PRZEWODNICZĄCY KOMISJI EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając regulamin wewnętrzny Komisji (¹), w szczególności jego art. 22,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Prawo do dobrej administracji jest zasadą ustanowioną w prawie Unii Europejskiej, obejmującą prawa procesowe zainteresowanych stron biorących udział w postępowaniach administracyjnych, których wynik może mieć wpływ na ich interesy.

(2) Wspomnianą zasadę prawa Unii Europejskiej określono w art. 41 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej (²). Prawa określone w art. 41 ust. 1 i 2 Karty przysługujące osobie, na której interesy ma wpływ postępowanie w sprawie handlu, są również wyraźnie określone lub powinny, biorąc pod uwagę, że stanowią zasady ogólne prawa, być uwzględnione w: rozporządzeniu Rady (WE) nr 1225/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie ochrony przed przywozem produktów po cenach dumpingowych z krajów niebędących członkami Wspólnoty Europejskiej (³), rozporządzeniu Rady (WE) nr 597/2009 z dnia 11 czerwca 2009 r. w sprawie ochrony przed przywozem towarów subsydiowanych z krajów niebędących członkami Wspólnoty Europejskiej (⁴), rozporządzeniu Rady (WE) nr 260/2009 z dnia 26 lutego 2009 r. w sprawie wspólnych reguł przywozu (⁵), rozporządzeniu Rady (WE) nr 625/2009 z dnia 7 lipca 2009 r. w sprawie wspólnych reguł przywozu z niektórych krajów trzecich (⁶), rozporządzeniu Rady (WE) nr 3286/94 z dnia 22 grudnia 1994 r. ustanawiającym procedury wspólnotowe w zakresie wspólnej polityki handlowej w celu zapewnienia wykonania praw Wspólnoty zgodnie z zasadami handlu międzynarodowego, w szczególności tymi ustanowionymi pod auspicjami Światowej Organizacji Handlu (⁷), rozporządzeniu Rady (WE) nr 385/96 z dnia 29 stycznia 1996 r. w sprawie ochrony przed szkodliwymi praktykami cenowymi dotyczącymi statków (⁸), rozporządzeniu (WE) nr 868/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 21 kwietnia 2004 r. dotyczącym ochrony przed subsydiowaniem i nieuczciwymi praktykami cenowymi powodującymi uszczerbek dla przewoźników lotniczych Wspólnoty w świadczeniu usług lotniczych z krajów nienależących do Wspólnoty Europejskiej (⁹), rozporządzeniu Rady (WE) nr 732/2008 z dnia 22 lipca 2008 r. wprowadzającym ogólny system preferencji taryfowych od dnia 1 stycznia 2009 r. i zmieniającym rozporządzenia (WE) nr 552/97, (WE) nr 1933/2006 i rozporządzenia Komisji (WE) nr 1100/2006 i (WE) nr 964/2007 (¹⁰), rozporządzeniu Rady (WE) nr 1515/2001 z dnia 23 lipca 2001 r. w sprawie środków, które Wspólnota może podjąć po przyjęciu przez organ ds. rozstrzygania sporów WTO sprawozdania dotyczącego zagadnień antydumpingowych i antysubsydyjnych (¹¹) oraz rozporządzeniu Rady (WE) nr 427/2003 z dnia 3 marca 2003 r. w sprawie mechanizmu tymczasowych środków ochronnych przy przywozie określonych towarów pochodzących z Chińskiej Republiki Ludowej i zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 519/94 w sprawie wspólnych reguł przywozu z niektórych państw trzecich (¹²).

(3) Od dnia 1 stycznia 2007 r. zadanie polegające na ochronie skutecznego wykonania praw procesowych zainteresowanych stron oraz zagwarantowaniu, aby postępowania w sprawie handlu, o których mowa w rozporządzeniach wymienionych powyżej, były prowadzone bezstronnie, sprawiedliwie i w odpowiednim czasie, powierza się urzędnikowi Dyrekcji Generalnej ds. Handlu posiadającemu doświadczenie w sprawach dotyczących ochrony handlu, pełniącemu funkcję „rzecznika praw stron”.

