Interpretacja indywidualna z dnia 16 marca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.650.2022.2.KO

Obniżenie podstawy opodatkowania w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Interpretacja indywidualna –

stanowisko w części prawidłowe, w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w kwestii czy dokumenty przyporządkowane do wymienionych sytuacji w punktach 1-5, 7-11, 13-23 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, który by uprawniał Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej jest prawidłowe, a w zakresie sytuacji w punktach 6 i 12 jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 sierpnia 2022 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w kwestii czy dokumenty przyporządkowane do wymienionych sytuacji w punktach 1-23 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, który by uprawniał Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Pismem z 25 stycznia 2023 r. (data wpływu 30 stycznia 2023 r.) uzupełniono wniosek w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, w której ramach świadczy m.in. ... Powyższe usługi i dostawy towarów dotyczą m.in. … i są świadczone przez Spółkę na podstawie umów leasingu zawieranych z klientami będącymi m.in. spółkami, przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą oraz rolnikami ryczałtowymi.

W ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej mogą zdarzyć się sytuacje, które wymagają od Spółki wystawienia faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania z tytułu realizowanych dostaw towarów i świadczenia usług, jak również kwoty należnego podatku VAT.

Faktury korygujące mogą być wystawione z powodów takich jak np. zmiany podstawy opodatkowania dla leasingu finansowego na skutek szkody całkowitej leasingowanego sprzętu, zmiany kursów walut lub stóp procentowych, skrócenie okresu leasingu, uznanie reklamacji, czy zmiana podstawy opodatkowania na skutek czynności wskazanych w umowie z klientem.

Spółka wystawia faktury korygujące zarówno w formie pisemnej, które wysyłane są z wykorzystaniem poczty i kurierów, jak i w formie elektronicznej, wysyłając je drogą mailową lub udostępniając je na portalu klienta w zależności od wybranej przez klienta preferowanej formy otrzymywania faktur.

Obecnie Spółka rozważa wprowadzenie zmian do stosowanych procedur, planując dokonywanie zmniejszenia podatku należnego w momencie wystawienia faktur korygujących w sytuacjach, gdy doszło do spełnienia przesłanek, o których mowa w art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, tzn. zawarcia uzgodnień pomiędzy Wnioskodawcą a klientem oraz ich odpowiedniego udokumentowania. Niniejszym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej objęte są wyłącznie faktury korygujące dotyczące sprzedaży krajowej towarów i usług, które nie zostały wymienione w art. 29a ust. 15 Ustawy o VAT.

Na skutek przewidywanych zmian planowane jest stworzenie zasad dokumentowania uzgodnień umożliwiających obniżenie podstawy opodatkowania na gruncie Ustawy o VAT po wystawieniu faktury korygującej do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług, jak i faktur zaliczkowych.

Dla celów potwierdzenia warunków udokumentowania uzgodnień, Spółka planuje uzyskiwać wskazaną poniżej dokumentację dla poszczególnych zdarzeń przyszłych:

1. Zgłoszenie reklamacyjne uznane przez Wnioskodawcę w całości - Spółka po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego od klienta akceptuje je w całości, a następnie informuje klienta o uznaniu reklamacji w całości oraz wystawia fakturę korygującą zmniejszającą wartość pozycji objętych reklamacją, dostosowując kwoty wynikające z faktur do stanu uwzględniającego przyjęte żądania reklamacyjne. W przypadku uwzględnienia reklamacji korygowane są także opłaty dodatkowe bezpośrednio związane z opłatami objętymi reklamacją, których wysokość ulega zmianie zgodnie z Ogólnymi warunkami umowy leasingu (dalej: „OWUL”) operacyjnego lub finansowego w przypadku zmian wartości objętych reklamacją. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- zgłoszenie reklamacyjne klienta,

- odpowiedź Wnioskodawcy do klienta wskazująca uznanie reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych,

- umowa leasingowa wraz z OWUL operacyjnego lub finansowego.

2. Zgłoszenie reklamacyjne uznane częściowo przez Wnioskodawcę - Spółka po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego od klienta akceptuje je częściowo, a następnie informuje klienta o częściowym uznaniu reklamacji oraz wystawia fakturę korygującą zmniejszającą wartość pozycji objętych reklamacją, dostosowując kwoty wynikające z faktur do stanu uwzględniającego przyjęte częściowo żądania reklamacyjne. W przypadku uwzględnienia reklamacji korygowane są także opłaty dodatkowe bezpośrednio związane z opłatami objętymi reklamacją, których wysokość ulega zmianie zgodnie z OWUL operacyjnego lub finansowego w przypadku zmian wartości objętych reklamacją. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- zgłoszenie reklamacyjne klienta,

- odpowiedź Wnioskodawcy do klienta wskazująca uznanie częściowe reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych,

- umowa leasingowa wraz z OWUL operacyjnego lub finansowego.

3. Odstąpienie od sprzedaży towaru na stronie internetowej - Wnioskodawca dokonuje sprzedaży towarów z wykorzystaniem strony internetowej, na której klienci kupują wystawione przez nią towary, akceptując regulamin sprzedaży. W regulaminie Wnioskodawca wskazuje, że kupujący musi dokonać odbioru towaru w wyznaczonym czasie od zakupu po upłynięciu, którego dochodzi do odstąpienia od umowy sprzedaży. Następnie w przypadku braku odbioru towaru w wyznaczonym regulaminowo czasie skutkującego odstąpieniem od umowy sprzedaży Wnioskodawca wystawia faktury korygujące do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych bądź faktur sprzedaży. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia ma być:

- regulamin sprzedaży wraz z logami systemu informatycznego potwierdzającymi jego akceptację.

4. Odstąpienie od sprzedaży towaru na postawie zamówienia mailowego - Wnioskodawca dokonuje sprzedaży towaru na podstawie zamówienia mailowego, warunkując przyjęcie zamówienia akceptacją regulaminu sprzedaży. W regulaminie Wnioskodawca wskazuje, że kupujący musi dokonać odbioru towaru w wyznaczonym czasie, po upłynięciu którego dochodzi do odstąpienia od umowy sprzedaży. Następnie w przypadku braku odbioru towaru w wyznaczonym regulaminowo czasie, skutkującego odstąpieniem od umowy sprzedaży, Wnioskodawca wystawia faktury korygujące do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych bądź faktur sprzedaży. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- regulamin sprzedaży,

- korespondencja mailowa potwierdzająca akceptację warunków sprzedaży.

5. Rozwiązanie umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza przedmiotu leasingu - Podpisując umowę leasingu, leasingobiorca akceptuje OWUL operacyjnego lub finansowego, wskazujące czas, w którym dostawca musi dokonać dostawy przedmiotu leasingu. W sytuacji braku dostawy przez dostawcę bądź odmowy jego odbioru przez leasingobiorcę w wyznaczonym czasie dochodzi do automatycznego rozwiązania umowy leasingu. W przypadku rozwiązania umowy z tego powodu Wnioskodawca koryguje faktury dotyczące tej umowy leasingu zgodnie z warunkami OWUL. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL operacyjnego lub finansowego.

6. Zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu - Podpisując umowę leasingu, leasingobiorca może dokonać przelewu na Wnioskodawcę wcześniej zapłaconej do dostawcy kwoty poprzez przelew wierzytelności. Jednocześnie leasingobiorca będzie akceptował OWUL finansowego, wskazujące, że w przypadku rozwiązania umowy leasingu wierzytelność jest zwracana automatycznie leasingobiorcy. W przypadku rozwiązania umowy Wnioskodawca będzie korygować faktury zaliczkowe, związane z rozwiązaną umową w związku z dokonaniem zwrotu płatności poprzez automatyczny przelew zwrotny wierzytelności na podstawie OWUL finansowego. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego.

7. Rozwiązanie umowy leasingu finansowego, gdy leasingobiorca nie reguluje płatności – W przypadku braku uiszczania przez klienta płatności wynikających z umowy leasingu w terminie, Wnioskodawca wysyła leasingobiorcy zgodnie z OWUL finansowego wezwanie z dodatkowym terminem zapłaty. Zgodnie z OWUL finansowego, w przypadku nieuiszczenia opłaty w dodatkowym terminie, umowa może ulec rozwiązaniu na postawie zapisu o treści: „Jeśli Leasingobiorca dopuszcza się zwłoki w zapłacie którejkolwiek opłaty leasingowej w ustalonym terminie, Leasingodawca nalicza mu odsetki. Nalicza je w wysokości maksymalnych odsetek ustawowych za opóźnienie. Kiedy Leasingodawca wyznaczy Leasingobiorcy dodatkowy termin zapłaty zaległej opłaty i odsetek, a on go nie dotrzyma, Leasingodawca może rozwiązać Umowę leasingu ze skutkiem natychmiastowym”. Następnie, w przypadku rozwiązania umowy, Wnioskodawca koryguje fakturę sprzedaży przedmiotu leasingu finansowego, uwzględniając dyskonto pozostałych rat i kapitału do spłaty, która jest obliczana według zasad wskazanych w OWUL finansowego. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- wezwanie do zapłaty z wyznaczonym dodatkowym terminem zapłaty.

 8. Rozwiązanie lub skrócenie umowy leasingu finansowego w przypadku porozumienia stron - Leasingobiorca może wystąpić do Wnioskodawcy z wnioskiem o wcześniejsze zakończenie umowy leasingu finansowego bądź zmiany warunków umowy skracającej okres leasingu. W przypadku akceptacji wniosku strony podpisują porozumienie lub aneks określające warunki wcześniejszego rozwiązania umowy lub zmiany warunków umowy. Po podpisaniu porozumienia wystawiana jest faktura korygująca wartość faktury sprzedaży przedmiotu leasingu, uwzględniając dyskonto pozostałych rat i kapitału do spłaty, która jest obliczana według zasad wskazanych w OWUL finansowego. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- porozumienie lub aneks o wcześniejszym zakończeniu umowy.

 9. Rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadku szkody całkowitej przedmiotu leasingu - Przedmiot leasingu może ulec szkodzie całkowitej skutkującej rozwiązaniem umowy leasingowej na dzień zaistnienia szkody zgodnie z OWUL finansowego. O zaistnieniu szkody Wnioskodawca dowiaduje się poprzez otrzymanie informacji od leasingobiorcy bądź ubezpieczyciela. Po rozwiązaniu umowy Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość faktury sprzedaży przedmiotu leasingu, uwzględniając dyskonto pozostałych rat i kapitału do spłaty zgodnie z OWUL finansowego. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- otrzymana informacja o zaistnieniu szkody całkowitej.

10.Faktury wystawione po szkodzie przedmiotu leasingu dla umowy leasingu operacyjnego - Przedmiot leasingu może ulec szkodzie całkowitej skutkującej rozwiązaniem umowy leasingowej na dzień zaistnienia szkody zgodnie z OWUL operacyjnego. O zaistnieniu szkody Wnioskodawca dowiaduje się poprzez otrzymanie informacji od leasingobiorcy bądź ubezpieczyciela. W sytuacji otrzymania informacji z opóźnieniem konieczne jest skorygowanie faktur dokumentujących czynsze leasingowe, które były wymagalne już po dacie szkody a tym samym po dacie rozwiązania umowy zgodnie z OWUL operacyjnego. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL operacyjnego,

- otrzymana przez Wnioskodawcę informacja o zaistnieniu szkody całkowitej.

11.Korekta wartości pojazdu zgodnie z warunkami umowy - Wnioskodawca zawarł umowę o współpracy z profesjonalną spółką zajmującą się sprzedażą pojazdów używanych. Wnioskodawca zgodnie z zawartą umową dokonuje sprzedaży pojazdów do kontrahenta według ich wartości rynkowej wynikającej z dokonanej wyceny, a kontrahent dokonuje starań ich sprzedaży do podmiotów trzecich. W ramach prowadzonych działań sprzedażowych kontrahent ponosi koszty marketingowe zachęcające potencjalnych kupców do zakupu pojazdów oraz ponosi koszty ich utrzymania do czasu sprzedaży. Sama sprzedaż może się odbyć także po cenie niższej niż wynikającej z wystawionej przez Wnioskodawcę faktury, jeżeli proces ich sprzedaży trwa dłużej niż przyjęły strony. Następnie, po dokonaniu sprzedaży pojazdu do podmiotu trzeciego przez kontrahenta przesyła on do Wnioskodawcy informacje o poniesionych kosztach marketingowych, kosztach utrzymania oraz ewentualnych kwotach sprzedaży uzyskanych poniżej pierwotnie przyjętej wyceny, a Wnioskodawca zobowiązany jest zgodnie z umową do wystawienia po zakończeniu okresu rozliczeniowego, faktury korygującej zmniejszającej wartość pierwotnej faktury o wyżej wymienione koszty oraz o różnicę pomiędzy pierwotnie przyjętą wyceną i kwotą faktycznej sprzedaży do podmiotu trzeciego z tytułu obniżenia ceny pierwotnej sprzedaży. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa zawarta z kontrahentem,

- informacje o wysokości kwot podlegających korekcie otrzymanych od kontrahenta.

