrywać wydatki związane z wyjazdami pracowników i Dealerów w sytuacjach opisanych we wniosku, tj. czy istnieje związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy poniesionymi wydatkami przez Państwa na organizację akcji promocyjnych a osiągnieciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła ?

Opisane wydatki – zarówno w zaistniałym stanie faktycznym jak i zdarzeniu przyszłym – są dedykowane zwiększeniu wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę.

Temu celowi służy organizacja Akcji Promocyjnych – zarówno w zaistniałym stanie faktycznym jak i zdarzeniu przyszłym. W szczególności, celowi temu służyć będzie każda przyszła Akcja Promocyjna, organizowana przez Spółkę – niezależnie od jej każdorazowej, szczegółowej „mechaniki”. Innymi słowy, celami każdej przyszłej Akcji Promocyjnej będzie promocja marki A. oraz produktów A., która w ostatecznym rozrachunku ma przyczynić się do zwiększenia wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę na rzecz Dealerów (co ma niewątpliwy wpływ na przychody Spółki).

W tym kontekście pokrywanie przez Spółkę wydatków związanych z wyjazdami pracowników i Dealerów w sytuacjach opisanych we wniosku – tak w zakresie zaistniałego stanu faktycznego jak i zdarzenia przyszłego – jest środkiem, który służy osiągnięciu powyższych celów, w szczególności zaś celu zwiększenia wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę.

7.czy i w jaki sposób akcje promocyjne oraz przyznawane przez Państwa Nagrody rzeczowe przyczynią się do wzrostu wyników sprzedażowych Państwa Spółki?

Zdaniem Spółki, Akcje Promocyjne oraz przyznawane przez Spółkę Nagrody posiadają wpływ na zwiększenie wolumenu sprzedaży produktów A.. Dotyczy to przy tym zarówno Akcji Promocyjnych w zakresie zaistniałego stanu faktycznego jak i zdarzenia przyszłego.

Akcje Promocyjne mogą obejmować różne progi asortymentowe czy różne okresy czasu, tym niemniej wspólnym dla nich elementem będzie to, że określane każdorazowo przez Spółkę warunki nagradzania będą odnosić się do szeroko pojętego wolumenu sprzedaży produktów A.

Warunki te dotyczą przede wszystkim kwestii takich jak: największy osiągnięty obrót (całościowo – tj. biorąc pod uwagę wszystkie grupy asortymentowe) lub największy procentowy wzrost obrotów, osiągnięty rok do roku. Ta podstawowa zasada będzie też obejmować przyszłe Akcje Promocyjne. Mechanika poszczególnych przyszłych Akcji Promocyjnych może różnić się w pewnych detalach (np. grupa asortymentowa, okres danej Akcji Promocyjnej, Nagrody itp.), ale wskazany „fundament” będzie w niej każdorazowo obecny.

Innymi słowy, istotą Akcji Promocyjnych – także tych przyszłych – będzie nagradzanie Dealerów, którzy osiągną „najlepsze” wyniki sprzedażowe. Podmioty te kupują zaś produkty A. od Spółki, zatem im więcej sprzedaży produktów A. przez Dealera, tym więcej kupna produktów A. od Spółki. Jak wskazano, sprzedaż produktów A. odbywa się wyłącznie za pośrednictwem sieci Dealerów. Aby zostać Dealerem, dany podmiot musi podpisać ze Spółką stosowną umowę dealerską. Umowa zakłada wyłączność kupowania produktów A. w Polsce od Spółki. W efekcie, efektywność sprzedażowa działań Dealera przekłada się na efektywność sprzedażową Spółki. Raz jeszcze trzeba zatem podkreślić: każdy produkt A. sprzedany „dodatkowo” w rezultacie zmotywowania Dealera daną Akcją Promocyjną” to produkt „dodatkowo” kupiony przez Dealera od Spółki.

8.czy koszty realizacji akcji promocyjnych, o których mowa we wniosku Spółka pokrywała/pokrywa ze środków własnych, nie były/nie są zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym?

Koszty realizacji Akcji Promocyjnych, o których mowa we wniosku, Spółka pokrywała/pokrywa ze środków własnych, nie były/nie są one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie. Nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych poza tym, że w zakresie zaistniałego stanu faktycznego stanowiły dla Spółki „normalne” koszty uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. Innymi słowy, poza rozliczeniem w kosztach uzyskania przychodów nie odliczano ich jako ulg podatkowych czy innych odliczeń.

