Jakie zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych wprowadza nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą prowadzić akta osobowe składające się z czterech części: A, B, C i D. Każda z nich może zostać podzielona na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.

Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r., tak jak dotychczas, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych są gromadzone oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. Na podstawie nowych przepisów akta osobowe dzielą się na cztery części, a nie - jak do tej pory - na trzy części, i obejmują:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych), oraz

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Część A akt osobowych pracownika

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w części A akt osobowych należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie. W tej części akt osobowych przechowuje się również skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów będzie dotyczyć przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Część B akt osobowych pracownika

W części B akt osobowych należy gromadzić i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym: