Interpretacja indywidualna z dnia 25 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1182.2022.1.JM

Przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski określone w ustawie o PIT w postaci elektronicznej poprzez system kadrowo – płacowy przy użyciu indywidualnego loginu spersonalizowanego oraz hasła znanemu wyłącznie danemu pracownikowi, Państwo jako pracodawca będą prawidłowo realizować obowiązek płatnika w świetle art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Pracodawca zatrudnia znaczną ilość pracowników. Praca jest wykonywana głównie zdalnie i w formie telepracy. Pracodawca zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym informacje o zmianie urzędu skarbowego, jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego stworzonego przez pracodawcę. W celu złożenia oświadczenia/wniosku/zmiany, pracownik byłby zobowiązany:

1.zalogować się do wewnętrznej aplikacji przy użyciu unikalnego identyfikatora (email) i hasła,

2.wybrać odpowiedni wzór oświadczenia/wniosku zamieszczonego w aplikacji lub wskazać zmianę urzędu skarbowego,

3.wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje,

4.powiadomienie o złożonym elektronicznie oświadczeniu/wniosku/zmianie trafia do działu personalnego, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników,

5.dział personalny przygotowuje odpowiedni raport dla działu płac, celem uaktualnienia danych w aplikacji płacowej,

6.elektroniczne oświadczenia/wnioski/zmiany US będą usuwane z aplikacji po okresie retencji.

Oświadczenia/wnioski/zmiany nie będą podpisywane przez pracowników kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany.

Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w aplikacji przez okres wynikający z odrębnych przepisów. Zapewniony zostanie jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek. Aplikacja zapewni funkcjonalność, która pozwoli na zagwarantowanie, że dane nie zostaną zmodyfikowane przez inną osobę niż sam pracownik. Treść wzorów oświadczeń/wniosków będzie aktualizowana stosowanie do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.

Aplikacja zapewni możliwość wydruku złożonego oświadczenia/wniosku/zmiany zarówno przez samego pracownika, który taki dokument za pośrednictwem aplikacji złoży, jak i przez osobę upoważnioną ze strony pracodawcy. Dostęp do danych będą mieć tylko upoważnione osoby.

Oświadczenia/wnioski/zmiany, które pracodawca zamierza zbierać w formie elektronicznej to:

‒oświadczenia związane z Polskim Ładem: ulga na powrót, ulga na dzieci 4+, ulga senior, oświadczenie/rezygnacja z ulg, inne wprowadzone przez ustawodawcę;

‒oświadczenie PIT-2 (aktualizowany do obowiązującej wersji);

‒rezygnacja z PIT-2;

‒oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonkiem/dzieckiem;

‒oświadczenie dotyczące: stosowania podwyższonych kosztów, zastosowania podwyższonych zaliczek, rezygnacja z ulgi dla osób do 26 lat, inne oświadczenia podatkowe wprowadzone przez ustawodawcę;

‒oświadczenia dotyczące rezydencji podatkowej

‒zmiana urzędu skarbowego.

Pytania

Czy przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski tj.:

‒oświadczenia związane z Polskim Ładem: ulga na powrót, ulga na dzieci 4+, ulga senior, oświadczenie/rezygnacja z ulg, inne wprowadzone przez ustawodawcę;

‒oświadczenie PIT-2 (aktualizowany do obowiązującej wersji);

‒rezygnacja z PIT-2;

‒oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z małżonkiem/dzieckiem;

‒Oświadczenie dotyczące: stosowania podwyższonych kosztów, zastosowania podwyższonych zaliczek, rezygnacja z ulgi dla osób do 26 lat, inne oświadczenia podatkowe wprowadzone przez ustawodawcę;

‒oświadczenia dotyczące rezydencji podatkowej;

‒zmiana urzędu skarbowego;

w postaci elektronicznej (w sposób i w warunkach szczegółowo opisanych w punkcie 61. powyżej) Spółka będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w postaci elektronicznej na zasadach określonych powyżej prawidłowo będziecie realizować obowiązek nałożony na Państwa jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy. Takie stanowisko potwierdził też Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacja z 24 maja 2019 r. - 0114-KDlP3-2.4011.202.2019.1.LZ. Dodatkowo takie rozwiązanie pozwoli pracodawcy na uniknięcie kosztów związanych z wydrukiem oraz przesyłaniem wniosków i oświadczeń.

