Zmiana regulaminu wynagradzania – jak ją przeprowadzić

Regulamin wynagradzania określa warunki wynagradzania obowiązujące u pracodawcy. Zmiana któregokolwiek z tych warunków powoduje konieczność zmiany regulaminu. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, musi on uzgodnić z nią zmianę regulaminu wynagradzania. Jeżeli nie ma organizacji związkowej, wówczas pracodawca dokonuje zmiany regulaminu samodzielnie.

Obowiązek określenia zasad wynagradzania w regulaminie wynagrodzeń spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. U pracodawców o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników, ale wynoszącym co najmniej 20 pracowników, regulamin wynagradzania jest obowiązkowy, jeżeli o jego utworzenie zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa. Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników nie muszą więc posiadać regulaminu wynagradzania, z wyjątkiem sytuacji, gdy zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa.

Bez względu na stan zatrudnienia tworzenie regulaminu wynagradzania nie jest wymagane, jeżeli dany pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy.

Zmiana regulaminu wynagradzania

Wprowadzenie lub usunięcie z regulaminu wynagradzania określonego składnika wynagrodzenia albo innego świadczenia, a także zmiana jego wysokości lub zasad przyznawania, podlega określonej procedurze prowadzącej do zmiany obowiązującego regulaminu.

Zmiana regulaminu wynagradzania następuje w tym samym trybie co jego wprowadzenie. Procedura przeprowadzenia zmian w regulaminie wynagradzania jest więc uzależniona od tego, czy u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa.

1. Zmiana regulaminu wynagradzania przez pracodawcę, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa

W przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca dokonuje zmiany regulaminu wynagradzania samodzielnie. Nie ma w takim przypadku konieczności konsultowania się z żadnym przedstawicielstwem pracowników, z wyjątkiem przypadków, gdy regulamin zawiera postanowienia dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 3 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

2. Zmiana regulaminu wynagradzania przez pracodawcę, u którego działają zakładowe organizacje związkowe

W przypadku, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nią zmianę regulaminu wynagradzania. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2012 r. (I PK 83/11): (...) Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. (...). Podobnie w wyroku z 12 lutego 2004 r. (I PK 349/03, OSNP 2005/1/4) Sąd Najwyższy orzekł, że: Regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. (...).

A zatem jeżeli u pracodawcy działa tylko jedna organizacja związkowa, to bez uzgodnienia z nią regulamin nie może wejść w życie. W przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej zakładowych organizacji związkowych, należy stosować art. 30 ust. 5 i 6 ustawy o związkach zawodowych. Zgodnie z nim w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z zakładowymi organizacjami związkowymi, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Jeżeli organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę regulaminu wynagradzania lub regulaminów nagród i premiowania, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Oznacza to, że gdy nie jest możliwe uzgodnienie zmiany regulaminu ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, to następuje ono przynajmniej z reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Dopiero gdy te organizacje nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być ustalony przez pracodawcę. „Wspólnie uzgodnione stanowisko” wszystkich organizacji związkowych albo organizacji reprezentatywnych oznacza stanowisko jednolite, przedstawione we wspólnym piśmie adresowanym do pracodawcy (wyrok SN z 19 stycznia 2012 r., I PK 83/11).

Sąd Najwyższy w wyroku z 12 października 2017 r. (II PK 269/16, OSNP 2018/7/92) dopuścił w określonych okolicznościach możliwość jednostronnej zmiany regulaminu przez pracodawcę pomimo jednolitego negatywnego stanowiska organizacji związkowych. Wskazał bowiem, iż (…) pracodawca znajdujący się przez dłuższy okres czasu w trudnej sytuacji ekonomicznej (a zwłaszcza w sytuacji wymagającej wdrożenia programu restrukturyzacji w ramach pomocy publicznej), który podjął próbę uzgodnienia ze związkami zawodowymi zmiany regulaminu wynagradzania (wprowadzenia nowego regulaminu w miejsce dotychczasowego) celem obniżenia kosztów przedsiębiorstwa zagrożonego upadłością, nie nadużywa swego prawa, gdy uchyla dotychczasowy regulamin po otrzymaniu wspólnego negatywnego stanowiska działających u niego organizacji związkowych, niezawierającego żadnych realnych propozycji dostosowywania treści aktu regulującego politykę płacową u tego pracodawcy do zmienionych realiów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Poinformowanie pracowników o zmianie regulaminu wynagradzania

Niezależnie od tego, czy pracodawca ustalił zmianę regulaminu samodzielnie czy w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, kolejnym krokiem niezbędnym do wprowadzenia zmian w regulaminie wynagradzania jest poinformowanie pracowników o zmianie regulaminu. Podanie do wiadomości pracowników powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przepisy nie wskazują sposobu, w jaki regulamin powinien zostać ogłoszony. Może się to stać przez wręczenie takiej informacji wszystkim pracownikom, odczytanie na zebraniu załogi, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie pocztą elektroniczną itp. Istotne jest to, aby pracodawca zapewnił faktyczną możliwość zapoznania się z nową treścią regulaminu. Nie jest już jednak decydujące to, czy wszyscy pracownicy faktycznie z tej możliwości skorzystali.

