WPROWADZENIE

8

1.

SYSTEM INFORMACYJNY SCHENGEN (SIS) I KRAJOWE BIURA SIRENE

9

1.1.

Biura SIRENE

9

1.2.

Podręcznik SIRENE

10

1.3.

Normy 15

10

1.3.1.

Dostępność

10

1.3.2.

Ciągłość

10

1.3.3.

Bezpieczeństwo

10

1.3.4.

Dostępność

10

1.3.5.

Łączność

11

1.3.6.

Zasady transliteracji

11

1.3.7.

Jakość danych

11

1.3.8.

Struktura

11

1.3.9.

Archiwizacja

12

1.4.

Personel

12

1.4.1.

Wiedza

12

1.4.2.

Szkolenia

12

1.4.3.

Wymiana pracowników

13

1.5.

Infrastruktura techniczna

13

1.5.1.

System organizacji pracy SIRENE

13

1.5.2.

Automatyczne wprowadzanie danych

13

1.5.3.

Automatyczne usuwanie danych

13

1.5.4.

Wymiana danych między biurami SIRENE

13

1.5.5.

Jakość danych w SIS

13

2.

PROCEDURY OGÓLNE

13

2.1.

Wielokrotne wpisy (art. 107)

13

2.1.1.

Zgodność i kolejność wpisów

14

2.1.2.

Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące tej samej osoby

15

2.1.3.

Negocjacje dotyczące nowego wpisu w przypadkach, gdy jest on niezgodny z istniejącym wpisem

15

2.2.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

16

2.2.1.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

16

2.2.2.

Przekazywanie dalszych informacji

17

2.3.

Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 104 ust. 3)

17

2.4.

Przypadki, gdy pierwotny cel wpisu ulega zmianie (art. 102 ust. 3)

17

2.5.

Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 106)

17

2.6.

Prawo dostępu do danych i korygowania błędów (art. 109 i 110)

17

2.6.1.

Wymiana informacji dotyczących prawa dostępu do danych lub korygowania błędów

18

2.6.2.

Informowanie o wnioskach o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

18

2.6.3.

Informowanie o procedurach dostępu do danych i korygowania błędów

18

2.7.

Usuwanie wpisu w przypadku gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

18

2.8.

Tożsamość przywłaszczona

18

2.9.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

19

2.10.

SIRPIT (przekaz obrazów SIRENE)

19

2.10.1.

Proces powstawania i podstawy procedury SIRPIT (przekazu obrazów SIRENE)

19

2.10.2.

Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

19

2.10.3.

Wymagania techniczne

19

2.10.4.

Krajowe służby do spraw identyfikacji

20

2.10.5.

Użycie formularza L SIRENE

20

2.10.6.

Procedura SIRPIT

20

2.10.6.1.

Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę dokonuje porównania

20

2.10.6.2.

Biuro SIRENE dostarczające dane dokonuje porównania

20

2.10.6.3.

Ekran wprowadzania danych

20

2.11.

Rola biur SIRENE we współpracy policyjnej w Unii Europejskiej

21

2.12.

Stosunki SIRENE z Interpolem

21

2.12.1.

Pierwszeństwo wpisów w SIS przed wpisami Interpolu

21

2.12.2.

Wybór kanału wymiany informacji

21

2.12.3.

Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

21

2.12.4.

Przesyłanie informacji państwom trzecim

22

2.12.5.

Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

22

2.12.6.

Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

22

2.13.

Współpraca z EUROPOLEM i EUROJUSTEM

22

2.14.

Szczególne rodzaje poszukiwań

22

2.14.1.

Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym

22

2.14.2.

Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policji prowadzących poszukiwania celowe (FAST)

22

2.15.

Dodanie zastrzeżenia

22

2.15.1.

Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

23

2.15.2.

Wniosek o usunięcie zastrzeżenia

23

2.16.

Wskazanie pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE

23

3.

WPISY Z ARTYKUŁU 95

23

3.1.

Sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie

23

3.2.

Sprawdzenie, czy prawo krajowe państw członkowskich dopuszcza aresztowanie tymczasowe w celu wydania lub ekstradycji

24

3.3.

Wielokrotne wpisy

24

3.3.1.

Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy (art. 107)

24

3.3.2.

Wymiana informacji

24

3.4.

Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

24

3.4.1.

Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

24

3.4.2.

Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym

26

3.4.3.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

27

3.4.4.

Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

27

3.4.5.

Przesyłanie formularzy A i M

27

3.5.

Dodanie zastrzeżenia

27

3.5.1.

Wielokrotny wniosek o dodanie zastrzeżenia do wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji, w przypadkach gdy nie ma zastosowania decyzja ramowa Rady 2002/584/WSiSW w sprawie europejskiego nakazu aresztowania i procedury wydawania osób między państwami członkowskimi

27

3.6.

Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu z art. 95

28

3.7.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

28

3.7.1.

Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

28

3.7.2.

Przekazywanie dalszych informacji

28

3.7.3.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

28

3.7.4.

Wymiana informacji uzupełniających na temat wydania lub ekstradycji

28

3.8.

Usunięcie wpisu

29

3.8.1.

Usuwanie wpisu w przypadku gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

29

3.9.

Tożsamość przywłaszczona

29

4.

WPISY Z ARTYKUŁU 96

29

4.1.

Wprowadzenie

29

4.2.

Dokonywanie wpisów z art. 96

29

4.3.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

30

4.4.

Tożsamość przywłaszczona

30

4.5.

Rodzaje procedur SIRENE

30

4.6.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

30

4.6.1.

Wymiana informacji w przypadku odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen

30

4.6.2.

Wymiana informacji w związku z wydawaniem dokumentów pobytowych lub wiz

31

4.6.3.

Procedury specjalne przewidziane w art. 25 konwencji z Schengen

31

4.6.3.1.

Procedura na mocy art. 25 ust. 1 konwencji z Schengen

31

4.6.3.2.

Procedura na mocy art. 25 ust. 2 konwencji z Schengen

31

4.6.4.

Procedury specjalne ustanowione art. 5 ust. 4 kodeksu granicznego Schengen

31

4.6.4.1.