(4) W celu wzmocnienia tej roli oraz poprawy przejrzystości i sprawiedliwości proceduralnej odpowiednich postępowań właściwe jest obecnie wzmocnienie wspomnianej funkcji rzecznika praw stron w ramach Komisji oraz określenie jego kompetencji.

(5) Omawianą funkcję powinno się powierzać osobie niezależnej, posiadającej doświadczenie w postępowaniach w sprawie handlu. Rzecznik praw stron powinien być wyznaczony przez Komisję zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii.

(6) Aby zapewnić niezależność rzecznika praw stron, powinien on być przypisany, dla celów administracyjnych, do członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową.

(7) Do głównych funkcji rzecznika praw stron, o których mowa w niniejszej decyzji, należy doradzanie komisarzowi odpowiedzialnemu za politykę handlową oraz dyrektorowi generalnemu DG ds. Handlu; zagwarantowanie praw procesowych; umożliwienie dostępu do akt; podejmowanie decyzji w sprawie poufnego charakteru dokumentów; dokonywanie przeglądu stanowiska organów administracyjnych w sprawie przedłużenia terminów. Rzecznik praw stron powinien czynić starania mające na celu zagwarantowanie należytego uwzględnienia wszystkich istotnych faktów, niezależnie od tego, czy przemawiają one na korzyść, czy na niekorzyść zainteresowanych stron, przy przygotowywaniu projektów aktów prawnych lub wniosków Komisji.

(8) W celu wzmocnienia gwarancji procesowych dotyczących wykonania praw procesowych zainteresowanych stron konieczne jest określenie rodzajów przesłuchań oraz ustalenie zasad dotyczących organizacji i prowadzenia przesłuchań oraz działań następczych podejmowanych w wyniku przesłuchań z rzecznikiem praw stron.

(9) Uprawnienia rzecznika praw stron do podejmowania decyzji w sprawach dotyczących dostępu do akt, poufności i terminów powinny zapewnić stronom biorącym udział w postępowaniu w sprawie handlu dodatkową gwarancję procesową bez uszczerbku dla ograniczeń czasowych postępowania.

(10) Sprawozdania powinny zwracać uwagę decydentów na kluczowe kwestie będące przedmiotem działań rzecznika praw stron oraz jego główne zalecenia, zapewniając tym samym dodatkową gwarancję przestrzegania praw stron biorących udział w postępowaniu w sprawie handlu. Sprawozdania roczne powinny także informować państwa członkowskie UE, Parlament Europejski i opinię publiczną o działaniach rzecznika praw stron.

(11) Ujawniając informacje dotyczące osób fizycznych, należy w szczególności wziąć pod uwagę rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (¹³).

(12) Niniejsza decyzja nie powinna naruszać ogólnych zasad dotyczących przyznawania lub odmowy dostępu do dokumentów Komisji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Rzecznik praw stron

1. W ramach Komisji powołuje się szczególną funkcję rzecznika praw stron w postępowaniach w sprawie handlu.

2. Zadanie rzecznika praw stron polega na ochronie skutecznego wykonania praw procesowych zainteresowanych stron, o których mowa w rozporządzeniach wymienionych poniżej (zwanych dalej „rozporządzeniami podstawowymi”), oraz na zagwarantowaniu bezstronnego, sprawiedliwego postępowania w sprawie handlu na mocy tych rozporządzeń prowadzonego w rozsądnym terminie. Wspomnianymi rozporządzeniami podstawowymi są:

a) rozporządzenie (WE) nr 1225/2009, w szczególności jego art. 5 ust. 10 i 11, art. 6 ust. 5, 6, 7 i 8, art. 8 ust. 3, 4 i 9 oraz art. 18, 19, 20 i 21;

b) rozporządzenie (WE) nr 597/2009, w szczególności jego art. 10 ust. 12 i 13, art. 11 ust. 5, 6, 7, 8 i 10, art. 13 ust. 3, 4 i 9 oraz art. 28, 29, 30 i 31;