Ponadto - zgodnie z odesłaniem do art. 241¹² § 2 Kodeksu pracy - pracodawca jest zobowiązany dostarczyć niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka u niego istnieje, a na żądanie pracownika udostępnić go do wglądu i wyjaśnić jego treść. Jednakże (…) wejście w życie regulaminu wynagradzania bądź jego zmian nie zależy od tego, czy pracodawca dostarczył zakładowym organizacjom związkowym niezbędną liczbę egzemplarzy tego regulaminu, a spośród wymienionych w art. 241¹² § 2 k.p. obowiązków pracodawcy związanych z wprowadzeniem regulaminu wynagradzania lub jego zmian istotne znaczenie ma w tym zakresie wyłącznie zawiadomienie pracowników o wejściu w życie regulaminu rozumiane jako podanie jego treści do wiadomości pracowników (wyrok SN z 19 stycznia 2012 r., I PK 83/11).

W orzecznictwie podkreśla się, że regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie obowiązuje jako akt prawny. Nie jest to bowiem problem formy czynności prawnej, lecz problem procesu stanowienia prawa pracy. Trzeba przy tym podkreślić, że dla „ważności” regulaminu nie jest jednak wymagane zapoznanie się z nim pracowników.

Wejście w życie zmian w regulaminie wynagradzania

Zmiana regulaminu wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 Kodeksu pracy). Z dniem tym postanowienia regulaminu bardziej korzystne dla pracowników wchodzą automatycznie w treść umów o pracę zawartych z pracownikami, np. stawki wynagrodzenia ulegają podwyżce, przysługują im premie wprowadzone do regulaminu.

Wypowiedzenie warunków płacy

Jeśli postanowienia regulaminu byłyby mniej korzystne dla danego pracownika niż dotychczasowe, pracodawca zobowiązany jest dokonać wypowiedzenia zmieniającego te warunki. W przypadku zmiany regulaminu wynagradzania nie mają zastosowania ograniczenia dopuszczalności wypowiedzenia warunków pracy i płacy. W takiej sytuacji można zatem wypowiedzieć warunki płacy pracownikom chronionym.

Jeżeli pracodawca wprowadzi w regulaminie wynagradzania niekorzystne zmiany dla pracowników, to wchodzą one w życie w ciągu 2 tygodni od dnia ich ogłoszenia, natomiast pracowników zaczną obowiązywać dopiero po zakończeniu okresów wypowiedzenia. Mogą one zatem zacząć obowiązywać poszczególnych pracowników w różnych terminach w zależności od obowiązujących ich okresów wypowiedzenia.

W postanowieniu z 4 czerwca 2019 r. (II PK 139/18) Sąd Najwyższy uznał, że: Do regulaminu wynagradzania stosuje się wybrane przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy. Zgodnie z art. 241¹³ § 1 k.p., odczytanym w związku z art. 77² § 5 k.p., korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. (…) postanowienia regulaminu mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę. Dopuszczalne jest również dokonanie zmiany za porozumieniem stron.

Niekorzystna dla pracowników zmiana regulaminu wynagradzania, np. usunięcie zapisu o premii kwartalnej, nie spowoduje automatycznej zmiany indywidualnych warunków umowy o pracę. Trzeba je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron. Dopiero po upływie okresu wypowiedzenia lub z nadejściem daty wskazanej w porozumieniu, nowe warunki zaczną obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Należy jeszcze dodać, że: O korzystności wprowadzonych rozwiązań płacowych nie decyduje hipotetyczna możliwość osiągnięcia określonego (wyższego) pułapu zarobków wyznaczana przez składniki wynagrodzenia, które zależą od swobodnego uznania pracodawcy, bowiem ich przyznanie ma charakter przyszły i niepewny i dlatego nie mogą one równoważyć obniżenia obowiązkowych świadczeń (o charakterze roszczeniowym). Inaczej rzecz ujmując, zastąpienie składników wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym składnikami zależącymi od swobodnego uznania pracodawcy oznacza pogorszenie warunków płacowych (wyrok SN z 13 września 2016 r., I PK 207/15).

Przykład:

Ze względu na problemy ekonomiczne firmy pracodawca postanowił zrezygnować z wypłacania premii kwartalnych, które pracownicy mieli zagwarantowane w regulaminie wynagradzania w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego. W zamian wprowadził możliwość przyznania nagrody kwartalnej dla pracowników osiągających najlepsze wyniki w maksymalnej wysokości 70% wynagrodzenia zasadniczego. U pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa. Pracodawca samodzielnie dokonał więc zmiany w regulaminie wynagradzania, w wyniku której usunął zapisy przyznające pracownikom prawo do premii kwartalnej i wprowadził nagrody. Biorąc pod uwagę, iż premia regulaminowa jest składnikiem wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym (przysługuje każdemu pracownikowi spełniającemu warunki do jej przyznania, natomiast nagrody mają charakter uznaniowy), zmiana ta jest niekorzystna dla pracowników. W związku z tym pracodawca wręczył pracownikom wypowiedzenia zmieniające warunki wynagradzania. Wypowiedzenia te otrzymały również pracownice będące w ciąży oraz pracownicy w okresie ochrony przedemerytalnej. Takie postępowanie pracodawcy było prawidłowe, ponieważ pracownicy podlegający ochronie nie korzystają z niej w przypadku wypowiedzeń zmieniających, będących wynikiem zmian w regulaminie wynagradzania.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 77², art. 239 § 3, art. 241¹² § 2, art. 241¹³, art. 241²⁶ § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),

• art. 30 ust. 5 i 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 263),

• art. 3, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2400).

Ewa Łukasik

specjalista z zakresu prawa pracy