Interpretacja indywidualna z dnia 7 lipca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.258.2023.1.AWY

Uznanie uzgodnień zawartych w umowach z kontrahentami za uzgodnienia w rozumieniu art. 29a ust. 13 ustawy, w związku z czym prawo do obniżenia podstawy opodatkowania powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania uzgodnień zawartych w umowach z kontrahentami za uzgodnienia w rozumieniu art. 29a ust. 13 ustawy, w związku z czym prawo do obniżenia podstawy opodatkowania powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) to spółka prawa handlowego, której głównym przedmiotem działalności jest działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi (62.03.Z), działalność związana z oprogramowaniem (62.01.Z) oraz działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki (62.02.Z). W ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej Spółka zawiera umowy o świadczenie usług informatycznych, na podstawie których świadczy ona kompleksowe usługi w zakresie dostępu do sieci bezprzewodowej, nadzorowania ruchu sieciowego, konfiguracji niezbędnych w tym zakresie urządzeń, konfiguracji sieci oraz aktualizacji sieci lub urządzeń i niezbędnego oprogramowania zabezpieczającego, zarządzenie i obsługa infrastruktury sieciowej i biurowej, a także usługi monitoringu ruchu sieciowego oraz infrastruktury sieciowej.

W związku ze świadczonymi usługami Wnioskodawca co miesiąc wystawia faktury zgodne z ustaleniami umownymi oraz spełniające warunki określone w art. 106e i n. ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”). Faktury takie - zgodnie z postanowieniami umowy oraz art. 106n ustawy o VAT - wysyłane są kontrahentom co do zasady w formie elektronicznej.

Jednocześnie umowy zawierane z kontrahentami zawierają postanowienia, na mocy których Wnioskodawca jest zobowiązany po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego przedstawiać kontrahentom protokół odbioru dotyczący świadczonych usług w miesiącu poprzedzającym obejmującym dany protokół odbioru (dalej: „Protokół”). Protokół taki obejmuje w szczególności czynności wykonane przez Wnioskodawcę w danym okresie rozliczeniowym. Protokół zawiera informacje o rodzaju usługi świadczonej w ramach umowy, wycenie usługi oraz sposobu ustalania ceny danej usługi. Wycena usługi może mieć charakter stały bądź być uzależniona od liczby osób w organizacji (tj. ilości osób zatrudnianych przez danego kontrahenta). Kontrahenci mają na podstawie umowy prawo do żądania wyjaśnienia treści protokołu oraz usuwania znajdujących się w nim nieprawidłowości. W przypadku zmiany danych cenotwórczych (w szczególności liczby osób zatrudnianych przez kontrahentów) wskazany powyżej Protokół może zawierać nieprawidłowości, a po stronie Wnioskodawcy może wystąpić konieczność skorygowania podstawy opodatkowania wykazanej na fakturze. Korekty takie mogą przyjmować zarówno charakter korekt in plus oraz in minus.

Mając na uwadze ten fakt, dynamiczne zmiany po stronie kontrahentów oraz usprawnienie procesów wewnętrznych i organizacji pracy, Wnioskodawca zamierza zawierać w umowach z kontrahentami postanowienia, na mocy których będzie on uprawniony do dokonywania korekt, bez konieczności dodatkowego uzgodnienia treści korekty z danym kontrahentem, po zaistnieniu okoliczności objętych uzgodnieniem w treści umowy. Postanowienia umowne będą w szczególności regulować warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczenia usług określonych w fakturze wystawianej za dany okres rozliczeniowy. Jednocześnie, w celu dochowania należytej staranności i zachowania poprawności dokumentacji Wnioskodawca zamierza zamieszczać na fakturach korygujących wystawianych po zmodyfikowaniu bądź zawarciu nowych umów sformułowanie „wystawienie niniejszej korekty stanowi uzgodnienie dla potrzeb stosowania przepisu art. 29a ust. 13 ustawy o VAT i wynika z zapisów umowy zawartej przez strony wskazane w treści niniejszej faktury”.

