Interpretacja indywidualna z dnia 16 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.269.2023.2.KW

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na transport oraz zakwaterowanie pracowników Spółki.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 maja 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na transport oraz zakwaterowanie pracowników Spółki.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 9 sierpnia 2023 r. (wpływ 9 sierpnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego, spółką kapitałową, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 z późn. zm.).

Spółka jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegająca obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Spółka jest również czynnym podatnikiem podatku VAT.

Działalność gospodarcza prowadzona przez Wnioskodawcę dotyczy działalności sklasyfikowanej według następujących kodów PKD:

1)62.01.Z Działalność związana z oprogramowaniem,

2)62.02.Z Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,

3)62.03.Z Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi,

4)62.09.Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych,

5)63.12.Z Działalność portali internetowych,

6)63.91.Z Działalność agencji informacyjnych,

7)63.99.Z Pozostała działalność usługowa w zakresie informacji, gdzie indziej niesklasyfikowana,

8)74.90.Z Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana.

Wnioskodawca zatrudnia Pracowników, w oparciu o umowę o pracę. Bezpośrednio do stosunku łączącego pracodawcę i Pracownika, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: „k.p.”).

Pracownicy zatrudnieni w Spółce świadczą pracę hybrydową, która określona jest w aktach wewnętrznych Spółki.

Umowa o pracę, zgodnie z przepisami określonymi w k.p., wskazuje miejsce świadczenia pracy jako: (…).

W związku z pracą zdalną wykonywaną przez Pracowników Wnioskodawcy, Dyrektor Zarządzający uprawniony jest do ustalania szczególnych zasad świadczenia usług poza miejscem siedziby Spółki.

Z dniem 7 kwietnia 2021 r., zarządzeniem Dyrektora Zarządzającego wprowadzono Regulamin pracy zdalnej, zmieniony zarządzeniem z dnia 7 kwietnia 2023 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy zdalnej z 7 kwietnia 2023 roku, określonego na podstawie na podstawie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Regulamin pracy zdalnej”).

Praca hybrydowa, o której mowa we Wniosku, polega w głównej mierze na wykonywaniu zadań zleconych przez Wnioskodawcę w formie zdalnej, a na jego polecenie - również w siedzibie Spółki.

W stanie prawnym od 7 kwietnia 2023 roku, zastosowanie do przedmiotowych umów o pracę będą miały również zapisy art. 67¹⁸ i następne k.p., które wprowadzają do systemu prawnego instytucję pracy zdalnej.

Pracownikami Wnioskodawcy są osoby fizyczne, posiadające różne, często odrębne od siedziby Wnioskodawcy, miejsce zamieszkania. Spółka zatrudnia osoby z różnych części Polski.

Zgodnie z Regulaminem pracy zdalnej, Pracodawca - Spółka - dopuszcza wykonywanie pracy w formie hybrydowej, tj. częściowo w sposób zdalny z miejsca uzgodnionego przez Pracownika z Pracodawcą, a częściowo w miejscu siedziby Pracodawcy.

Jak już wspomniano - Pracownicy najczęściej świadczą pracę z miejsca swojego zamieszkania. Regulamin pracy zdalnej wyróżnia dwie grupy Pracowników objętych pracą zdalną, a spośród nich wyróżnia się:

a)I grupę - należą do niej Pracownicy, którzy świadczą pracę w formule zdalnej maksymalnie do trzech dni w tygodniu;

b)II grupę - do której należą Pracownicy świadczący pracę w formule zdalnej powyżej trzech dni w tygodniu.

W związku z wykonywaniem zadań określonych w umowie o pracę na rzecz Spółki, Pracownicy mają niekiedy obowiązek stawienia się w siedzibie Spółki w celu odbycia spotkania, szkolenia, świadczenia pracy bądź realizacji innych czynności z siedziby. Zdarzenia te odbywają się incydentalnie, w zależności od potrzeb Wnioskodawcy w określonym miesiącu; mogą zdarzyć się sytuacje, w których Spółka w ogóle nie wezwie Pracownika do realizacji zadań objętych umową o pracę w siedzibie Spółki.

Spółka za pośrednictwem osób zarządzających, zawiadamia Pracowników o terminie obowiązku stawienia się w siedzibie Spółki. Wobec wystosowania polecenia, Pracownicy są zobowiązani w określonym dniu odbyć podróż i stawić się na wezwanie pracodawcy.

