Interpretacja indywidualna z dnia 21 lipca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS

Opodatkowanie ekwiwalentu wypłacanego pracownikom w związku z pracą zdalną.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktyczengo w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 czerwca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznychw zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („Wnioskodawczyni”, „Spółka”) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym od (...) 2002 roku. Spółka działa w obszarze wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (przeważający przedmiot działalności Spółki według PKD: 68.20.Z).

W dniu złożenia niniejszego wniosku o interpretację, Spółka zatrudnia 44 (czterdzieści cztery) osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę („Pracownicy”). W stosunku do należności wypłacanych Pracownikom, Spółka działa w charakterze płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych („PIT”). W związku z tym, Spółka jest zobligowana do uwzględnienia całego przychodu podlegającego opodatkowaniu, uzyskanego przez daną osobę (Pracownika) w danym okresie podlegającym rozliczeniu.

7 kwietnia 2023 roku weszła w życie ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, dotycząca m.in. wprowadzenia pracy zdalnej („Nowelizacja”). W związku z wejściem w życie Nowelizacji, na Spółce ciąży obowiązek:

(a)zapewnienia pracownikom, wykonującym pracę zdalną, materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

(b)zapewnienia pracownikom, wykonującym pracę zdalną, instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

(c)pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

(d)pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w odpowiednich porozumieniach, regulaminach lub poleceniach;

(e)zapewnienia pracownikom, wykonującym pracę zdalną, szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

W związku z wejściem Nowelizacji w życie, każdemu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny (w wysokości ustalonej z pracodawcą) z tytułu wykorzystywania przez pracownika, wykonującego pracę zdalną, materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W związku z wejściem Nowelizacji w życie, Spółka przyjęła regulamin pracy zdalnej („Regulamin”). Na podstawie Regulaminu Spółka dopuszcza częściowe wykonywanie przez jej pracowników pracy, określonej umowie o pracę, w formie zdalnej, w miejscu wskazanym przez danego pracownika i każdorazowo uzgodnionym ze Spółką, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość („Praca Zdalna”).

Praca Zdalna może być wykonywana przez wszystkich pracowników Spółki, z wyłączeniem wskazanych w Regulaminie grup pracowników, których stanowisko nie pozwala na wykonywanie pracy zdalnej, przy czym Regulamin określa maksymalną liczbę dni pracy zdalnej w tygodniu. Spółka zapewnia pracownikom wykonującym Pracę Zdalną sprzęt, materiały oraz urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania Pracy Zdalnej („Narzędzia Pracy Zdalnej”). Do Narzędzi Pracy Zdalnej zalicza się m.in.: sprzęt komputerowy, oprogramowanie komputerowe, pocztę elektroniczną, pocztę głosową, łączność z głównymi aplikacjami oraz inne stosowne wyposażenie uznane za niezbędne dla pracy na danym stanowisku, w tym dostęp do zasobów (baz) Spółki z uwzględnieniem przedmiotu i charakteru pracy wykonywanej przez danego pracownika. Spółka nie zapewnia ani nie pokrywa kosztów związanych z dostosowaniem stanowiska Pracy Zdalnej pracowników, obejmujących m.in.: przebudowę, umeblowanie lub oświetlenie, ani kosztów napraw lub modyfikacji przestrzeni lokalizacji Pracy Zdalnej, chyba że w indywidualnej sprawie zostanie postanowione inaczej. Narzędzia Pracy Zdalnej zapewnione pracownikom stanowią własność Spółki i podlegają zwrotowi Spółce po zakończeniu Pracy Zdalnej. Spółka zapewnia instalację oraz wsparcie techniczne przy korzystaniu pracowników z Narzędzi Pracy Zdalnej.

W zakresie zwrotu kosztów energii elektrycznej i kosztów Internetu pracownikom wykonującym Pracę Zdalną, Spółka skorzystała z przewidzianej w Nowelizacji możliwości zastąpienia obowiązku pokrycia tych kosztów miesięcznym ryczałtem, obliczonym z uwzględnieniem przewidywanych kosztów zużycia energii elektrycznej oraz Internetu, ponoszonych przez pracowników w związku ze świadczeniem Pracy Zdalnej („Ryczałt”). Ustalając wysokość Ryczałtu Spółka wzięła pod uwagę udokumentowane i uśrednione: (i) ceny rynkowe energii elektrycznej oraz normy poboru energii elektrycznej przez Narzędzia Pracy Zdalnej konsumujące energię elektryczną oraz (ii) koszty usług telekomunikacyjnych (zapewnienie Internetu o wymaganej prędkości). Pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców w zakresie łącza internetowego oraz energii elektrycznej.