W związku z powyższym uzgodnienie i udokumentowanie uzgodnienia treści faktury korygującej in minus będzie odbywało się między stronami już na etapie umowy, zaś faktury będą wystawiane w sposób zautomatyzowany, po zaistnieniu okoliczności faktycznych określonych w treści uzgodnienia bez podejmowania dodatkowych ustaleń między stronami umowy. W zamierzeniu Wnioskodawcy rozwiązanie takie ma w sposób znaczący usprawnić przebieg procesów księgowania i dokumentowania świadczonych usług, a jednocześnie pozwoli na zachowanie przejrzystości rozliczeń.

Pytanie

Czy wystarczającym jest, aby uznać za uzgodnienie w rozumieniu art. 29a ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług udokumentowanie treści uzgodnienia w umowie między Wnioskodawcą a jego kontrahentami zgodnie dla uznania, że Wnioskodawcy prawo do obniżenia podstawy opodatkowania powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona została faktura korygująca w przypadku spełnienia warunków uzgodnienia przed jej wystawieniem?

Państwa stanowisko w sprawie

Podsumowując wskazać należy, że Wnioskodawca dokonując i dokumentując uzgodnienie w sposób wskazany w stanie faktycznym spełnia warunki przewidziane dla takiego uzgodnienia wynikające z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Wnioskodawca będzie uprawniony zatem do obniżenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi On fakturę korygującą w związku ze spełnieniem tym samym przesłanek określonych we wskazanym powyżej przepisie. Pozostałe warunki uprawniające do obniżenia podstawy opodatkowania określonej w wystawionej fakturze (pierwotnej) zostaną spełnione bowiem już wcześniej. Uzgodnienie i udokumentowanie warunków korekty będzie miało miejsce już w umowie bądź aneksie do umowy zawieranej z danym kontrahentem, natomiast spełnienie się warunków uzgodnienia związane będzie z zaistnieniem okoliczności faktycznych następujących w wyniku wykonywania umowy.

Odpowiedź: Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”) podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby prawnej, fizycznej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, która nie stanowi dostawy towarów.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku.

Jednocześnie zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek wystawienia faktury korygującej w przypadku gdy podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie.

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5 ustawy o VAT, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Przy czym art. 29a ust. 10 ustawy o VAT w sposób szczegółowy określa, jakie warunki muszą zostać spełnione w przypadku faktur korygujących in minus i w jakim okresie powinny być one rozliczane. Zgodnie ze wskazanym przepisem „obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.”

Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w swoim obecnym brzmieniu został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2020.2419) [dalej: „SLIM VAT”]. Z powyższego wynika, że podatnik (tu: Wnioskodawca) będzie miał prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego już w momencie wystawienia faktury korygującej, przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

• uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,
• spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,
• posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,
• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Podkreślenia na tym etapie wymaga, że ani ustawa o VAT, ani SLIM VAT nie zawierają szczegółowych przepisów określających, jaki charakter ma przyjmować uzgodnienie, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, a które ma kluczowe znaczenie dla momentu ujęcia korekty in minus dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Wyjaśnienia w tym zakresie przedstawione zostały jednak przez Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach podatkowych z dnia 23 kwietnia 2021 roku w zakresie pakietu rozwiązań „SLIM VAT” oraz wybranych rozwiązań doprecyzowujących niektóre konstrukcje VAT wprowadzonych ustawą z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2419) [dalej: „Objaśnienia”].

Jak wskazane zostało w Objaśnieniach: „Przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności.” i dalej: „Tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia, np. ze względu na przyznany mu w ustalonych warunkach rabat. Przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tego typu przypadkach uzgodnienie stanowi wspomniany fakt przystąpienia do czynności stanowiący wyraz zgody na treść dokumentu. Do uzgodnienia warunków umowy może dojść ponadto w trakcie trwania współpracy między stronami. Przedsiębiorcy mogą zawierać różnego rodzaju aneksy do umów, porozumienia lub tworzyć inne dokumenty stosowane powszechnie w obrocie handlowym (w tym stanowiące wyraz przenikania do krajowego systemu prawnego instytucji mających źródło w obcych porządkach, np. letters of understanding), skutkiem których jest obniżenie wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej.”