Procedura w przypadkach wchodzących w zakres stosowania art. 5 ust. 4 lit. a) kodeksu granicznego Schengen

31

4.6.4.2.

Procedura w przypadkach wchodzących w zakres stosowania art. 5 ust. 4 lit. a) kodeksu granicznego Schengen

32

4.7.

Wymiana informacji na temat obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się

32

4.7.1.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

32

4.7.2.

Wymiana informacji w przypadku gdy przy braku trafienia państwo członkowskie stwierdzi istnienie wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd w odniesieniu do obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się

33

4.8.

Usunięcie wpisu dotyczącego obywatela UE

33

4.9.

Powiadamianie państw członkowskich strefy Schengen o uzyskaniu trafienie

33

5.

WPISY Z ARTYKUŁU 97

33

5.1.

Dodanie zastrzeżenia

33

5.2.

Opisanie wyglądu zaginionych małoletnich i innych osób w sytuacji zagrożenia

33

5.3.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

34

6.

WPISY Z ARTYKUŁU 98

34

6.1.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

35

7.

WPISY Z ARTYKUŁU 99

35

7.1.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

35

7.2.

Powiadamianie innych państw członkowskich o dokonaniu wpisów na wniosek organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo państwa

35

7.3.

Dodanie zastrzeżenia

35

7.4.

Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

35

8.

WPISY Z ARTYKUŁU 100

36

8.1.

Wpisy dotyczące pojazdów dokonane na podstawie art. 100

36

8.1.1.

Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące danego pojazdu

36

8.1.2.

Dublujące się numery VIN

36

8.2.

Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

37

9.

STATYSTYKA

37

1.

SYSTEM INFORMACYJNY SCHENGEN (SIS) I KRAJOWE BIURA SIRENE

System Informacyjny Schengen (SIS), a także współpraca biur SIRENE, ustanowione na mocy postanowień tytułu IV Konwencji wykonawczej do układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (konwencji z Schengen) (¹⁵), stanowi zasadniczy instrument stosowania przepisów dorobku prawnego Schengen, włączonego w ramy prawne Unii Europejskiej.

System informacyjny Schengen (SIS) zapewnia dostęp do wpisów dotyczących osób i przedmiotów następującym organom:

a) organom odpowiedzialnym za kontrolę granic;

b) organom prowadzącym i koordynującym inne kontrole policyjne i celne w granicach kraju;

c) krajowym organom sądowym, odpowiedzialnym między innymi za wszczęcie dochodzenia w ramach postępowania karnego i dochodzenia sądowego przed wniesieniem aktu oskarżenia, przy realizacji zadań określonych przez ustawodawstwo krajowe;

d) organom odpowiedzialnym za wydawanie wiz, organom centralnym odpowiedzialnym za rozpatrywanie wniosków wizowych, organom odpowiedzialnym za wydawanie dokumentów pobytowych i za wykonywanie przepisów dotyczących obywateli państw trzecich w ramach stosowania dorobku Unii w zakresie przemieszczania się osób;

e) organom odpowiedzialnym za wydawanie świadectw rejestracji pojazdów.

Europol i Eurojust również mają dostęp do niektórych kategorii wpisów (¹⁶). Europol może mieć dostęp do danych wpisywanych zgodnie z art. 95 (wpisy do celów aresztowania), art. 99 (wpisy do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli) oraz art. 100 (wpisy dotyczące przedmiotów niezbędne do celów ich zajęcia lub wykorzystania w charakterze dowodu w postępowaniu karnym). Eurojust może mieć dostęp do danych wpisywanych zgodnie z art. 95 (wpisy do celów aresztowania) i art. 98 (wpisy do celów postępowania sądowego).

SIS składa się z dwóch oddzielnych elementów: funkcji wsparcia technicznego (C.SIS) i sekcji krajowych (N.SIS, po jednej w każdym państwie członkowskim), połączonych siecią (SISNET). Zasada działania SIS jest następująca: ponieważ systemy krajowe nie mogą wymieniać bezpośrednio między sobą skomputeryzowanych danych, wymiana ta odbywa się poprzez system centralny (C.SIS).

Państwa członkowskie muszą mieć jednak możliwość wymiany dodatkowych informacji, na zasadach dwustronnych lub wielostronnych, w celu wprowadzenia w życie niektórych postanowień konwencji z Schengen oraz zapewnienia pełnego stosowania tytułu IV konwencji z Schengen dla całego SIS.

1.1.

Biura SIRENE (¹⁷)

Artykuł 92 ust. 4 konwencji z Schengen stanowi, że państwa członkowskie zgodnie z ich prawem krajowym, wymieniają poprzez organy wyznaczone w tym celu (SIRENE) wszystkie informacje uzupełniające niezbędne przy wprowadzaniu wpisów i w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań w przypadkach, gdy w wyniku przeglądania danych Systemu Informacyjnego Schengen odnaleziono osoby lub przedmioty, na temat których wprowadzono informacje do tego systemu.

Aby spełnić wymogi operacyjne określone w konwencji z Schengen, każde państwo członkowskie musi ustanowić organ centralny, pełniący funkcję pojedynczego punktu kontaktowego odpowiedzialnego za wymianę informacji uzupełniających dotyczących danych zawartych w SIS. Ten punkt kontaktowy, określany jako biuro SIRENE, musi być w pełni operacyjny we wszystkie dni tygodnia przez całą dobę.

1.2.

Podręcznik SIRENE

Podręcznik SIRENE jest zbiorem wytycznych dla biur SIRENE opisującym szczegółowo zasady i procedury dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających.

1.3.

Normy

Należy zachować następujące podstawowe standardy współpracy w ramach SIRENE:

1.3.1.

Dostępność

Każde państwo członkowskie ustanawia krajowe biuro SIRENE, pełniące funkcję jednego punktu kontaktowego dla państw członkowskich stosujących postanowienia konwencji z Schengen dotyczące SIS. Jest ono w pełni operacyjne i zapewnia wystarczające możliwości we wszystkie dni tygodnia i przez całą dobę. Przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia zapewnia się również dostateczne wsparcie techniczne, możliwość uzyskania analiz technicznych i rozwiązań.