Pytanie

1.Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że koszty organizacji Akcji Promocyjnych (w szczególności koszty nagród) stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w CIT, stosownie do art. 15 ust. 1 Ustawy CIT?

2.Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w wypadku Dealerów – osób fizycznych (podatników PIT) na Wnioskodawcy nie ciążą jakiekolwiek obowiązki płatnika w PIT (w szczególności w oparciu o art. 30 ust. 1 pkt 2 Ustawy PIT)?

3.Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w związku z uczestnictwem wyselekcjonowanych pracowników Wnioskodawcy w wyjazdach w ramach Akcji Promocyjnych (jako element ich obowiązków służbowych), Wnioskodawca nie powinien wypełniać obowiązków płatnika i pobierać zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?”

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 i 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Wedle Wnioskodawcy:

1.Prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że koszty organizacji Akcji Promocyjnych (w szczególności koszty nagród) stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w CIT, stosownie do art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Stanowisko w zakresie Pytania nr 1

1.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Co do zasady, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Oznacza to, że za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. A co idzie za powyższym, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien zatem kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Spółka pragnie podkreślić, że wszelkie te przesłanki zostały w tym wypadku spełnione, zatem stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

2.

Przede wszystkim, celem Akcji Promocyjnych jest intensyfikacja (zwiększenie) sprzedaży produktów A., czego konsekwencją jest zwiększenie przychodów Wnioskodawcy.

Wskazana w opisie elementów stanu faktycznego mechanika organizacji Akcji Promocyjnych wskazuje, że to osiągnięcie określonego wyniku sprzedażowego przez Dealerów jest podstawową i nieodzowną przesłanką dla uzyskania nagrody.

Przy czym – z biznesowego punktu widzenia – Spółka różnie ustalać będzie określone grupy asortymentowe, które będą brane pod uwagę do kryteriów danej Akcji Promocyjnej. Wynika to z elementów stricte biznesowych, jak np. „sezonowość” obrotu niektórymi produktami (np. (…)), chęcią intensyfikacji sprzedaży nowości, wyprzedażą produktów itp.

Co ważne – jak wskazano – umowa dealerska zakłada zasadniczą wyłączność kupowania produktów A. przez Dealerów od Spółki .Oznacza to, że zakup produktów A. od podmiotów trzecich nie będzie wywierać skutku dla celów przyznania nagród w ramach Akcji Promocyjnej. Incydentalnie możliwe są transakcje towarowe w zakresie produktów A. pomiędzy samymi Dealerami, ale i tak sprzedawane w ten sposób produkty A. były sprzedane sprzedającemu podmiotowi przez Spółkę. Daje to pewność, że podmioty nagrodzone faktycznie zintensyfikowały kupno produktów A. od Spółki.

Ponadto, co nie mniej istotne, Akcje Promocyjne pełnią również funkcję budowania stałej współpracy handlowej (relacji biznesowych), czego wynikiem jest utrwalenie, zachowanie i zabezpieczenie sprzedaży produktów A. poprzez motywowanie Dealerów.

Organizacja Akcji Promocyjnych odnosi zatem nie tylko skutek bezpośredni, ale i pośrednio przyczynia się do większej rozpoznawalności i reklamy oferowanych Dealerom produktów A. Zdaniem Wnioskodawcy, za pomocą takiego programu utrwalona zostaje lojalność Dealerów, a co za tym idzie długoterminowe wzmocnienie marki Wnioskodawcy.

Celowi budowania długotrwałych i satysfakcjonujących relacji biznesowych służy także udział wyselekcjonowanych pracowników Spółki jako „opiekunów” nagrodzonych Dealerów w trakcie wyjazdów. Oprócz wsparcia organizacyjnego celem Spółki jest to, aby jej personel sprzedażowy wzmacniał swoje relacje z Dealerami, co przełoży się na jeszcze lepszą współpracę biznesową.

Nie bez znaczenia jest przy tym to, że organizowanie tego typu Akcji Promocyjnych jest standardem rynkowym. Podobne akcje oferują także konkurenci Spółki. Gdyby zatem Spółka zaniechała organizacji tego typu przedsięwzięć, to mogłoby to się spotkać z negatywnym odbiorem ze strony Dealerów. Mogłoby to wpłynąć na zjawiska takie jak „odchodzenie” Dealerów do konkurencji, czy też stagnację/spadek sprzedaży produktów A. przez Spółkę.

Tym samym, koszty Akcji Promocyjnych pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania (zachowania/zabezpieczenia) przychodów, mając wpływ na wielkość osiągniętych przychodów.