Kalkulując wysokość Ryczałtu Spółka przyjęła następującą metodologię:

(1)w zakresie zwrotu kosztów energii elektrycznej: przemnożenie (a) wielkości zużycia energii elektrycznej przez godzinę pracy urządzenia dla warunków biurowych, wyrażonej w kWh; (b) średniej liczby godzin Pracy Zdalnej w miesiącu; oraz (c) średniej ceny energii elektrycznej dla liczby godzin z pkt. (b), obliczonej w oparciu o dane uzyskane od dwóch dostawców energii elektrycznej funkcjonujących na rynku;

(2)w zakresie zwrotu kosztów Internetu: średnia miesięczna cena łącza internetowego, obliczona jako suma cen zaoferowanych przez czterech dostawców funkcjonujących na rynku i podzielona przez liczbę dostawców (cztery).

Ryczałt stanowi sumę kwot (wyrażonych w PLN), o których mowa w pkt. 1. i 2. powyżej. Ryczałt jest wypłacany pracownikom co miesiąc z dołu, bez względu na to czy Praca Zdalna w danym miesiącu była wykonywana w całym maksymalnym wymiarze czasu dopuszczonym w Regulaminie czy w części maksymalnego wymiaru czasu Pracy Zdalnej.

Praca Zdalna wykonywana jest przez pracowników Spółki przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. e-mail, komunikatory). Stąd też, do wykonywania Pracy Zdalnej niezbędne jest posiadanie przez pracowników łącza internetowego, które umożliwia efektywne wykonywanie zadań, w tym m.in. umożliwia dostęp do ogólnofirmowych zasobów oraz przeprowadzanie konferencji audiowizualnych, a także energia elektryczna, zasilająca sprzęt, z którego korzystają pracownicy Spółki wykonujący Pracę Zdalną. Celem wypłacenia Ryczałtu jest wyłącznie zwrócenie pracownikom Spółki poniesionych przez nich wydatków, związanych ze świadczeniem Pracy Zdalnej, a nie wypłata dodatkowego wynagrodzenia. Kwota Ryczałtu nie przekracza kosztów poniesionych przez pracowników Spółki świadczących Pracę Zdalną.

Pytanie

Czy Wnioskodawczyni, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązana jest do obliczania, pobierania i wpłacania do organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikom?

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Wnioskodawczyni, w przedstawionym stanie faktycznym, Wnioskodawczyni, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie jest zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania do organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikom.

Zgodnie z art. 67(18) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.) („Kodeks Pracy”) w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 roku, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Zgodnie z art. 67(20) § 4 Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 roku, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Dodatkowo, na mocy art. 67(24) § 1 Kodeksu Pracy, w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 roku, pracodawca jest obowiązany:

(1)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

(2)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

(3)pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 5 zdanie drugie;

(4)zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67(24) § 4 Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r.). Zgodnie z art. 67(24) § 5 Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 roku, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Równolegle, zgodnie z art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT przychodami są, co do zasady, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Stosownie do art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przyjmuje się, że przychodami są świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Innymi słowy, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa ono aktywa tego podatnika. Oznacza to, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. Zatem świadczenia, będące zwrotem wydatków, nie generują przychodu podatkowego.

Wnioskodawczyni wskazuje, że będąc pracodawcą, ponosi koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w sytuacjach, w których jej Pracownicy świadczą pracę z biura Wnioskodawczyni. Z kolei, w przypadku świadczenia Pracy Zdalnej, koszty te obciążają Pracowników. Stąd też, w celu pokrycia Pracownikom kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania Pracy Zdalnej, Pracownikom przysługuje Ryczałt wypłacany przez Spółkę. Kwota Ryczałtu uwzględnia normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

W związku z powyższym, Ryczałt ma formę zwrotu wydatków za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne, których Spółka nie zapewnia Pracownikowi w przypadku Pracy Zdalnej. Ryczałt ma na celu wyrównanie kosztów ponoszonych przez Pracowników związanych z Pracą Zdalną, nie zaś zwiększenie aktywów Pracowników. Świadczy o tym m.in. sposób kalkulacji Ryczałtu. Kwota Ryczałtu jest ustalana w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Wnioskodawczyni podkreśla, że na gruncie art. 67(24) § 4 Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023roku, wysokość kwoty ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Odniesienie do przewidywanych kosztów uzasadnia przyjęcie metodologii kalkulacji Ryczałtu w oparciu o: (a) normy zużycia energii elektrycznej oraz (b) koszty usług telekomunikacyjnych.