W świetle treści przepisów art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, treści Objaśnień oraz przedstawionego stanu faktycznego, zdaniem Wnioskodawcy będzie miał on prawo do obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w fakturze z wykazanym podatkiem VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą, ponieważ będzie to ostatni z warunków, który wymaga spełnienia w celu rozliczenia korekty in minus w danym okresie. Wnioskodawca - jak było to już wskazane uprzednio - zamierza zawierać w umowach zapisy, które w sposób precyzyjny będą określały kiedy przysługuje mu prawo do wystawienia faktury korygującej, przy czym jednocześnie zapisy te będą stanowiły, że w przypadku zaistnienia takich zdarzeń, kontrahent Wnioskodawcy (usługobiorca) godzi się na wystawienie takiej faktury korygującej. Powyższe oznacza, że warunki niezbędne do obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie faktury korygującej spełniane będą w następującej kolejności:

1)udokumentowanie uzgodnienia w umowie bądź aneksie do umowy z danym kontrahentem, gdzie wskazane zostaną warunki obniżenia podstawy opodatkowania (uzgodnienie i jego udokumentowanie będą objęte jedną czynnością faktyczną i prawną),

2)zaistnienie sytuacji faktycznej skutkującej spełnieniem warunków uzgodnienia,

3)wystawienie faktury korygującej przez Wnioskodawcę w związku z zaistnieniem sytuacji faktycznej wymagającej wystawienia korekty.

Z powyższego wynika, że ostatnim z warunków wymagającym spełnienia dla obniżenia podstawy opodatkowania zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT będzie wystawienie faktury korygującej przez Wnioskodawcę. Podkreślić też należy - tak jak zostało to wskazane w opisie stanu faktycznego - że dla zachowania przejrzystości dokumentacji, Wnioskodawca zamierza na każdej fakturze korygującej wystawianej w sposób opisany w niniejszym wniosku dodawać zapis „wystawienie niniejszej korekty stanowi uzgodnienie dla potrzeb stosowania przepisu art. 29a ust. 13 ustawy o VAT i wynika z zapisów umowy zawartej przez strony wskazane w treści niniejszej faktury”. Powyższe pozwoli na prostą identyfikację faktur korygujących wystawianych w sposób opisany we wniosku i potwierdzenia spełnienia warunków uzgodnienia oraz podstawy do obniżenia podstawy opodatkowania w danym okresie rozliczeniowym. Jednocześnie - jak wskazane zostało we wcześniej przytoczonej treści Objaśnień - ustawa o VAT nie wyłącza w żaden sposób możliwości wcześniejszego uzgodnienia między stronami (tj. uzgodnienia na przyszłość) możliwości obniżenia podstawy opodatkowania określonej w wystawionej fakturze, w przypadku gdy spełnione zostaną warunki uzgodnienia. Jak wprost zostało wskazane w Objaśnieniach: „Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności.”

Stanowisko takie Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych. Przykładowo wskazać należy na interpretacje indywidualną z dnia 27 października 2021 roku, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.624.2021.1.AS, w której podkreślono, że „Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności. Uzgodnieniem tym może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia, np. ze względu na przyznany mu w ustalonych warunkach rabat. Przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji.”

W innej interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2021 roku, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.682.2021.4.WH Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wprost wskazywał, że za uzgodnienie może zostać sama umowa zawarta z danym kontrahentem: „uzgodnieniem warunków zmieniających podstawę opodatkowania jest zawarta z Kupującymi umowa oraz przesyłane arkusze kalkulacyjne, a za spełnienie warunków korekty należy uznać brak uwag ze strony Kupujących na przesłany e-mail z arkuszem kalkulacyjnym co jest przyjętą przez Strony formą akceptacji korekt.”

Stanowisko zawarte w Objaśnieniach znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 16 marca 2022 roku, sygn. I SA/Łd 927/21: „Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności. Tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia, np. ze względu na przyznany mu w ustalonych warunkach rabat. Przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tego typu przypadkach uzgodnienie stanowi wspomniany fakt przystąpienia do czynności stanowiący wyraz zgody na treść dokumentu. Spełnienie warunków oznacza zatem ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę obniżenia wynagrodzenia.”