3.

Koszty akcji promocyjnych są przy tym ponoszone przez Spółkę, z jej zasobów majątkowych. Nie podlegają one zwrotowi przez jakiekolwiek inne podmioty.

Koszty z tytułu Akcji Promocyjnych są również właściwie udokumentowane.

Jak wskazano, Akcje Promocyjne są przez Spółkę dokumentowane, w szczególności poprzez:

• regulaminy – określające zasady przyznawania Nagród na rzecz laureatów (nagrodzonych Dealerów);
• listę nagrodzonych Dealerów;
• potwierdzenia odbioru nagród przez nagrodzonych Dealerów;
• faktury od dostawców świadczeń (biura podróży, hotele itp.);
• potwierdzenia przelewów w zakresie opłacenia ww. faktur.

Dokumentacja Akcji Promocyjnych pełni przy tym bardzo istotną rolę.

Po pierwsze, stanowi wykazanie poniesienia kosztu podatkowego. Ale ponadto, dokumentacja ta jest o tyle istotna, że dowodzi równych warunków uczestnictwa i równego traktowania Dealerów w ramach Akcji Promocyjnych. Przepisy prawa konkurencji (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów) zakazują (nieuzasadnionego) nierównego traktowania kontrahentów. Dokumentacja ta jest istotna zatem w wypadku jakiegokolwiek sporu, reklamacji itp. Dzięki niej Spółka jest w stanie wykazać – w sposób transparentny – że kierowała się obiektywnymi kryteriami przy nagradzaniu Dealerów.

Jeśli chodzi o enumeratywnie wymieniony katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, o którym mowa powyżej, należy wskazać, że ma on charakter zamknięty. Jednym z wydatków podlegających pod wyłączenie są, tzw. koszty reprezentacji.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 17 czerwca 2023 r. (sygn. akt II FSK 702/11) gdzie wskazano, że: „Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. (...) Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności. (...) W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia."

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

W zakresie tak rozumianego pojęcia „reprezentacji” koszty Akcji Promocyjnych nie mieszczą się w jej zakresie.

Programy (akcje) motywacyjne (promocyjne) mają za zadanie motywowanie odbiorców programu (np. sprzedawców, pośredników) do zrealizowania założonego celu (np. wzrost sprzedaży danego produktu, usługi), poprzez oferowanie im w zamian pożądanych korzyści.

Podstawowym celem programu motywacyjnego jest osiągnięcie określonych korzyści finansowych przez organizatora programu lub podmiot zlecający jego organizację a także zwiększenie motywacji, lojalności i wydajności uczestników programu poprzez, nagrodzenie najlepszych (zapłata za wymierne efekty a nie za starania).

Zasady organizacji Akcji Promocyjnych wyraźnie zakładają, że:

• nigdy nie dojdzie do nagrodzenia wszystkich uczestniczących Dealerów – zawsze premiowana jest wyselekcjonowana (wedle kryteriów danej Akcji Promocyjnej) grupa;
• to wolumen sprzedaży (wzrost, poziom) jest podstawowym i nieodzownym kryterium nagradzania.

Wydatki ponoszone w związku z przyznaniem nagród należy postrzegać jako wydatki służące realizacji pewnej formy zobowiązania, którego Spółka podjęła się w ramach Akcji Promocyjnej. Nie sposób więc twierdzić, iż Spółka, przyznając nagrodę Dealerowi, działa w celu wykreowania względem Dealera swojego pozytywnego wizerunku.

Cechą charakteryzującą koszty „reprezentacji” jest brak ekwiwalentności (wzajemności_ świadczeń stron – świadczy tylko jedna strona. Opisane okoliczności wskazują natomiast, iż w omawianych okolicznościach przesłanka ta nie jest spełniona. Spółka przyznaje nagrodę Dealerowi w zamian za określone ekwiwalentne świadczenia z ich strony, tj. zwiększone zaangażowanie Dealerów w proces zakupu i sprzedaży produktów A.

Dlatego też nie można uznać analizowanych kosztów za koszty „reprezentacji” – w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż okoliczność, że nagroda może przybrać postać zagranicznej wycieczki (wyjazdu), nie powinna mieć znaczenia dla oceny skutków podatkowych wiążących się z jego przyznaniem. Z ekonomicznego punktu widzenia takie same skutki w majątku Spółki powstałyby, gdyby Spółka wypłaciła na rzecz Dealera równowartość pieniężną wyjazdu lub przyznała mu inne świadczenie rzeczowe o tej samej wartości. Dlatego też forma nagrody jest irrelewantna - istotny jest cel stojący u podstaw jej przyznania, jakim jest zwiększenie sprzedaży produktów A., oferowanych przez Spółkę. Cel ten zostaje osiągnięty, bowiem nagrody zostają przyznawane jedynie Dealerom, którzy zrealizowali określone warunki sprzedażowe, co niewątpliwie wpływa bezpośrednio na zwiększenie przychodów Spółki.