Wnioskodawca, na podstawie planowanego Zarządzenia (aktu wewnętrznego) Dyrektora Zarządzającego (dalej: „Zarządzenie”), planuje w pełni pokrywać koszty danej podróży Pracownika (dalej: Koszty).

W ramach kosztów podróży Pracowników zamieszkujących różne części terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, do siedziby Spółki, o których mowa powyżej, nabywane będą w szczególności bilety transportu publicznego, w tym bilety: 

• kolejowe,
• autobusowe,
• tramwajowe,
• samolotowe,

oraz pokrywane będą koszty zakwaterowania (noclegu) i dojazdu do niego (przejazd taksówką) na terenie (...), jeżeli Pracownicy zobowiązani będą do pozostania w siedzibie dłużej niż jeden dzień roboczy.

Podróż do siedziby Spółki może zająć Pracownikowi od kilku do kilkunastu godzin.

Ponadto, powyższy katalog kosztów może obejmować podróż prywatnym samochodem Pracownika, na podstawie Regulaminu oraz umowy o użytkowanie samochodu prywatnego. Zwrot kosztów dojazdu odbywałby się według stawki ustalonej za 1 km.

Spółka planuje określić szczegółowe zasady odbywania podróży do jej siedziby przez Dyrektora Zarządzającego. W szczególności, określenie stosownych aktów wewnętrznych ma na celu wyeliminowanie nadużywania systemu zwrotu kosztów Pracownikowi, który w normalnych warunkach, świadcząc pracę na rzecz Spółki z jej siedziby, posiada możliwość nieutrudnionego dotarcia do miejsca pracy.

Spółka planuje, aby przejąć na siebie pokrywanie kosztów w momencie, kiedy odległość pomiędzy miejscem zamieszkania Pracownika a siedzibą Spółki, przekroczy więcej niż 50 kilometrów.

Wnioskodawca będzie dokonywał zwrotu kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, z uwzględnieniem posiadanej przez daną osobę ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Celem ponoszenia przez Spółkę przedmiotowych kosztów będzie osiągnięcie przychodów i zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła.

Koszty będą ponoszone w celu zapewnienia realizacji zleceń na rzecz odbiorców usług Spółki, w ujęciu ogólnym (praca merytoryczna) lub w ujęciu szczególnym (praca skupiająca się na określonym projekcie). Działalność gospodarcza prowadzona przez Spółkę jako Wnioskodawcę, niewątpliwie generuje przychód po stronie Wnioskodawcy.

W aktach wewnętrznych, które organy Spółki ustalą i uchwalą będzie w istocie wskazane, że zwrot kosztów podróży do siedziby Spółki nie będzie elementem wynagrodzenia Pracowników.

Jak już wskazano, Spółka na podstawie ustaleń wewnętrznych, w tym w szczególności z pracownikami będzie dokonywała zwrotu kosztów przez nich poniesionych.

Podróż nie będzie krajową podróżą służbową, o której mowa w art. 775 k.p. w związku z tym, pracownikowi nie będą przysługiwały diety oraz zwrot kosztów za posiłki.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca wskazał, że wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania będą pozostawać w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą.

Spółka wskazała, że bez wątpienia wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania będą pozostawać w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Ponadto, pozostają one w ścisłym związku przyczynowo-skutkowym.

Spółka model pracy wdrożyła 1 marca 2021 roku zarządzeniem Dyrektora Zarządzającego.

Dopiero później Ustawodawca zdecydował się na umiejscowienie pracy zdalnej w Kodeksie pracy, co zostało potwierdzone w treści ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. W odpowiedzi na te zmiany, Spółka wprowadziła pracę zdalną zgodnie z obowiązującymi przepisami i tym samym podjęła decyzję aby zwracać określonym pracownikom koszty, które ponoszą na dojazd do siedziby w (...).

W treści Wniosku wskazano, że spółka zatrudnia pracowników z różnych części Polski. Pracownicy Spółki realizują swoje obowiązki w oparciu o umowę o pracę. Praca, o której mowa we Wniosku, polega w głównej mierze na wykonywaniu zadań zleconych przez Wnioskodawcę w formie zdalnej, a na jego polecenie - również w siedzibie Spółki.

