Interpretacja indywidualna z dnia 8 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.250.2023.1.BJ

W zakresie ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym wydatek związany z zatrzymanym wadium (zapłata kwoty 400.000 zł na zaspokojenie roszczeń zamawiającego z tytułu zatrzymania wadium) stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy CIT

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jestprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym wydatek związany z zatrzymanym wadium (zapłata kwoty 400.000 zł na zaspokojenie roszczeń zamawiającego z tytułu zatrzymania wadium) stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka prowadzi działalność produkcyjno-handlową w branży przemysłowej. W ofercie Spółki znajdują m.in. granulaty z tworzyw sztucznych, jak i surowce do produkcji z papieru i tektury. Spółka stosuje zasady Systemu Zarządzania Jakością i kładzie duży nacisk na to, by oferowane przez nią towary oraz usługi spełniały normy jakościowe oraz wymagania klientów.

8 kwietnia 2022 r. Spółka wygrała przetarg na dostawę taśmy dla zakładu, a organizator przetargu (zamawiający) wyznaczył Spółce termin na podpisanie umowy na 10 maja 2022 r. W dniu 27 kwietnia 2022 r. Spółka została poinformowana przez dostawcę z T. (dalej jako: Dostawca) o utrudnieniach w pozyskaniu surowca do produkcji. Utrudnienia spowodowane zostały działaniami - tj. położonej na U. fabryki (głównego producenta ww. surowca). Dostawca zaznaczył, iż z uwagi na wystąpienie siły wyższej (tj. działania) nie ponosi odpowiedzialności za zaistniałą sytuację, a dodatkowo niezwłocznie podjął rozmowy z innymi producentami niezbędnego surowca. Wnioskodawca podkreśla, iż Dostawca brał czynny udział w formułowaniu oferty złożonej w przedmiotowym przetargu i znane mu były wszelkie wymagania oraz ograniczenia związane z udziałem Wnioskodawcy w przetargu, a w szczególności - terminy, do dochowania których zobowiązany byłby Wnioskodawca w razie wygrania przetargu.

Co więcej, specyfikacja warunków przedmiotowego zamówienia nie przewidywała możliwości zwrotu wadium po złożeniu oferty a przed podpisaniem umowy, a obowiązujące u zamawiającego ogólne warunki umów dostawy przewidywały możliwość powołania się na siłę wyższą jedynie w stosunku do zdarzeń, które nastąpiły już po podpisaniu umowy. Ponieważ Dostawca zgłosił wystąpienie siły wyższej po złożeniu przez Wnioskodawcę oferty, ale przed podpisaniem umowy, Wnioskodawca nie mógł skutecznie powołać się wobec Zamawiającego na wystąpienie siły wyższej.

Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej jakości produktów oraz specyficzne wymagania technologiczne, proces testowania surowca oraz wyprodukowanych przy jego użyciu towarów, był czasochłonny i nie zakończył się przed wyznaczonym przez zamawiającego ostatecznym terminem na podpisanie umowy przez Spółkę (tj. przed dniem 10 maja 2022 r.).

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, iż wartość zamówienia, jakie zostałoby objęte umową będącą przedmiotem przetargu (gdyby została ona podpisana), według oferty złożonej przez Spółkę wynosiła ok. 20 mln zł. Kary umowne przewidziane przez zamawiającego na wypadek niewykonania umowy stanowiły 10% wartości netto kontraktu, tj. ok. 2 mln zł, z zastrzeżeniem możliwości dochodzenia przez zamawiającego odszkodowania uzupełniającego w sytuacji, gdyby rzeczywiste straty przewyższały wysokość kar umownych. Z kolei w przypadku opóźniania się z usuwaniem wad przedmiotu umowy, Wnioskodawca mógłby zostać obciążony karami umownymi w wysokości 0,1% wartości netto umowy za każdy dzień opóźnienia w usuwaniu wad.

Spółka - chcąc zyskać pewność, że będzie w stanie spełnić zobowiązania przedstawione w ofercie i zapewnić odpowiednie parametry jakościowe, zgodne z wymaganiami określonymi w specyfikacji przetargowej, a także uzgodnione terminy dostaw - wystąpiła do zamawiającego o wydłużenie czasu na podpisanie umowy. Możliwość przesunięcia momentu podpisania umowy (do czasu pozyskania przez Dostawcę alternatywnego źródła zaopatrzenia oraz przeprowadzenia prób ruchowych) było przedmiotem rozmów przedstawicieli Wnioskodawcy z zamawiającym, jednakże w związku z pilnością dostawy, brakiem gwarancji uzyskania wymaganej jakości w oparciu o nowe komponenty negocjacje zakończyły się odrzuceniem propozycji Dostawcy i Spółki. Pismem z dnia 11 maja 2022 r. zamawiający poinformował, iż brak podpisania umowy przez Spółkę w wyznaczonym terminie zostaje uznany za uchylenie się od zawarcia umowy.

W konsekwencji zamawiający, w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, zatrzymał wadium wniesione przez Spółkę w formie gwarancji bankowej o wartości 400.000 zł.