Stąd spełnione są przez Spółkę także i pozostałe przesłanki zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, statuowane przez przepis art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

4.

Spółka pragnie wskazać, że analogiczne stanowisko jest powszechnie akceptowalne w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Tytułem przykładu:

„Do kosztów uzyskania przychodów mogą być zatem zaliczone wydatki poniesione przez Spółkę w ramach Programu skierowanego do Dealerów, z wyłączeniem wydatków przeznaczonych na przeprowadzenie podróży inspekcyjnej. Udział w Programie ma na celu zachęcenie/zmotywowanie Dealerów do bardziej efektywnych działań w zakresie sprzedaży produktów/usług, czego skutkiem jest zwiększenie wyników sprzedaży, a tym samym wzrost poziomu przychodów Spółki z prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki na nagrody zostały poniesione z zasobów majątkowych Spółki i nie zostały jej zwrócone w jakiejkolwiek formie. Ponadto przedmiotowe wydatki zostały odpowiednio udokumentowane”. (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 kwietnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.118.2023.2.AW)

„Opierając się na powyższym, należy uznać, że kosztami podatkowymi są wydatki ponoszone w celu osiągniecie wyższych zysków ze sprzedaży. Niewątpliwie motywowanie Podwykonawców poprzez organizowane konkursy sprzedażowe wpłynie na uzyskanie lepszych wyników sprzedażowych, a co za tym idzie zwiększenie przychodów. Tym samym należy stwierdzić, że wydatki jakie Wnioskodawca ponosi na zakup wycieczek zagranicznych stanowiących narody konkursowe Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów”. (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 6 maja 2016 r., sygn. IPPB5/4510-105/16-4/BC)

Tak też w następujących interpretacjach indywidualnych:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.64.2022.2.BD;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.54.2022.2.EJ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 lutego 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.474.2018.2.ŚS;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPB5.4510.1056.2016.2.BC;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 maja 2016 r., sygn. IBPB-1-1/4510-87/16/AT;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 kwietnia 2015 r., sygn. IBPBI/2/4510-82/15/BG;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 sierpnia 2012 r., sygn. ILPB3/423-2O5/12-2/JG.

5.

Tym samym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że koszty organizacji Akcji Promocyjnych (w szczególności koszty nagród) stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w CIT, stosownie do art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych:

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien zatem kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że poniesienie wydatku ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 updop.

Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka należy do Grupy A. – przedmiotem jej działalności jest sprzedaż produktów pod marką A. na polskim rynku. Grupa A. projektuje, produkuje i sprzedaje (…). Sprzedaż produktów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem sieci autoryzowanych dealerów („Dealerzy”), którzy dodatkowo świadczą usługi serwisowe oraz oferują fachowe doradztwo przy zakupie jak i po nim. Aby zostać Dealerem, dany podmiot musi podpisać ze Spółką stosowną umowę dealerską. Umowa zakłada wyłączność kupowania produktów w Polsce od Spółki. Każdy Dealer jest przedsiębiorcą, w tym zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności Spółka podejmuje szereg działań mających na celu zintensyfikowanie sprzedaży przez nią produktów, co w konsekwencji przekłada się na wzrost przychodów. Spółka organizuje Akcje promocyjne o charakterze motywacyjnym skierowanym do Dealerów. W ramach Akcji promocyjnych o charakterze programu motywacyjnego przewidziane są nagrody w postaci świadczeń rzeczowych, jak i świadczeń o charakterze usługowym. Spółka ponosi koszty nagród i nie są one jej zwracane przez jakikolwiek inny podmiot. Jeśli chodzi o świadczenia rzeczowe, to mogą być to upominki, w szczególności produkty Spółki. W zakresie świadczeń o charakterze usługowym mogą być to, w szczególności, zorganizowane wyjazdy (wycieczki) do atrakcyjnych turystycznie miejsc (np.(…)),wyjazdy w celu udziału w imprezach sportowych lub imprezach o charakterze współzawodnictwa uczestników, atrakcjach widowiskowych (np. koncerty gwiazd), kulturowych (np. udział w festiwalach filmowych) itp. Jeśli nawet dany wyjazd obejmuje możliwość uczestnictwa osoby innej niż Dealer (osoby towarzyszącej), to Spółka w jakikolwiek sposób nie pokrywa kosztów uczestnictwa takich osób. Koszty te są w całości ponoszone przez taką osobę lub Dealera. Może zdarzyć się, że w ramach danego wyjazdu – jako jego element – wpleciony zostanie aspekt prezentacji czy promocji marki A. lub produktów A. Przykładowo, dany wyjazd wiązać się będzie z kilkugodzinną prezentacją nowości w asortymencie produktów A. Tym niemniej, aspekt ten nie wystąpi każdorazowo.