Zatem, w pierwszej kolejności należy podnieść, że wprowadzenie przedmiotowego modelu finansowania incydentalnie dojazdów do siedziby Spółki, przekłada się niewątpliwie na komfort pracowników Wnioskodawcy, bowiem nie muszą oni na własną rękę odbywać podróży do siedziby w (...), z różnych - często odległych miejsc w Polsce, a wydatek związany ze zwrotem kosztów podróży oraz zakwaterowania, pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Drugorzędnie, wpływ wprowadzenia pracy hybrydowej, niewątpliwie ma związek z przychodami Spółki, bowiem Wnioskodawca nie jest ograniczony do rynku lokalnego w zakresie poszukiwania pracowników. Może zatrudniać osoby z terenu całej Polski, a incydentalnie wzywać ich do siedziby.

Kolejno należy podnieść, że przyjęty model pracy zwiększa efektywność pracowników, co przekłada się na zwiększenie ilości oraz jakości realizowanych zleceń od zewnętrznych kontrahentów.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy, zdaniem Spółki, ma bezpośredni związek z uzyskiwanymi przychodami bądź zabezpieczeniem źródła przychodów, ponieważ Pracownicy zamieszkujący inne rejony Polski zjawiają się w siedzibie na wyraźne polecenie przełożonych w celu realizacji obowiązków, których w normalnych warunkach domowych - nie mogliby wykonać.

Są to m.in.:

• osobiste spotkania z kontrahentami w celu określenia ich wymagań, potrzeb, uzgodnienia szczegółów związanych z realizacją usług na ich rzecz, przedstawianiu projektów i demonstracji, dbania o relacje handlowe,
• odbywanie szkoleń;
• realizowanie projektów, których nie da się wykonać w sposób zdalny, a jedynie poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie Spółki;
• przygotowywanie określonych materiałów oraz dokumentacji związanej z kontrahentami i na ich polecenie;
• osobiste spotkania z pozostałymi członkami zespołu i kierownikiem co znacząco wpływa na budowanie wzajemnych relacji zawodowych i poprawia jakość komunikacji i efektywność pracy;
• podtrzymywanie relacji z pracodawcą, wzmacnianie wzajemnego dialogu i podległości służbowej wynikającej z zatrudnienia;
• zwiększenie identyfikacji pracowników z pracodawcą, poprzez bezpośredni i osobisty kontakt w biurze.

Wnioskodawca wskazał, że w związku z epidemią COVID-19, model ten korzystnie wpłynął na rotację pracowników w siedzibie Spółki, chcąc ograniczyć rozprzestrzenianie się wirusa oraz jego negatywnych skutków.

Zwrot przedmiotowych kosztów dojazdu oraz zakwaterowania, w przypadku Spółki, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem - jako Pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej. Poza ww. zakresem, należy podnieść, że Spółka nie chce przenosić na rzecz pracowników ciężaru dojazdu do jej siedziby.

Wnioskodawca wskazał, że wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania nie zostaną w jakikolwiek sposób zwrócone Wnioskodawcy.

Wnioskodawca będzie dokonywał zwrotu kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, z uwzględnieniem posiadanej przez daną osobę ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

W przypadku samochodów osobowych będących własnością pracowników, jak wskazano w treści wniosku, zwrot kosztów dojazdu odbywałby się według stawki ustalonej za 1 km. Pracownik będzie zobowiązany potwierdzić odległość, którą przebywa z punktu A do punktu B. Jak podniesiono w treści wniosku, nastąpi również powołanie do życia stosownych aktów wewnętrznych mających na celu wyeliminowanie nadużywania systemu zwrotu kosztów Pracownikowi, który w normalnych warunkach, świadcząc pracę na rzecz Spółki z jej siedziby, posiada możliwość nieutrudnionego dotarcia do miejsca pracy. Podobnie, będzie to miało miejsce w przypadku zakwaterowania w obiekcie wybranym bądź wskazanym przez Spółkę. Aby doszło do zwrotu wydatku związanego z noclegiem, obowiązkowe będzie potwierdzenie tego fakturą wystawioną na jej rzecz.

Pytanie

Czy Spółka ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 u.p.d.o.p., wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 u.p.d.o.p., wydatki ponoszone na koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Na podstawie powyższego przepisu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., na co wskazują każdorazowo organy podatkowe, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który przy racjonalnej ocenie, mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Czynnikiem motywującym zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 23 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Kr 296/09 wskazał, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zmierzającą do stworzenia, zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów. Ponadto, w treści orzeczenia podniósł, że kosztami będą wydatki poniesione z zamiarem zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby przynosiło ono przychody także w przyszłości a sam związek wydatków z przychodami nie musi być bezpośredni.

