Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zaliczkę na zagraniczną podróż służbową wypłaconą w złotówkach

Pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe za granicą, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W związku ze zleceniem wykonania zagranicznej podróży służbowej otrzymuje on zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. W odróżnieniu od zaliczki na podróż krajową, którą pracownik otrzymuje na swój wniosek, pracodawca ma obowiązek wypłacenia zaliczki na podróż zagraniczną, nawet jeśli pracownik nie złożył wniosku w tej sprawie. 

Co do zasady, zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej. Jednak z § 20 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r, poz. 167 (dalej: rozporządzenia o podróżach służbowych) wynika, że zaliczka ta za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. W takim przypadku wycena wypłaconej zaliczki powinna nastąpić według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w złotych, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.