W ramach wyjazdów uczestnikom (nagrodzonym Dealerom) towarzyszą wyselekcjonowani pracownicy Spółki (przedstawiciele A.). Z reguły są to pracownicy działu zajmującego się szeroko pojętą sprzedażą (aktualnie jest to Dział Rozwoju Rynku) – pracownicy pracujący w charakterze przedstawicieli handlowych (jak Kierownicy Regionalni) oraz wybrani pracownicy biurowi. Ich rolą jest bycie swoistym „opiekunem” Dealerów w ramach wyjazdu. Z jednej strony, obejmuje to opiekę rozumianą jako czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wyjazdu, pomoc Dealerowi, załatwianie spraw organizacyjnych itp. Z drugiej zaś strony, celem Spółki jest to, aby wskazani przedstawiciele A. zacieśniali w ramach wyjazdów swoje relacje z Dealerami, integrowali się z nimi. Dobór pracowników następować może w trybie wyboru „najlepszych” – np. w ten sposób, że wybiera się tych pracowników, którzy „odpowiadają” za największą liczbę Dealerów-laureatów.

Program ma na celu zwiększenie sprzedaży produktów A. oraz jest skierowany do Dealerów współpracujących z wszystkim podmiotami, a uzyskanie Nagrody zostało uzależnione od zrealizowania określonych progów sprzedaży produktów. Spółka na potrzeby Programu będzie posiadać stosowną dokumentację potwierdzającą realizację Programu, spełnienie jego warunków (tj. wykonanie określonych planów sprzedażowych), a także poniesienie przez Spółkę kosztów Nagrody. Spółka dysponuje regulaminem Programu, listą nagrodzonych Dealerów, potwierdzeniami odbioru nagród przez Dealerów, fakturami wystawionymi na Spółkę przez m.in. biura podróży i hotele.

Wątpliwości Państwa dotyczą ustalenia, czy Spółka jest i będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z organizacją Akcji promocyjnych w szczególności kosztów nagród.

W świetle powyższego kwestię zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na organizację Akcji promocyjnych w tym nabycie nagród należy rozpatrywać na gruncie ogólnych zasad sformułowanych w art. 15 ust. 1 updop.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty reklamy. Wydatki poniesione na reklamę, jako niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów mogą stanowić więc wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 dalej: Kodeks pracy ) – z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Art. 2 ustawy Kodeks pracy stanowi, że :

Należy wskazać, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienia w art. 15 ust. 4g updop świadczenia wypłacane przez pracodawców na rzecz swoich pracowników poprzez odwołanie się do art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z wyjątkiem świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Artykuł ten dość szeroko przedstawia zagadnienie świadczeń pracowniczych. Z całą pewnością należą do nich świadczenia związane z podróżą służbową pracownika. Z przepisów ustawy Kodeks pracy wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej.

W świetle art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190 ), wydane na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy (pracodawcy spoza sfery budżetowej w celu ustalenia rodzaju i wysokości należności za czas podróży służbowej przysługujących pracownikowi mogą także stosować zasady określone w tym rozporządzeniu). Natomiast zgodnie z § 2 rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.diety,

2.zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Nie dotyczy to sytuacji zawarcia ich przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Jeśli pracodawcę nie obowiązuje układ zbiorowy pracy i nie musi ustalać regulaminu wynagradzania, może zawrzeć kwoty i zasady ustalania diet w umowie o pracę.

Niewątpliwie podróże służbowe pracowników pozostają w ścisłym związku z uzyskaniem przez Spółkę przychodów, względnie utrzymaniem już istniejących. Co do zasady podróże służbowe pracowników podejmowane są w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei należy przypisać zamiar, intencję podjęcia w celu uzyskania przychodu.