1.3.2.

Ciągłość

Każde biuro SIRENE tworzy strukturę wewnętrzną, zapewniającą ciągłość w zakresie zarządzania, pracowników i infrastruktury technicznej. Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki, aby uniknąć utraty kwalifikacji i doświadczenia wynikającej z dużej rotacji pracowników.

Szefowie biur SIRENE spotykają się przynajmniej dwukrotnie w ciągu roku w celu dokonania oceny jakości współpracy podległych im służb, przyjęcia koniecznych środków technicznych lub organizacyjnych na wypadek trudności i ewentualnej potrzeby zmiany procedur.

1.3.3.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo w obiektach biura

W celu ochrony obiektów biur SIRENE konieczne są fizyczne i organizacyjne środki zabezpieczające. Decyzja w sprawie podjęcia konkretnych środków będzie uzależniona od wyników oceny zagrożenia, którą przeprowadzi każde państwo Schengen. Zalecenia i najlepsze praktyki wyszczególnione w Katalogu Schengen (UE): System Informacyjny Schengen, SIRENE, powinny być stosowane w praktyce (¹⁸).

Poszczególne środki mogą się różnić, gdyż ich zadaniem jest przeciwdziałanie zagrożeniom w najbliższym otoczeniu biura SIRENE i na terenie obiektów biura. Obejmują one w szczególności:

– okna zewnętrzne ze wzmocnionymi szybami;

– zabezpieczone, zamknięte drzwi;

– ceglane/betonowe ściany wokół obiektów biura SIRENE;

– telewizję przemysłową (CCTV), alarmy przeciwwłamaniowe, umożliwiające rejestrację wejść i wyjść oraz wszelkich nadzwyczajnych zdarzeń;

– strażnicy na miejscu lub mogący szybko zjawić się na miejscu;

– system przeciwpożarowy lub bezpośrednie połączenie ze strażą pożarną;

– specjalne obiekty służbowe, uniemożliwiające wejście na teren biura SIRENE lub przejście przez nie pracownikom, którzy nie są zaangażowani w działania w zakresie międzynarodowej współpracy policyjnej lub nie mają prawa dostępu do dokumentów, lub

– wystarczające awaryjne zasilanie energetyczne i łączność.

Bezpieczeństwo systemu

Zasady bezpieczeństwa systemu określono w art. 118 konwencji z Schengen.

Biuro SIRENE powinno posiadać zapasowy system komputerowy i zapasowe bazy danych w rezerwowej siedzibie do wykorzystania w poważnych sytuacjach awaryjnych w biurze SIRENE.

1.3.4.

Dostępność

W celu spełnienia wymogu dotyczącego udzielania informacji uzupełniających pracownicy biur SIRENE mają bezpośredni lub pośredni dostęp do wszystkich stosownych informacji krajowych oraz porad specjalistów.

1.3.5.

Łączność

Operacyjna

Kanałem, który powinien być stosowany do łączności w ramach SIRENE jest infrastruktura łączności dla środowiska Schengen (SISNET) (¹⁹). Tylko w przypadkach, gdy kanał ten jest niedostępny, ustala się inny, najodpowiedniejszy w danej sytuacji środek łączności w ramach dostępnych możliwości technicznych i zgodnie z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i jakości, jakie przekaz musi spełniać.

Wiadomości pisemne dzielą się na dwie kategorie: wolny tekst i standardowe formularze. Te ostatnie są sporządzane zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi w załączniku 5. Formularzy B (²⁰), C (²¹) i D (²²) już się nie używa, w związku z czym usunięto je z załącznika 5.

W celu osiągnięcia jak największej skuteczności w dwustronnej komunikacji pomiędzy pracownikami biur SIRENE używa się języka zrozumiałego dla obu stron.

Biuro SIRENE w najkrótszym możliwym terminie odpowiada na wszystkie wnioski o udzielenie informacji przesłane przez inne państwa członkowskie za pośrednictwem ich własnych biur SIRENE. W każdym wypadku odpowiedzi udziela się w ciągu 12 godzin. Zob. także pkt 2.16 dotyczący wskazania pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE.

Pierwszeństwo zadań w codziennej pracy określa się na podstawie rodzaju wpisu i wagi sprawy.

Nieoperacyjna

Biuro SIRENE powinno posługiwać się specjalnym adresem e-mail: SISNET do celów wymiany informacji nieoperacyjnych.

Książka adresowa SIRENE

Dane kontaktowe biur SIRENE oraz informacje potrzebne do dwustronnej komunikacji i współpracy są gromadzone i udostępniane w formie książki adresowej SIRENE. Każde biuro SIRENE gwarantuje, że:

a) informacje zawarte w książce adresowej nie będą udostępniane osobom trzecim;

b) pracownicy SIRENE są zaznajomieni z książką adresową i z niej korzystają;

c) administrator książki adresowej jest niezwłocznie informowany o wszelkich zmianach informacji w niej zawartych.

1.3.6.

Zasady transliteracji

W komunikacji między biurami SIRENE za pośrednictwem SISNET stosowane są zasady transliteracji przedstawione w załączniku 2.

1.3.7.

Jakość danych

Każde biuro SIRENE pełni funkcję koordynatora zapewniającego wysoką jakość danych wprowadzanych do SIS. W tym celu biurom SIRENE przyznaje się uprawnienia na szczeblu krajowym konieczne do pełnienia wspomnianej roli zgodnie z ich właściwością na mocy art. 92 ust. 4 i art. 108. W związku z tym konieczne jest wprowadzenie krajowej kontroli jakości danych, obejmującej przegląd wskaźników wpisów/trafień i treści danych.

Należy ustanowić, we współpracy z krajowym biurem SIRENE, krajowe normy dotyczące szkolenia użytkowników końcowych na temat zasad i praktyki w zakresie jakości danych. Należy włączać biura SIRENE w organizację szkoleń dla pracowników wszystkich organów dokonujących wpisów; przy czym szkolenia te winny kłaść nacisk na jakość danych i jak najszersze korzystanie z systemu SIS.

