Jak postępować z fakturami wystawionymi pomyłkowo na rzecz niewłaściwego podmiotu

W praktyce działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, gdy sprzedawca pomyłkowo wystawi fakturę na rzecz niewłaściwego nabywcy. Tryb postępowania z tak sporządzoną fakturą zależy przede wszystkim od ustalenia, czy została wprowadzona do obrotu prawnego. Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego wymaga bowiem wystawienia odpowiedniej faktury korygującej. Sposób wystawienia korekty będzie z kolei warunkowy tym, komu przekazano błędnie sporządzoną fakturę. Czy została przekazana nabywcy, a pomyłka dotyczy wyłącznie jego danych zamieszczonych na fakturze, czy też fakturę przekazano podmiotowi niebędącemu faktycznym nabywcą towaru bądź usługi.

Faktura powinna zawierać m.in. imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów lub usług oraz jego adres, a także numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o VAT). Pomyłki dotyczące tej części faktury co do zasady mogą być sprostowane poprzez wystawienie faktury nazywanej notą korygującą.

1. Kiedy można wystawić notę korygującą, aby poprawić dane nabywcy

Kwestia sporządzania not korygujących została uregulowana przepisami art. 106k ustawy o VAT. Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki. Notą nie można skorygować pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, tj.:

• miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny,
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen,
• wartości netto i brutto transakcji oraz
• stawki i kwoty podatku od towarów i usług.

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury (art. 106k ust. 2 ustawy o VAT). Nie ma zatem przeszkód, aby nabywca sprostował notą korygującą pomyłki dotyczące jego danych, takich jak np. błąd w:

• adresie,
• imieniu i nazwisku lub nazwie,
• numerze NIP.

Kontrowersyjne jest jednak sporządzenie noty korygującej, gdy pomyłka w fakturze nie dotyczy poszczególnych danych identyfikujących nabywcę, lecz faktura została wystawiona na rzecz zupełnie innego podmiotu. Wydawać by się mogło, że biorąc pod uwagę brzmienie art. 106k ustawy o VAT, faktyczny nabywca towaru lub usługi, po otrzymaniu faktury, w której jako nabywcę wykazano inny podmiot gospodarczy, będzie uprawniony do wystawienia noty korygującej zawierającej już prawidłowe dane, czyli dane jego firmy. Po zaakceptowaniu noty korygującej przez sprzedawcę, potwierdzającego tym samym dane podmiotu, na rzecz którego dokonał dostawy towaru lub zrealizował usługę, faktura sprostowana notą korygującą zawierałaby już prawidłowe dane.