Wnioskodawczyni wskazuje, że w przypadku pracy zdalnej, Nowelizacja zobowiązuje pracodawców do pokrycia kosztów energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (zob. art. 67(24) § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 roku, stanowiący, że „pracodawca zobowiązany jest (…) pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”).

Innymi słowy, w przypadku świadczenia pracy zdalnej przez Pracowników Spółki, Spółka nie ma możliwości niepokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, gdyż z samego faktu wykonywania pracy zdalnej wynika konieczność zużywania przez Pracowników zarówno energii elektrycznej, jak również korzystania z usług telekomunikacyjnych. Bez tych dwóch komponentów świadczenie pracy zdalnej przez Pracowników na rzecz Spółki byłoby niemożliwe.

Jednocześnie, z uwagi na respektowanie zasady równego traktowania wszystkich Pracowników, oraz brak możliwości wpływu Spółki na wysokość opłat za energię elektryczną i wysokość kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez Pracowników, wysokość Ryczałtu jest uśredniona, jednakowa dla każdego Pracownika. W przypadku Pracy Zdalnej Pracownicy wykorzystują energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne ze swoich zasobów, ale na cele Wnioskodawczyni, w związku ze świadczeniem Pracy Zdalnej. Wykorzystanie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych z zasobów Pracowników pozwala Pracownikom na wykonywanie obowiązków pracowniczych na rzecz Spółki. W związku z tym, ponoszone przez Pracowników koszty usług telekomunikacyjnych i energii elektrycznej, są świadczeniem ponoszonym przez Pracowników w interesie Wnioskodawczyni, jako pracodawcy.

W związku z powyższym, Ryczałt stanowi sposób rozliczenia przez Spółkę, jako pracodawcę, kosztów pracy zdalnej obciążających Pracowników, co do którego obowiązek Spółki został uregulowany w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

W ocenie Spółki, Ryczałt ma charakter kompensacyjny, a nie przysparzający, a w konsekwencji powinien być neutralny podatkowo dla Pracowników Spółki. Powyższe znajduje także potwierdzenie w literalnym brzmieniu art. 67(25) Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 roku, zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

Spółka wskazuje, że w zbliżonych stanach faktycznych wydane zostały następujące interpretacje indywidualne, w których Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że ryczałt (ekwiwalent pieniężny), m.in. za zużycie energii elektrycznej, Internetu czy kosztów zużycia sprzętu biurowego, który wypłacany jest pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, nie stanowi przychodu tego pracownika w rozumieniu ustawy o PIT:

–interpretacja z 12 maja 2023 roku, nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN;

–interpretacja z 23 stycznia 2023 roku nr 0113-KDIPT2-3.4011.924.2022.1.MS;

–interpretacja z 18 lutego 2022 roku nr 0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM;

–interpretacja z 14 grudnia 2021 roku nr 0113-KDIPT2-3.4011.905.2021.1.GG;

–interpretacja z 3 września 2021 roku nr 0113-KDIPT2-3.4011.547.2021.1.GG;

–interpretacja z 15 grudnia 2020 roku nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS.

Wnioskodawczyni ma świadomość, że większość powołanych powyżej interpretacji indywidualnych nie dotyczy pracy zdalnej w rozumieniu Kodeksu Pracy po Nowelizacji, ale pracy zdalnej w rozumieniu ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: „Ustawa COVID”). Wnioskodawczyni wskazuje jednak, że Ustawa COVID, podobnie jak Kodeks Pracy po Nowelizacji, również przewiduje możliwość wykonywania przez pracownika pracy poza miejscem jej stałego wykonywania tylko - w odróżnieniu od Kodeksu Pracy po Nowelizacji - tymczasowo tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Podsumowując, mając na uwadze zwłaszcza kompensacyjny charakter Ryczałtu oraz literalne brzmienie art. 67(25) Kodeksu Pracy w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 kwietnia 2023 roku, Ryczałt wypłacany przez Spółkę nie stanowi przychodu Pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT.