W świetle powyższych stanowisk, tak ustawodawcy jak i organów podatkowych należy stwierdzić, że:

• ustawodawca nie przewidział szczególnej formy uzgodnienia obniżenia podstawy opodatkowania,
• uzgodnienie może być udokumentowane w dowolnej formie, w tym umowie, aneksie do umowy bądź jakikolwiek inny sposób pozwalający na odtworzenie woli stron,
• możliwe jest dokonanie i udokumentowanie uzgodnienia na przyszłość, przy jednoczesnym określeniu warunków w jakich następować będzie obniżenie podstawy opodatkowania przez dostawcę towarów bądź usług.

Mając to na uwadze, podkreślić należy, że w przypadku dokonania uzgodnień w sposób określony powyżej oraz spełnienia się warunków uzgodnienia, podatnik uprawniony będzie do obniżenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona została faktura korygująca, dokumentująca fakt ziszczenia się warunków uzgodnienia.

Podsumowując wskazać należy, że Wnioskodawca dokonując i dokumentując uzgodnienie w sposób wskazanym w stanie faktycznym warunki przewidziane dla takiego uzgodnienia wynikające z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Wnioskodawca będzie uprawniony zatem do obniżenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi On fakturę korygującą w związku ze spełnieniem tym samym przesłanek określonych we wskazanym powyżej przepisie. Pozostałe warunki uprawniające do obniżenia podstawy opodatkowania określonej w wystawionej fakturze (pierwotnej) zostaną spełnione bowiem już wcześniej. Uzgodnienie i udokumentowanie warunków korekty będzie miało miejsce już w umowie bądź aneksie do umowy zawieranej z danym kontrahentem, natomiast spełnienie się warunków uzgodnienia związane będzie z zaistnieniem okoliczności faktycznych następujących w wyniku wykonywania umowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

W świetle art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 29a ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy:

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy:

Z wyżej wskazanych przepisów wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Z uregulowań zawartych w art. 29a ust. 13 w zw. z art. 29a ust. 14 ustawy wynika natomiast, że podatnik będzie miał prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego już za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą przy łącznym spełnieniu warunków:

• uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,
• spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,
• posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. z dokumentacji wynika, że nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia), z dokumentacji wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego,
• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Należy zauważyć, że przepis art. 29a ust. 13 ustawy nakłada na podatnika obowiązek spełnienia się uzgodnionych warunków. Powiązanie korekty bowiem wyłącznie z faktem uzgodnienia jest niewystarczające dla precyzji zapisu. Spełnienie warunków oznacza ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę obniżenia wynagrodzenia możliwe do udokumentowania. Jest to bowiem podyktowane różnorodnością sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym. Ponadto podatnik zobowiązany jest posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków. W przypadku braku dokumentacji na moment wystawienia faktury korygującej, podatnik może skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny dopiero w okresie, w którym dokumentację uzyska.

Jak już wskazywano, obniżenie podstawy opodatkowania jest możliwe w momencie wystawienia faktury korygującej pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru/usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostarczanych towarów/świadczonych usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Oznacza to, że podatnik nie musi oczekiwać na potwierdzenie odbioru faktury korygującej, aby obniżyć podstawę opodatkowania, natomiast przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami.

Przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności.

Spełnienie warunków oznacza ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę obniżenia podstawy opodatkowania. W wielu wypadkach, zawierając uzgodnienie strony nie precyzują wprost zdarzenia, które uzasadnia dokonanie korekty. Podobnie jak w przypadku samego „uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku” również fakt ich spełnienia może być stwierdzony w sposób dorozumiany.

W zależności od przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub VAT należnego może być zarówno korespondencja mailowa, aneks do umowy, albo inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie warunków transakcji, w tym potwierdzenie dokonania nabywcy zwrotu zapłaty lub kompensaty skorygowanej wartości transakcji.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność związaną z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi, działalność związaną z oprogramowaniem oraz działalność związaną z doradztwem w zakresie informatyki. Zawierają Państwo umowy, na podstawie których świadczą Państwo usługi informatyczne. W związku ze świadczonymi usługami wystawiają Państwo co miesiąc faktury wysyłane kontrahentom co do zasady w formie elektronicznej.

