Interpretacja indywidualna z dnia 13 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.788.2022.2.ŁS

Brak obowiązku poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot wypłaconego pracownikom zwrotu za zakup sprzętu do telepracy.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo polskim rezydentem podatkowym podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Rozpoczęli Państwo prowadzenie działalności z dniem 19 lutego 2019 r.

Głównym przedmiotem Państwa działalności jest działalność polegająca na wytwarzaniu oprogramowania, świadczeniu usług informatycznych i innych usług z tym związanych.

W celu prowadzenia działalności operacyjnej zatrudniają Państwo pracowników.

Pracownicy świadczą na Państwa rzecz m.in. usługi programistyczne, a efekty tych prac są elementami składowymi wytwarzanego przez Państwa oprogramowania. Osiągają Państwo dochód ze sprzedaży wytwarzanego przez siebie oprogramowania oraz z opłat lub innych należności za korzystanie z takiego oprogramowania.

W związku z umożliwieniem pracownikom świadczenia pracy na Państwa rzecz w formie telepracy, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, przyjęli Państwo regulamin telepracy („Regulamin”). W Regulaminie określono warunki wykonywania telepracy oraz prawa i obowiązki stron związane z telepracą.

Zgodnie z Regulaminem, są Państwo obowiązani zapewnić telepracownikom warunki pracy zgodne z zasadami BHP, przy czym miejscem wykonywania telepracy, co do zasady, będzie miejsce zamieszkania pracownika, chyba że wyrażą Państwo zgodę na wykonywanie telepracy w innym miejscu.

W związku z powyższym, zgodnie z Regulaminem, zapewniają Państwo telepracownikom, w odrębnie określonym zakresie i na wskazanych zasadach, wyposażenie domowego biura.

Zgodnie z tymi zasadami zwracają Państwo telepracownikom koszty wyposażenia domowego biura do kwoty w wysokości 2.000 zł.

Poprzez wyposażenie domowego biura należy rozumieć zakup sprzętów takich jak biurko czy krzesło oraz inne sprzęty wymienione przez Państwa („sprzęt”) tak, aby wyposażenie domowego biura odpowiadało warunkom jakie pracownicy mają zapewnione świadcząc pracę w Państwa siedzibie.

Tak zakupiony sprzęt (częściowo lub w całości finansowany przez Państwa) jest własnością pracownika. Dofinansowanie do zakupu sprzętu jest wypłacane przez Państwa na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur dokumentujących jego zakup.

Zgodnie z Regulaminem, są Państwo uprawnieni do kontroli wykonywania pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy na zasadach określonych przepisami prawa.

Pytanie

Czy zwrot przez Państwa na rzecz telepracownika kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do świadczenia telepracy, zgodnie z opisanym stanem faktycznym, stanowi przychód po stronie pracownika podlegający zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, wypłata ekwiwalentu w wysokości do 2.000 zł na rzecz pracownika z tytułu zwrotu kosztów zakupu sprzętu niezbędnego do telepracy stanowi przychód po stronie pracownika, który jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady dotyczące telepracy zostały określone w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej „KP”), w rozdziale IIB - Zatrudnianie pracowników w formie telepracy.

Zgodnie z art. 67⁵ § 1 KP, praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca), zaś jak wskazuje § 2 ww. przepisu, telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Art. 67⁶ § 1 KP wskazuje zaś, że warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Zgodnie zaś z § 4, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Stosownie do uregulowań art. 67¹¹ § 1 KP, pracodawca jest obowiązany:

1)dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego KP,

2)ubezpieczyć sprzęt,

3)pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

4)zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu,

–chyba że pracodawca i telepracownik postanowił inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Dodatkowo, zgodnie z art. 67¹¹ § 2 pkt 1 KP, pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego KP.

Ponadto, zgodnie z art. 67¹¹ § 3 KP, w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ KP, lub w umowie, o której mowa w § 2.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Ponadto, zgodnie z art. 67¹⁷ KP pracodawca obowiązany jest realizować wobec telepracownika, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym KP dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy z wyłączeniem:

1)obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 KP;

2)obowiązków określonych w rozdziale III tego działu;

3)obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 KP.

W praktyce pracodawcy, w ramach ciążących na nich obowiązków dotyczących zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika.

Stosownie zaś do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są, więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Ponadto, zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane, jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

A zatem, w przypadku pracowników świadczących telepracę, wypłacony przez Państwa ekwiwalent za zakup sprzętu będzie stanowić przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy.

Z brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że zastosowanie zwolnienia jest uzależnione od spełnienia następujących przesłanek:

1)ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu;

2)kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom;

3)narzędzia materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;

4)narzędzia materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W przypadku opisywanym przez Państwa wszystkie powyższe warunki są spełnione –

1)wypłacają Państwo pracownikowi ekwiwalent w pieniądzu,

2)kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionemu przez pracownika wydatkowi (co jest udokumentowane fakturami),

3)zakupiony sprzęt będzie stanowić własność pracownika,

4)sprzęt będzie wykorzystywany przez pracownika do wykonywania pracy na Państwa rzecz.

Dodatkowo należy wskazać, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji ani wskazówek interpretacyjnych, jak należy rozumieć pojęcie „ekwiwalentu”, ani w szczególności, jaka ma być wysokość tego ekwiwalentu.

Z punktu widzenia językowego, zgodnie ze słownikiem języka polskiego (https://sjp.pl/ekwiwalent), ekwiwalent to „równowartość, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy”.