Ocena stanowiska

Stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy'', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Ustawą z 9 czerwca 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1265), która weszła w życie 1 stycznia 2023 r. zmieniono ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązującej od 1 stycznia 2023 r. uchylony został ww. art. 31 oraz dodany art. 31a- 31c.

Na podstawie art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1.Podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

2.Oświadczenia i wnioski, o których mowa w art. 31b ust. 1 i art. 32 ust. 3 i 6-8, mogą być składane według ustalonego wzoru.

3.Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

4.Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku, o którym mowa w ust. 1.

5.Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał, a w przypadku płatnika, o którym mowa w art. 34 - najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

6.Oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

7.Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8.

8.Jeżeli podatnik złoży płatnikowi, o którym mowa w art. 32, art. 34 lub art. 41 ust. 1, oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień, przy czym w oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika.

9.Oświadczenie, o którym mowa w ust. 8, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

10.W przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej nie stosuje się.

Na mocy art. 31b tej ustawy.:

1.W przypadkach, o których mowa w art. 32, art. 34 ust. 3, art. 35 ust. 1 pkt 1-4 i 7-9 oraz art. 41 ust. 1, płatnik pomniejsza zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia.

2.Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom.

3.W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

1)1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo

2)1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo

3)1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

4.W przypadkach, o których mowa w art. 33, art. 34 ust. 2, art. 35 ust. 1 pkt 5 i 6 oraz art. 42e, płatnik pomniejsza zaliczkę o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, chyba że podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 i 3, albo wniosek o rezygnację ze stosowania pomniejszenia.

5.W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od więcej niż jednego płatnika podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, jeżeli:

1)łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz

2)w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, o którym mowa w art. 31c.

6.W przypadku uzyskiwania przez podatnika w danym miesiącu od tego samego płatnika przychodów z różnych tytułów płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, przy czym łączna kwota pomniejszenia zastosowana w tym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Jak wynika z art. 31c ww. ustawy:

1.Płatnik nie pobiera zaliczek, o których mowa w art. 32-35 i art. 41 ust. 1, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym.

2.Podatnik może złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł.

3.W przypadku uzyskania przez podatnika, o którym mowa w ust. 1, dochodów podlegających opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszania, o którym mowa w art. 31b.

Art. 32 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Według art. 32 ust. 1a ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1)dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej;

2)dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Na podstawie art. 32 ust. 1b ustawy:

Płatnicy, którym podatnik złożył oświadczenie wymienione w ust. 1a, pobierają zaliczki według zasad określonych w ust. 1a pkt 1 i 2 począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.

Stosownie do art. 32 ust. 1c ustawy:

W razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6 ust. 2, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

W myśl art. 32 ust. 1f tej ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzony na piśmie wniosek o pobór zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1, płatnik pobiera zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Jak wynika z art. 32 ust. 1g ustawy:

Płatnik przy poborze zaliczki na podatek uwzględnia zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152–154, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień. W oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika. Płatnik stosuje zwolnienie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie dłużej niż do upływu terminu wskazanego przez podatnika. Jeżeli podatnik powiadomi płatnika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, płatnik nie uwzględnia zwolnienia najpóźniej od kolejnego miesiąca, w którym otrzymał powiadomienie.

W świetle art. 32 ust. 1h ustawy:

Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1g, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy:

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1)za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120.000 zł - 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2)za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120.000 zł - 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120.000 zł;

3)za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.

Na mocy art. 32 ust. 3 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 albo 4d, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1)dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120.000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w przypadku oświadczenia dotyczącego opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 albo 4d;

2)dochody podatnika przekroczą kwotę 120.000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Art. 32 ust. 4 ustawy stanowi, że:

Za dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ustawy:

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, płatnik, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego.

Według art. 32 ust. 6 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3, płatnik oblicza zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów.

Na mocy art. 32 ust. 7 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3, płatnik oblicza zaliczki, stosując koszty uzyskania przychodów określone w tym przepisie.

Jak wynika z art. 32 ust. 8 ustawy:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, płatnik oblicza zaliczki, nie stosując tych kosztów.