Aby ograniczyć koszty związane z realizacją gwarancji bankowej Spółka wystąpiła z prośbą o możliwość uiszczenia kwoty 400.000 zł przelewem (tj. zapłatę tej kwoty celem zaspokojenia roszczeń zamawiającego z tytułu zatrzymania wadium), na co zamawiający się zgodził. W konsekwencji Spółka wpłaciła kwotę 400.000 zł na rachunek bankowy zamawiającego, a zamawiający nie skorzystał z gwarancji bankowej (stanowiącej oryginalne wadium).

Wystąpienie siły wyższej wykluczyło możliwość wystąpienia o wypłatę odszkodowania z zawartej przez Wnioskodawcę polisy.

Dodatkowo Wnioskodawca wyjaśnia, iż z dostawcą z T. współpracuje od roku 2019. W 2020 r. Spółka uzyskała tytuł autoryzowanego przedstawiciela na rynek polski w zakresie taśm przenośnikowych. Dostawca jest dużym, producentem taśm różnego rodzaju. Jego produkty są obecne w wielu krajach, a po uzyskaniu stosownych dopuszczeń wyroby są sprzedawane również na rynku polskim. Przed nawiązaniem współpracy Spółka weryfikowała wiarygodność w zakresie jakości produktów i terminowość dostaw. Dotychczasowe terminy dostawy - przed sytuacją opisaną w stanie faktycznym - nie budziły wątpliwości w tym zakresie.

Pytanie

Czy w opisanym stanie faktycznym wydatek związany z zatrzymanym wadium (zapłata kwoty 400.000 zł na zaspokojenie roszczeń zamawiającego z tytułu zatrzymania wadium) stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatek związany z zatrzymanym wadium (tj. zapłata kwoty 400.000 zł na zaspokojenie roszczeń zamawiającego z tytułu zatrzymania wadium) stanowi dla Spółki koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa CIT”).

Uzasadnienie własnego stanowiska

Kosztami uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z utrwaloną linią interpretacyjną i orzeczniczą kosztem uzyskania przychodów może być tylko taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. został on (w ostatecznym rozrachunku) pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W analizowanym stanie faktycznym wydatek związany z zatrzymanym wadium został przez Spółkę poniesiony (Spółka wpłaciła przedmiotową kwotę na rachunek bankowy zamawiającego) i nie został Spółce w żaden sposób zwrócony. Wydatek ten pozostaje też bezsprzecznie w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, gdyż przedmiot przetargu dotyczył towarów oferowanych przez Spółkę. W sytuacji, gdy zamawiający zażądał wadium, jego wniesienie jest warunkiem wzięcia udziału w przetargu, a samo uczestniczenie w przetargach jest niewątpliwie działaniem zmierzającym do osiągnięcia przychodów (w razie wygrania przetargu i zrealizowania umowy-Spółka osiągnęłaby przychód).

Jak wskazano w stanie faktycznym, Spółka przed podjęciem współpracy z Dostawcą zweryfikowała go (pod kątem jakości oferowanych produktów oraz terminowości dostaw). Dotychczas wszystkie dostawy realizowane przez Dostawcę na rzecz Spółki następowały zgodnie z ustaleniami. Spółka upewniła się również, iż Dostawca był świadomy i akceptował warunki przetargu opisanego w stanie faktycznym. Okoliczność, iż w wyniku eskalacji działań na U. producent surowca, z którego korzysta Dostawca Spółki, wstrzymał produkcję bez możliwości wznowienia, należy uznać za działanie siły wyższej, na wystąpienie której Spółka nie miała wpływu i której nie mogła zapobiec.

Po uważnym przeanalizowaniu sytuacji Spółka zdecydowała się nie podpisywać umowy z zamawiającym, gdyż - na skutek nieprzewidzianych i niemożliwych do uniknięcia okoliczności - niemożliwe stało się zagwarantowanie realizacji kontraktu na warunkach określonych w ofercie.

Biorąc bowiem pod uwagę wartość umowy będącej przedmiotem przetargu (ok. 20 mln zł) należy zauważyć, iż w razie nienależytego wykonania umowy (np. z uwagi na zastosowanie przez dostawcę surowca o niewłaściwych parametrach) Spółka zostałaby zobowiązana do zapłaty kar umownych i ewentualnego odszkodowania uzupełniającego w kwotach znacznie przekraczających wartość zatrzymanego wadium (kary umowne: 10% wartości netto umowy w razie jej niewykonania, 0,1% wartości umowy za każdy dzień opóźnienia w usuwaniu wad). Z uwagi na brak podstawy prawnej wejście w spór z zamawiającym (będącym znaczącym podmiotem na rynku, do którego swoją ofertę kieruje Spółka) mogłoby negatywnie wpłynąć na relacje handlowe Spółki i utrudnić zdobywanie kolejnych kontaktów.