12.Terminowe zakończenie umowy leasingu finansowego - Wnioskodawca zawierając umowę leasingu finansowego z leasingobiorcą wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż środka trwałego będącego przedmiotem leasingu, uwzględniając przyszłe odsetki oraz kursy walut aktualne w danym momencie jednak ulegające w przyszłości zmianom na skutek m.in. zmian stóp procentowych czy kursów walut, które wpływają na wysokość należnych zobowiązań wynikających z umowy leasingu oraz OWUL finansowego. Po zakończeniu umowy leasingu finansowego Wnioskodawca uwzględnia te różnice poprzez odpowiednio zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego wynikłego z faktury pierwotnej poprzez wystawienie faktury korygującej. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego.

13.Sprzedaż krajowa korygowana w przypadku potwierdzenia wywozu towaru poza granicę Polski - Wnioskodawca zawiera transakcje sprzedaży towarów, ustalając z klientem w formie pisemnej bądź mailowej warunki zgodnie z którymi wystawia fakturę sprzedaży dokumentującą sprzedaż krajową, a po otrzymaniu dokumentów wywozowych potwierdzających wywóz towarów, koryguje fakturę pierwotną tak by dokumentowała eksport towarów bądź WDT. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- dokumenty potwierdzające wywóz towarów,

- ustalenia warunków dokumentacji skutkującej wystawieniem faktury korygującej w formie pisemnej bądź elektronicznej.

14.Pomyłki Wnioskodawcy - Wnioskodawca wystawiając faktury dotyczące zawartych umów leasingowych może przez pomyłkę wystawić fakturę na kwotę inną niż wynikającą z umowy, bądź może wystawić fakturę z tytułu opłaty, która nie jest należna. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość sprzedaży do wartości wynikającej z umowy, a następnie wysyła informację do klienta o zaistnieniu błędu i wystawieniu faktury korygującej, w formie maila, SMS, bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

15.Pomyłki Wnioskodawcy po otrzymaniu wniosku od klienta - Wnioskodawca otrzymuje wnioski, w których klient wnioskuje o wyświadczenie usługi dodatkowej jak przykładowo wysyłka kurierska dokumentów do niego. Na skutek pomyłki, Wnioskodawca może naliczyć opłaty niezgodnie z wnioskiem, przykładowo wystawiając opłatę za wysyłkę kilkukrotnie mimo otrzymania wniosku dotyczącego dokonania jednej wysyłki dokumentów. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość opłat naliczonych do kwoty wynikającej z otrzymanego wniosku. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- wniosek otrzymany od klienta,

- informacja wysłana do klienta o błędzie na wystawionej fakturze.

16.Faktura zaliczkowa na błędną kwotę - Wnioskodawca, wystawiając faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymaną zaliczkę, może wystawić pomyłkowo fakturę zaliczkową dokumentującą kwotę inną niż rzeczywiście otrzymana. Wnioskodawca w takiej sytuacji wystawia fakturę korygującą błędną kwotę zaliczki, wysyłając o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- potwierdzenie otrzymania przelewu,

- informacja wysłana do klienta o błędzie na wystawionej fakturze zaliczkowej i wystawieniu faktury korygującej.

17.Refaktura podatku od środków transportowych po zawyżeniu podatku - Wnioskodawca jako właściciel przedmiotu leasingu jest podatnikiem podatku od środków transportowych i wystawia na leasingobiorcę fakturę dokumentującą poniesiony koszt podatku zgodnie z OWUL operacyjnego. Po wystawieniu faktur może się okazać, że podatek został wykazany w złej wysokości na skutek błędnej klasyfikacji pojazdu, w związku z czym Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą, dostosowując wartość sprzedaży do kwoty podatku wynikającej ze skorygowanej deklaracji oraz wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- dowód rejestracyjny, karta pojazdu lub inne dokumenty, poświadczające błędną klasyfikację pojazdu,

- informacja wysłana do klienta o błędnej wysokości refaktury podatku od środków transportowych i wystawieniu faktury korygującej.

18.Zmiany w okresie leasingu na wniosek klienta - Wnioskodawca otrzymuje wnioski, w których klient wnioskuje o zmianę okresu leasingu. Może dojść do sytuacji w której pomimo akceptacji wniosku i wysłania potwierdzenia akceptacji wniosku do klienta pomyłkowo będą wystawiane dalej faktury dokumentujące czynsze leasingowe według starego harmonogramu. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia faktury korygujące zmniejszające wartość faktur pierwotnie wystawionych do wartości wynikającej z nowego harmonogramu. Dodatkowo, Wnioskodawca wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- wniosek otrzymany od klienta dotyczący zmiany okresu leasingu,

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

19.Błędnie zastosowana stawka VAT - Wnioskodawca wystawiając faktury może przez swój błąd lub błąd dostawcy, którego towar/usługę Wnioskodawca refakturuje na klienta wykazać VAT o wyższej stawce niż prawidłowa. Wnioskodawca wtedy wystawia fakturę korygującą zastosowaną stawkę VAT oraz wysyła o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia ma być następujący dokument:

- informacja wysłana do klienta o zastosowaniu błędnej stawki VAT i wystawieniu faktury korygującej.

20.Zbyt późne wystawienie faktury walutowej - Umowa leasingowa w walucie obcej oraz OWUL finansowego lub operacyjnego zawarte z leasingobiorcą wskazują terminy znane leasingobiorcy będące terminem zapłaty poszczególnych płatności. Wnioskodawca może wystawić fakturę z opóźnieniem, stosując kurs walutowy na dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury zamiast znany leasingobiorcy dzień roboczy poprzedzający termin płatności. Wnioskodawca wystawia wtedy fakturę korygującą zastosowany kurs walutowy oraz wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingowa,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędnie zastosowanym kursie walutowym i wystawieniu faktury korygującej.

21.Błędnie wystawione opłaty z tytułu późnego uruchomienia umowy - Zgodnie z umową leasingu oraz OWUL finansowego lub operacyjnego leasingobiorca musi podpisać protokół zdawczo-odbiorczy w wyznaczonym czasie co prowadzi do uruchomienia umowy leasingu, a w przypadku opóźnienia w jego podpisaniu Wnioskodawca nalicza opłatę według zasad wynikających z umowy leasingu oraz OWUL. Zdarzają się jednak sytuacje gdy na skutek błędu Wnioskodawca z opóźnieniem uruchamia umowę, nienależnie naliczając opłatę z tytułu opóźnienia uruchomienia umowy. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą do zera bądź do wysokości opłaty wynikającej z rzeczywistego opóźnienia oraz wysyła o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingowa,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędnie naliczonej opłacie z tytułu późnego uruchomienia umowy i wystawieniu faktury korygującej.

22.Zmiana strony umowy leasingu - Wnioskodawca oraz leasingobiorca mogą podpisać aneks do umowy leasingu zmieniający podmiot będący leasingobiorcą. Na skutek błędu Wnioskodawca może wystawić za okres już po zmianie leasingobiorcy faktury leasingowe wskazujące jako nabywcę pierwotnego leasingobiorcę. Na skutek tego błędu leasingobiorca wystawia fakturę korygującą do zera na pierwotnego leasingobiorcę oraz wystawia nową fakturę na nowego leasingobiorcę. Dodatkowo Wnioskodawca wysyła informacje o błędzie i wystawieniu faktury korygującej do pierwotnego leasingobiorcy, w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być następujące dokumenty:

- aneks umowy leasingu zmieniający leasingobiorcę bądź porozumienie o tożsamym skutku.

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

23.Korekta podatku od środków transportowych lub podatku od nieruchomości po wcześniejszym zakończeniu umowy - Wnioskodawca jako właściciel przedmiotu leasingu jest podatnikiem podatku od środków transportowych oraz podatku od nieruchomości i wystawia na leasingobiorcę faktury dokumentujące wykazany w deklaracji podatek zgodnie z OWUL operacyjnego. Strony mogą zakończyć wcześniej umowę leasingową na wniosek leasingobiorcy. Wcześniejsze zakończenie umowy powoduje, że Wnioskodawca koryguje fakturę dotyczącą podatku, zmniejszając ją o wartość podatku zapłaconego za okres po zakończeniu umowy leasingu jako nienależny w związku z przepisami podatkowymi, które wskazują na przejście obowiązków podatkowych z leasingodawcy na leasingobiorcę po sprzedaży środka trwałego na skutek zakończeniu umowy leasingu. Dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- OWUL operacyjnego,

- wniosek o wcześniejsze zakończenie umowy leasingu wraz z podpisanym porozumieniem lub aneksem.

24.Uzgodnienia mailowe - Wnioskodawca może ustalić zmianę warunków transakcji bądź stwierdzić błąd skutkujący koniecznością korekty wystawionej faktury poprzez korespondencję mailową z klientem. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą zgodnie z ustaleniami mailowymi. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- korespondencja mailowa z klientem, w której dokonano ustaleń pomiędzy stronami.

25.Nagranie rozmowy telefonicznej - Wnioskodawca może dokonywać ustaleń z klientem za pomocą rozmowy telefonicznej prowadzonej przez uprawnionego pracownika, która jest nagrywana. Następnie Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą zgodnie z ustaleniami zawartymi podczas rozmowy telefonicznej. Podczas rozmowy telefonicznej Wnioskodawca może uzyskać także potwierdzenie, że klient otrzymał wystawioną wcześniej fakturę korygującą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- nagranie rozmowy telefonicznej potwierdzającej dokonanie ustaleń pomiędzy stronami bądź otrzymanie faktury korygującej przez klienta.

26.Notatka z rozmowy - Wnioskodawca może dokonywać ustaleń z klientem z wykorzystaniem rozmowy telefonicznej bądź ustnej prowadzonej poprzez uprawnionego pracownika, bądź handlowca współpracującego z Wnioskodawcą, która nie jest nagrywana. W takiej sytuacji pracownik bądź handlowiec dokonujący ustaleń w imieniu Wnioskodawcy przygotowuje notatkę wskazującą szczegóły zawartych ustaleń. Następnie Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą zgodnie z ustaleniami zawartymi podczas rozmowy. Podczas rozmowy Wnioskodawca może uzyskać także potwierdzenie, że klient otrzymał wystawioną wcześniej fakturę korygującą. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- notatka z rozmowy potwierdzającej dokonanie ustaleń pomiędzy stronami bądź potwierdzającej otrzymanie faktury korygującej przez klienta.

27.Potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą - Wnioskodawca może wysłać klientowi w wiadomości mailowej fakturę korygującą w wersji elektronicznej. Klient może potwierdzić otrzymanie faktury poprzez bezpośrednie wskazanie w odpowiedzi, że otrzymał fakturę bądź poprzez odpowiedź na maila zawierającego fakturę, co wskazuje, że faktura została przez niego otrzymana. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- mail od klienta, w którym wskazuje otrzymanie faktury bądź jakikolwiek mail udzielony w odpowiedzi na wysłaną wiadomość z fakturą korygującą.

28.Potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy - Wnioskodawca może wysłać klientowi w wiadomości mailowej link do pobrania z serwerów Wnioskodawcy faktury korygującej w wersji elektronicznej. W przypadku pobrania faktury korygującej Wnioskodawca w swoich logach systemowych posiada informacje o pobraniu faktury korygującej. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- logi systemowe potwierdzające pobranie faktury korygującej z przesłanego linka.

29.Zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta - Wnioskodawca może udostępnić klientowi fakturę korygującą na portalu klienta. Klient po zalogowaniu może pobrać fakturę korygującą, co Wnioskodawca może sprawdzić w logach portalu klienta. Dokumentacją którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być następujący dokument:

- logi systemowe potwierdzające pobranie faktury korygującej z portalu klienta.

30.Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera - Wnioskodawca może wysłać klientowi fakturę korygującą z wykorzystaniem poczty bądź wysyłki kurierskiej. Wnioskodawca może sprawdzić otrzymanie faktury korygującej na zwrotnym potwierdzeniu odbioru podpisanym przez klienta bądź jego pracownika, na stronie poczty/kuriera poprzez wpisanie na niej numeru przesyłki i wyświetlenia historii listu/paczki wskazującej, że została ona odebrana. Dokumentami potwierdzającymi może być każdy poniższy dokument z osobna:

- zwrotne potwierdzenie odbioru podpisane przez klienta, jego pracownika, bądź inną osobę odpowiedzialną za odbiór poczty w siedzibie klienta.