1.3.8.

Struktura

Struktura organizacyjna wszystkich agencji krajowych odpowiedzialnych za międzynarodową współpracę policyjną, w tym biur SIRENE, musi wykluczać spory kompetencyjne z innymi organami krajowymi pełniącymi podobne funkcje oraz powielanie zadań.

1.3.9.

Archiwizacja

a) Każde państwo członkowskie określa przepisy dotyczące przechowywania informacji.

b) Biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu udostępnia wszystkie informacje dotyczące własnych wpisów pozostałym państwom członkowskim.

c) Archiwa każdego biura SIRENE umożliwiają szybki dostęp do potrzebnych informacji w celu przekazania ich w bardzo krótkim terminie.

d) Zgodnie z art. 112 A konwencji z Schengen dane osobowe otrzymane w wyniku wymiany informacji są przechowywane w aktach biura SIRENE jedynie przez okres wymagany do osiągnięcia celów, dla których zostały one dostarczone. W każdym przypadku należy je usunąć najpóźniej po roku od momentu, gdy wpis lub wpisy dotyczące danej osoby lub przedmiotu zostały usunięte z Systemu Informacyjnego Schengen. Jednakże dane dotyczące poszczególnych wpisów, których dokonało państwo członkowskie, lub wpisów, w związku z którymi podjęto działania na jego terytorium, mogą być przechowywane dłużej, jeżeli zezwala na to prawo krajowe.

e) Informacje uzupełniające przesyłane przez pozostałe państwa członkowskie są przechowywane zgodnie z przepisami prawa krajowego w dziedzinie ochrony danych obowiązującymi w państwie członkowskim otrzymującym informacje. Stosownie do sytuacji zastosowanie mają również przepisy tytułu VI konwencji z Schengen, decyzji ramowej 2008/977/WSiSW i dyrektywy 95/46/WE.

f) Informacje na temat przywłaszczenia tożsamości są usuwane po usunięciu odpowiadającego im wpisu.

1.4.

Personel

1.4.1.

Wiedza

Pracownicy biur SIRENE powinni wykazywać się znajomością możliwie największej liczby języków obcych, zaś pracownicy pełniący dyżur powinni być w stanie porozumieć się z pracownikami wszystkich innych biur SIRENE.

Pracownicy winni posiadać wiedzę w następujących dziedzinach:

– zagadnienia prawa krajowego i europejskiego,

– krajowe organy ścigania w ich własnym państwie, oraz

– krajowy i europejski system administracji w zakresie sądownictwa i imigracji.

Pracownicy muszą być uprawnieni do samodzielnego rozpatrywania wszelkich nowych spraw.

W przypadku szczególnych wniosków lub konieczności udzielenia (prawnych) porad specjalistycznych pracownicy powinni mieć możliwość zwrócenia się do przełożonych lub specjalistów o wsparcie.

Pracownicy pełniący dyżur poza zwykłymi godzinami pracy winni mieć takie same umiejętności, wiedzę i uprawnienia oraz możliwość zwrócenia się do specjalistów dostępnych telefonicznie.

Konieczna jest specjalistyczna wiedza prawna obejmująca zarówno przypadki standardowe, jak i wyjątkowe. Zależnie od przypadku mogą ją zapewnić pracownicy posiadający niezbędne kwalifikacje prawne lub specjaliści z organów wymiaru sprawiedliwości.

Zatrudniając nowych pracowników, krajowe organy odpowiedzialne za rekrutację muszą brać pod uwagę wszystkie wyżej wymienione umiejętności i wiedzę, a także organizować na szczeblu krajowym i europejskim kursy lub sesje szkoleniowe w miejscu pracy.

Pracownicy posiadający rozległe doświadczenie są w stanie podejmować działania z własnej inicjatywy i w związku z tym mogą skutecznie zajmować się sprawami zlecanymi im przez biuro. Sprzyja temu jak najmniejsza rotacja pracowników, co wymaga pełnego wsparcia ze strony kierownictwa w celu umożliwienia delegowania odpowiedzialności.

1.4.2.

Szkolenia

Na szczeblu krajowym

Na szczeblu krajowym odpowiednie szkolenia mają gwarantować spełnienie przez pracowników wymogów określonych w niniejszym podręczniku (²³).

Na szczeblu europejskim

Przynajmniej raz w roku, w celu zacieśnienia współpracy między biurami SIRENE, organizowane są wspólne kursy szkoleniowe umożliwiające pracownikom poznanie kolegów z innych biur SIRENE, wymianę informacji na temat krajowych metod pracy i osiągnięcie jednolitego, równego poziomu wiedzy. Ponadto szkolenia takie uświadamiają pracownikom wagę ich pracy i potrzebę solidarności w celu zapewnienia wspólnego bezpieczeństwa państw członkowskich.

1.4.3.

Wymiana pracowników

Biura SIRENE mogą również rozważyć możliwość wymiany pracowników z innymi biurami SIRENE. Celem takiej wymiany jest podniesienie poziomu wiedzy pracowników na temat metod pracy, pokazanie sposobu organizacji innych biur SIRENE i nawiązanie bezpośrednich kontaktów z kolegami z innych państw członkowskich.

1.5.

Infrastruktura techniczna

1.5.1.

System organizacji pracy SIRENE

Każde biuro posiada skomputeryzowany system zarządzania (system organizacji pracy), umożliwiający znaczną automatyzację zarządzania codziennymi zadaniami.

1.5.2.

Automatyczne wprowadzanie danych

Automatyczny przekaz do N.SIS wpisów krajowych spełniających kryteria wprowadzenia do SIS jest najlepszym sposobem dokonywania wpisów w SIS. Taki automatyczny przekaz, obejmujący kontrolę jakości danych, winien być procesem przejrzystym i niewymagającym dodatkowych działań ze strony organu dokonującego wpisu.

1.5.3.

Automatyczne usuwanie danych

W przypadkach gdy krajowy system umożliwia automatyczny przekaz wpisów krajowych do SIS zgodnie z poprzednim punktem, usunięcie wpisu związanego z SIS z krajowej bazy danych powinno również spowodować automatyczne usunięcie odpowiadającego mu wpisu w SIS.

Ponieważ nie dopuszcza się wielokrotnych wpisów, należy w miarę możliwości i potrzeby udostępniać drugie i kolejne wpisy dotyczące tej samej osoby na szczeblu krajowym, tak, aby można było wprowadzić je do systemu po upływie ważności pierwszego wpisu na temat tej osoby.

1.5.4.

Wymiana danych między biurami SIRENE

Przestrzega się wytycznych dotyczących wymiany danych między biurami SIRENE (²⁴).

1.5.5.

Jakość danych w SIS

Biurom SIRENE udziela się wsparcia informatycznego koniecznego do pełnienia funkcji koordynatora zapewniającego wysoką jakość danych (zob. pkt 1.3.7 powyżej).

2.

PROCEDURY OGÓLNE

Opisane poniżej procedury stosują się do wpisów dokonanych zgodnie z art. 95–100, a procedury szczególne dla każdego artykułu można znaleźć w opisie danego artykułu.

2.1.

Wielokrotne wpisy (art. 107)

Kilka państw członkowskich może dokonać różnych wpisów w odniesieniu do tych samych osób lub przedmiotów. Ważne jest, aby nie powodowało to zamieszania wśród użytkowników końcowych i, aby wiadomo było, w jaki sposób można dokonać kolejnego wpisu. W związku z tym ustanawia się różne procedury wykrywania wielokrotnych wpisów oraz mechanizm pierwszeństwa służący dokonywaniu wpisów do SIS.

Wymaga to:

– sprawdzenia przed dokonaniem wpisu, czy dana osoba lub przedmiot już figuruje w SIS,

– konsultacji z innymi państwami członkowskimi w przypadkach, gdy dokonanie wpisu doprowadziłoby do występowania wielu niezgodnych ze sobą wpisów.

2.1.1.

Zgodność i kolejność wpisów

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu do SIS w odniesieniu do danej osoby lub przedmiotu.

Dlatego w miarę możliwości i potrzeby należy przechowywać drugie i kolejne wpisy dotyczące tej samej osoby lub tego samego przedmiotu na szczeblu krajowym, tak, aby można było wprowadzić je do systemu po upływie ważności pierwszego wpisu lub po jego usunięciu.

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu dotyczącego tej samej osoby lub tego samego przedmiotu, jeżeli wpisy te są ze sobą zgodne.

Wpisy w celu aresztowania (art. 95) są zgodne z wpisami do celów odmowy wjazdu (art. 96), wpisami dotyczącymi osób zaginionych (art. 97) oraz wpisami do celów postępowania sądowego (art. 98). Nie są one zgodne z wpisami do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli (art. 99). W przypadku wystąpienia w odniesieniu do danej osoby wpisu w celu aresztowania oraz wpisu w celu odmowy wjazdu, postępowanie w celu aresztowania ma pierwszeństwo przed postępowaniem w celu odmowy wjazdu.

Wpisy w celu odmowy wjazdu są zgodne z wpisami w celu aresztowania. Nie są natomiast zgodne w wpisami dotyczącymi osób zaginionych, wpisami do celów postępowania sądowego lub wpisami do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli.

Wpisy dotyczące osób zaginionych są zgodne z wpisami w celu aresztowania i wpisami do celów postępowania sądowego. Nie są natomiast zgodne z wpisami w celu odmowy wjazdu i wpisami do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli.

Wpisy do celów postępowania sądowego są zgodne z wpisami w celu aresztowania i wpisami dotyczącymi osób zaginionych. Nie są natomiast zgodne z wpisami w celu odmowy wjazdu i wpisami do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli.

Wpisy do celów niejawnego nadzoru lub szczególnych kontroli nie są zgodne z wpisami w celu aresztowania, wpisami w celu odmowy wjazdu, wpisami dotyczącymi osób zaginionych oraz wpisami do celów postępowania sądowego.

W ramach art. 99 wpisy dokonane do celów niejawnego nadzoru są niezgodne z wpisami do celów szczególnych kontroli.

Pewne kategorie wpisów dotyczących przedmiotów są niezgodne z innymi kategoriami tych wpisów (zob. tabela zgodności poniżej).

Kolejność wpisów dotyczących osób według ich wagi jest następująca:

– aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 95),

– odmowa wjazdu lub pobytu na terytorium Schengen (art. 96),

– oddanie pod opiekę (art. 97),

– niejawny nadzór (art. 99),

– szczególne kontrole (art. 99),

– przekazywanie informacji dotyczących miejsca zamieszkania lub pobytu (art. 97 i 98).

Kolejność wpisów dotyczących przedmiotów według ich wagi jest następująca:

– niejawny nadzór (art. 99),

– szczególne kontrole (art. 99),

– zajęcie lub wykorzystanie w charakterze dowodu (art. 100).

Odstępstwa od podanej kolejności są możliwe po konsultacjach między państwami członkowskimi, jeżeli w grę wchodzą ważne interesy krajowe.

Kolejność wpisów wg ich wagi

Wpis w celu areszto­wania

Wpis do celów odmowy wjazdu

Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną)

Wpis do celów niejawnego nadzoru

Wpis do celów szcze­gólnych kontroli

Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce zamieszka­nia lub pobytu)

Wpis do celów postę­powania sądowego

Wpis w celu aresztowania

tak

tak

tak

nie

nie

tak

tak

Wpis do celów odmowy wjazdu

tak

tak

nie

nie

nie

nie

nie

Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną)

tak

nie

tak

nie

nie

tak

tak

Wpis do celów niejawnego nadzoru

nie

nie

nie

tak

nie

nie

nie

Wpis do celów szczególnych kontroli

nie

nie

nie

nie

tak

nie

nie

Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce zamieszkania lub pobytu)

tak

nie

tak

nie

nie

tak

tak

Wpis do celów postępowania sądowego

tak

nie

tak

nie

nie

tak

tak

Kolejność wpisów wg ich wagi

Wpis do celów niejawnego nadzoru

Wpis do celów szczególnych kontroli

Wpisy do celów zajęcia lub wykorzystania w charakterze dowodu

Wpis do celów niejawnego nadzoru

tak

nie

nie

Wpis do celów szczególnych kontroli

nie

tak

nie

Wpisy do celów zajęcia lub wykorzystania w charakterze dowodu

nie

nie

tak

2.1.2.

Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące tej samej osoby

Aby uniknąć dokonywania wielokrotnych niezgodnych ze sobą wpisów, należy starać się dokładnie rozróżniać osoby o podobnych cechach. Niezbędne są w związku z tym konsultacje i współpraca pomiędzy biurami SIRENE, a każde państwo członkowskie ustanawia odpowiednie procedury techniczne służące wykrywaniu takich przypadków przed dokonaniem wpisu.

Elementy wykorzystywane w celu ustalenia, czy dwie tożsamości mogą być identyczne, wyszczególniono w załączniku 6 do niniejszego podręcznika.

Stosuje się następującą procedurę:

a) jeżeli w procesie rozpatrywania wniosku o dokonanie nowego wpisu okaże się, że w SIS znajdują się już dane osobowe zawierające takie same obowiązkowe elementy opisu tożsamości (nazwisko, imię, data urodzenia), przed zatwierdzeniem nowego wpisu należy przeprowadzić kontrolę;

b) biuro SIRENE, które zamierza dokonać nowego wpisu, kontaktuje się za pomocą formularza L z biurem SIRENE, które dokonało poprzedniego wpisu, aby upewnić się, czy wpis dotyczy tej samej osoby;

c) jeżeli kontrola wykaże, że szczegółowe dane są identyczne i mogą dotyczyć tej samej osoby, biuro SIRENE, które zamierza dokonać nowego wpisu, stosuje procedurę wielokrotnych wpisów. Jeżeli kontrola wykaże, że wpisane dane dotyczą dwóch różnych osób, biuro SIRENE zatwierdza wniosek o dokonanie nowego wpisu.

2.1.3.

Negocjacje dotyczące nowego wpisu w przypadkach, gdy jest on niezgodny z istniejącym wpisem

Jeżeli wniosek o dokonanie wpisu jest sprzeczny z wpisem dokonanym przez to samo państwo członkowskie, krajowe biuro SIRENE podejmuje działania w celu zagwarantowania, że w SIS pozostanie tylko jeden wpis. Każde państwo członkowskie może wybrać własną procedurę.

Jeżeli wpis, którego dotyczy wniosek, jest niezgodny z wpisem już dokonanym przez co najmniej jedno państwo członkowskie, konieczna jest zgoda tych państw.

Stosuje się następującą procedurę:

a) jeżeli wpisy są ze sobą zgodne, biura SIRENE nie muszą się ze sobą konsultować; jeżeli wpisy są od siebie niezależne, państwo członkowskie chcące dokonać nowego wpisu podejmuje decyzję w sprawie potrzeby przeprowadzenia konsultacji;

b) jeżeli wpisy są ze sobą niezgodne lub jeżeli istnieje jakakolwiek wątpliwość co do ich zgodności, biura SIRENE konsultują się ze sobą, korzystając w tym celu z formularza E, aby ostatecznie dokonać tylko jednego wpisu;

c) wpisów w celu aresztowania dokonuje się bezzwłocznie, nie czekając na wyniki konsultacji z innymi państwami członkowskimi;

d) jeżeli w wyniku konsultacji udzieli się pierwszeństwa wpisowi niezgodnemu z istniejącymi wpisami, państwa członkowskie, które dokonały pozostałych wpisów, wycofują je po wprowadzeniu nowego wpisu; wszelkie spory rozstrzyga się w drodze negocjacji pomiędzy biurami SIRENE. Jeżeli porozumienie na podstawie ustalonego wykazu kolejności wpisów według ich wagi nie jest możliwe, w SIS pozostawia się najdawniejszy wpis;

e) w przypadku usunięcia wpisu C.SIS powiadamia państwa członkowskie, które nie mogły dokonać wpisu. W takim wypadku biuro SIRENE powinno automatycznie zostać powiadomione przez N.SIS o możliwości dokonania wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu. Biuro SIRENE stosuje w całości procedurę wpisu dla odpowiedniej kategorii wpisów.

2.2.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Jeżeli użytkownik końcowy przeprowadza sprawdzenie w SIS i znajduje wpis pasujący do szczegółów przez siebie podanych, stanowi to „trafienie” .

Użytkownik może zwrócić się do biura SIRENE o udzielenie dodatkowych informacji umożliwiających skuteczne wdrożenie procedur określonych w tabelach SIS 4, 10 lub 16, zamieszczonych w załączniku 4 (proponowane działania).

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest powiadamiane o trafieniu i jego wyniku, chyba że wskazano inaczej.

2.2.1.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

Stosuje się następującą procedurę:

a) o „trafieniu” dotyczącym osoby lub przedmiotu, co do których dokonano już wpisu, zazwyczaj powiadamia się za pomocą formularza G biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu;

b) powiadamiając o trafieniu państwo członkowskie, które dokonało wpisu, w polu 090 formularza G należy podać mający zastosowanie artykuł konwencji z Schengen, a także wszelkie niezbędne informacje dodatkowe (np. „ MAŁOLETNI”);

c) w formularzu G podaje się wszelkie dostępne informacje dotyczące trafienia, w tym w polu 088 podaje się informacje dotyczące podjętych działań. W polu 089 można zwrócić się do państwa, które dokonało wpisu, o udzielenie dodatkowych informacji;

d) w razie konieczności biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, wysyła w związku z uzyskaniem trafienia wszelkie potrzebne informacje szczegółowe;

e) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, powinno podjąć szczególne środki ułatwiające skuteczne przeprowadzenie działań, o które się zwróciło (proponowane działania);

f) jeżeli biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, zamierza przekazać dalsze informacje po wysłaniu formularza G, korzysta w tym celu z formularza M;

g) jeżeli trafienie odnosi się do osoby, której dotyczy wpis dokonany zgodnie z art. 95, lub osoby małoletniej, której dotyczy wpis dokonany zgodnie z art. 97, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, po wysłaniu formularza G powinno w stosownych przypadkach, telefonicznie powiadomić o trafieniu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu;

h) biura SIRENE państw członkowskich, które dokonały wpisów zgodnie z art. 96, nie muszą być powiadamiane o trafieniu za każdym razem, ale są informowane w wyjątkowych przypadkach, gdy potrzebne są dodatkowe informacje. Procedury szczególne opisano w rozdziale 4.