Mając na względzie fakt, że Ryczałt wypłacany przez Spółkę Pracownikom nie stanowi przychodu w rozumieniu Ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu Pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT, na Spółce nie ciąży obowiązek obliczania, pobierania i wpłacania organowi podatkowemu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu Ryczałtu wypłacanego Pracownikom przez Spółkę.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Na podstawie przepisu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na mocy art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Tak szeroko zdefiniowane pojęcie przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, że zatrudniacie Państwo 44 osoby na podstawie umowy o pracę. W stosunku do należności wypłacanych Pracownikom, działacie w charakterze płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku z tym, jesteście Państwo zobligowani do uwzględnienia całego przychodu podlegającego opodatkowaniu, uzyskanego przez daną osobę (Pracownika) w danym okresie podlegającym rozliczeniu.

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, dotyczącej m.in. wprowadzenia pracy zdalnej,

Przyjęliście Państwo regulamin pracy zdalnej („Regulamin”). Na jego podstawie dopuściliście Państwo częściowe wykonywanie pracy przez pracowników, określonej umowie o pracę, w formie zdalnej („Praca Zdalna”).

Zapewniliście Państwo pracownikom wykonującym Pracę Zdalną sprzęt, materiały oraz urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania Pracy Zdalnej („Narzędzia Pracy Zdalnej”).

W zakresie zwrotu kosztów energii elektrycznej i kosztów Internetu pracownikom wykonującym Pracę Zdalną, skorzystaliście Państwo z przewidzianej w Nowelizacji możliwości zastąpienia obowiązku pokrycia tych kosztów miesięcznym ryczałtem, obliczonym z uwzględnieniem przewidywanych kosztów zużycia energii elektrycznej oraz Internetu, ponoszonych przez pracowników w związku ze świadczeniem Pracy Zdalnej („Ryczałt”).

Pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców w zakresie łącza internetowego oraz energii elektrycznej. Ryczałt jest wypłacany pracownikom co miesiąc z dołu.

Celem wypłacenia Ryczałtu jest wyłącznie zwrócenie pracownikom poniesionych przez nich wydatków, związanych ze świadczeniem Pracy Zdalnej, a nie wypłata dodatkowego wynagrodzenia. Kwota Ryczałtu nie przekracza kosztów poniesionych przez pracowników Spółki świadczących Pracę Zdalną.

Powzięliście Państwo wątpliwość, czy w związku z wypłatą ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów wykonywanej przez Państwa pracowników pracy zdalnej wprowadzonej ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) będą na Państwu ciążyły obowiązki płatnika związane z odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Zgodnie z art. 67²⁰ § 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak stanowi art. 67²⁰ § 3 ww. ustawy:

Na mocy art. 67²⁰ § 4 tej ustawy:

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1)porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2)regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Co do zasady to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie jest także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Na mocy art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy:

Jak wynika, z art. 67²⁴ § 3 ww. ustawy:

Obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu albo wypłaty wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego może zostać również zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.

Stosownie do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

Natomiast, w myśl art. 67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Stosownie zaś do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy:

Zatem, otrzymane przez pracownika ww. świadczenia w związku z wykonywaną pracą zdalną nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, nie będzie stanowił dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Z uwagi na przedmiot wniosku i treść sformułowanego pytania, przedmiotem niniejszej interpretacji są wyłącznie obowiązki płatnika odnośnie Ryczałtu wypłacanego Pracowników, a w konsekwencji nie dokonano oceny prawidłowości przyjętej kalkulacji/metodologii obliczania Ryczałtu wypłacanego Pracownikom.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie wydania interpretacji.

Powołane w treści wniosku interpretacje indywidualne nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości Państwa stanowiska. Nie negując tych rozstrzygnięć, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego wyjaśniam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację. Co więcej, rozstrzygnięcia w nich dokonane nie są rozbieżne z tym rozstrzygnięciem.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

•Zgodnie z art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

•Zgodnie z art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Macie Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).