Poniesienie wydatku musi być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów - wydatek winien przynajmniej potencjalnie wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u danego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN (red. W. Doroszewski, sjp.pwn.pl), słowo „racjonalny” oznacza «oparty na logicznym rozumowaniu», «kierujący się rozumem, logiką».

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 2 czerwca 2011 roku, sygn. akt III SA/Wa 2593/10, stwierdził, że: „Art. 15 u.p.d.o.p. nie upoważnia organów podatkowych do oceny ekonomicznej zasadności działań, które podejmuje podatnik. Brak jest podstaw do tego, żeby eliminować koszty z powodu ich nieracjonalności czy nieprzydatności. O przydatności oraz racjonalności wydatków decyduje bowiem podatnik, uwzględniając także ryzyko gospodarcze w swojej działalności”. Jeżeli zatem podatnik potrafi wykazać związek między poniesionymi wydatkami a uzyskanymi przychodami, to nie jest rolą organu kwestionować racjonalność poniesienia takich wydatków.

Mając na względzie powyższe przepisy prawa oraz ugruntowaną linię orzeczniczą, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki na koszty podróży oraz zakwaterowania, stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 3 listopada 2020 roku, sygn. akt I SA/Gd 540/20 wskazano, że: „Generalnie pracownik musi dojechać na własny koszt do miejsca wykonywania pracy (i wrócić potem do miejsca zamieszkania). Jeśli firma pokrywa mu ten koszt, organy skarbowe mogą uznać, że pracownik ma z tego korzyść majątkową. Jednakże organy podatkowe przyjmują, że zwrot takich kosztów może być uzasadniony np. wymaganą przez pracodawcę dyspozycyjnością, która może także wiązać się z obowiązkiem parkowania samochodu niedaleko miejsca zamieszkania. Odstępstwa od obowiązku samodzielnego finansowania przez pracowników kosztów dojazdu do/z pracy nie są jednak nigdzie skatalogowane, więc istnieje możliwość uwzględnienia wielu sytuacji, gdzie finansowanie kosztów dojazdu pracownikom będzie uzasadnione interesem pracodawcy”.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym, niewątpliwie interesem pracodawcy, będzie możliwość dalszego zarobkowania - tj. uzyskiwania przychodu oraz zabezpieczenia źródła uzyskania przychodu.

Obowiązek stawiennictwa pracowników w siedzibie Spółki, niewątpliwie jest realizacją interesu pracodawcy, ponieważ bez osobistego stawiennictwa pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej.

Spółka stoi na stanowisku, że finansowanie kosztów podróży do siedziby Spółki oraz ewentualnego noclegu, pozwala pracownikom na równe uczestnictwo w życiu firmy Wnioskodawcy i nie prowadzi do nierówności pomiędzy pracownikami miejscowymi oraz pozamiejscowymi.

Wnioskodawca konsekwentnie wskazuje, że to w jego interesie jako pracodawcy leży zapewnienie stałej ilości personelu, niezbędnego do świadczenia usług na rzecz finalnego klienta oraz jego bieżąca obsługa.

Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się również na liście kosztów negatywnych, zawartej w art. 16 u.p.d.o.p.

Uwzględniając powyższe stanowisko Wnioskodawcy, stwierdzić zatem należy, że opisana w pierwszej części wniosku podróż do siedziby Spółki, odbyta przez pracownika na co dzień pracującego w systemie pracy zdalnej, ma niewątpliwie charakter biznesowy, związany z działalnością gospodarczą Spółki.

Ponoszone przez Spółkę wydatki na pokrycie lub zwrot kosztów dojazdu do siedziby Spółki oraz zakwaterowanie pracowników pozamiejscowych, w sytuacji, kiedy są oni obowiązani pozostać w mieście Siedziby dłużej niż jeden dzień, przy uwzględnieniu aktów wewnętrznych Spółki, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p..

Między poniesionymi wydatkami transportu oraz incydentalnie wydatkami zakwaterowania - a osiąganym potencjalnie przez Spółkę przychodem zachodzi związek przyczynowy. Wydatki te mają bowiem umożliwić bezpośredni, inny niż praca zdalna, udział osób w czynnościach, do których wymagane jest osobiste stawiennictwo pracownika, a co w efekcie prowadzić ma do zwiększenia przez Spółkę przychodów, poprzez spełnianie zleceń finalnych odbiorców usług Spółki. 