- faktura korygująca podpisana przez klienta bądź pracownika klienta,

- zapisana historia listu na stronie poczty wskazująca, że został on odebrany,

- zapisana historia paczki na stronie kuriera wskazująca, że została ona odebrana.

Pismem z 25 stycznia 2023 r. uzupełniono opis zdarzenia przyszłego następująco.

Pytanie 1 „Czy formy uzgodnień, o których mowa w pkt od 24 do 30 wniosku (np. uzgodnienia mailowe, nagrania rozmowy telefonicznej, notatka z rozmowy, potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą, potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy, zapoznanie się z fakturą korygującą poprzez portal klienta, potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź kuriera) oraz sposób ich dokumentowania wskazane w pkt od 24 do 30 wniosku są stosowane w sytuacjach wymagających korekty opisanych w pkt od 1 do 23?”

Formy uzgodnień, o których mowa w pkt 24 do 30 wniosku są stosowane w sytuacjach wymagających korekty opisanych w pkt 1 do 23 w następujący sposób:

1) uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30) dla n/w przypadków:

- zgłoszenie reklamacyjne uznane przez Wnioskodawcę w całości (pkt 1)

- zgłoszenie reklamacyjne uznane częściowo przez Wnioskodawcę (pkt 2)

- rozwiązanie umowy leasingu finansowego, gdy leasingobiorca nie reguluje płatności (pkt 7)

- faktury wystawione po szkodzie przedmiotu leasingu dla umowy leasingu operacyjnego (pkt 10)

- terminowe zakończenie umowy leasingu finansowego (pkt 12)

- pomyłki Wnioskodawcy (pkt 14)

- pomyłki Wnioskodawcy po otrzymaniu wniosku od klienta (pkt 15)

- refaktura podatku od środków transportowych po zawyżeniu podatku (pkt 17)

- zmiany w okresie leasingu na wniosek klienta (pkt 18)

- zmiana strony umowy leasingu (pkt 22)

- korekta podatku od środków transportowych lub podatku od nieruchomości po wcześniejszym zakończeniu umowy (pkt 23)

2) uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30) dla n/w przypadków:

- rozwiązanie umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza przedmiotu leasingu (pkt 5)

- zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu (pkt 6)

- rozwiązanie lub skrócenie umowy leasingu finansowego w przypadku porozumienia stron (pkt 8)

- rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadku szkody całkowitej przedmiotu leasingu (pkt 9)

- korekta wartości pojazdu zgodnie z warunkami umowy (pkt 11)

- faktura zaliczkowa na błędną kwotę (pkt 16)

- błędnie zastosowana stawka VAT (pkt 19)

- zbyt późne wystawienie faktury walutowej (pkt 20)

- błędnie wystawione opłaty z tytułu późnego uruchomienia umowy (pkt 21)

Wnioskodawca wskazuje ponadto, że w przypadku:

- odstąpienia od sprzedaży towaru na stronie internetowej (pkt 3) dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia ma być regulamin sprzedaży wraz z logami systemu informatycznego potwierdzającymi jego akceptację.

- odstąpienia od sprzedaży towaru na postawie zamówienia mailowego (pkt 4) dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie regulamin sprzedaży oraz korespondencja mailowa potwierdzająca akceptację warunków sprzedaży.

Pytanie 2 w zakresie pkt. 3 „Odstąpienie od sprzedaży towaru na stronie internetowej”

- jakie dokumenty potwierdzają brak odbioru towaru przez nabywcę?

Brak odbioru towaru przez nabywcę znajduje swoje odzwierciedlenie w systemie Wnioskodawcy. Oferta w przypadku odstąpienia od sprzedaży (co ma miejsce w przypadku braku odnotowania wpłaty od klienta oraz upływu wyznaczonego terminu do odbioru towaru) zostaje anulowana przez Wnioskodawcę w systemie. To Wnioskodawca podejmuje decyzję o tym, kiedy oferta zostaje anulowana. Przed anulowaniem oferty Wnioskodawca kontaktuje się z klientem w sposób telefoniczny, a w przypadku braku takiej możliwości mailowo. Wnioskodawca wyznacza klientowi kilka dodatkowych dni na odbiór towaru. Po ich upływie oferta w sposób wskazany powyżej zostaje anulowana.

- czy i w jaki sposób w regulaminie sprzedaży zostały uregulowane warunki zwrotu zaliczki w przypadku braku dokonania dostawy w związku z odstąpieniem od umowy sprzedaży?

W regulaminie nie określono sposobu zwrotu zaliczki w takim przypadku.

Pytanie 3 w zakresie pkt 4 „Odstąpienie od sprzedaży towaru na podstawie zamówienia mailowego”

- jakie dokumenty potwierdzają brak odbioru towaru przez nabywcę?

Wnioskodawca nie posiada dokumentów. Praktyka w przypadku sprzedaży towaru na podstawie zamówień mailowych wygląda natomiast następująco:

Wnioskodawca po zakończeniu aukcji wysyła do klienta maila z informacją o udzieleniu przybicia. W wiadomości jest informacja jaki sprzęt/pojazd został wylicytowany, jaka jest kwota sprzedaży netto, numer konta do wpłaty. Wnioskodawca kontroluje czas od udzielenia przybicia. Jeśli minie regulaminowy czas Wnioskodawca kontaktuje się telefonicznie z klientem i wyznacza kilka dodatkowych dni na odbiór, informując jednocześnie, że jeśli klient nie dotrzyma terminu jego oferta zostanie anulowana. Jeśli klient w wyznaczonym terminie nie dokona odbioru, oferta klienta zostaje wycofana.

Pytanie 4 w zakresie pkt 5 „Rozwiązanie umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza sprzętu”

- jakie dokumenty potwierdzają brak dostawy przez dostawcę towaru bądź odmowę jego odbioru przez nabywcę?

Jeśli w dacie ważności umowy nie zostanie dostarczony sprzęt to umowa rozwiązuje się zgodnie z OWUL. Zgodnie z OWUL umowa leasingu rozwiązuje się w konkretnych przypadkach m.in. będzie to gdy Dostawca:

- odmawia dostawy,

- nie odpowiada w ciągu miesiąca od kontaktu w sprawie zamówienia sprzętu,

- opóźnia się z dostarczeniem sprzętu o więcej niż miesiąc - w przypadku leasingu, finansowego / nie dostarcza sprzętu w ciągu 6 miesięcy od dnia podpisania umowy - w przypadku leasingu operacyjnego,

- nie dostarcza w terminie określonym przez Wnioskodawcę jako leasingodawcę dokumentów, które potwierdzają, że przeszło na niego prawo własności sprzętu.

Kontakt z Dostawcą ma Doradca Wnioskodawcy, czyli podmiot lub osoba fizyczna posiadająca pełnomocnictwo Wnioskodawcy do zawierania umów leasingu i procesująca te umowy w systemie. Jeśli zachodzą przesłanki do rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, Doradca informuje o tym Wnioskodawcę.

Nabywca jest zobowiązany do odbioru sprzętu w uzgodnionym miejscu i terminie. Dokumentem potwierdzającym odbiór towaru przez nabywcę jest protokół zdawczo-odbiorczy, który musi być przez niego podpisany. Protokół zdawczo-odbiorczy jest integralną częścią umowy leasingu. W praktyce brak takiego dokumentu oznacza dla Wnioskodawcy, że nabywca odmawia odbioru towaru.

- czy i w jaki sposób w umowie zostały uregulowane warunki zwrotu zaliczki w przypadku braku dokonania dostawy towaru bądź jego odmowy jego odbioru w związku z rozwiązaniem umowy?

W umowie oraz w OWUL nie zostały uregulowane warunki zwrotu zaliczki w przypadku braku dokonania dostawy towaru bądź jego odmowy jego odbioru w związku z rozwiązaniem umowy.

Pytanie 5 w zakresie pkt 6 „Zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu”

- jaka jest przyczyna zwrotu wierzytelności?

Przyczyną zwrotu wierzytelności jest rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadkach określonych w OWUL. Zgodnie z OWUL umowa leasingu rozwiązuje się konkretnych przypadkach m.in. będzie to gdy Dostawca:

- odmawia dostawy,

- nie odpowiada w ciągu miesiąca od kontaktu w sprawie zamówienia sprzętu,

- opóźnia się z dostarczeniem sprzętu o więcej niż miesiąc,

- nie dostarcza w terminie określonym przez Wnioskodawcę jako leasingodawcę dokumentów, które potwierdzają, że przeszło na niego prawo własności sprzętu.

- czy i w jaki sposób w umowie zostały uregulowane warunki zwrotu wcześniej zapłaconej do dostawcy kwoty poprzez przelew wierzytelności?

Zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu - podpisując umowę leasingu, leasingobiorca może dokonać przelewu na Wnioskodawcę wcześniej zapłaconej do dostawcy kwoty poprzez przelew wierzytelności. Leasingodawca przyjmuje ten przelew, dostawca zaś zalicza tę zaliczkę na poczet ceny (zapis o cesji wierzytelności z OWUL).

Doprecyzowując stan faktyczny, Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku rozwiązania umów zgodnie z warunkami OWUL podpisywane jest porozumienie dotyczące cesji zwrotnej. W porozumieniu tym zawarty jest zapis, że strony zgodnie oświadczają, że cesja wierzytelności nie doszła do skutku, a jeżeli spełniłyby się przesłanki przejścia wierzytelności na Wnioskodawcę to Wnioskodawca przelewa zwrotnie wierzytelność, a cesjonariusz tę wierzytelność przyjmuje (uwaga Wnioskodawcy: cesjonariusz - czyli leasingobiorca, który dokonał do dostawcy wpłaty tytułem zaliczki na zakup sprzętu, a następnie przelał na Wnioskodawcę wszelkie prawa do tej wierzytelności).

Natomiast w pewnych sytuacjach do umowy leasingu zawierana jest dodatkowo umowa przelewu wierzytelności (np. w przypadku walutowej umowy leasingu). W przypadku rozwiązania umowy zawierane jest porozumienie, w którym strony (Wnioskodawca oraz leasingobiorca/cesjonariusz) zgodnie określają, że rozwiązują umowę przelewu wierzytelności (umowę cesji). Wnioskodawca przelewa zwrotnie wierzytelność, a cesjonariusz tą wierzytelność przyjmuje.

Zatem warunki zwrotu wcześniej zapłaconej kwoty poprzez przelew wierzytelności zostały uregulowane w porozumieniu dotyczącym zwrotnej cesji lub umowy przelewu wierzytelności.

Pytanie 6 w zakresie punktu 7 „Rozwiązanie umowy leasingu finansowego, gdy leasingobiorca nie reguluje płatności”.

- czy posiadają Państwo potwierdzenie otrzymania wezwania do zapłaty lub faktury korygującej w dowolnej formie?

Wnioskodawca wysyła wezwanie do zapłaty z wyznaczonym dodatkowym terminem zapłaty listem poleconym (istnieje więc nr nadania tej przesyłki, dzięki czemu istnieje możliwość sprawdzenia jej statusu przez stronę Poczty Polskiej).

W przypadku rozwiązania umowy leasingu finansowego faktury korygujące są wystawiane w określonych przypadkach (tzn. gdy po rozwiązaniu umowy Wnioskodawca odbiera sprzęt i zostaje on odsprzedany osobie trzeciej; albo gdy po rozwiązaniu umowy Wnioskodawca odbiera sprzęt ale nie udaje się go sprzedać w określonym terminie; albo gdy leasingobiorca nie oddaje sprzętu).

Faktury korygujące mogą być wysyłane zarówno za potwierdzeniem odbioru, mogą być elektronicznie udostępniane klientowi w systemie lub wysyłane na maila. Natomiast jako potwierdzenie otrzymania przez klienta faktury korygującej, mogą wystąpić formy uzgodnień wskazane w pkt 24 do 30 wniosku tzn. uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30).

Pytanie 7 w zakresie punktu 19 „Błędnie zastosowana stawka VAT”

- czy posiadają Państwo potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie?

Wnioskodawca posiada potwierdzenia w formie: zwrotnego potwierdzenia odbioru, podpisanej korekty otrzymanej w formie mailowej lub papierowej, informacji mailowej potwierdzającej akceptację korekty.

- czy wysłana informacja do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą zawiera np. klauzulę informującą o czasie przedstawienia zastrzeżeń co do warunków uzgodnienia proponowanych w wystawionej i załączonej do tej korespondencji fakturze korygującej?

Wnioskodawca nie wysyła klauzuli informacyjnej o czasie przedstawienia zastrzeżeń dot. warunków uzgodnienia proponowanych w wystawionej i zał. do tej korespondencji fakturze korygującej.

