Interpretacja indywidualna z dnia 26 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.759.2023.1.BS

Czy Wnioskodawca miał (od 7 kwietnia 2023 r.) i ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawca miał (od 7 kwietnia 2023 r.) i ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest częścią grupy międzynarodowej A. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Spółka w ramach swojej działalności gospodarczej oraz w ramach grupy A magazynuje i sprzedaje sprzęt nowy i nadwyżkowy z zakresu automatyki przemysłowej, MRO (ang. maintance, repair, operation czyli konserwacja, naprawa i dostawa), pneumatyki, ruchu, elektroniki, hydrauliki, HVAC (ang. heating, ventilation, air conditioning oznaczające ogrzewanie, wentylację i klimatyzację) i sterowania elektrycznego dla zakładów produkcyjnych i maszyn do konserwacji obiektów. Posiada również pełne możliwości naprawy na poziomie komponentów dla wszystkich przemysłowych urządzeń elektronicznych i elektrycznych. Wnioskodawca skupuje również nadwyżki sterowników przemysłowych.

Działalność gospodarcza prowadzona przez Wnioskodawcę dotyczy działalności sklasyfikowanej według następujących kodów PKD:

1)33.14.Z Naprawa i konserwacja urządzeń elektrycznych (przedmiot przeważającej działalności),

2)33.12.Z Naprawa i konserwacja maszyn,

3)96.09.Z Pozostała działalność usługowa, gdzie indziej niesklasyfikowana,

4)95.21.Z Naprawa i konserwacja elektronicznego sprzętu powszechnego użytku,

5)95.11.Z Naprawa i konserwacja komputerów i urządzeń peryferyjnych,

6)82.99.Z Pozostała działalność wspomagająca prowadzenie działalności gospodarczej, gdzie indziej niesklasyfikowana,

7)33.19.Z Naprawa i konserwacja pozostałego sprzętu i wyposażenia,

8)25.73.Z Produkcja narzędzi,

9)25.61.Z Obróbka metali i nakładanie powłok na metale,

10)25.62.Z Obróbka mechaniczna elementów metalowych,

Wnioskodawca zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę. Zatem bezpośrednio do stosunku łączącego pracodawcę i pracownika, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: „k.p.”).

Umowy o pracę, zgodnie z przepisami określonymi w k.p., wskazują miejsce świadczenia pracy jako siedziba firmy w B. Pracownicy mogą świadczyć także pracę w innych miejscach na terenie Polski lub poza granicami Polski, jeśli będzie to wynikało z potrzeb pracodawcy (Spółki).

W 2023 roku Ustawodawca zdecydował się na umiejscowienie pracy zdalnej w k.p., co zostało potwierdzone w treści ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. W odpowiedzi na te zmiany, Spółka wprowadziła Regulamin pracy zdalnej (dalej: „Regulamin”) zgodnie z obowiązującymi przepisami z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Zgodnie z Regulaminem pracodawca – Spółka dopuszcza wykonywanie pracy w formie hybrydowej, tj. częściowo w sposób zdalny z miejsca uzgodnionego przez pracownika z pracodawcą, a częściowo w miejscu siedziby Wnioskodawcy.

W stanie prawnym od 7 kwietnia 2023 r., zastosowanie do przedmiotowych umów o pracę mają również zapisy art. 67¹⁸ i następne k.p., które wprowadzają do systemu prawnego instytucję pracy zdalnej.

Pracownikami Spółki są osoby fizyczne, posiadające różne, często odrębne od siedziby Wnioskodawcy, miejsce zamieszkania. Spółka zatrudnia osoby z różnych części Polski. Pracownicy najczęściej świadczą pracę z miejsca innego niż siedziba pracodawcy.

Spółka zatrudnia w trybie:

- w pełni zdalnym – 1 pracownika;

- hybrydowym – zdalnym w 50% – 1 pracownika;

- mobilnym – 3 pracowników.

Przy czym w zakresie w jakim pracownik mobilny wykonuje stacjonarne obowiązki o charakterze biurowym, ale poza siedzibą pracodawcy, np. raporty, podsumowania, plany, wyszukiwanie klientów itp. w domu lub w innym stałym lub tymczasowym miejscu, taka praca jest uznawana za pracę zdalną.