2.2.2.

Przekazywanie dalszych informacji

Stosuje się następującą procedurę:

a) biura SIRENE mogą przekazywać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 95–100, działając w imieniu władz sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej;

b) w miarę możliwości, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, biura SIRENE przekazują szczegółowe informacje o stanie zdrowia osób, których dotyczą wpisy z art. 97, jeżeli należy podjąć działania w celu zapewnienia im opieki. Przekazane informacje są przechowywane jedynie tak długo, jak to konieczne, i wykorzystywane jedynie w celu zapewnienia danej osobie odpowiedniej opieki medycznej.

2.3.

Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 104 ust. 3)

Jeżeli w ramach działań podejmowanych po trafieniu nie można zastosować zwykłych procedur, wymiana danych odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

a) państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę bezzwłocznie powiadamia za pośrednictwem swojego biura SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, że nie jest w stanie zastosować procedury, i podaje przyczyny, wykorzystując do tego celu formularz H;

b) zainteresowane państwa członkowskie mogą wówczas uzgodnić, jaką procedurę należy zastosować zgodnie z przepisami ich prawa krajowego i konwencji z Schengen.

2.4.

Przypadki, gdy pierwotny cel wpisu ulega zmianie (art. 102 ust. 3)

Zgodnie z art. 102 ust. 3 dane mogą być wykorzystane do celów innych niż te, dla których dokonano wpisu, ale wyłącznie w następstwie trafienia, w celu zapobieżenia bezpośredniemu poważnemu zagrożeniu dla porządku publicznego oraz bezpieczeństwa publicznego, z poważnych przyczyn związanych z bezpieczeństwem państwa lub w celu zapobieżenia popełnieniu poważnego przestępstwa.

Cel wpisu można zmienić jedynie po uprzednim uzyskaniu zezwolenia od państwa członkowskiego, które go dokonało.

Jeżeli cel wpisu ulega zmianie, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

a) za pośrednictwem własnego biura SIRENE państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę wyjaśnia państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, przyczyny wniosku o zmianę pierwotnego celu wpisu (formularz I);

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, analizuje w najkrótszym możliwym terminie, czy można spełnić taką prośbę, i powiadamia państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę o swojej decyzji za pośrednictwem własnego biura SIRENE;

c) w razie potrzeby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może udzielić zezwolenia z zastrzeżeniem warunków dotyczących sposobu wykorzystania danych.

Po wyrażeniu zgody przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę wykorzystuje dane do celów, dla jakich wystąpiło o zezwolenie i uzyskało je, uwzględniając wszelkie postawione warunki.

2.5.

Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 106)

W art. 106 ust. 2 i 3 mowa jest o konieczności korygowania błędów o charakterze prawnym lub faktycznym.

W przypadku stwierdzenia, że dane są nieścisłe lub niedopuszczalne z przyczyn prawnych lub faktycznych, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującą zasadą:

a) państwo członkowskie, które wykryło błąd w danych, powiadamia o tym za pośrednictwem swojego biura SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, wykorzystując do tego celu formularz J;

b) jeżeli państwa członkowskie osiągną porozumienie, państwo członkowskie, które dokonało wpisu, stosuje swoje procedury krajowe w celu skorygowania błędu;

c) jeżeli państwom nie uda się osiągnąć porozumienia, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które wykryło błąd, zleca właściwemu organowi w swoim kraju przekazanie sprawy do rozpatrzenia przez wspólny organ nadzorczy.

2.6.

Prawo dostępu do danych i korygowania błędów (art. 109 i 110)

Każdy ma prawo dostępu do danych dotyczących jego osoby i może zwrócić się o skorygowanie wszelkich wykrytych w nich błędów. Takiego dostępu udziela się zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym złożono wniosek o udzielenie dostępu.

Państwo członkowskie może nie udzielić dostępu do wpisu dokonanego przez inne państwo członkowskie bez uprzedniego skonsultowania się z tym państwem za pomocą formularza K.

2.6.1.

Wymiana informacji dotyczących prawa dostępu do danych lub korygowania błędów

Jeżeli władze krajowe mają zostać powiadomione o złożeniu wniosku o udzielenie dostępu do danych lub skorygowanie błędów, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

a) każde biuro SIRENE musi stosować przepisy prawa krajowego dotyczące prawa dostępu do tych danych. W zależności od okoliczności sprawy biura SIRENE przekazują właściwym organom krajowym wszelkie otrzymane przez siebie wnioski o udzielenie dostępu do danych lub skorygowanie błędów bądź rozpatrują wnioski w granicach swoich uprawnień;

b) na prośbę właściwych władz krajowych biura SIRENE danych państw członkowskich przesyłają im informacje dotyczące korzystania z prawa dostępu.

2.6.2.

Informowanie o wnioskach o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

W miarę możliwości informacje dotyczące wpisów dokonanych w systemie SIS przez inne państwo członkowskie wymienia się za pośrednictwem krajowych biur SIRENE.

Stosuje się następującą procedurę:

a) wniosek o udzielenie dostępu do danych, poprawienie błędu lub usunięcie wpisu przekazuje się w najkrótszym możliwym terminie państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, tak, aby mogło ono wyrazić swoją opinię w danej sprawie;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, informuje o swojej opinii państwo członkowskie, które otrzymało wniosek, podając wszelkie informacje niezbędne do udzielenia odpowiedzi na wniosek;

c) państwo to uwzględnia wszelkie określone prawem terminy rozpatrzenia wniosku;

d) państwo członkowskie, które otrzymało od osoby fizycznej wniosek o udzielenie dostępu do danych, poprawienie błędu lub usunięcie wpisu, podejmuje wszelkie niezbędne kroki, aby udzielić odpowiedzi we właściwym terminie.