W myśl art. 32 ust. 9 ustawy:

Płatnik nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez podatnika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Oświadczenia, o których mowa powyżej składa się na formularzach urzędowych, co wynika z art. 45b ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r. Zgodnie z tym przepisem:

1.Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu ustalone wzory:

1)deklaracji, o których mowa w art. 30da ust. 14, art. 30h ust. 4, art. 38 ust. 1a, art. 42 ust. 1a, art. 42e ust. 5 oraz art. 43 ust. 1;

2)informacji, o których mowa w art. 21 ust. 46, art. 26ha ust. 10, art. 30dg ust. 1, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 41 ust. 4i, art. 42 ust. 2, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6 oraz art. 52jb ust. 7;

3)oświadczeń i wniosków, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6–8, art. 41 ust. 11 oraz art. 45c ust. 3a;

4)rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8;

5)zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1–1aa.

2.Wzory, o których mowa w ust. 1, zawierają pozycje umożliwiające prawidłowe wykonanie obowiązku przez obowiązanych do ich złożenia, w tym:

1)nazwę, symbol oraz wariant formularza;

2)dane identyfikacyjne;

3)objaśnienia co do sposobu wypełniania, terminu i miejsca składania formularza.

Przepisy zmieniające dotyczące oświadczeń i wniosków składanych płatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych przez podatników tego podatku i mających wpływ na obliczenie zaliczki na podatek weszły w życie z dniem 1 stycznia 2023 r. Znalazły one zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od tego dnia. Na ich podstawie podatnicy mogą je składać zarówno na piśmie, jak i w inny sposób przyjęty u danego płatnika.

Zatem, płatnik ma wybór, czy chce skorzystać z udostępnionego przez Ministra Finansów wzoru, czy też w tym celu wykorzysta funkcjonujący u niego elektroniczny system kadrowo-płacowy.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.):

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

W myśl § 2 ww. przepisu:

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Stosownie do art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego:

Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Na podstawie art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego,

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W świetle art. 78¹ § 1 Kodeksu Cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jak wynika z wniosku, Spółka (Pracodawca) zatrudnia znaczną ilość pracowników. Praca jest wykonywana głównie zdalnie i w formie telepracy.

Pracodawca zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym informacje o zmianie urzędu skarbowego, jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego stworzonego przez pracodawcę. W celu złożenia oświadczenia/wniosku/zmiany, pracownik byłby zobowiązany: zalogować się do wewnętrznej aplikacji przy użyciu unikalnego identyfikatora (email) i hasła, wybrać odpowiedni wzór oświadczenia/wniosku zamieszczonego w aplikacji lub wskazać zmianę urzędu skarbowego, wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje, powiadomienie o złożonym elektronicznie oświadczeniu/ wniosku/zmianie trafia do działu personalnego, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników, dział personalny przygotowuje odpowiedni raport dla działu płac, celem uaktualnienia danych w aplikacji płacowej, elektroniczne oświadczenia/wnioski/zmiany US będą usuwane z aplikacji po okresie retencji.

Oświadczenia/wnioski/zmiany nie będą podpisywane przez pracowników kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany. Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w aplikacji przez okres wynikający z odrębnych przepisów. Zapewniony zostanie jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek. Aplikacja zapewni funkcjonalność, która pozwoli na zagwarantowanie, że dane nie zostaną zmodyfikowane przez inną osobę niż sam pracownik. Treść wzorów oświadczeń/wniosków będzie aktualizowana stosowanie do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. Poz. 1802 ze zm.) ujednoliconym w rozporządzeniu z 26 listopada 2020 r. (Dz. U. z 2021 r. Poz. 52) i zmienionymrozporządzeniem Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone z 3 stycznia 2023 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 67):

Deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1)kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2)podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo

3)podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo

4)podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli są przesyłane przez:

a)uchylony,

b)Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, albo

c)Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo

5)innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130 poz. 1450 ze zm.) ujednoliconej ustawą z 8 lutego 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.) zdefiniowano:

1)podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

2)bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:

a)jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b)jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c)jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z dnia 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1)podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,

2)zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,

3)kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego

i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.

W konsekwencji, przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych w postaci elektronicznej poprzez system kadrowo – płacowy przy użyciu indywidualnego loginu spersonalizowanego oraz hasła znanemu wyłącznie danemu pracownikowi, Państwo jako pracodawca będą prawidłowo realizować obowiązek płatnika w świetle art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanej przez Państwa interpretacji stwierdzam, że zapadła ona w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego tą interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).