Podobne stanowisko zaprezentował tutejszy Organ w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2020 roku, o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.503.2019.4.NL, jak również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 9 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 1970/14.

W przytoczonym orzeczeniu stwierdzono, że zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego - pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu - wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych.

Wskazano również, co potwierdza argumentację Wnioskodawcy, że koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie zaś w interesie pracownika.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje, więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel,

w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z oprogramowaniem i informatyką. Wnioskodawca zatrudnia Pracowników, w oparciu o umowę o pracę. Do stosunku łączącego pracodawcę i Pracownika, zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy. Pracownicy zatrudnieni w Spółce świadczą pracę hybrydową, która określona jest w aktach wewnętrznych Spółki. Praca hybrydowa w Spółce, polega w głównej mierze na wykonywaniu zadań zleconych przez Wnioskodawcę w formie zdalnej, a na jego polecenie - również w siedzibie Spółki.

Umowa o pracę, zgodnie z przepisami określonymi w kodeksie pracy, wskazuje miejsce świadczenia pracy jako: (…).

Pracownikami Wnioskodawcy są osoby fizyczne, posiadające różne, często odrębne od siedziby Wnioskodawcy, miejsce zamieszkania. Spółka zatrudnia osoby z różnych części Polski.

W związku z wykonywaniem zadań określonych w umowie o pracę na rzecz Spółki, Pracownicy mają niekiedy obowiązek stawienia się w siedzibie Spółki w celu odbycia spotkania, szkolenia, świadczenia pracy bądź realizacji innych czynności z siedziby. Zdarzenia te odbywają się incydentalnie, w zależności od potrzeb Wnioskodawcy.

Spółka za pośrednictwem osób zarządzających, zawiadamia Pracowników o terminie obowiązku stawienia się w siedzibie Spółki. Wobec wystosowania polecenia, pracownicy są zobowiązani w określonym dniu odbyć podróż i stawić się na wezwanie pracodawcy.

Wnioskodawca, na podstawie planowanego aktu wewnętrznego Dyrektora Zarządzającego, planuje w pełni pokrywać koszty danej podróży Pracownika.

W ramach kosztów podróży Pracowników, nabywane będą w szczególności bilety transportu publicznego, w tym bilety: kolejowe, autobusowe, tramwajowe, samolotowe, oraz pokrywane będą koszty zakwaterowania (noclegu) i dojazdu do niego (przejazd taksówką).

Powyższy katalog kosztów może obejmować podróż prywatnym samochodem Pracownika, na podstawie Regulaminu oraz umowy o użytkowanie samochodu prywatnego. Zwrot kosztów dojazdu odbywał się będzie według stawki ustalonej za 1 km.

Wnioskodawca będzie dokonywał zwrotu kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu.

W aktach wewnętrznych, które organy Spółki ustalą i uchwalą będzie w istocie wskazane, że zwrot kosztów podróży do siedziby Spółki nie będzie elementem wynagrodzenia Pracowników.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty dojazdu, transportu oraz zakwaterowania pracowników Spółki, mogą stanowić jej koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w złożonym wniosku Wnioskodawca wykazał związek poniesienia wydatków związanych z zapewnieniem miejsc noclegowych lub zakwaterowaniem pracowników z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Spółka wskazała, że bez wątpienia wydatki związane z kosztami transportu pracowników i zakwaterowania będą pozostawać w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Wydatki opisane we wniosku, pozostają w ścisłym związku przyczynowo -skutkowym z osiąganymi przez Spółkę przychodami.

Wnioskodawca wskazał, że przyjęty model pracy zwiększa efektywność pracowników, co przekłada się na zwiększenie ilości oraz jakości realizowanych zleceń od zewnętrznych kontrahentów.

Zwrot przedmiotowych kosztów dojazdu oraz zakwaterowania, w przypadku Spółki, ma bezpośredni związek z jakością świadczonych usług i jest, zdaniem Spółki, uzasadnione jej interesem - jako Pracodawcy. Bez osobistego stawiennictwa bądź obowiązku pozostania w mieście siedziby Spółki, pracownicy nie wykonywaliby powierzonych zadań, a niemożliwych do realizacji w systemie pracy zdalnej.

W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy, iż poniesione przez Spółkę ww. wydatki niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika jednoznacznie z treści zwartych umów.

W konsekwencji Państwa stanowisko należało zatem uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje i wyroki nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tutejszy organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).