Znaczenie językowe tego pojęcia wskazuje, że podstawą określenia wysokości przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi ich w określony sposób ustalona równowartość. Zatem, w przypadku dokonania zakupu udokumentowanego za pomocą dowodów zewnętrznych (tu: faktur) wypłacona kwota odpowiadająca wartości w dokumencie zakupowym otrzymanym przez pracownika, będzie uznawana za ekwiwalent.

Podobnie, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji : „narzędzi”, „materiału” oraz „sprzętu”.

Zgodnie natomiast z SJP, jako narzędzie należy rozumieć „prosty w obsłudze przedmiot służący do bezpośredniego oddziaływania na coś, czego zwykły człowiek nie mógłby wykonać gołymi rękami lub z większym trudem niż z owym narzędziem”, materiał – „to, z czego są wytwarzane lub składają się przedmioty; surowiec; tworzywo; budulec”, sprzęt – „przedmiot użytkowy (np. komputer, robot kuchenny, szafa)”.

W związku z powyższym sprzęt zapewniany telepracownikom przez Państwa wypełni hipotezę art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, Państwa zdaniem, po stronie telepracowników, z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez telepracowników na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powstanie przychód ze stosunku pracy, który jednak będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy.

W związku z powyższym na Państwu jako płatniku podatku dochodowego od osób fizycznych nie będą ciążyły obowiązki obliczenia, poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot wypłaconego pracownikom ekwiwalentu za zakup sprzętu.

Takie rozumienie powyższych przepisów potwierdzają również interpretacje indywidualne wydane w podobnych sprawach, m. in.:

–interpretacja indywidualna z 13 października 2022 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.444.2022.1.RS):

„Uwzględniając powyższe, wypłata ekwiwalentu pieniężnego odpowiadająca poniesionym przez pracownika wydatkom w związku z zakupem mebli biurowych oraz wykorzystaniem jego mebli do celów pracy zdalnej, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy spełnieniu ww. warunków. Tylko w takiej sytuacji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”;

–interpretacja indywidualna z 27 grudnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.845.2021.1.KF):

„Jak wynika z treści wniosku, ekwiwalent będzie wypłacany w formie pieniężnej, wysokość ekwiwalentu odzwierciedlać będzie wydatki poniesione na ten cel, a podstawą wypłaty ekwiwalentu są i będą dowody potwierdzające i dokumentujące poniesione przez poszczególnych pracowników wydatki na wskazany we wniosku sprzęt. Sprzęt będzie stanowić własność pracownika oraz będzie wykorzystywany przez niego przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zatem warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostaną spełnione. Tym samym, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania.

Podsumowując, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych w związku z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, Państwo, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będziecie zobligowani do kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom ekwiwalentu za zakup sprzętu.";

–interpretacja indywidualna z 17 czerwca 2021 r. (sygn. 0115-KDWT.4011.102.2021.1.MJA):

„Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Zatem ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczać zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadać poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem krzesła biurowego, które stanowić będzie ich własność oraz krzesła te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem wypłacony dla pracowników świadczących telepracę zwrot kosztów zakupu krzesła będzie stanowić dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód podlega zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy przy spełnieniu ww. warunków.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl zaś art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne.

Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Jednym ze źródeł przychodów, wskazanych przez ustawodawcę w art. 10 ust. 1 pkt 1 omawianej ustawy, jest stosunek pracy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy zauważyć, że użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Z kolei na podmiotach dokonujących świadczeń z ww. tytułu ciążą obowiązki płatnika.

W myśl bowiem z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Zasady dotyczące telepracy określone zostały w Rozdziale IIb art. 67⁵-67¹⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510).

Jak wynika z art. 67⁵ § 1 ww. Kodeksu:

Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej - art. 67⁵ § 2 Kodeksu pracy.

Jak stanowi art. 67¹¹ § 1 Kodeksu pracy,

Pracodawca jest obowiązany:

1)dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,

2)ubezpieczyć sprzęt,

3)pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

4)zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

–chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Dodatkowo zgodnie z art. 67¹¹ § 2 pkt 1 ww. Kodeksu:

Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Ponadto zgodnie z art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy:

W przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

W praktyce pracodawcy, w ramach ciążących na nich obowiązków dotyczących zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika.

Kwoty otrzymane z tego tytułu stanowią przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu korzysta ze zwolnienia przedmiotowego po spełnieniu łącznie kilku warunków:

–ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

–kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,

–narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

–narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Definicje zawarte w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl/) określają, że:

„narzędzie” to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument;

„materiał” to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt;

„sprzęt” to m.in. „przedmiot użytkowy”, „przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach”.

Ekwiwalent oznacza natomiast rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B., Warszawa 2007).

W ww. przepisie ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Jak wynika z treści wniosku zgodnie z ustalonymi zasadami zwracają Państwo telepracownikom koszty wyposażenia domowego biura do kwoty w wysokości 2.000 zł. Poprzez wyposażenie domowego biura należy rozumieć zakup sprzętów takich jak biurko czy krzesło oraz inne sprzęty wymienione przez Państwa („sprzęt”) tak, aby wyposażenie domowego biura odpowiadało warunkom jakie pracownicy mają zapewnione świadcząc pracę w Państwa siedzibie. Tak zakupiony sprzęt (częściowo lub w całości finansowany przez Państwa) jest własnością pracownika. Dofinansowanie do zakupu sprzętu jest wypłacane przez Państwa na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur dokumentujących jego zakup.

Zatem warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostaną spełnione.

Tym samym, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych w związku z zakupem sprzętu niezbędnego do wykonywania opisanej telepracy stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, Państwo, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będziecie zobligowani do poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom zwrotu za zakup sprzętu.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych interpretacji indywidualnych, informujemy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).