Umowy zawierane z kontrahentami zawierają postanowienia, na mocy których są Państwo zobowiązani po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego przedstawiać kontrahentom Protokół odbioru dotyczący świadczonych usług w miesiącu poprzedzającym obejmującym dany protokół odbioru. Kontrahenci na podstawie umowy mają prawo do żądania wyjaśnienia treści Protokołu oraz usuwania znajdujących się w nim nieprawidłowości.

Jak wskazali Państwo w opisie sprawy, w związku z prowadzoną działalnością mogą zdarzyć się sytuacje, kiedy wystawiony przez Państwa Protokół, dotyczący świadczonych w poprzednim miesiącu usług, będzie zawierać nieprawidłowości, w związku z czym konieczne będzie wystawienie faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania wykazaną na fakturze.

Zamierzają Państwo zawierać w umowach z kontrahentami postanowienia, które będą regulować warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczenia usług określonych w fakturze wystawianej za dany okres rozliczeniowy. Na mocy tych postanowień będą Państwo uprawnieni do dokonywania korekt, bez konieczności dodatkowego uzgodnienia treści korekty z danym kontrahentem.

Jak Państwo wskazali, uzgodnienie i udokumentowanie treści faktury korygującej in minus będzie odbywało się między stronami już na etapie umowy, zaś faktury będą wystawiane w sposób zautomatyzowany, po zaistnieniu okoliczności faktycznych określonych w treści uzgodnienia bez podejmowania dodatkowych ustaleń między stronami umowy.

Państwa wątpliwości dotyczą uznania, czy ww. udokumentowanie treści uzgodnienia w umowie stanowi uzgodnienie, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy, wystarczające dla uznania, że prawo do obniżenia podstawy opodatkowania powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona została faktura korygująca, w przypadku spełnienia warunków uzgodnienia przed jej wystawieniem.

W odniesieniu do powyższego należy wskazać, że uregulowanie zawarte w art. 29a ust. 13 ustawy umożliwia podatnikowi dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania już w momencie wystawienia faktury korygującej pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług, określone w fakturze korygującej i faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy podatnik nie posiada dokumentacji w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za ten okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Zatem przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami, a nie tylko samo wystawienie faktury. Zasadnicze znaczenie dla obniżenia podstawy opodatkowania ma dokumentacja potwierdzająca, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji. Ustawodawca nie sprecyzował katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, żaden przepis nie określa specjalnej formy wymaganych dokumentów. Wobec tego dokumentacja może być prowadzona w dowolnej formie. Uzgodnienie transakcji powinno wynikać w szczególności z warunków handlowych i przyjętych zwyczajów we współpracy między kontrahentami.

Jak Państwo wskazali, umowy zawierane z kontrahentami będą regulować warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczonych przez Państwa usług. Po zaistnieniu okoliczności objętych uzgodnieniem w treści umowy, będą Państwo uprawnieni do dokonywania korekt, bez konieczności dodatkowego uzgodnienia treści korekty z danym kontrahentem.

Należy zatem uznać, że postanowienia zawarte w treści umów z kontrahentami potwierdzają uzgodnienie z kontrahentami warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla świadczonych usług określonych w fakturze korygującej. Wystawienie faktury korygującej jest konsekwencją uprzednich udokumentowanych w umowie uzgodnień pomiędzy stronami.

Podsumowując, w analizowanej sprawie umowy zawierane z kontrahentami będą zawierać uzgodnienia regulujące warunki obniżenia podstawy opodatkowania świadczonych usług, zatem należy uznać, że stanowić będą dokumentację, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy. Posiadanie tej dokumentacji uprawnia Państwa do obniżenia podstawy opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, przy założeniu spełnienia warunków uzgodnienia przed jej wystawieniem.

Państwa stanowisko należało więc uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazujemy, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym opisanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).