Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF

Obowiązki płatnika w związku z wypłacaniem pracownikom świadczeń z tytułu pracy zdalnej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 czerwca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z wypłacaniem pracownikom świadczeń z tytułu pracy zdalnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców KRS od 2012 r. Są Państwo częścią globalnej korporacji z siedzibą w (…), która prowadzi działalność w obszarze (…).

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 240, dalej: „Nowelizacja”), które regulują wykonywanie pracy zdalnej.

Zatrudniają Państwo na podstawie umowy o pracę w Polsce kilkaset osób, przy czym w związku z prowadzoną działalnością oraz praktykami rynkowymi zatrudnienie w ramach reżimu pracy zdalnej i telepracy w rozumieniu Kodeksu pracy jest dopuszczone. Zasady wykonywania Pracy zdalnej zostały uregulowane w stosownym regulaminie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej w (…) Sp. z o.o. z siedzibą w (…) oraz związane z tym prawa i obowiązki Pracodawcy i Pracowników.

W wyniku Nowelizacji jako pracodawca są Państwo zobowiązani do zwrotu pracownikowi kosztów Pracy zdalnej, na zasadach określonych w art. 6724 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 r. W związku z powyższym mają Państwo obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej. Zobowiązani są Państwo również przepisami Prawa pracy do pokrywania pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy zdalnej (dalej: „Koszty pracy zdalnej”). Z tego tytułu Państwa pracownikowi wykonującemu Pracę zdalną przysługuje ryczałt (dalej: „Ryczałt”), którego wysokość odpowiadać będzie przewidywanym kosztom ponoszonym przez Pracownika w związku z pracą zdalną oraz normom zużycia materiałów i narzędzi niezapewnionych przez Państwa.

Do ustalenia wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę:

1)normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,

2)średnią liczbę godzin pracy, średnie zużycie oraz średni koszt taryfy domowej w zakresie energii elektrycznej,

3)koszty usług telekomunikacyjnych.

Ryczałt, o którym mowa powyżej, wypłacany będzie Pracownikowi raz w miesiącu, w terminie wypłat wynagrodzenia. Nie będą Państwo wymagać od Pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracownika.

Praca zdalna może być wykonywana, gdy umożliwia to rodzaj pracy oraz obowiązująca u Państwa organizacja pracy, a pracownik posiada warunki lokalowe umożliwiające mu wykonywanie pracy zdalnej. Zasadniczo pracownicy będą wykonywać pracę zdalną ze swojego miejsca zamieszkania, podanego do Państwa wiadomości.

Do wykonywania pracy w sposób zdalny niezbędne jest posiadanie przez pracowników szybkiego łącza internetowego, które umożliwia efektywne wykonywanie zadań, w tym m.in. umożliwia dostęp do ogólnofirmowych zasobów oraz przeprowadzanie konferencji audiowizualnych, a także energia elektryczna. Ponadto niezbędne jest wyposażenie miejsca, z którego praca jest świadczona w odpowiedni sprzęt meblowy zapewniający zgodne z zasadami BHP warunki świadczenia pracy.

W związku ze świadczeniem pracy zdalnej pracownik może ubiegać się o przyznanie zwrotu kosztów zakupu wyposażenia miejsca do tej pracy. Zwrot kosztów wyposażenia miejsca do pracy zdalnej obejmuje zakup krzesła biurowego i/lub biurka do pracy do kwoty (…) zł i (…) zł odpowiednio. Różnica pomiędzy kosztem zakupu a kwotą (…) zł i (…) zł nie będzie refundowana. W przypadku gdy wartość wskazana na fakturze VAT lub rachunku potwierdzającym dokonany zakup, będzie mniejsza od kwoty (…) zł i (…) zł, zwrot kosztów przysługuje do wysokości kwoty określonej na fakturze lub rachunku.

Warunkiem otrzymania refundacji jest przedłożenie do Państwa akceptacji:

a)wniosku o zwrot kosztów wyposażenia miejsca do pracy zdalnej oraz

b)dowodu zakupu krzesła biurowego i/lub biurka do pracy, tj. rachunku lub faktury imiennej wystawionej na pracownika ubiegającego się o refundację, określających przedmiot zakupu, wraz z adnotacją na odwrocie dokumentu, że kwota należności z dokumentu źródłowego została uregulowana z własnych środków pracownika, a nabyty mebel stanowi jego własność.

Zwrot ww. kosztów przysługuje nie częściej niż raz na 84 miesięcy.

Jak wynika z powyższych regulacji pracownik zatrudniony przez Państwa może otrzymać refundację z tytułu zakupienia krzesła i/lub biurka do pracy oraz otrzymuje stałą refundację ryczałtową z tytułu kosztu instalacji i utrzymywania połączenia internetowego, a także energii elektrycznej, w formie ryczałtu.