c) rozporządzenie (WE) nr 260/2009, w szczególności jego art. 6 i 9;

d) rozporządzenie (WE) nr 625/2009, w szczególności jego art. 5 i 7;

e) rozporządzenie (WE) nr 3286/94, w szczególności jego art. 8 i 9;

f) rozporządzenie (WE) nr 385/96, w szczególności jego art. 5 ust. 12 i 13, art. 6 ust. 5, 6, 7 i 8 oraz art. 12, 13 i 14;

g) rozporządzenie (WE) nr 868/2004, w szczególności jego art. 7 i 8;

h) rozporządzenie (WE) nr 732/2008, w szczególności jego art. 18, 19 i 20;

i) rozporządzenie (WE) nr 1515/2001, w szczególności jego art. 1 ust. 2 i art. 2 ust. 2;

j) rozporządzenie Rady (WE) nr 427/2003, w szczególności jego art. 5 ust. 5, art. 6 ust. 4, 5 i 6, art. 17 ust. 2 i 3 oraz art. 18.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:

a) „postępowanie w sprawie handlu” oznacza każde dochodzenie lub każdą procedurę administracyjną prowadzone przez służby Komisji na mocy jednego z rozporządzeń podstawowych;

b) „zainteresowana strona” oznacza każdą osobę, na której interesy ma wpływ postępowanie w sprawie handlu, jak określono w mającym zastosowanie rozporządzeniu podstawowym;

c) „ prawa zainteresowanych stron” oznaczają prawa procesowe oraz prawo każdej osoby do tego, by rozstrzygano jej sprawy w sposób bezstronny, sprawiedliwy i w rozsądnym terminie w ramach postępowań w sprawie handlu.

Artykuł 3

Powołanie, zakończenie kadencji oraz zastępowanie

1. Rzecznika praw stron powołuje Komisja zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich i warunkach zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

2. Informację o powołaniu rzecznika praw stron publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Przerwanie, zakończenie kadencji lub przeniesienie rzecznika praw stron w ramach jakiejkolwiek procedury jest przedmiotem uzasadnionej decyzji Komisji. Decyzję tę publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Rzecznika praw stron przypisuje się, do celów administracyjnych, członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową.

4. Jeżeli rzecznik praw stron nie jest w stanie działać, członek Komisji odpowiedzialny za politykę handlową, w miarę możliwości po konsultacji z rzecznikiem praw stron, wyznacza innego urzędnika, który nie jest zaangażowany w daną sprawę i posiada dostateczne doświadczenie w postępowaniach w sprawie handlu, do wykonania obowiązków rzecznika praw stron.

Artykuł 4

Zasady interwencji rzecznika praw stron

1. Rzecznik praw stron wykonuje swoje funkcje w sposób niezależny. Wykonując swoje zadania, rzecznik praw stron nie przyjmuje od nikogo instrukcji.

2. Rzecznik praw stron wypełnia swoje obowiązki z uwzględnieniem potrzeby skutecznego stosowania rozporządzeń podstawowych zgodnie z obowiązującymi przepisami Unii oraz z zasadami określonymi przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

3. Wykonując swoją funkcję, rzecznik praw stron ma nieograniczony dostęp bez zbędnej zwłoki do wszystkich akt dotyczących danego postępowania w sprawie handlu w dowolnym momencie postępowania.

4. Rzecznik praw stron podejmuje decyzje, o których mowa w niniejszej decyzji, i może wydawać zalecenia służbom Komisji odpowiedzialnym za dochodzenie w każdej sprawie dotyczącej praw zainteresowanych stron, które zwróciły się do niego o interwencję. Rzecznik praw stron stara się zapewnić należyte uwzględnienie wszystkich istotnych faktów, niezależnie od tego, czy przemawiają one na korzyść, czy na niekorzyść zainteresowanych stron, przy przygotowywaniu projektów aktów prawnych lub wniosków Komisji.