Praca, o której mowa w niniejszym wniosku, polega w głównej mierze na wykonywaniu zadań zleconych przez Wnioskodawcę w formie zdalnej, a na jego polecenie – również w siedzibie Spółki.

Warto zwrócić uwagę na to, że wprowadzenia pracy hybrydowej niewątpliwie ma związek z przychodami Spółki. Nie jest ona bowiem ograniczona do rynku lokalnego w zakresie poszukiwania pracowników. Może zatrudniać osoby z terenu całej Polski, a incydentalnie wzywać ich do siedziby.

W związku z wykonywaniem zadań określonych w umowach o pracę na rzecz Spółki, pracownicy mają niekiedy obowiązek stawienia się w siedzibie Spółki w celu dostarczenia do naprawy części klienta, ich odebrania po naprawie, odbycia spotkania, szkolenia, świadczenia pracy bądź realizacji innych czynności z siedziby. Są to zatem stawiennictwa w celu wykonania obowiązków, których w normalnych warunkach domowych nie mogliby wykonać. Zdarzenia te odbywają się incydentalnie, w zależności od potrzeb Wnioskodawcy w określonym miesiącu. Jednocześnie mogą zdarzyć się miesiące, w których Pracownik nie będzie musiał stawić się do realizacji zadań objętych umową o pracę w siedzibie Spółki.

Spółka zapewnia pracownikom opłacane przez nią karty firmowe, z których mogą pokryć koszty transportu, oraz zwrot kosztów zakwaterowania zaistniałych ze względu na wykonywaną przez nich na rzecz Spółki pracę, wiążącą się z odbywaniem dłuższej podróży do siedziby Spółki lub innych obowiązków związanych z świadczeniem pracy. Celem ponoszenia przez Spółkę przedmiotowych kosztów będzie osiągnięcie przychodów i zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła.

Koszty będą ponoszone w celu zapewnienia realizacji zleceń na rzecz odbiorców usług Spółki, w ujęciu ogólnym (praca merytoryczna) lub w ujęciu szczególnym (praca skupiająca się na określonym projekcie). Działalność gospodarcza prowadzona przez Spółkę, niewątpliwie generuje przychód po stronie Wnioskodawcy. Te koszty pozostają zatem w ścisłym związku przyczynowo-skutkowym z interesami Wnioskodawcy i prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Wnioskodawca będzie dokonywał pokrywania kosztów przejazdu zgodnie z zapotrzebowaniem pracownika potwierdzonym odpowiednimi biletami lub fakturami transportu zbiorowego obejmującymi cenę biletu środka transportu, z uwzględnieniem posiadanej przez daną osobę ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje lub fakturami potwierdzającymi zakup paliwa. Nastąpi również powołanie do życia stosownych aktów wewnętrznych mających na celu wyeliminowanie nadużywania systemu zwrotu kosztów Pracownikowi, który w normalnych warunkach, świadcząc pracę na rzecz Spółki z jej siedziby, posiada możliwość nieutrudnionego dotarcia do miejsca pracy. Podobnie, będzie to miało miejsce w przypadku zakwaterowania w obiekcie wybranym bądź wskazanym przez Spółkę. Aby doszło do zwrotu wydatku związanego z noclegiem, obowiązkowe będzie potwierdzenie tego fakturą wystawioną na jej rzecz.

Wprowadzenie przedmiotowego modelu finansowania incydentalnych dojazdów do siedziby Spółki oraz zakwaterowania, przekłada się niewątpliwie na komfort pracowników Wnioskodawcy, bowiem nie muszą oni na własną rękę odbywać podróży do siedziby w B, z różnych miejsc w Polsce, a wydatek związany z zapewnieniem środków na transport oraz ze zwrotem kosztów zakwaterowania, pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki. Ponadto zwrot kosztów zakwaterowania oraz pokrycie kosztów dojazdu, w przypadku Wnioskodawcy, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem jako Pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej. Poza ww. zakresem należy podnieść, że Spółka nie chce przenosić na pracowników ciężaru dojazdu do jej siedziby.