Pytanie 8

Do jakich konkretnych sytuacji faktycznych odnoszą się formy uzgodnień oraz sposób ich dokumentowania wskazane w pkt 24-30. Proszę opisać te czynności odrębnie do każdego punktu.

Formy uzgodnień, o których mowa w pkt 24 do 30 wniosku są stosowane w sytuacjach wymagających korekty w niżej wymienionych sytuacjach faktycznych:

1) uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30) dla n/w przypadków:

- zgłoszenie reklamacyjne uznane przez Wnioskodawcę w całości (pkt 1)

- zgłoszenie reklamacyjne uznane częściowo przez Wnioskodawcę (pkt 2)

- rozwiązanie umowy leasingu finansowego, gdy leasingobiorca nie reguluje płatności (pkt 7)

- faktury wystawione po szkodzie przedmiotu leasingu dla umowy leasingu operacyjnego (pkt 10)

- terminowe zakończenie umowy leasingu finansowego (pkt 12)

- pomyłki Wnioskodawcy (pkt 14)

- pomyłki Wnioskodawcy po otrzymaniu wniosku od klienta (pkt 15)

- refaktura podatku od środków transportowych po zawyżeniu podatku (pkt 17)

- zmiany w okresie leasingu na wniosek klienta (pkt 18)

- zmiana strony umowy leasingu (pkt 22)

- korekta podatku od środków transportowych lub podatku od nieruchomości po wcześniejszym zakończeniu umowy (pkt 23).

2) uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30) dla n/w przypadków:

- rozwiązanie umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza przedmiotu leasingu (pkt 5)

- zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu (pkt 6)

- rozwiązanie lub skrócenie umowy leasingu finansowego w przypadku porozumienia stron (pkt 8)

- rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadku szkody całkowitej przedmiotu leasingu (pkt 9)

- korekta wartości pojazdu zgodnie z warunkami umowy (pkt 11)

- faktura zaliczkowa na błędną kwotę (pkt 16)

- błędnie zastosowana stawka VAT (pkt 19)

- błędnie wystawione opłaty z tytułu późnego uruchomienia umowy (pkt 21).

Wnioskodawca wskazuje ponadto, że w przypadku:

- odstąpienia od sprzedaży towaru na stronie internetowej (pkt 3) dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia ma być regulamin sprzedaży wraz z logami systemu informatycznego potwierdzającymi jego akceptację.

- odstąpienia od sprzedaży towaru na postawie zamówienia mailowego (pkt 4) dokumentacją, którą Wnioskodawca planuje uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie regulamin sprzedaży oraz korespondencja mailowa potwierdzająca akceptację warunków sprzedaży.

Pytanie

Czy dokumenty przyporządkowane do wymienionych sytuacji w punktach 1-30 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, który by uprawniał Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy dokumenty przyporządkowane do wymienionych dla poszczególnych sytuacji w punktach 1-30 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające, by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem, a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT, które uprawnia Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2021 r.: „W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów, lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyska.”

Zgodnie natomiast z art. 29 ust. 14 ustawy o VAT: „Przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.” Ust. 15 cytowanego artykułu wskazuje z kolei, iż warunku posiadania dokumentacji, o którym mowa w ust. 13, nie stosuje się w przypadku m.in. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju.

Mając na uwadze powyższe, od 1 stycznia 2021 r. dla celów obniżenia podstawy opodatkowania (a także VAT należnego), konieczne jest zasadniczo łączne spełnienie trzech następujących warunków:

1. Posiadanie dokumentacji, z której wynika, że dostawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania; oraz

2. spełnienie powyższych warunków; oraz

3. wystawienie faktury korygującej zgodnie z powyższą dokumentacją.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, Spółka będzie każdorazowo uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawiona zostanie przez Spółkę faktura korygująca zmniejszająca, w przypadku gdy w odniesieniu do danej transakcji Spółka będzie posiadać dokumentację obejmującą dokumentację wykazaną w punktach 1-30 zdarzenia przyszłego.

Stanowisko zaprezentowane przez Wnioskodawcę znajduje potwierdzenie m.in. w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. Przykładowo, jak wskazano w przedmiotowym dokumencie:

„Jednocześnie podkreślenia wymaga, że przez uzgodnienie warunków transakcji rozumie się posiadanie dokumentów, z których to uzgodnienie wynika. Jeżeli podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, to wystawiona faktura korygująca również na gruncie wprowadzanych przepisów ustawy o VAT będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji (w przypadku możliwości potwierdzenia, że faktura została dostarczona do nabywcy). Przyjmując powyższe, również nabywca w sytuacji otrzymania faktury korygującej nie może powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji (jest zatem obowiązany do skorygowania podatku naliczonego)”.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż przytoczony powyżej fragment uzasadnienia odnosi się do sytuacji, w której podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, zatem należy uznać, iż w tak przedstawionych okolicznościach dokumentem potwierdzającym uzgodnienie warunków transakcji może być także sama faktura korygująca, jeżeli udowodniono jej otrzymanie przez kontrahenta. Jednocześnie nie określono warunków, w jaki sposób faktura dokumentująca może zostać dostarczona, a tym samym jej otrzymanie przez klienta może być udowodnione z wykorzystaniem każdej metody, która pozwala obiektywnie stwierdzić, że nabywca otrzymał od Wnioskodawcy fakturę korygującą bądź jest świadom jej wystawienia. W związku z tym wszystkie sposoby wymienione w punktach 25-30 zdarzenia przyszłego jako pozwalające udowodnić otrzymanie faktury przez klienta pozwalają na zmniejszenie podatku należnego z tytułu faktury korygującej.

Co więcej, jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Jak wynika również w zmienianym art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, rodzaj dokumentu handlowego potwierdzającego uzgodnienie warunków transakcji powinien wynikać, w szczególności, z warunków handlowych występujących między przedsiębiorcami.”

Jak wskazano ponadto w publikacji Adama Bartosiewicza pt. „Faktury korygujące 2021. Pytania i odpowiedzi” (Wolters Kluwer, Warszawa 2021) w zakresie sposobu dokonywania potwierdzeń dotyczących wzajemnych ustaleń stron: „Wydaje się przy tym, że same uzgodnienia ustne w tym zakresie, nawet jeśli towarzyszyłaby im notatka (adnotacja) pisemna sporządzona przez wystawcę faktury korygującej, wydają się być niewystarczające. Przyjąć jednak należy, że jeśli czy to na fakturze korygującej, czy to w korespondencji, w ramach której faktura korygująca jest wysyłana znajdzie się nawiązanie do takich ustnych uzgodnień, to wówczas zasadniczo mamy do czynienia z Dokumentacją która potwierdza uzgodnienia (w przedmiocie korekty podstawy opodatkowania).” Potwierdza to zdaniem Wnioskodawcy poprawność uznania notatki sporządzonej po rozmowie telefonicznej bądź ustnej wymienionej w punkcie 26 za wystarczającą do uznania, że Wnioskodawca posiada udokumentowanie uzgodnienie z klientem.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do wybranych transakcji, do których konieczne okaże się wystawienie faktury korygującej zmniejszającej, Spółka będzie w jej opinii posiadać dokumentację obejmującą swoim zakresem dodatkowo inne dokumenty potwierdzające spełnienie warunku udokumentowania uzgodnienia z klientem.

Jak wskazano w cytowanym już uzasadnieniu do projektu ustawy: „Przy założeniu odejścia od wymogu posiadania potwierdzenia odbioru faktur korygujących, zasadnicze znaczenie zyskają inne dowody dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania, przykładowo dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty, kompensaty itp., które potwierdzają, ze obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji. (...) Jednocześnie niemożliwe jest wskazanie w ustawie katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, ponieważ mogłoby to zawęzić rodzaje dokumentów stanowiących takie potwierdzenie.”

Jak wskazano powyżej, w ocenie Wnioskodawcy Spółka będzie każdorazowo uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawiona zostanie przez Spółkę faktura korygująca zmniejszająca, w przypadku gdy w odniesieniu do danej transakcji Spółka posiada/będzie posiadać dokumentację wykazaną w zdarzeniu przyszłym.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w przytoczonym opracowaniu A. Bartosiewicza, zgodnie z którym: „Jeśli obniżenie podstawy opodatkowania jest np. skutkiem uznania reklamacji, czy też przyjęcia zwrotu towarów, to zazwyczaj dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania (korespondencja e-mailowa, protokoły związane z reklamacją, czy też zwrotem) będą jednocześnie potwierdzać wypełnienie tych warunków.” Pogląd ten potwierdza stanowisko co do poprawności dokumentacji opisanej w punktach 1 oraz 2.

Dodatkowo Wnioskodawca objęty jest uregulowaniami Ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym, której artykuł 8 wskazuje, że w przypadku braku odpowiedzi na zgłoszenie reklamacyjne uznaje się ono za uznane w całości, więc w przypadku pytania 1 nawet brak odpowiedzi byłby dla klienta informacją wskazującą na zmianę warunków transakcji zgodnie z wnioskiem reklamacyjnym. Terminy odpowiedzi jak i sposoby jej udzielenia są także uregulowane m.in. w rozdziale 2 wyżej wymienionej ustawy co powoduje, że Wnioskodawca musi rozpatrywać i odpowiadać na reklamacje w ściśle określonych ramach ustawowych, m.in. odpowiedź na reklamacje musi zostać wysłana na trwałym środku, tzn. listownie posiadając potwierdzenie wysłania wiadomości, bądź drogą elektroniczną ale wyłącznie w przypadku udzielenia zgody na to przez klienta.

Wnioskodawca rozpatrując reklamację w całości lub części potwierdza zmianę warunków transakcji zgodnie z całością lub częścią żądań klienta składającego reklamacje, jednocześnie informując klienta o jej rozpatrzeniu zgodnie z warunkami ustawowymi co powoduje, że spełniony zdaniem Wnioskodawcy jest zarówno warunek ustalenia nowych warunków transakcji, jak i wiedzy obu stron transakcji o dokonanych zmianach.

W przypadku natomiast punktów 3, 4, 5 i 6 do zawarcia uzgodnień zdaniem Wnioskodawcy dochodzi w momencie zakupu, z którym wiąże się akceptacja regulaminu sprzedaży wskazującego warunek odbioru zakupionego towaru w ściśle określonym czasie, bądź podpisania umowy leasingu wskazującej termin dostarczenia przedmiotu leasingu przez dostawcę. Jednocześnie do samej realizacji zamówienia dochodzi w momencie upłynięcia terminu na odbiór towaru dla sprzedaży na sklepie internetowym i zamówieniu mailowym oraz termin na dostarczenie przedmiotu leasingu dla umów leasingu, w związku z czym w przypadku wystawienia faktury korygującej po upłynięciu wymienionych terminów zastosowanie ma art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT uprawniając Wnioskodawcę do zmniejszenia podatku należnego. Dodatkowo w przypadku faktur zaliczkowych zwrotny przelew wierzytelności skutkuje zwrotem zapłaty o której mowa w art. 106j ust. 1 pkt 4 Ustawy o VAT, który to określa sytuacje w których wystawia się fakturę korygującą. Spełniony więc w takim wypadku jest zarówno warunek zaistnienia uzgodnienia i jego realizacji oraz ustawowych warunków dokonania korekty.

Analogicznie jak w powyższym akapicie w sytuacji opisanej w punkcie 7 zdaniem Wnioskodawcy dochodzi do zawarcia uzgodnienia pomiędzy stronami w momencie podpisania umowy leasingu określającej warunki odstąpienia od umowy, do którego dochodzi w przypadku braku uiszczenia zapłaty w terminie określonym w wezwaniu. Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, iż w jego opinii do realizacji uzgodnienia dochodzi w dniu następującym po terminie określonym w wezwaniu zgodnie z OWUL finansowego. Jednocześnie zasady obliczania dyskonta uwzględnianego w fakturze korygującej zostały określone w OWUL finansowego.

W punkcie 8 zdarzenia przyszłego opisany został przypadek zawarcia porozumienia skutkującego wcześniejszym zakończeniem umowy bądź skrócenia okresu trwania umowy, co w przypadku leasingu finansowego skutkuje koniecznością skorygowania faktury dokumentującej dostawę towaru o kwotę dyskonta zgodnie z zasadami określonymi w OWUL finansowego. Do zawarcia i realizacji uzgodnienia w opinii Wnioskodawcy dochodzi w momencie wejścia w życie porozumienia. Jednocześnie same warunki korekty wynikają z zawartego porozumienia oraz OWUL finansowego w związku z czym w opinii Wnioskodawcy spełnione zostały warunki do zmniejszenia podatku należnego po wystawieniu faktury korygującej.