5. Dyrektor odpowiedzialny lub jego przedstawiciel stale informują rzecznika praw stron o przebiegu procedury, której dotyczyła jego interwencja, do chwili przyjęcia, odpowiednio, przez Komisję lub Radę ostatecznej wersji aktu prawnego. Rzecznika praw stron niezwłocznie informuje się o każdej istotnej zmianie stanowiska Komisji na ostatecznym etapie postępowania w sprawie handlu, aby mógł dokonać oceny ewentualnego wpływu na prawa zainteresowanych stron.

6. Rzecznik praw stron doradza członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową, a w stosownych przypadkach dyrektorowi generalnemu, w kwestiach dotyczących działań następczych podjętych w odpowiedzi na jego zalecenia oraz, w razie potrzeby, ewentualnych środków zaradczych.

7. Dyrektor odpowiedzialny konsultuje się z rzecznikiem praw stron w sprawie zmian lub aktualizacji polityki w kwestiach proceduralnych i w kwestiach kluczowych mających wpływ na prawa zainteresowanych stron, jak określono w art. 2 niniejszej decyzji. Z rzecznikiem praw stron można być konsultować się we wszelkich innych kwestiach wynikających z postępowania w sprawie handlu.

8. Rzecznik praw stron może przedstawić członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową oraz, w razie potrzeby, dyrektorowi generalnemu ds. handlu uwagi i zalecenia dotyczące każdej kwestii wynikającej z postępowania w sprawie handlu.

Artykuł 5

Warunki interwencji rzecznika praw stron – Wyznaczanie terminów – Informacje

1. Rzecznik praw stron podejmuje działania na wniosek zainteresowanych stron, członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową, dyrektora generalnego, dyrektora odpowiedzialnego za dane postępowanie w sprawie handlu lub jego przedstawiciela, lub dyrektora innych służb, z którym konsultowano się odnośnie do postępowania w sprawie handlu.

2. Rzecznik praw stron może interweniować na każdym etapie postępowania, z należytym uwzględnieniem ograniczeń czasowych związanych z takim postępowaniem.

3. Rzecznika praw stron obowiązują terminy stosowane w odniesieniu do postępowań w sprawie handlu zgodnie z rozporządzeniami podstawowymi.

4. Do każdej wersji ostatecznej aktu prawnego lub wniosku Komisji dołącza się notę rzecznika praw stron zawierającą informację o tym, czy dane postępowanie było przedmiotem jego interwencji, oraz o charakterze tej interwencji.

Artykuł 6

Przesłuchania

1. Rzecznik praw stron może, na wniosek lub w przypadkach i na warunkach określonych w rozporządzeniach podstawowych, organizować i przeprowadzać dwa rodzaje przesłuchań: przesłuchania z udziałem jednej zainteresowanej strony lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach i służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie oraz przesłuchania z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach.

2. Przesłuchanie może dotyczyć każdej kwestii wynikającej z postępowania w sprawie handlu na każdym jego etapie i mogącej mieć wpływ na prawa zainteresowanych stron.

3. Osoby fizyczne zaproszone do udziału w przesłuchaniu uczestniczą w nim osobiście lub są reprezentowane przez przedstawiciela prawnego. Osoby prawne zaproszone do udziału w przesłuchaniu są reprezentowane przez należycie upoważnionego przedstawiciela wybranego spośród ich pracowników stałych.

4. Osobom fizycznym lub prawnym zaproszonym do udziału w przesłuchaniu zorganizowanym przez rzecznika praw stron może towarzyszyć doradca prawny lub inna wykwalifikowana osoba niebędąca ich pracownikiem stałym i dopuszczona do udziału w przesłuchaniu przez rzecznika praw stron.

5. Niniejszy artykuł nie stanowi uszczerbku dla prawa do przesłuchania na mocy rozporządzeń podstawowych.

Artykuł 7

Przesłuchania z udziałem jednej zainteresowanej strony lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach

1. Rzecznik praw stron może zorganizować i przeprowadzić przesłuchanie z udziałem jednej zainteresowanej strony lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach oraz służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie i, w stosownych przypadkach, innych służb, na uzasadniony wniosek tej zainteresowanej strony lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach.

2. O przeprowadzenie przesłuchania z udziałem grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach dotyczącego konkretnej kwestii może ubiegać się jedna zainteresowana strona; przesłuchanie takie odbywa się, pod warunkiem że co najmniej jedna inna zainteresowana strona o zbliżonych interesach wyrazi zgodę na wzięcie w nim udziału.

Artykuł 8

Przesłuchanie z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach

1. Rzecznik praw stron może zorganizować przesłuchanie z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach oraz mu przewodniczyć, aby umożliwić przedstawienie sprzecznych opinii i kontrargumentów. Okres, w którym powinno się odbyć takie przesłuchanie, określa się w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania w sprawie handlu.

2. Przesłuchanie z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach może być zorganizowane w ramach każdego postępowania w sprawie ochrony handlu po przesłuchaniu służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie.

3. O przeprowadzenie przesłuchania z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach dotyczącego konkretnej kwestii może również ubiegać się jedna zainteresowana strona; przesłuchanie takie odbywa się, pod warunkiem że co najmniej jedna inna zainteresowana strona o odmiennych interesach wyrazi zgodę na wzięcie w nim udziału.

4. W przesłuchaniu uczestniczą służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie oraz, w stosownych przypadkach, inne służby.

5. Właściwi przedstawiciele państw członkowskich mogą uczestniczyć w przesłuchaniu z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach w charakterze obserwatorów.

Artykuł 9

Przygotowanie przesłuchań

1. Po przesłuchaniu dyrektora odpowiedzialnego lub jego przedstawiciela rzecznik praw stron określa datę, czas trwania oraz miejsce przesłuchania. W przypadku złożenia przez zainteresowane strony lub przez służby Komisji wniosku o odroczenie rzecznik praw stron podejmuje decyzję w sprawie zezwolenia na takie odroczenie.

2. W stosownych przypadkach rzecznik praw stron może zorganizować spotkanie przygotowawcze z zainteresowanymi stronami lub ze służbami Komisji odpowiedzialnymi za dochodzenie oraz z innymi służbami, aby w miarę możliwości zidentyfikować i wyjaśnić wszelkie kwestie faktyczne lub prawne, które zostaną poruszone podczas przesłuchania. W tym celu rzecznik praw stron może zażądać od uczestników przesłuchania wszelkich informacji niezbędnych do przygotowania przesłuchania.

3. Rzecznik praw stron przygotowuje porządek każdego przesłuchania, który udostępnia się wszystkim uczestnikom przed przesłuchaniem.

4. Rzecznik praw stron może, w odpowiednim czasie po terminie składania uwag w sprawie ustaleń i przed przesłuchaniem z udziałem stron, wezwać uczestników do składania zapytań dotyczących informacji przestawionych przez inne zainteresowane strony.

5. W stosownych przypadkach, z uwagi na konieczność zapewnienia właściwego przygotowania przesłuchania z udziałem stron oraz w szczególności wyjaśnienia, w miarę możliwości, kwestii faktycznych, rzecznik praw stron może, po przesłuchaniu dyrektora odpowiedzialnego lub jego przedstawiciela, dostarczyć z wyprzedzeniem stronom zaproszonym do udziału w przesłuchaniu wykaz kwestii, w odniesieniu do których chciałby uzyskać ich opinię.

6. Rzecznik praw stron może również zażądać wcześniejszego pisemnego powiadomienia o zasadniczej treści oświadczenia, jakie uczestnicy każdego przesłuchania zamierzają złożyć.

7. Rzecznik praw stron może zaprosić do udziału w przesłuchaniach ekspertów zewnętrznych. Zainteresowane strony i służby Komisji mogą zwrócić się do rzecznika praw stron o dopuszczenie ekspertów zewnętrznych do udziału w przesłuchaniach. Wnioski takie rozpatruje rzecznik praw stron. Eksperci zewnętrzni zaproszeni do udziału w przesłuchaniu są zobowiązani do podpisania umowy o poufności.

8. Eksperci zewnętrzni mogą zostać poproszeni o dostarczenie wszelkich stosownych analiz, sprawozdań lub publikacji, które zostaną włączone do akt sprawy i udostępnione wszystkim uczestnikom w miarę możliwości przed przesłuchaniem.

Artykuł 10

Prowadzenie przesłuchań

1. Rzecznik praw stron ponosi pełną odpowiedzialność za prowadzenie przesłuchania. Rzecznik praw stron gwarantuje prowadzenie przesłuchania we właściwy sposób, aby zapewnić sprawiedliwość samego przesłuchania oraz każdej podjętej w jego następstwie decyzji.

2. Przesłuchania są niejawne. Rzecznik praw stron podejmuje decyzję, które osoby należy przesłuchać w imieniu zainteresowanej strony oraz czy osoby te należy przesłuchiwać oddzielnie, czy w obecności innych osób zaproszonych do udziału w przesłuchaniu. W tym ostatnim przypadku należy wziąć pod uwagę uzasadniony interes zainteresowanych stron związany z ochroną ich tajemnic handlowych oraz innych poufnych informacji.

3. Rzecznik praw stron może zezwolić uczestnikom na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi na pytania podczas przesłuchania.

4. Jeżeli rzecznik praw stron zezwolił na udział w przesłuchaniu ekspertów zewnętrznych, zapewnia tym ekspertom możliwość przedstawienia opinii oraz udzielenia odpowiedzi na pytania innych uczestników przesłuchania.

5. W stosownych przypadkach po zakończeniu przesłuchania i po przesłuchaniu dyrektora odpowiedzialnego lub jego przedstawiciela rzecznik praw stron, mając na uwadze konieczność zapewnienia prawa do bycia wysłuchanym, może zezwolić zainteresowanym stronom na przedstawienie dalszych pisemnych uwag. Rzecznik praw stron ustala termin składania uwag. Pisemne uwagi otrzymane po tym terminie mogą nie zostać uwzględnione.

Artykuł 11

Działania następcze podjęte w wyniku przesłuchań

1. Rzecznik praw stron sporządza protokół z przesłuchań lub streszczenie przesłuchań:

a) w przypadku przesłuchań z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach protokół lub streszczenie udostępnia się wszystkim uczestnikom przesłuchania i włącza do akt sprawy dostępnych do wglądu dla zainteresowanych stron;

b) w przypadku przesłuchań z udziałem jednej zainteresowanej strony lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach oraz służb Komisji protokół lub streszczenie udostępnia się wszystkim uczestnikom przesłuchania. Uczestnicy ci mogą złożyć uzasadniony wniosek o utajnienie niektórych informacji zawartych w protokole lub w streszczeniu. Rzecznik praw stron podejmuje decyzję w sprawie tych wniosków po przesłuchaniu służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie oraz, w stosownych przypadkach, innych służb. Wersję protokołu z przesłuchania lub streszczenia przesłuchania nieopatrzona klauzulą poufności włącza się do akt sprawy dostępnych do wglądu dla zainteresowanych stron.

2. Rzecznik praw stron może przekazać zalecenia służbom Komisji odpowiedzialnym za dochodzenie zgodnie z art. 4 ust. 4 niniejszej decyzji. Służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie informują w odpowiednim terminie przez przyjęciem ostatecznej wersji aktu prawnego rzecznika praw stron, czy i w jaki sposób uwzględniły te zalecenia, oraz przekazują rzecznikowi praw stron egzemplarz projektu aktu prawnego.

3. Rzecznik praw stron przedstawia członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową regularne sprawozdania dotyczące przesłuchań z udziałem poszczególnych zainteresowanych stron lub grupy zainteresowanych stron o zbliżonych interesach, przekazując kopię dyrektorowi generalnemu, jak określono w art. 18 niniejszej decyzji, chyba że w danym przypadku niezbędne jest niezwłoczne wydanie zalecenia dla członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową lub dla dyrektora generalnego.