Co więcej, zwrot kosztów podróży do siedziby Spółki nie będzie elementem wynagrodzenia Pracowników.

Jak już wskazano, Spółka na podstawie ustaleń wewnętrznych, w tym w szczególności z pracownikami będzie dokonywała zwrotu kosztów przez nich poniesionych.

Podróż nie będzie krajową podróżą służbową, o której mowa w art. 77⁵ k.p. w związku z tym, pracownikowi nie będą przysługiwały diety oraz zwrot kosztów za posiłki.

Ponadto należy wskazać, że przyjęty model pracy zwiększa efektywność pracowników, co przekłada się na zwiększenie ilości oraz jakości realizowanych zleceń od zewnętrznych kontrahentów.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy, zdaniem Spółki, ma bezpośredni związek z uzyskiwanymi przychodami bądź zabezpieczeniem źródła przychodów, ponieważ pracownicy zamieszkujący inne rejony Polski zjawiają się w siedzibie na wyraźne polecenie przełożonych w celu realizacji obowiązków, których w normalnych warunkach domowych – nie mogliby wykonać.

Zwrot przedmiotowych kosztów dojazdu oraz zakwaterowania, w przypadku Spółki, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem – jako pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej. Poza ww. zakresem, należy podnieść, że Spółka nie chce przenosić na rzecz pracowników ciężaru dojazdu do jej siedziby.

Ponadto, wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania nie zostaną w jakikolwiek sposób zwrócone Wnioskodawcy.

Pytanie

Czy Wnioskodawca miał (od 7 kwietnia 2023 r.) i ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 u.p.d.o.p., wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka miała prawo (od 7 kwietnia 2023 r.) i ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 u.p.d.o.p., wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przy czym definicja ta ma charakter ogólny. Na jej podstawie możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który przy racjonalnej ocenie, mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi, co podkreślają organy podatkowe. Zatem w przypadku kosztów innych niż takie, których przynależność do kosztów uzyskania przychodów ustawa wyraźnie wskazuje lub wyłącza, należy dokonać indywidualnej oceny pod kątem jego adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się, że do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć każdy taki koszt, który łącznie spełnia następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika,

- jest definitywny,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania (w tym zwiększenia), zachowania lub zabezpieczenia przychodów,

- został właściwe udokumentowany,

- nie znajduje się w katalogu wydatków z art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się na liście kosztów negatywnych, zawartej w art. 16 u.p.d.o.p.

Jednocześnie w wyroku z dnia 23 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Kr 296/09 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wskazał, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zmierzającą do stworzenia, zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów. Ponadto podniósł, że kosztami będą wydatki poniesione z zamiarem zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów tak, aby przynosiło ono przychody także w przyszłości, a sam związek wydatków z przychodami nie musi być bezpośredni.

Zatem poniesienie wydatku musi być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów – wydatek winien przynajmniej potencjalnie wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u danego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku – co zdaniem Wnioskodawcy miało miejsce. Wydatki na transport oraz zakwaterowanie pracowników mają bowiem ścisły związek z prowadzoną działalnością Spółki.

Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN (red. W. Doroszewski, sjp.pwn.pl) słowo „racjonalny” oznacza „oparty na logicznym rozumowaniu”, „kierujący się rozumem, logiką”.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 2 czerwca 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 2593/10, stwierdził, że: „Art. 15 u.p.d.o.p. nie upoważnia organów podatkowych do oceny ekonomicznej zasadności działań, które podejmuje podatnik. Brak jest podstaw do tego, żeby eliminować koszty z powodu ich nieracjonalności czy nieprzydatności. O przydatności oraz racjonalności wydatków decyduje bowiem podatnik, uwzględniając także ryzyko gospodarcze w swojej działalności”. Zatem jeśli podatnik potrafi wykazać związek między poniesionymi wydatkami a uzyskanymi przychodami, to nie jest rolą organu kwestionować racjonalność poniesienia takich wydatków.

