Obowiązki pracodawcy na przełomie roku – o czym trzeba pamiętać

Przełom roku to okres wzmożonej pracy dla pracodawców i ich służb kadrowo-płacowych. Skorygowanie rocznego odpisu na zfśs, sporządzenie planu urlopów wypoczynkowych, przygotowanie i wysyłka deklaracji PIT-4R i informacji podatkowych PIT-11 czy złożenie w ZUS informacji ZUS IWA - to tylko część zadań, jakim pracodawcy muszą sprostać w najbliższym czasie.

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku wynikają głównie z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowych.

Sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy), a plan urlopów:

• ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
• podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku). Natomiast powinno się uwzględnić dni urlopu zaległego i zaplanować je w okresie od 1 stycznia do 30 września.

Dla pracownika niepełnoetatowego należy zaplanować liczbę dni urlopu proporcjonalnie pomniejszoną w stosunku do jego wymiaru etatu, a następnie odjąć dni urlopu na żądanie. Należy przy tym pamiętać, że liczba dni urlopu na żądanie zawsze jest stała i nie zmniejsza się proporcjonalnie w stosunku do zmniejszonego wymiaru etatu. Zatem zawsze od puli dni urlopu wypoczynkowego odejmujemy 4 dni urlopu na żądanie. Nie ma też w tej sytuacji znaczenia, w jakim wymiarze godzin dziennie pracuje niepełnoetatowiec.

Urlop wypoczynkowy należy zaplanować także w przypadku osoby, której stosunek pracy zakończy się w trakcie roku kalendarzowego i pracodawca w momencie tworzenia planu urlopu już wie, że współpraca ta nie będzie kontynuowana. W takim przypadku liczba dni urlopu będzie wyliczona proporcjonalnie do liczby miesięcy współpracy.

W planie urlopowym nie można także zapominać o urlopie uzupełniającym. W dniu, w którym pracownikowi upływa 10 lat stażu pracy, uzyskuje on prawo do 6 dni urlopu wypoczynkowego, które uzupełnią dotychczasowy 20-dniowy wymiar urlopu do 26 dni. Urlop ten pracownik nabywa w trakcie roku kalendarzowego, np. 10 czerwca 2020 r. W takim przypadku 6 dni urlopu uzupełniającego należy wprowadzić do planu urlopowego po dacie nabycia do niego prawa przez pracownika.