4. Wszelkie zalecenia skierowane do służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie oraz sprawozdania i uwagi wystosowane przez rzecznika praw stron do członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową i do dyrektora generalnego uznaje się na poufne dokumenty wewnętrzne.

5. W przypadku przesłuchania z udziałem stron rzecznik praw stron sporządza pisemne sprawozdanie końcowe dotyczące przestrzegania praw zainteresowanych stron. Rzecznik praw stron może dostosowywać to sprawozdanie do wszelkich zmian w projekcie aktu prawnego do chwili sporządzenia wersji ostatecznej aktu prawnego.

Artykuł 12

Dostęp do akt

1. Strona podająca się za zainteresowaną stronę może zwrócić się do rzecznika praw stron o zweryfikowanie podjętej przez służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie decyzji o odmowie udzielenia tej stronie, w odpowiednim czasie, wglądu do dostępnych akt sprawy lub do konkretnego dokumentu znajdującego się w posiadaniu Komisji. Rzecznik praw stron rozpatruje sprawę i podejmuje decyzję w sprawie udzielenia częściowego lub całkowitego dostępu do akt lub do wskazanego dokumentu.

2. Rzecznik praw stron określa terminy, w których służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie zapewniają taki dostęp.

Artykuł 13

Poufność

1. Rzecznika praw stron obowiązują zasady ogólne dotyczące poufności informacji przedstawionych przez zainteresowane strony w ramach postępowań administracyjnych przed Komisją.

2. Zainteresowana strona lub służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie mogą zwrócić się do rzecznika praw stron o podjęcie decyzji w sprawie poufnego charakteru dokumentu znajdującego się w posiadaniu służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie.

Artykuł 14

Niepoufne streszczenia poufnych informacji

1. Zainteresowana strona może zwrócić się do rzecznika praw stron o przegląd oceny służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie w sprawie tego, czy niepoufne streszczenie poufnych informacji przedstawionych podczas dochodzenia jest na tyle szczegółowe, że umożliwia dostateczne zrozumienie istoty informacji przekazanych z klauzulą poufności.

2. Jeżeli służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie zamierzają pominąć dokument lub informacje, w odniesieniu do których zainteresowana strona odmówiła przedstawienia niepoufnego streszczenia, strona ta może zwrócić się do rzecznika praw stron o wydanie decyzji w tej sprawie.

3. Wniosek rozpatruje rzecznik praw stron. Jeżeli rzecznik praw stron uzna, że niepoufne streszczenie nie jest dostatecznie szczegółowe, umożliwia zainteresowanej stronie, która przedstawiła streszczenie, skomentowanie i poprawę streszczenia w odpowiednim czasie.

4. W przypadku przedstawienia przez zainteresowaną stronę, która przekazała poufne informacje, niekompletnego streszczenia lub uzasadnień, które nie mogą zostać zaakceptowane, bądź niepodjęcia przez nią działań rzecznik praw stron podejmuje decyzję w sprawie pominięcia poufnych informacji, w odniesieniu do których nie przedstawiono żadnego niepoufnego streszczenia zgodnie z odpowiednimi przepisami rozporządzeń podstawowych.

Artykuł 15

Dostęp do informacji z natury poufnych, niewchodzących w zakres streszczenia

Na wniosek zainteresowanej strony rzecznik praw stron może przeanalizować informacje poufne z natury i niewchodzące w zakres streszczenia, do których ta strona nie ma dostępu, w celu sprawdzenia, w jaki sposób służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie wykorzystały te informacje.

Rzecznik praw stron informuje wnioskującą zainteresowaną stronę o tym, czy według niego:

a) informacje, których udostępnienia stronie odmówiono, są istotne z punktu widzenia obrony tej strony; oraz

b) w stosownych przypadkach służby odpowiedzialne za dochodzenie odpowiednio uwzględniły te informacje w faktach i ustaleniach, na których oparły swoje wnioski.