Punkt 9 i 10 zdarzenia przyszłego obejmuje sytuacje zaistnienia szkody całkowitej. OWUL finansowego i operacyjnego wskazuje, że w momencie zaistnienia szkody całkowitej umowa leasingu wygasa. Mimo tego może dochodzić do wystawiania przez Wnioskodawcę faktur dokumentujących kolejne czynsze leasingowe m.in. z powodu poinformowania Wnioskodawcy o zaistnieniu szkody z opóźnieniem. Leasingobiorca w momencie otrzymania faktury leasingowej już po zaistnieniu szkody jest więc świadomy, że zgodnie z warunkami zawartej umowy leasingu doszło do jej wygaśnięcia i wystawione przez Wnioskodawcę faktury powinny zostać skorygowane jako dokumentujące usługi z wygasłej już umowy. Leasingobiorca ma więc świadomość konieczności wystawienia faktur korygujących do wystawionych faktur po zaistnieniu szkody, a tym samym w opinii Wnioskodawcy podpisaną umowę leasingu wraz z OWUL operacyjnego należy traktować jako uzgodnienie zrealizowane w momencie wystawienia faktury po zaistnieniu szkody całkowitej, a leasingobiorca ma świadomość konieczności skorygowania faktury przez Wnioskodawcę, a tym samym Wnioskodawca po wystawieniu faktury korygującej ma możliwość zmniejszenia podatku należnego zgodnie z art. 29a ust. 13 Ustawy o VAT. Natomiast w przypadku leasingu finansowego OWUL finansowego w przypadku zaistnienia szkody całkowitej dochodzi analogicznie jak we wcześniejszych punktach do skorygowania faktury dostawy towarów wynikającej z leasingu finansowego, pomniejszając ją o dyskonto oraz dodatkowo uwzględniając otrzymane odszkodowanie i wartość netto pozostałości sprzętu. W opinii Wnioskodawcy w tym przypadku także jako uzgodnienie należy traktować podpisaną przez klienta umowę leasingu oraz OWUL finansowe określające zasady obliczenia kwoty, o którą należy skorygować fakturę dostawy.

W opinii Wnioskodawcy umowy, o których mowa w punktach 11-13 jako opisujące zasady rozliczania i korygowania faktur po zakończeniu okresu rozliczeniowego, umowy leasingowej lub otrzymania dokumentów powinny być potraktowane jako uzgodnienie. Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, iż dane konieczne do obliczenia wartości o jaką powinna być skorygowana faktura zgodnie z zawartą umową przesyła do Wnioskodawcy kontrahent, a tym samym wystawienie faktury korygującej jest w opinii Wnioskodawcy uzgodnione z kontrahentem, który jednocześnie jest świadomy kwot zmniejszenia podstawy opodatkowania i podatku już w momencie sporządzenia danych wysyłanych do Wnioskodawcy. Tożsama sytuacja jest dla umowy leasingu finansowego opisanej w punkcie 12, gdzie leasingobiorca jest świadomy konieczności korekty faktury pierwotnej po zakończeniu umowy leasingu finansowego oraz posiada wiedzę o jej wysokości jako, że zasady rozliczania są określone w OWUL finansowego a kwoty należne różniące się od pierwotnie wykazanych w harmonogramie wskazywane są w dokumentach księgowych przesyłanych do leasingobiorcy na podstawie których dokonuje on płatności za poszczególne miesiące umowy.

W punktach 14-21 ujęte są sytuacje w których dochodzi do wystawienia faktur zawierających różnego rodzaju błędy. Sam błąd może zauważyć klient i poinformować o tym Wnioskodawcę jak w przypadku punktu numer 13 bądź zauważone przez Wnioskodawcę, który po zauważeniu błędu informuje o tym klienta oraz wystawia fakturę korygującą. Jak wskazał Minister Finansów w objaśnieniach dotyczących Slim VAT z 23 kwietnia 2021 r. „Spełnienie uzgodnionych warunków: W związku z tym, że podstawą dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania jest błąd w cenie wskazanej na fakturze pierwotnej spełnieniem warunków do korekty, jest już samo stwierdzenie pomyłki w cenie.” Jednocześnie Minister Finansów w objaśnieniach zwrócił uwagę, że kontrahent może jednak nie zdawać sobie sprawy z zaistnienia błędu. Wnioskodawca zwraca uwagę, że w opisywanym zdarzeniu przyszłym klienci podpisując umowy leasingu są świadomi wysokości opłat które zostały określone w umowie leasingu bądź OWUL, a więc powinni być świadomi otrzymania faktury zawierającej błędy. Wnioskodawca wskazuje także, że w przypadku wystawienia faktury zawierającej błędy w sytuacjach wymienionych w zdarzeniu przyszłym uzgodnieniem są ustalenia umowne zawarte z klientami, zgodnie z którymi prawidłowa wartość faktury to ta wskazana w fakturze korygującej. Faktura pierwotna natomiast została wystawiona początkowo wbrew uzgodnieniem na skutek błędu Wnioskodawcy i wystawiając fakturę korygującą, spełnia on warunki uzgodnienia. Mimo tego Wnioskodawca informuje ich dodatkowo o zaistnieniu błędu poprzez wysłanie do nich wiadomości w formie pisemnej bądź elektronicznej. W konsekwencji zdaniem Wnioskodawcy po otrzymaniu korespondencji od Wnioskodawcy warunek świadomości zaistnienia błędu i konieczności skorygowania kwot powinien być spełniony.

W punkcie 22 ujęta jest natomiast sytuacja faktury korygującej refakturowany na klienta podatek od środków transportowych lub podatek od nieruchomości. Zgodnie z art. 6 ust. 4 Ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości wygasa z upływem miesiąca, w którym ustały okoliczności uzasadniające ten obowiązek. Analogicznie zgodnie z art. 9 ust. 3 ww. ustawy w przypadku zmiany właściciela środka transportowego zarejestrowanego, obowiązek podatkowy ciąży na poprzednim właścicielu do końca miesiąca, w którym nastąpiło przeniesienie własności. Zgodnie z OWUL Wnioskodawca jest uprawniony do obciążenia leasingobiorcy kosztami poniesionych podatków i opłat lokalnych. Jednocześnie w przypadku dokonania sprzedaży środka trwałego w związku z przedwczesnym zakończeniem umowy dochodzi do zmniejszenia zobowiązania podatkowego Wnioskodawcy, a tym samym wcześniej wystawiona faktura przenosząca koszty podatków lokalnych podlega korekcie na podstawie OWUL jako nieodpowiadająca zobowiązaniom podatkowym Wnioskodawcy. Zdaniem Wnioskodawcy skoro zgodnie z OWUL dokonuje refaktury zapłaconych podatków, a wysokość podatków ulega zmianie z mocy prawa w związku z podpisywanym porozumieniem bądź aneksem, to leasingobiorca podpisując porozumienie bądź aneks skutkujący wcześniejszym zakończeniem umowy dokonuje jednocześnie uzgodnienia korekty faktury przenoszącej kwotę zapłaconego podatku przez Wnioskodawcę.

Jak szczegółowo wskazał Wnioskodawca, posiadana przez Spółkę dokumentacja w ramach punktów 1-30 potwierdzać będzie uzgodnienia stron w zakresie warunków obniżenia podstawy opodatkowania w odniesieniu do poszczególnych okoliczności przedstawionych w ramach zdarzenia przyszłego. W konsekwencji Spółka będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym wystawiona zostanie przez Spółkę faktura korygująca zmniejszająca oraz posiadać będzie dokumenty wymienione w zdarzeniu przyszłym dla poszczególnych sytuacji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w kwestii czy dokumenty przyporządkowane do wymienionych sytuacji w punktach 1-5, 7-11, 13-23 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, który by uprawniał Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej jest prawidłowe, a w zakresie sytuacji w punktach 6 i 12 jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.), zwanej dalej ustawą,

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy,

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy,

Na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy,

Art. 29a ust. 6 ustawy stanowi, że

W świetle art. 29a ust. 7 ustawy,

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy,

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy,

W myśl art. 29a ust. 14 ustawy,

Od 1 stycznia 2021 r. w pakiecie Slim VAT w kwestii faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania VAT lub podatku należnego zrezygnowano z warunku konieczności uzyskania potwierdzenia ich otrzymania przez nabywcę towarów lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Zmiana ta bezpośrednio wpływa na moment, w którym uzyskuje się prawo do pomniejszenia podstawy, bowiem nie jest ono uwarunkowane obostrzeniem w postaci oczekiwania na potwierdzenie otrzymania korekty przez kontrahenta.

Wprowadzona z dniem 1 stycznia 2021 r. treść przepisu art. 29a ust. 13 ustawy umożliwia podatnikowi dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania już w momencie wystawienia faktury korygującej pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług, określone w fakturze korygującej i faktura korygująca jest zgodna z tą posiadaną dokumentacją. Natomiast w przypadku gdy podatnik nie posiada dokumentacji w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za ten okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Wprowadzenie warunku uzgodnienia z nabywcą warunków transakcji oznacza, że przy wystawieniu faktury korygującej istotne są faktyczne ustalenia między kontrahentami, a nie tylko samo wystawienie faktury.

Należy także zauważyć, że przepis art. 29a ust. 13 ustawy wymienia obowiązek spełnienia się uzgodnionych warunków. Spełnienie warunków oznacza ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.

W kontekście powyższego istotnym jest, że przy założeniu odejścia od wymogu posiadania potwierdzenia odbioru faktur korygujących, zasadnicze znaczenie zyskują inne dowody dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania, przykładowo dokumenty handlowe, w tym aneksy do umów, korespondencja handlowa, dowody zapłaty, kompensaty itp., które potwierdzają, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji.

Nowe rozwiązania systemowe pozwalają na swobodniejsze regulacje relacji między podatnikami VAT, którzy mogą oprzeć warunki rozliczenia korekty in minus na wypracowanych dotychczas indywidualnych zasadach współpracy, bez obowiązku spełniania dodatkowych wymagań formalnych, jednakże jest to uwarunkowane łącznym spełnieniem warunków przewidzianych w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

W konsekwencji należy stwierdzić, że podatnik będzie miał prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego już w momencie wystawienia faktury korygującej, przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

1) uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,

2) spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,

3) posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług (tj. z dokumentacji powinno wynikać, że nabywca wie, że doszło lub wie w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia), z dokumentacji powinno wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego,

4) faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Podatnik może wobec tego dokonać obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą przy łącznym spełnieniu powyższych warunków. Jeżeli natomiast podatnik w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą nie posiada dokumentacji potwierdzającej:

1) uzgodnienie z nabywcą towarów lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego albo

2) spełnienie tych uzgodnionych warunków (mimo że doszło do faktycznego uzgodnienia tych warunków i ich spełnienia)

obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego dokonuje dopiero za okres, w którym posiada dokumentację potwierdzającą spełnienie obydwu warunków.

Jednocześnie należy podkreślić – powtarzając to, co zawarte zostało w Objaśnieniach Ministerstwa Finansów, że „(…) prawo do zmniejszenia kwoty podatku należnego przez sprzedawcę nie może zaistnieć wcześniej niż obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego przez nabywcę”.

Ponadto, zasadą jest, że istnieje komunikacja pomiędzy stronami w zakresie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania – w zdecydowanej większości powinna ona poprzedzać wydanie faktury korygującej, wystąpić w tym samym momencie albo poprzedzić dokonanie udzielenia rabatu lub zwrotu towarów.

Na gruncie znowelizowanych przepisów ustawy dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) może być również domniemana akceptacja uzgodnienia warunków transakcji.

Domniemana akceptacja warunków może wystąpić w szczególności kiedy samo wystawienie faktury korygującej albo dokonanie przelewu będzie stanowiło element uzgodnienia/spełnienia warunków korekty. Zastosowanie domniemania uzgodnienia warunków korekty towarzyszące wystawieniu faktury korygującej albo dokonaniu przelewu jest sytuacja wyjątkową w przypadku gdy okoliczność dokonania korekty byłaby niemożliwa do uzgodnienia w inny sposób.

W szczególnych warunkach biznesowych, kiedy porozumienie się kontrahentów w inny sposób (chociaż w formie zwykłej komunikacji mailowej) nie jest możliwe, przy wystawianiu faktury korygującej albo przy realizacji komunikatu przelewu do nabywcy istotne wskazówki dotyczące uznania przekazania dokumentu za uzgodnione stanowią dodatkowe adnotacje/zastrzeżenia o gotowości wystawcy do uzgodnienia warunków korekty proponowanych albo w wysyłanej fakturze korygującej albo w realizowanym przelewie udzielanego rabatu. Te adnotacje lub zastrzeżenia stanowią w takim przypadku dokumentację potwierdzającą domniemaną akceptację warunków korekty.