Tym samym w sytuacji gdy Spółka zobligowana jest do ponoszenia ww. kosztów przepisami prawa, a jednocześnie nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 updop - należy uznać, że pełna wysokość wydatków z tytułu delegacji pracownika stanowi koszty uzyskania przychodu.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy, o którym mowa powyżej, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami).

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Nadmienić należy, że za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku Spółki w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów. Pracownicy nie są klientami Spółki. Wobec tego, stwierdzić należy, że wyłączenie, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie odnosi się do wydatków przeznaczonych przez Spółkę na rzecz własnych pracowników.

Ponadto w zakresie tak rozumianego pojęcia „reprezentacji” nie mieszczą się ponoszone przez Spółkę wydatki związane z Akcjami promocyjnymi o charakterze programu motywacyjnego i przyznaniem Dealerom Nagród.

Programy motywacyjne mają za zadanie motywowanie odbiorców programu (np. sprzedawców, pośredników) do zrealizowania założonego celu (np. wzrost sprzedaży danego produktu, usługi), poprzez oferowanie im w zamian pożądanych korzyści. Podstawowym celem programu motywacyjnego jest osiągnięcie określonych korzyści finansowych przez organizatora programu lub podmiot zlecający jego organizację a także zwiększenie motywacji i wydajności uczestników programu poprzez, nagrodzenie najlepszych (zapłata za wymierne efekty a nie za starania).

Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN nagroda to dyplom, odznaczenie, pieniądze lub wartościowy przedmiot będące formą uznania lub wyróżnienia za osiągnięcia, zwycięstwo w konkursie, w zawodach, itp.

Do kosztów uzyskania przychodów mogą więc być zaliczone wydatki poniesione przez Spółkę w ramach Akcji Promocyjnych skierowanych do Dealerów, w których udział biorą także pracownicy. Udział w Programie ma na celu zachęcenie/zmotywowanie Dealerów do bardziej efektywnych działań w zakresie sprzedaży produktów, czego skutkiem jest zwiększenie wyników sprzedaży, a tym samym wzrost poziomu przychodów Spółki z prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki na Akcje promocyjne zostały poniesione z zasobów majątkowych Państwa i nie zostały Spółce zwrócone w jakiejkolwiek formie. Ponadto przedmiotowe wydatki zostały odpowiednio udokumentowane.

Wskazali Państwo także, że celami każdej przyszłej Akcji Promocyjnej będzie promocja marki A. oraz produktów A., która w ostatecznym rozrachunku ma przyczynić się do zwiększenia wolumenu sprzedaży produktów A. przez Spółkę na rzecz Dealerów (co ma niewątpliwy wpływ na przychody Spółki).

Jak wynika z Państwa wniosku może zdarzyć się sytuacja, w której w ramach danego wyjazdu – jako jego element – wpleciony zostanie aspekt prezentacji czy promocji marki A. lub produktów A. Przykładowo, dany wyjazd wiązać się będzie z kilkugodzinną prezentacją nowości w asortymencie produktów A. Tym niemniej, aspekt ten nie wystąpi każdorazowo.

Celem Spółki jest też to, aby wskazani przedstawiciele A. zacieśniali w ramach wyjazdów swoje relacje z Dealerami, integrowali się z nimi. Dobór pracowników następować może w trybie wyboru „najlepszych” – np. w ten sposób, że wybiera się tych pracowników, którzy „odpowiadają” za największą liczbę Dealerów-laureatów.

Jednakże wskazać należy, że kosztem uzyskania przychodu nie będzie wydatek na zakup alkoholu. Zauważyć należy, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol z zakładanym celem poprawy atmosfery między Spółką a Dealerami czy zacieśnieniem współpracy. Zdaniem Organu, wydatki na alkohol należy uznać za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Jako argument potwierdzający stanowisko Organu należy także wskazać na art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 165), który stanowi, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.

Biorąc pod uwagę powyższe uregulowania i przedstawiony opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że wydatki poniesione w związku z organizacją Akcji Promocyjnych w tym koszty nagród (poza wydatkami na alkohol) mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów. Wydatki te pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Tym samym Państwa stanowisko w tym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Kosztami uzyskania przychodów nie będą natomiast wydatki na alkohol, trudno jest doszukać się w tym przypadku związku przyczynowo – skutkowego z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła przychodu przez Spółkę.

Wobec powyższego wydatki na alkohol nie stanowią i nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

Tym samym Państwa stanowisko w tym zakresie należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

• Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
• Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).