Artykuł 16

Przedłużanie terminów

1. Wniosek o przedłużenie terminów lub przełożenie terminów odpowiedzi na pytania kwestionariusza, przedstawiania informacji dodatkowych, wizyt na miejscu lub przesyłania komentarzy dotyczących ujawnienia ustaleń zainteresowana strona kieruje w pierwszej kolejności do służb Komisji odpowiedzialnych za dochodzenie. Wniosek taki należy złożyć w stosownym terminie przed upływem terminu pierwotnego. W przypadku odrzucenia takiego wniosku lub uznania przez zainteresowaną stronę, że przedłużony termin jest zbyt krótki, strona ta może złożyć, przed upływem pierwotnego terminu, uzasadniony wniosek do rzecznika praw stron o ponowne rozpatrzenie sprawy. Po przesłuchaniu dyrektora odpowiedzialnego lub jego przedstawiciela rzecznik praw stron może przedłużyć termin lub odrzucić wniosek.

2. Służby Komisji nie podejmują działań w odnośnej sprawie przed podjęciem decyzji przez rzecznika praw stron.

3. Rzecznik praw stron podejmuje decyzję z należytym uwzględnieniem szczególnych okoliczności wniosku oraz ograniczeń czasowych związanych z postępowaniem.

Artykuł 17

Udział w spotkaniach komitetów

Rzecznik praw stron może uczestniczyć w spotkaniach komitetów. W stosownych przypadkach rzecznik praw stron może udzielić odpowiedzi na pytania państw członkowskich, o ile pytania te dotyczą charakteru jego interwencji w postępowaniach.

Artykuł 18

Sprawozdania rzecznika praw stron

1. Na koniec każdego roku rzecznik praw stron sporządza sprawozdanie roczne. Sprawozdanie roczne zawiera informacje na temat przypadków, w których rzecznik praw stron interweniował, rodzaju wydanych przez niego decyzji i zaleceń oraz wszelkich zaleceń mających na celu usprawnienie postępowań w sprawie handlu. Sprawozdanie jest skierowane do członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową. Dyrektor generalny ds. handlu oraz zainteresowane dyrekcje otrzymują kopie sprawozdania.

2. Streszczenia sprawozdania rocznego przekazuje się państwom członkowskim i Parlamentowi Europejskiemu oraz publikuje na stronach internetowych rzecznika praw stron.

3. Rzecznik praw stron sporządza regularne sprawozdania dla członka Komisji odpowiedzialnego za politykę handlową, zawierające podsumowanie jego działań oraz kwestii, które wynikły w trakcie tych działań. W sprawozdaniu wyszczególnia się główne sprawy polityczne, decyzje i zalecenia wydane przez rzecznika praw stron oraz sposób uwzględnienia tych zaleceń przez służby Komisji odpowiedzialne za dochodzenie. Kopię przedmiotowego sprawozdania przekazuje się dyrektorowi generalnemu ds. handlu.

4. Rzecznik praw stron sporządza sprawozdanie z każdego przesłuchania z udziałem zainteresowanych stron o odmiennych interesach oraz, w ramach wypełniania swojej roli doradczej, może przedstawiać członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową oraz dyrektorowi generalnemu sprawozdania dotyczące wszelkich innych kwestii wynikających z danego postępowania w sprawie handlu lub w inny sposób istotnych z punktu widzenia skutecznego stosowania zasad prawa Unii Europejskiej w ramach postępowań w sprawie handlu.

5. Sprawozdanie końcowe rzecznika praw stron z przesłuchań z udziałem stron przekazuje się członkowi Komisji odpowiedzialnemu za politykę handlową, dyrektorowi generalnemu ds. handlu i dyrektorowi odpowiedzialnemu. Przedstawia się je właściwym przedstawicielom państw członkowskich oraz zainteresowanych stron.

Artykuł 19

Przepisy przejściowe

Niniejszą decyzję stosuje się do postępowań prowadzonych w chwili jej wejścia w życie, ale w ramach których nie ujawniono ostatecznych ustaleń.

Kroki proceduralne podjęte przed wejściem w życie niniejszej decyzji pozostają nadal w mocy.

Artykuł 20

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 29 lutego 2012 r.