Delegowanie pracowników – obowiązki pracodawcy i zasady rozliczeń

Wstęp

Wyjazd pracownika za granicę oznacza dla pracodawcy dokonanie rozstrzygnięcia w pierwszej kolejności, czy jest to podróż służbowa czy oddelegowanie. Wiąże się z tym zakres obowiązków związanych z zapewnieniem pracownikowi odpowiednich świadczeń.

Oddelegowanie to przejściowe wykonywanie pracy/określonych zadań przez pracownika poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy. W ramach oddelegowania można pracownika wysłać w podróż służbową lub odesłać do pracy. Należy pamiętać, że podróż służbowa to wykonywanie pracy poza miejscem wskazanym w umowie jako miejsce pracy, natomiast odesłanie jest oddelegowaniem pracownika do pracy w jednym z miejsc wskazanych w umowie o pracę.

Wyjazd pracownika do pracy za granicę często wiąże się z zapewnieniem mu dodatkowych świadczeń, z których nie korzystałby, gdyby pracował w kraju. Niektóre z tych świadczeń przysługują pracownikowi z mocy prawa - tak będzie w przypadku diet i innych świadczeń związanych z podróżą służbową. Inne wynikają z porozumień między pracodawcą a pracownikiem. Każde ze świadczeń wywołuje określone konsekwencje na gruncie przepisów podatkowych.

Pracodawca delegujący pracowników ustala właściwe ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń i podatków na podstawie przepisów wspólnotowych oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zazwyczaj składki na ubezpieczenia za pracownika delegowanego opłacane są w Polsce. Inaczej jest z podatkiem dochodowym - ten co do zasady odprowadzany jest w drugim państwie. Taka sytuacja stwarza pracodawcom wiele problemów w zakresie wypełnienia obowiązków płatnika. Niniejsza publikacja zawiera niezbędne informacje, dotyczące m.in. prawidłowego ustalania podstawy wymiaru składek, prawidłowego wykazywania dochodów zagranicznych czy prawidłowego sporządzania informacji PIT-11 dla pracowników uzyskujących dochody w Polsce i za granicą.

1. Wybór formy oddelegowania

Jeżeli pracownik jest delegowany do państwa wspólnotowego, to pracodawca ma obowiązek stosowania dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE L z 1997 r. Nr 18, str. 1, ost. zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 173, str. 16), czyli zapewnienia pracownikowi niedyskryminujących warunków pracy. W 2020 r. dyrektywa ta została istotnie zmieniona dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/957/UE z 28 czerwca 2018 r., zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 173, str. 16). Ponieważ w wielu państwach unijnych wysokość wynagrodzenia, które należy zapewnić pracownikowi, jest znacznie wyższa niż w Polsce, więc najważniejszą kwestią dla pracodawców staje się dostosowanie wynagrodzenia pracownika do wynagrodzenia obowiązującego w danym państwie.