Przykładowo to wysyłanie faktury korygującej w drodze e-mailowej na adres skrzynki wskazanej w umowie do kontaktu między stronami z klauzulą informacyjną np.: „W nawiązaniu do wcześniejszych ustaleń przesyłam fakturę korygującą. Brak sprzeciwu co do przesłanej faktury korygującej w terminie 14 dni będzie uważany za jej akceptację.”

Przy założeniu, że w szczególnych warunkach biznesowych, kiedy jest możliwe porozumienie się kontrahentów w inny sposób niż np. wystawienie faktury korygującej i zapewnienie dostępu do niej nabywcy, samo wystawienie faktury korygującej i zapewnienie dostępu do niej nabywcy, samego wystawienia faktury korygującej nie można uznać za spełnienie warunków do korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

W takim przypadku, aby doszło do uzgodnienia warunków, a w szczególnych przypadkach (gdy strony nie uzgodniły wcześniej, że wystawienie faktury korygującej będzie elementem procesu spełnienia warunków i nie poczyniły również z uwagi na obiektywny brak możliwości komunikacji żadnych innych uzgodnień) również do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków – wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania np.:

- potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolniej formie,

- korespondencja mailowa zawierająca klauzulę informacyjną o czasie przedstawienia zastrzeżeń co do warunków uzgodnienia proponowanych w wystawione i załączonej do tej korespondencji fakturze korygującej,

- posiadanie dodatkowej dokumentacji w formie potwierdzenia np. wysokości rabatu przykładowo raporty dołączone do wysyłanej korespondencji do nabywcy albo dostępne dla stron transakcji na platformie elektronicznej, przez którą strony się porozumiewają.

Na gruncie znowelizowanych przepisów dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) mogą być również ustalenia ustne (telefoniczne).

Kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie ustnych uzgodnień warunków korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego. Przygotowanie notatki po przeprowadzeniu rozmowy telefonicznej bez utrwalenia tej rozmowy nie stanowi wystarczającego dowodu z udokumentowania podjętego uzgodnienia ustnego.

Przykładowo dokumentację potwierdzającą dokonanie uzgodnień telefonicznych może stanowić odpowiedni zapis takiej rozmowy na nośniku danych, np. u podatników, którzy realizują reklamacje nabywców potwierdzających uznanie takiej reklamacji poprzez dział call center.

Jednocześnie należy podkreślić, że niemożliwe jest wskazanie w ustawie katalogu dokumentów, które potwierdzałyby uzgodnienie nowych warunków transakcji, ponieważ mogłoby to zawęzić rodzaje dokumentów stanowiących takie potwierdzenie.

Należy także zauważyć, iż z przepisu art. 29a ust. 13 ustawy wynika obowiązek spełnienia się uzgodnionych warunków. Spełnienie warunków oznacza ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę do dokonania obniżenia wynagrodzenia możliwe do udokumentowania. Powiązanie korekty wyłącznie z faktem uzgodnienia warunków jest niewystarczające dla precyzji zapisu. Jest to bowiem podyktowane różnorodnością sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków oraz dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków obniżenia. W przypadku braku dokumentacji na moment wystawienia faktury korygującej, podatnik może skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny dopiero w okresie, w którym dokumentację uzyska.

Państwa wątpliwości wyartykułowane w pytaniu dotyczą kwestii ustalenia „czy dokumenty przyporządkowane do wymienionych sytuacji w punktach 1-30 ze zdarzenia przyszłego są wystarczające by uznać, że doszło do zawarcia i udokumentowania uzgodnień z klientem a tym samym spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie art. 29a ust. 13 ustawy, który by uprawniał Państwa do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej”.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że formy uzgodnień w pkt 24 do 30 są stosowane w sytuacjach wymagających korekty opisanych w pkt 1 do 23. Oznacza to, że formy uzgodnień opisanych w pkt 24 do 30 stanowią dodatkowo uzupełnienie formy uzgodnień przedstawionych w sytuacjach w pkt 1 do 23.

Zatem odnosząc się do wymienionych sytuacji opisanych w zdarzeniu przyszłym w punktach 1-23 stwierdza się co następuje.

W punkcie 1 – zgłoszenie reklamacyjne uznane przez Państwa w całości – wskazali Państwo, że Spółka po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego od klienta akceptuje je w całości, a następnie informuje klienta o uznaniu reklamacji w całości oraz wystawia fakturę korygującą zmniejszającą wartość pozycji objętych reklamacją, dostosowując kwoty wynikające z faktur do stanu uwzględniającego przyjęte żądania reklamacyjne. W przypadku uwzględnienia reklamacji korygowane są także opłaty dodatkowe bezpośrednio związane z opłatami objętymi reklamacją, których wysokość ulega zmianie zgodnie z Ogólnymi warunkami umowy leasingu operacyjnego lub finansowego w przypadku zmian wartości objętych reklamacją. Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- zgłoszenie reklamacyjne klienta,

- odpowiedź Państwa do klienta wskazująca uznanie reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych,

- umowa leasingowa wraz z OWUL operacyjnego lub finansowego.

Wyjaśnili Państwo dodatkowo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30).

Powyższe wskazuje, że w przypadku pozytywnego rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego klienta czyli odpowiedzi do klienta wskazującej uznanie reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych, dochodzi do skutku zdarzenie stanowiące przesłankę do wystawienia faktury korygującej. Wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do potwierdzenia dokonania uzgodnienia oraz spełnienia warunków, a tym samym do spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 1 jest więc prawidłowe.

W punkcie 2 - zgłoszenie reklamacyjne uznane częściowo przez Państwa – wskazali Państwo, że Spółka po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego od klienta akceptuje je częściowo, a następnie informuje klienta o częściowym uznaniu reklamacji oraz wystawia fakturę korygującą zmniejszającą wartość pozycji objętych reklamacją, dostosowując kwoty wynikające z faktur do stanu uwzględniającego przyjęte częściowo żądania reklamacyjne. W przypadku uwzględnienia reklamacji korygowane są także opłaty dodatkowe bezpośrednio związane z opłatami objętymi reklamacją, których wysokość ulega zmianie zgodnie z OWUL operacyjnego lub finansowego w przypadku zmian wartości objętych reklamacją. Podali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- zgłoszenie reklamacyjne klienta,

- odpowiedź Państwa do klienta wskazująca uznanie częściowe reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych,

- umowa leasingowa wraz z OWUL operacyjnego lub finansowego.

Powyższe wskazuje, że w przypadku pozytywnego rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego klienta czyli odpowiedzi do klienta wskazującej uznanie reklamacji wraz z ewentualnymi informacjami o korekcie opłat dodatkowych, dochodzi do skutku zdarzenie stanowiące przesłankę do wystawienia faktury korygującej. Wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do potwierdzenia dokonania uzgodnienia oraz spełnienia warunków, a tym samym do spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 2 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 3 - odstąpienie od sprzedaży towaru na stronie internetowej - wskazali Państwo, że dokonują sprzedaży towarów z wykorzystaniem strony internetowej, na której klienci kupują wystawione przez nią towary, akceptując regulamin sprzedaży. W regulaminie Spółka wskazuje, że kupujący musi dokonać odbioru towaru w wyznaczonym czasie od zakupu po upłynięciu, którego dochodzi do odstąpienia od umowy sprzedaży. Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, ma być:

- regulamin sprzedaży wraz z logami systemu informatycznego potwierdzającymi jego akceptację.

Brak odbioru towaru przez nabywcę znajduje swoje odzwierciedlenie w systemie Państwa. Oferta w przypadku odstąpienia od sprzedaży (co ma miejsce w przypadku braku odnotowania wpłaty od klienta oraz upływu wyznaczonego terminu do odbioru towaru) zostaje anulowana przez Państwa w systemie. Państwo podejmują decyzję o tym, kiedy oferta zostaje anulowana. Przed anulowaniem oferty kontaktują się Państwo z klientem w sposób telefoniczny, a w przypadku braku takiej możliwości mailowo. Wyznaczają Państwo klientowi kilka dodatkowych dni na odbiór towaru. Po ich upływie oferta w sposób wskazany powyżej zostaje anulowana.

Zatem moment akceptacji regulaminu wiąże się z zawarciem uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania, a skoro warunki powyższe zostały wcześniej ustalone pomiędzy stronami transakcji, to już sam upływ terminu i brak odpowiedzi ze strony klienta, (nie dokonanie odbioru towaru w wyznaczonym czasie od zakupu po upłynięciu, którego dochodzi do odstąpienia od umowy sprzedaży) stanowi o spełnieniu warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. W związku z tym regulamin sprzedaży wraz z logami systemu informatycznego potwierdzającymi jego akceptację i fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do potwierdzenia dokonania uzgodnienia oraz spełnienia warunków, a tym samym do spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 3 jest więc prawidłowe.

W punkcie 4 - odstąpienie od sprzedaży towaru na podstawie zamówienia mailowego - wskazali Państwo, że Spółka dokonuje sprzedaży towaru na podstawie zamówienia mailowego, warunkując przyjęcie zamówienia akceptacją regulaminu sprzedaży. W regulaminie Wnioskodawca wskazuje, że kupujący musi dokonać odbioru towaru w wyznaczonym czasie, po upłynięciu którego dochodzi do odstąpienia od umowy sprzedaży. Następnie w przypadku braku odbioru towaru w wyznaczonym regulaminowo czasie, skutkującego odstąpieniem od umowy sprzedaży, Spółka wystawia faktury korygujące do wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych bądź faktur sprzedaży. Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- regulamin sprzedaży,

- korespondencja mailowa potwierdzająca akceptację warunków sprzedaży.

Praktyka w przypadku sprzedaży towaru na podstawie zamówień mailowych wygląda natomiast następująco: po zakończeniu aukcji wysyłają Państwo do klienta maila z informacją o udzieleniu przybicia. W wiadomości jest informacja jaki sprzęt/pojazd został wylicytowany, jaka jest kwota sprzedaży netto, numer konta do wpłaty. Kontrolują Państwo czas od udzielenia przybicia. Jeśli minie regulaminowy czas kontaktują się Państwo telefonicznie z klientem i wyznaczają kilka dodatkowych dni na odbiór, informując jednocześnie, że jeśli klient nie dotrzyma terminu jego oferta zostanie anulowana. Jeśli klient w wyznaczonym terminie nie dokona odbioru, oferta klienta zostaje wycofana.

W związku z powyższym regulamin sprzedaży, korespondencję mailową potwierdzającą akceptację warunków sprzedaży oraz korespondencja mailowa z informacją o udzieleniu przybicia wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do potwierdzenia dokonania uzgodnienia oraz spełnienia warunków, a tym samym do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 4 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 5 - rozwiązanie umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza przedmiotu leasingu – wskazali Państwo, że podpisując umowę leasingu, leasingobiorca akceptuje OWUL operacyjnego lub finansowego, wskazujące czas, w którym dostawca musi dokonać dostawy przedmiotu leasingu. W sytuacji braku dostawy przez dostawcę bądź odmowy jego odbioru przez leasingobiorcę w wyznaczonym czasie dochodzi do automatycznego rozwiązania umowy leasingu. W przypadku rozwiązania umowy z tego powodu Wnioskodawca koryguje faktury dotyczące tej umowy leasingu zgodnie z warunkami OWUL. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL operacyjnego lub finansowego.

Wskazali Państwo, że jeśli w dacie ważności umowy nie zostanie dostarczony sprzęt to umowa rozwiązuje się zgodnie z OWUL. Zgodnie z OWUL umowa leasingu rozwiązuje się w konkretnych przypadkach m.in. będzie to gdy Dostawca:

- odmawia dostawy,

- nie odpowiada w ciągu miesiąca od kontaktu w sprawie zamówienia sprzętu,

- opóźnia się z dostarczeniem sprzętu o więcej niż miesiąc - w przypadku leasingu, finansowego / nie dostarcza sprzętu w ciągu 6 miesięcy od dnia podpisania umowy – w przypadku leasingu operacyjnego,

- nie dostarcza w terminie określonym przez Państwa jako leasingodawcę dokumentów, które potwierdzają, że przeszło na niego prawo własności sprzętu.

Kontakt z Dostawcą ma Doradca Państwa, czyli podmiot lub osoba fizyczna posiadająca pełnomocnictwo Państwa do zawierania umów leasingu i procesująca te umowy w systemie. Jeśli zachodzą przesłanki do rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, Doradca informuje o tym Państwa.

Nabywca jest zobowiązany do odbioru sprzętu w uzgodnionym miejscu i terminie. Dokumentem potwierdzającym odbiór towaru przez nabywcę jest protokół zdawczo-odbiorczy, który musi być przez niego podpisany. Protokół zdawczo-odbiorczy jest integralną częścią umowy leasingu. W praktyce brak takiego dokumentu oznacza dla Państwa, że nabywca odmawia odbioru towaru.