Mając na względzie powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że wydatki na koszty podróży oraz zakwaterowania pracowników, stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Realizują one bowiem interes pracodawcy poprzez umożliwienie pracownikom wykonywania zadań, których realizacja nie jest możliwa poza siedzibą pracodawcy. Jednocześnie są to zadania narzucone pracownikom przez pracodawcę w ramach ich zakresu obowiązków, niezbędne do prawidłowego przebiegu procesów i obsługi klientów. Tym samym finansowanie kosztów podróży do siedziby Spółki oraz ewentualnego noclegu, pozwala pracownikom na równe uczestnictwo w życiu firmy Wnioskodawcy i nie prowadzi do nierówności pomiędzy pracownikami miejscowymi oraz pozamiejscowymi. Zatem przedmiotowym zdarzeniu przyszłym niewątpliwie interesem pracodawcy będzie możliwość dalszego zarobkowania – tj. uzyskiwania przychodu oraz zabezpieczenia źródła uzyskania przychodu.

Uwzględniając powyższe, stwierdzić należy, że opisana w pierwszej części wniosku podróż do siedziby Spółki, odbyta przez pracownika na co dzień pracującego poza siedzibą pracodawcy, ma niewątpliwie charakter biznesowy, związany z działalnością gospodarczą Spółki.

Wskazać należy, że również w interpretacji indywidualnej z dnia 16 sierpnia 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.269.2023.2.KW, potwierdzono zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na transport oraz zakwaterowanie pracowników spółki. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że: „Zwrot przedmiotowych kosztów dojazdu oraz zakwaterowania, w przypadku Spółki, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem - jako Pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej. W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy, iż poniesione przez Spółkę ww. wydatki niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika jednoznacznie z treści zwartych umów”.

Zatem ponoszone przez Spółkę wydatki na pokrycie lub zwrot kosztów dojazdu do siedziby Spółki oraz zakwaterowanie pracowników pozamiejscowych w sytuacji, kiedy są oni obowiązani pozostać w mieście siedziby dłużej niż jeden dzień, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.503.2019.4.NL, jak również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 9 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 1970/14.

W przytoczonym orzeczeniu stwierdzono, że zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego. Pracownik nie ma w takiej sytuacji żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu – wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych.

Wskazano również, co potwierdza argumentację Wnioskodawcy, że koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a nie w interesie pracownika.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, nie ulega wątpliwości, iż w opisanym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym Spółka może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., koszty transportu oraz zwrotu kosztów zakwaterowania pracowników na co dzień wykonujących pracę z miejsca innego niż siedziba pracodawcy, gdy stawiają się oni w siedzibie Wnioskodawcy w ramach wypełnianych przez nich zadań służbowych. Koszty te spełniają bowiem przesłanki ugruntowane przez orzecznictwo oraz doktrynę. Są definitywnie ponoszone przez Spółkę i jako niezbędne do realizacji zadań pracowniczych pozostają w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością i mają na celu zachowanie lub zabezpieczenie przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje, więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia, czy miał on prawo (od 7 kwietnia 2023 r.) i ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w złożonym wniosku Wnioskodawca wykazał związek poniesienia wydatków związanych z dojazdem, transportem oraz zakwaterowaniem pracowników z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Spółka wskazała, że bez wątpienia wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania będą pozostawać w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Wydatki opisane we wniosku, pozostają w ścisłym związku przyczynowo -skutkowym z osiąganymi przez Spółkę przychodami.

Wnioskodawca wskazał, że przyjęty model pracy zwiększa efektywność pracowników, co przekłada się na zwiększenie ilości oraz jakości realizowanych zleceń od zewnętrznych kontrahentów.

Zwrot przedmiotowych kosztów dojazdu, transportu oraz zakwaterowania, w przypadku Spółki, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem - jako Pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej.

W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy, iż poniesione przez Spółkę ww. wydatki niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika z wewnętrznych ustaleń Spółki z pracownikami.

W konsekwencji Państwa stanowisko należało zatem uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w odniesieniu do zdarzenia przyszłego stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz orzeczeń sądów administracyjnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).