Brak umieszczenia w katalogu

Zdaniem Wnioskodawcy wydatek w postaci zapłaconego i utraconego wadium nie został wymieniony w katalogu art. 16 ustawy CIT.

Ustawa CIT nie zawiera regulacji, które wprost odnosiłyby się do kwestii wadium, w szczególności - które wprost wskazywałyby, iż zatrzymane przez zamawiającego wadium nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy zatrzymanego przez zamawiającego wadium nie można uznać za straty (koszty) powstałe w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy CIT.

Należy podkreślić, iż wadium co do zasady ma charakter zwrotny (zgodnie z art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych w normalnym toku spraw zostaje ono zwrócone, zarówno uczestnikom przetargu, których oferty nie zostały wybrane, jak i zwycięzcy przetargu, który dopełnił formalności), a tym samym pełni ono funkcję gwarancyjną i zabezpiecza interes zamawiającego na wypadek, gdyby wykonawca nie realizował swoich obowiązków (w tym: odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie lub zawarcie umowy stałoby się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy). W przedstawionym stanie faktycznym Spółka występowała jako (potencjalny) wykonawca, który w razie realizacji umowy objętej przetargiem byłby uprawniony do otrzymania wynagrodzenia, a nie jego zapłaty.

Biorąc pod uwagę, iż wadium ma charakter co do zasady zwrotny i nie stanowi komponentu wynagrodzenia, należy uznać, iż wpłata wadium nie może stanowić przedpłaty, zaliczki, ani zadatku (wpłacanych przez podmiot, który ma zapłacić wynagrodzenie, a nie - je otrzymać). Oznacza to, iż art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy CIT nie obejmuje swoim zakresem wadium.

Przy analizie katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu należy rozpatrzyć również art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy CIT, zgodnie z którym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Wnioskodawca wskazuje, iż nawet przy założeniu, że zatrzymanie przez zamawiającego wadium jest zachowaniem analogicznym do potrącenia kary umownej, to kary umowne wynikające z braku realizacji umowy (tzn. inne niż z tytułu wad dostarczonych towarów czy wykonanych robót albo wynikające ze zwłoki) nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzeniem tego stanowiska są interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. pisma z dnia 5 października 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.459.2022.2.BS, z dnia 5 grudnia 2022 r. Znak: 0111-KDWB.4010.82.2022.1.AW, z dnia 8 czerwca 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.627.2021.4.MF, z dnia 28 marca 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.41.2022.1.MF, z których wynika, iż w uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji, jeżeli zapłata kary umownej za niewykonanie umowy, niezrealizowanie wolumenu zamówień czy zerwanie umowy stanowiła mniejsze obciążenie finansowe niż realizacja umowy) taki wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodów. W przedstawionym stanie faktycznym podstawą zatrzymania wadium było nawet nie tyle niewykonanie umowy, co - odmowa podpisania umowy w wyznaczonym terminie.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy opisany w stanie faktycznym wydatek związany z przedmiotowym wadium nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, a tym samym nie została wyłączona możliwość zakwalifikowania go do kosztów uzyskania przychodów.

Należyta staranność

Dodatkową przesłanką przy ocenie kwalifikowalności wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest dochowanie przez podatnika należytej staranności. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2023 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.815.2021.1.EJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał: „(...) Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika (...)”.

Jak wskazano w stanie faktycznym Spółka współpracuje z Dostawcą od kilku lat. Przed złożeniem oferty uzgodniła jej warunki z Dostawcą tak, aby zapewnić prawidłową realizację umowy na warunkach określonych w ofercie. Niezwłocznie po uzyskaniu od Dostawcy informacji o utrudnieniach w pozyskaniu surowca Spółka podjęła działania mające zapobiec obciążeniu jej dodatkowymi kosztami, przede wszystkim wystąpiła do zamawiającego z prośbą o wydłużenie czasu (z uwagi na okres testowania surowca oferowanego przez innego producenta). Dodatkowo, w sytuacji gdy zamawiający odmówił zwrotu wadium, Spółka wnioskowała o wpłatę równowartości wadium na rachunek bankowy zamawiającego, aby uniknąć przekazania przez zamawiającego informacji do banku, co mogłoby negatywnie wpłynąć na ocenę Spółki, oraz obciążenia przez bank kosztami realizacji gwarancji bankowej.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy Spółka poniosła wydatek związany z zatrzymanym wadium w związku z prowadzoną działalnością, w celu osiągnięcia przychodu (tj. wydatek poniesiony w celu wygrania przetargu, a w konsekwencji uzyskania wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy). Spółka dochowała należytej staranności i podjęła działania, aby zminimalizować straty, lecz z uwagi na nieprzewidziane okoliczności (działania na U., które w ocenie Spółki stanowią siłę wyższą) Spółka nie mogła zagwarantować realizacji umowy i nie podpisała jej w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, a w konsekwencji zamawiający zatrzymał wadium.

Tym samym spełnione są przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT i nie zachodzą okoliczności określone w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, co oznacza, że Spółka ma prawo zaliczyć przedmiotowy wydatek do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Spółkę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.