W związku z powyższym wskazane dokumenty tj. umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę i OWUL operacyjnego lub finansowego są wystarczające do udokumentowania rozwiązania umowy leasingu, gdy dostawca nie dostarcza przedmiotu leasingu i uznania je za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 5 jest więc prawidłowe.

W punkcie 6 - zwrotny przelew wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu – wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo również, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego.

Przyczyną zwrotu wierzytelności jest rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadkach określonych w OWUL. Zgodnie z OWUL umowa leasingu rozwiązuje się konkretnych przypadkach m.in. będzie to gdy Dostawca:

- odmawia dostawy,

- nie odpowiada w ciągu miesiąca od kontaktu w sprawie zamówienia sprzętu,

- opóźnia się z dostarczeniem sprzętu o więcej niż miesiąc,

- nie dostarcza w terminie określonym przez Państwa jako leasingodawcę dokumentów, które potwierdzają, że przeszło na niego prawo własności sprzętu.

Doprecyzowując stan faktyczny, wskazują Państwo, że w przypadku rozwiązania umów zgodnie z warunkami OWUL podpisywane jest porozumienie dotyczące cesji zwrotnej. W porozumieniu tym zawarty jest zapis, że strony zgodnie oświadczają, że cesja wierzytelności nie doszła do skutku, a jeżeli spełniłyby się przesłanki przejścia wierzytelności na Państwa to Państwo przelewają zwrotnie wierzytelność, a cesjonariusz tę wierzytelność przyjmuje (uwaga Wnioskodawcy: cesjonariusz czyli leasingobiorca, który dokonał do dostawcy wpłaty tytułem zaliczki na zakup sprzętu, a następnie przelał na Państwa wszelkie prawa do tej wierzytelności).

Natomiast w pewnych sytuacjach do umowy leasingu zawierana jest dodatkowo umowa przelewu wierzytelności (np. w przypadku walutowej umowy leasingu). W przypadku rozwiązania umowy zawierane jest porozumienie, w którym strony (Państwo oraz leasingobiorca/cesjonariusz) zgodnie określają, że rozwiązują umowę przelewu wierzytelności (umowę cesji). Państwo przelewają zwrotnie wierzytelność, a cesjonariusz tą wierzytelność przyjmuje.

Zatem warunki zwrotu wcześniej zapłaconej kwoty poprzez przelew wierzytelności zostały uregulowane w porozumieniu dotyczącym zwrotnej cesji lub umowy przelewu wierzytelności.

W związku z powyższym wyłącznie dwa wskazane dokumenty tj. umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę i OWUL finansowego, bez porozumienia, dodatkowej umowy przelewu wierzytelności, nie są wystarczające do udokumentowania zwrotnego przelewu wierzytelności przy rozwiązaniu umowy leasingu i uznania je za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 6 jest zatem nieprawidłowe.

W punkcie 7 - rozwiązanie umowy leasingu finansowego, gdy leasingobiorca nie reguluje płatności – w przypadku braku uiszczania przez klienta płatności wynikających z umowy leasingu w terminie, Spółka wysyła leasingobiorcy zgodnie z OWUL finansowego wezwanie z dodatkowym terminem zapłaty. Zgodnie z OWUL finansowego, w przypadku nieuiszczenia opłaty w dodatkowym terminie, umowa może ulec rozwiązaniu na podstawie zapisu o treści: „Jeśli Leasingobiorca dopuszcza się zwłoki w zapłacie którejkolwiek opłaty leasingowej w ustalonym terminie, Leasingodawca nalicza mu odsetki. Nalicza je w wysokości maksymalnych odsetek ustawowych za opóźnienie. Kiedy Leasingodawca wyznaczy Leasingobiorcy dodatkowy termin zapłaty zaległej opłaty i odsetek, a on go nie dotrzyma, Leasingodawca może rozwiązać Umowę leasingu ze skutkiem natychmiastowym”. Wskazali Państwo, że w tym przypadku stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- wezwanie do zapłaty z wyznaczonym dodatkowym terminem zapłaty.

Wysyłają Państwo wezwanie do zapłaty z wyznaczonym dodatkowym terminem zapłaty listem poleconym (istnieje więc nr nadania tej przesyłki, dzięki czemu istnieje możliwość sprawdzenia jej statusu przez stronę Poczty Polskiej).

W przypadku rozwiązania umowy leasingu finansowego faktury korygujące są wystawiane w określonych przypadkach (tzn. gdy po rozwiązaniu umowy odbierają Państwo sprzęt i zostaje on odsprzedany osobie trzeciej; albo gdy po rozwiązaniu umowy odbierają Państwo sprzęt ale nie udaje się go sprzedać w określonym terminie; albo gdy leasingobiorca nie oddaje sprzętu).

Faktury korygujące mogą być wysyłane zarówno za potwierdzeniem odbioru, mogą być elektronicznie udostępniane klientowi w systemie lub wysyłane na maila.

W tym przypadku można uznać za dokumenty potwierdzające uzgodnienia i spełnienie warunków wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego, wyżej wymienione dokumenty w tym umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę, OWUL finansowego, wezwanie do zapłaty z wyznaczonym dodatkowym terminem zapłaty wraz z fakturą korygującą.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 7 jest więc prawidłowe.

W punkcie 8 - rozwiązanie lub skrócenie umowy leasingu finansowego w przypadku porozumienia stron – Leasingobiorca może wystąpić do Wnioskodawcy z wnioskiem o wcześniejsze zakończenie umowy leasingu finansowego bądź zmiany warunków umowy skracającej okres leasingu. W przypadku akceptacji wniosku strony podpisują porozumienie lub aneks określające warunki wcześniejszego rozwiązania umowy lub zmiany warunków umowy. Po podpisaniu porozumienia wystawiana jest faktura korygująca wartość faktury sprzedaży przedmiotu leasingu, uwzględniając dyskonto pozostałych rat i kapitału do spłaty, która jest obliczana według zasad wskazanych w OWUL finansowego. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- porozumienie lub aneks o wcześniejszym zakończeniu umowy.

W przypadku akceptacji wniosku i zawarcia porozumienia lub aneksu określające warunki wcześniejszego rozwiązania umowy lub zmiany warunków umowy dochodzi do uzgodnienia warunków. Wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do potwierdzenia dokonania uzgodnienia oraz spełnienia warunków, a tym samym do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 8 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 9 - rozwiązanie umowy leasingu finansowego w przypadku szkody całkowitej przedmiotu leasingu – przedmiot leasingu może ulec szkodzie całkowitej skutkującej rozwiązaniem umowy leasingowej na dzień zaistnienia szkody zgodnie z OWUL finansowego. O zaistnieniu szkody Wnioskodawca dowiaduje się poprzez otrzymanie informacji od leasingobiorcy bądź ubezpieczyciela. Po rozwiązaniu umowy Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość faktury sprzedaży przedmiotu leasingu, uwzględniając dyskonto pozostałych rat i kapitału do spłaty zgodnie z OWUL finansowego. Wskazali Państwo, że dokumentacja którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego,

- otrzymana informacja o zaistnieniu szkody całkowitej.

Doprecyzowali Państwo, że w tym przypadku stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30).

Argumentujecie Państwo, że OWUL finansowego i operacyjnego wskazuje, że w momencie zaistnienia szkody całkowitej umowa leasingu wygasa. Mimo tego może dochodzić do wystawiania przez Wnioskodawcę faktur dokumentujących kolejne czynsze leasingowe m.in. z powodu poinformowania Wnioskodawcy o zaistnieniu szkody z opóźnieniem. Leasingobiorca w momencie otrzymania faktury leasingowej już po zaistnieniu szkody jest więc świadomy, że zgodnie z warunkami zawartej umowy leasingu doszło do jej wygaśnięcia i wystawione przez Wnioskodawcę faktury powinny zostać skorygowane jako dokumentujące usługi z wygasłej już umowy.

W tym przypadku dokumentacją potwierdzającą uzgodnienia i spełnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania będą wskazane przez Wnioskodawcą umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę, OWUL finansowego oraz otrzymana informacja o zaistnieniu szkody całkowitej. Zatem wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 9 jest więc prawidłowe.

W punkcie 10 – faktury wystawione po szkodzie przedmiotu leasingu dla umowy leasingu operacyjnego – przedmiot leasingu może ulec szkodzie całkowitej skutkującej rozwiązaniem umowy leasingowej na dzień zaistnienia szkody zgodnie z OWUL operacyjnego. O zaistnieniu szkody Wnioskodawca dowiaduje się poprzez otrzymanie informacji od leasingobiorcy bądź ubezpieczyciela. W sytuacji otrzymania informacji z opóźnieniem konieczne jest skorygowanie faktur dokumentujących czynsze leasingowe, które były wymagalne już po dacie szkody a tym samym po dacie rozwiązania umowy zgodnie z OWUL operacyjnego. Podali Państwo, że w tym przypadku stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL operacyjnego,

- otrzymana przez Wnioskodawcę informacja o zaistnieniu szkody całkowitej.

W tym przypadku dokumentacją potwierdzającą uzgodnienia i spełnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania będą wskazane przez Wnioskodawcą umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę, OWUL finansowego oraz otrzymana informacja o zaistnieniu szkody całkowitej. Zatem wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 10 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 11 - korekta wartości pojazdu zgodnie z warunkami umowy – Wnioskodawca zawarł umowę o współpracy z profesjonalną spółką zajmującą się sprzedażą pojazdów używanych. Wnioskodawca zgodnie z zawartą umową dokonuje sprzedaży pojazdów do kontrahenta według ich wartości rynkowej wynikającej z dokonanej wyceny, a kontrahent dokonuje starań ich sprzedaży do podmiotów trzecich. W ramach prowadzonych działań sprzedażowych kontrahent ponosi koszty marketingowe zachęcające potencjalnych kupców do zakupu pojazdów oraz ponosi koszty ich utrzymania do czasu sprzedaży. Sama sprzedaż może się odbyć także po cenie niższej niż wynikającej z wystawionej przez Wnioskodawcę faktury, jeżeli proces ich sprzedaży trwa dłużej niż przyjęły strony. Następnie, po dokonaniu sprzedaży pojazdu do podmiotu trzeciego przez kontrahenta przesyła on do Wnioskodawcy informacje o poniesionych kosztach marketingowych, kosztach utrzymania oraz ewentualnych kwotach sprzedaży uzyskanych poniżej pierwotnie przyjętej wyceny, a Wnioskodawca zobowiązany jest zgodnie z umową do wystawienia po zakończeniu okresu rozliczeniowego, faktury korygującej zmniejszającej wartość pierwotnej faktury o wyżej wymienione koszty oraz o różnicę pomiędzy pierwotnie przyjętą wyceną i kwotą faktycznej sprzedaży do podmiotu trzeciego z tytułu obniżenia ceny pierwotnej sprzedaży.

Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa zawarta z kontrahentem,

- informacje o wysokości kwot podlegających korekcie otrzymanych od kontrahenta.

W tym przypadku zawarcie umowy wiąże się z zawarciem uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania, skoro zostały w niej ustalone pomiędzy stronami transakcji warunki i wzajemne zobowiązania tj. przesłanie przez kontrahenta do Wnioskodawcy informacje o poniesionych kosztach marketingowych, kosztach utrzymania oraz ewentualnych kwotach sprzedaży uzyskanych poniżej pierwotnie przyjętej wyceny i zobowiązanie Wnioskodawcy zgodnie z umową do wystawienia faktury korygującej zmniejszającej wartość pierwotnej faktury o wyżej wymienione koszty oraz o różnicę pomiędzy pierwotnie przyjętą wyceną i kwotą faktycznej sprzedaży do podmiotu trzeciego z tytułu obniżenia ceny pierwotnej sprzedaży.

W tym przypadku umowę zawartą z kontrahentem, informacje o wysokości kwot podlegających korekcie otrzymanych od kontrahenta wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 11 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 12 – terminowe zakończenie umowy leasingu finansowego – Wnioskodawca zawierając umowę leasingu finansowego z leasingobiorcą wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż środka trwałego będącego przedmiotem leasingu, uwzględniając przyszłe odsetki oraz kursy walut aktualne w danym momencie jednak ulegające w przyszłości zmianom na skutek m.in. zmian stóp procentowych czy kursów walut, które wpływają na wysokość należnych zobowiązań wynikających z umowy leasingu oraz OWUL finansowego. Po zakończeniu umowy leasingu finansowego Wnioskodawca uwzględnia te różnice poprzez odpowiednio zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego wynikłego z faktury pierwotnej poprzez wystawienie faktury korygującej.

Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego.