Zamierzają Państwo nie uznawać kwot zwróconych pracownikowi w związku z zakupieniem przez niego krzesła i/lub biurka za przychód z tytułu umowy o pracę podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tak samo nie będą Państwo traktować wypłaconej kwoty ryczałtu z tytułu instalacji i utrzymywania połączenia internetowego, a także energii elektrycznej jako przychodu z tytułu umowy o pracę podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji nie będą Państwo pobierać od powyższych kwot, obejmujących zwrot z tytułu należności za zakupiony sprzęt biurowy oraz ryczałt z tytułu kosztów instalacji i utrzymywania połączenia internetowego, a także energii elektrycznej, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pytanie

Czy w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego [winno być: zdarzenia przyszłego – przyp. Organu], w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, działając jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, są Państwo zobligowani do uwzględnienia w ramach przeprowadzanej kalkulacji należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kwot wypłacanej zryczałtowanej refundacji z tytułu wykupionego dostępu do Internetu oraz zużytej energii elektrycznej jak i kwot wypłaconych tytułem zwrotu kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy zdalnej jak krzesło lub/i biurko niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej na zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będą Państwo zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu oraz wypłacanych kwot ryczałtowych tytułem zwrotu kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy zdalnej jak krzesło lub/i biurko Pracownikowi.

Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy. Stosownie do art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.): Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 6719 § 1 cytowanej ustawy: Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1)przy zawieraniu umowy o pracę albo

2)w trakcie zatrudnienia.

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej wymaga, co do zasady, uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 6720 § 1 tej ustawy: Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Natomiast w myśl § 4: Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1)porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2)regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 6724 § 1 Kodeksu pracy: Pracodawca jest obowiązany:

1)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3)pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;

4)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co do zasady, to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. Wynika to z art. 6724 § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego: Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 6724 § 3: W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem. Stosownie bowiem do art. 6724 § 4 Kodeksu pracy: Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl natomiast art. 6724 § 5 ww. ustawy: Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania. Stosownie do art. 6725 ustawy Kodeks pracy: Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Wypełniając postanowienia Prawa pracy:

1)dopuszczają Państwo wykonywanie przez pracowników pracy zdalnej;

2)zasady wykonywania pracy zdalnej są uregulowane w Regulaminie, który został poddany konsultacji z przedstawicielami pracowników;

3)w związku z wykonywaniem pracy zdalnej zapewniają Państwo pracownikom narzędzia niezbędne do wykonywania pracy;

4)pracownikom wykonującym pracę zdalną będą Państwo pokrywać w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;

5)wysokość ryczałtu będzie uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika;

6)zamierzają Państwo również wypłacać ryczałt na pokrycie niezbędnego wyposażenia miejsca, z którego praca jest świadczona w odpowiedni sprzęt meblowy (biurko i krzesło) zapewniający zgodne z zasadami BHP warunki świadczenia pracy.

Z Państwa ocenie, niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz cytowanych artykułów Kodeksu pracy, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy i w związku z tym nie wywołują po Państwa stronie, jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, obowiązku uwzględnienia w ramach przeprowadzanej kalkulacji należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią: Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem: Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W myśl tego artykułu: Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy: Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy: Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z kolei stosownie do art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy: Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74,148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednocześnie art. 6725 ustawy Kodeks pracy wymienia zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłatę ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu jako przychody nie stanowiące przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowo zaznaczyć należy, że w zbliżonych stanach faktycznych wydane zostały następujące interpretacje indywidualne, w których Dyrektor Krajowej informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”) potwierdził, że ekwiwalent pieniężny, m.in. za zużycie energii elektrycznej, Internetu czy kosztów zużycia sprzętu biurowego, który wypłacany jest pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, nie stanowi przychodu tego pracownika w rozumieniu ustawy o PIT: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 maja 2023 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23 stycznia 2023 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.924.2022.1.MS; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 18 lutego 2022 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 grudnia 2021 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.905.2021.1.GG; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 września 2021 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.547.2021.1.GG; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 grudnia 2020 r. nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS.

Przykładowo, w najnowszej interpretacji z 15 maja 2023 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN za prawidłowe zostało uznane stanowisko wnioskodawcy, iż jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie jest zobowiązany do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikowi przez Spółkę. We wspomnianej powyżej interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Stosownie do art. 67 ustawy Kodeks pracy: Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185). Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy” i dalej: „Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Mając na względzie powyższe, wnoszą Państwo o uznanie stanowiska za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. 1ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W myśl pkt 1 tego artykułu:

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Z kolei stosownie do art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Powzięli Państwo wątpliwość, czy działając jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, będą Państwo zobligowani do uwzględnienia w ramach przeprowadzanej kalkulacji należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych kwot wypłacanej zryczałtowanej refundacji z tytułu wykupionego dostępu do Internetu oraz zużytej energii elektrycznej jak i kwot wypłaconych tytułem zwrotu kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy zdalnej jak krzesło lub/i biurko niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej na zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy.

W związku z powyższym, należy wskazać, że ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465):

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Natomiast w myśl § 4 tego przepisu:

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1)porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2)regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 67²⁴§ 1 Kodeksu pracy:

Co do zasady, to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 67²⁴ § 3:

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

W myśl natomiast art. 67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy:

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, zarówno Ryczałt z tytułu refundacji wykupionego dostępu do Internetu oraz zużytej energii elektrycznej, jak i zwrot kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy (krzesło lub/i biurko), które zamierzają Państwo wypłacać pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będą stanowić przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie będzie ciążyć obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji należy wskazać, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tą interpretację.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).