Argumentujecie Państwo, że leasingobiorca jest świadomy konieczności korekty faktury pierwotnej po zakończeniu umowy leasingu finansowego oraz posiada wiedzę o jej wysokości jako, że zasady rozliczania są określone w OWUL finansowego a kwoty należne różniące się od pierwotnie wykazanych w harmonogramie wskazywane są w dokumentach księgowych przesyłanych do leasingobiorcy, na podstawie których dokonuje on płatności za poszczególne miesiące umowy.

W tym przypadku posiadanie wyłącznie dwóch wskazanych dokumentów tj. umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę i OWUL finansowego, nie są wystarczające do udokumentowania terminowego zakończenia umowy leasingu finansowego i uznania je za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. Konieczne są również dokumenty księgowe przesyłane do leasingobiorcy na podstawie, których dokonuje on płatności za poszczególne miesiące umowy, które potwierdzają uzgodnienia.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 12 jest zatem nieprawidłowe.

W punkcie 13 - sprzedaż krajowa korygowana w przypadku potwierdzenia wywozu towaru poza granicę Polski - Spółka zawiera transakcje sprzedaży towarów, ustalając z klientem w formie pisemnej bądź mailowej warunki zgodnie z którymi wystawia fakturę sprzedaży dokumentującą sprzedaż krajową, a po otrzymaniu dokumentów wywozowych potwierdzających wywóz towarów, koryguje fakturę pierwotną tak by dokumentowała eksport towarów bądź WDT. Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- dokumenty potwierdzające wywóz towarów,

- ustalenia warunków dokumentacji skutkującej wystawieniem faktury korygującej w formie pisemnej bądź elektronicznej.

W tym przypadku wskazane przez Spółkę dokumenty potwierdzające wywóz towarów, ustalenia warunków dokumentacji skutkującej wystawieniem faktury korygującej w formie pisemnej bądź elektronicznej wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 13 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 14 – pomyłki Państwa – Wnioskodawca wystawiając faktury dotyczące zawartych umów leasingowych może przez pomyłkę wystawić fakturę na kwotę inną niż wynikającą z umowy, bądź może wystawić fakturę z tytułu opłaty, która nie jest należna. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość sprzedaży do wartości wynikającej z umowy, a następnie wysyła informację do klienta o zaistnieniu błędu i wystawieniu faktury korygującej, w formie maila, SMS, bądź pisma wysłanego pocztą.

Podali Państwo, że w tym przypadku stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30).

Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingu podpisana przez leasingobiorcę,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

Wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 14 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 15 - pomyłki Państwa po otrzymaniu wniosku od klienta – Wnioskodawca otrzymuje wnioski, w których klient wnioskuje o wyświadczenie usługi dodatkowej jak przykładowo wysyłka kurierska dokumentów do niego. Na skutek pomyłki, Wnioskodawca może naliczyć opłaty niezgodnie z wnioskiem, przykładowo wystawiając opłatę za wysyłkę kilkukrotnie mimo otrzymania wniosku dotyczącego dokonania jednej wysyłki dokumentów. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą wartość opłat naliczonych do kwoty wynikającej z otrzymanego wniosku. Wskazali Państwo, że w tym przypadku stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- wniosek otrzymany od klienta,

- informacja wysłana do klienta o błędzie na wystawionej fakturze.

W tym przypadku wskazane przez Wnioskodawcę, wniosek otrzymany od klienta, informacja wysłana do klienta o błędzie na wystawionej fakturze wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 15 jest więc prawidłowe.

W punkcie 16 - faktura zaliczkowa na błędną kwotę – Wnioskodawca, wystawiając faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymaną zaliczkę, może wystawić pomyłkowo fakturę zaliczkową dokumentującą kwotę inną niż rzeczywiście otrzymana. Wnioskodawca w takiej sytuacji wystawia fakturę korygującą błędną kwotę zaliczki, wysyłając o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- potwierdzenie otrzymania przelewu,

- informacja wysłana do klienta o błędzie na wystawionej fakturze zaliczkowej i wystawieniu faktury korygującej.

W tym przypadku potwierdzenie otrzymania przelewu, informacja wysłana do klienta w formie maila, SMS bądź pismo wysłane pocztą o błędzie na wystawionej fakturze zaliczkowej i wystawieniu faktury korygującej wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 16 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 17 - refaktura podatku od środków transportowych po zawyżeniu podatku – Wnioskodawca jako właściciel przedmiotu leasingu jest podatnikiem podatku od środków transportowych i wystawia na leasingobiorcę fakturę dokumentującą poniesiony koszt podatku zgodnie z OWUL operacyjnego. Po wystawieniu faktur może się okazać, że podatek został wykazany w złej wysokości na skutek błędnej klasyfikacji pojazdu, w związku z czym Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą, dostosowując wartość sprzedaży do kwoty podatku wynikającej ze skorygowanej deklaracji oraz wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- dowód rejestracyjny, karta pojazdu lub inne dokumenty, poświadczające błędną klasyfikację pojazdu,

- informacja wysłana do klienta o błędnej wysokości refaktury podatku od środków transportowych i wystawieniu faktury korygującej.

Dowód rejestracyjny, karta pojazdu lub inne dokumenty, poświadczające błędną klasyfikację pojazdu, informacja wysłana do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą o błędnej wysokości refaktury podatku od środków transportowych i wystawieniu faktury korygującej wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 17 jest więc prawidłowe.

W punkcie 18 - zmiany w okresie leasingu na wniosek klienta – Wnioskodawca otrzymuje wnioski, w których klient wnioskuje o zmianę okresu leasingu. Może dojść do sytuacji w której pomimo akceptacji wniosku i wysłania potwierdzenia akceptacji wniosku do klienta pomyłkowo będą wystawiane dalej faktury dokumentujące czynsze leasingowe według starego harmonogramu. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia faktury korygujące zmniejszające wartość faktur pierwotnie wystawionych do wartości wynikającej z nowego harmonogramu. Dodatkowo, Wnioskodawca wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacją, którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- wniosek otrzymany od klienta dotyczący zmiany okresu leasingu,

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

W tym przypadku akceptacja wniosku klienta i przesłanie akceptacji potwierdzenia do klienta stanowi potwierdzenie nowych warunków i uzgodnienie.

Wniosek otrzymany od klienta dotyczący zmiany okresu leasingu, informacja wysłana do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą o błędzie i wystawieniu faktury korygującej wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 18 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 19 - błędnie zastosowana stawka VAT – Wnioskodawca wystawiając faktury może przez swój błąd lub błąd dostawcy, którego towar/usługę Wnioskodawca refakturuje na klienta wykazać VAT o wyższej stawce niż prawidłowa. Wnioskodawca wtedy wystawia fakturę korygującą zastosowaną stawkę VAT oraz wysyła o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Posiadają Państwo potwierdzenia w formie: zwrotnego potwierdzenia odbioru, podpisanej korekty otrzymanej w formie mailowej lub papierowej, informacji mailowej potwierdzającej akceptację korekty. Podali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- informacja wysłana do klienta o zastosowaniu błędnej stawki VAT i wystawieniu faktury korygującej.

W tej sytuacji informacja wysłana do klienta w formie maila bądź pisma wysłanego pocztą o zastosowaniu błędnej stawki VAT i wystawieniu faktury korygującej można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 19 jest więc prawidłowe

W punkcie 20 - zbyt późne wystawienie faktury walutowej – Umowa leasingowa w walucie obcej oraz OWUL finansowego lub operacyjnego zawarte z leasingobiorcą wskazują terminy znane leasingobiorcy będące terminem zapłaty poszczególnych płatności. Wnioskodawca może wystawić fakturę z opóźnieniem, stosując kurs walutowy na dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury zamiast znany leasingobiorcy dzień roboczy poprzedzający termin płatności. Wnioskodawca wystawia wtedy fakturę korygującą zastosowany kurs walutowy oraz wysyła o tym informacje do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingowa,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędnie zastosowanym kursie walutowym i wystawieniu faktury korygującej.

W tym przypadku wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 20 jest zatem prawidłowe

W punkcie 21 - błędnie wystawione opłaty z tytułu późnego uruchomienia umowy – zgodnie z umową leasingu oraz OWUL finansowego lub operacyjnego leasingobiorca musi podpisać protokół zdawczo-odbiorczy w wyznaczonym czasie co prowadzi do uruchomienia umowy leasingu, a w przypadku opóźnienia w jego podpisaniu Wnioskodawca nalicza opłatę według zasad wynikających z umowy leasingu oraz OWUL. Zdarzają się jednak sytuacje gdy na skutek błędu Wnioskodawca z opóźnieniem uruchamia umowę, nienależnie naliczając opłatę z tytułu opóźnienia uruchomienia umowy. W takiej sytuacji Wnioskodawca wystawia fakturę korygującą do zera bądź do wysokości opłaty wynikającej z rzeczywistego opóźnienia oraz wysyła o tym informację do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo, że dokumentacją którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- umowa leasingowa,

- OWUL finansowego lub operacyjnego,

- informacja wysłana do klienta o błędnie naliczonej opłacie z tytułu późnego uruchomienia umowy i wystawieniu faktury korygującej.

Wyżej wymienione dokumenty wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 21 jest więc prawidłowe.

W punkcie 22 - zmiana strony umowy leasingu – Wnioskodawca oraz leasingobiorca mogą podpisać aneks do umowy leasingu zmieniający podmiot będący leasingobiorcą. Na skutek błędu Wnioskodawca może wystawić za okres już po zmianie leasingobiorcy faktury leasingowe wskazujące jako nabywcę pierwotnego leasingobiorcę. Na skutek tego błędu leasingobiorca wystawia fakturę korygującą do zera na pierwotnego leasingobiorcę oraz wystawia nową fakturę na nowego leasingobiorcę. Dodatkowo Wnioskodawca wysyła informacje o błędzie i wystawieniu faktury korygującej do pierwotnego leasingobiorcy, w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą. Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30). Wskazali Państwo także, że dokumentacja którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- aneks umowy leasingu zmieniający leasingobiorcę bądź porozumienie o tożsamym skutku,

- informacja wysłana do klienta o błędzie i wystawieniu faktury korygującej.

W tym przypadku aneks umowy leasingu zmieniający leasingobiorcę bądź porozumienie o tożsamym skutku, informacja wysłana do klienta w formie maila, SMS bądź pisma wysłanego pocztą o błędzie i wystawieniu faktury korygującej wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 22 jest zatem prawidłowe.

W punkcie 23 - korekta podatku od środków transportowych lub podatku od nieruchomości po wcześniejszym zakończeniu umowy – Wnioskodawca jako właściciel przedmiotu leasingu jest podatnikiem podatku od środków transportowych oraz podatku od nieruchomości i wystawia na leasingobiorcę faktury dokumentujące wykazany w deklaracji podatek zgodnie z OWUL operacyjnego. Strony mogą zakończyć wcześniej umowę leasingową na wniosek leasingobiorcy. Wcześniejsze zakończenie umowy powoduje, że Wnioskodawca koryguje fakturę dotyczącą podatku, zmniejszając ją o wartość podatku zapłaconego za okres po zakończeniu umowy leasingu jako nienależny w związku z przepisami podatkowymi, które wskazują na przejście obowiązków podatkowych z leasingodawcy na leasingobiorcę po sprzedaży środka trwałego na skutek zakończeniu umowy leasingu.  Wskazali Państwo, że stosowane są następujące formy uzgodnień: uzgodnienia mailowe (pkt 24), nagranie rozmowy telefonicznej (pkt 25), notatka z rozmowy (pkt 26), potwierdzenie otrzymania maila z fakturą korygującą (pkt 27), potwierdzenie pobrania faktury korygującej w wersji elektronicznej z serwerów Wnioskodawcy (pkt 28), zapoznanie się z fakturą korygującą przez portal klienta (pkt 29), potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wysłanej pocztą bądź poprzez kuriera (pkt 30).

Wskazali Państwo także, że dokumentacja którą planują uznać za wystarczającą do udokumentowania uzgodnienia, mają być łącznie następujące dokumenty:

- OWUL operacyjnego,

- wniosek o wcześniejsze zakończenie umowy leasingu wraz z podpisanym porozumieniem lub aneksem.

W tym przypadku wniosek i podpisane porozumienie wskazują na uzgodnienie warunków. Wyżej wskazaną dokumentację, OWUL operacyjnego, wniosek o wcześniejsze zakończenie umowy leasingu wraz z podpisanym porozumieniem lub aneksem wraz z fakturą korygującą można uznać za dokumenty wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Stanowisko Państwa dotyczące punktu 23 jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Interpretacja nie rozstrzyga o prawidłowości przenoszenia kosztów podatku od środków transportowych i podatku od nieruchomości, gdyż nie było to przedmiotem interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ocena prawna stanowiska Państwa dotycząca punktów 24-30 ze zdarzenia przyszłego zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego .... Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.