Jeżeli państwo członkowskie, które dokonało wpisu, prześle swoją opinię do biura SIRENE państwa, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu do danych, poprawienie błędu lub usunięcie wpisu, biuro to zapewnia przekazanie opinii w najkrótszym możliwym terminie organom odpowiedzialnym za rozpatrzenie wniosku.

2.6.3.

Informowanie o procedurach dostępu do danych i korygowania błędów

Stosuje się następującą procedurę:

biura SIRENE informują się wzajemnie o wszelkich krajowych przepisach dotyczących dostępu do danych osobowych i procedur korygowania błędów oraz o późniejszych zmianach tych przepisów.

2.7.

Usuwanie wpisu, w przypadku gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

O trafieniu i usunięciu wpisu biuro SIRENE informuje państwa członkowskie, które nie mogły dokonać swojego wpisu. Informacje zawarte w formularzu G wystawionym przez biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, zostają przekazane za pomocą formularza M.

Wyłączając przypadki po trafieniu, wpis może zostać usunięty bezpośrednio przez C.SIS (po upływie daty ważności) lub pośrednio przez służby, które go wprowadziły do systemu SIS (jeżeli warunki przechowywania wpisu w systemie przestają być spełnione).

W obu przypadkach wiadomość o usunięciu wpisu z C.SIS powinna zostać automatycznie przekazana do N.SIS i tam przeanalizowana.

2.8.

Tożsamość przywłaszczona

Przywłaszczenie tożsamości (nazwiska, imienia, daty urodzenia) ma miejsce, gdy przestępca posługuje się tożsamością istniejącej osoby. Może się to zdarzyć przede wszystkim w przypadku wykorzystania przez osobę trzecią dokumentu ze szkodą dla prawowitego właściciela.

Państwo członkowskie wpisujące kod 3 w polu informacyjnym „kategoria tożsamości” przesyła formularz Q, jednocześnie wprowadzając wpis do SIS lub zmieniając taki wpis.

Jeżeli podczas konsultacji SIS funkcjonariusz przeprowadzający kontrolę zauważy w polu „kategoria tożsamości” kod 3, powinien skontaktować się z krajowym biurem SIRENE w celu uzyskania dodatkowych informacji i wyjaśnienia, czy osoba podlegająca kontroli jest osobą poszukiwaną, czy też osobą, której tożsamość została przywłaszczona.

Po uzyskaniu pewności, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, we wpisie umieszcza się kod „3”.

Informacje dodatkowe dotyczące osoby, której tożsamość została przywłaszczona, mogą być przetwarzane wyłącznie za jej wyraźną i dobrowolną zgodą wyrażoną w odniesieniu do wszystkich elementów informacji.

Osoba, której tożsamość została przywłaszczona, na swoją wyraźną zgodę i zgodnie z procedurami krajowymi udziela krajowemu biuru SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, niezbędnych informacji pozwalających uniknąć konsekwencji przywłaszczenia tożsamości, takich jak rzeczywiste dane osobowe i informacje dotyczące dokumentu tożsamości, lub wypełnia formularz Q.

Z zastrzeżeniem niżej określonego warunku, fotografie i odciski palców osoby, której tożsamość została przywłaszczona, mogą być również przechowywane w biurze SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu.

Na formularzu Q jedynie numer Schengen dotyczy danych osoby poszukiwanej w związku z wpisem w SIS, a wszystkie pozostałe informacje dotyczą osoby, której tożsamość została przywłaszczona. Informacje w polu 052 (data wydania dokumentu) są obowiązkowe. Pole 083 (szczególne informacje dotyczące wpisu) zawiera, stosownie do sytuacji, dalsze informacje dotyczące danego przypadku przywłaszczenia tożsamości (na przykład dodatkowe cechy charakterystyczne), a także w każdym przypadku podawane są dane kontaktowe służb posiadających dalsze informacje na temat wpisu.

Ponadto po stwierdzeniu, że osoba, której dotyczy wpis w SIS, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo dokonujące wpisu sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie w SIS danych dotyczących osoby, której tożsamość przywłaszczono (w celu odnalezienia osoby poszukiwanej).

Dane osoby, której tożsamość przywłaszczono, w tym ewentualne odciski palców i zdjęcia, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby podlegającej kontroli i nie są w żadnym wypadku wykorzystywane do innych celów. Informacje dotyczące przywłaszczonej tożsamości są usuwane w trakcie procesu usuwania odpowiadającego im wpisu.

2.9.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Aby zapobiec niezgodności wpisów w dowolnej kategorii w związku z wprowadzeniem aliasu oraz, aby nie przysparzać problemów niewinnym osobom, biura SIRENE powinny wymieniać dostępne informacje o takich aliasach i przekazywać sobie wszelkie stosowne informacje dotyczące prawdziwej tożsamości osoby poszukiwanej. Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, odpowiada za dodanie aliasów. Jeżeli inne państwo członkowskie odkryje jakiś alias, przekazuje sprawę państwu członkowskiemu, które dokonało odnośnego wpisu.

2.10.

SIRPIT (przekaz obrazów SIRENE)

2.10.1.

Proces powstawania i podstawy procedury SIRPIT (przekazu obrazów SIRENE)

Biura SIRENE powinny mieć możliwość wymiany odcisków palców i fotografii do celów ustalenia tożsamości.

W razie wątpliwości co do tożsamości osoby kontrolowanej procedura SIRPIT umożliwia szybką wymianę fotografii i odcisków palców drogą elektroniczną między biurami SIRENE, tak, aby możliwe było porównanie odcisków palców i fotografii osoby kontrolowanej z odciskami i fotografiami osoby, której dotyczy wpis.

2.10.2.

Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

Warunki wykorzystania danych, o których mowa w art. 95–100, zostały określone w konwencji z Schengen. Wykorzystywanie fotografii i odcisków palców wymienianych w ramach SIRPIT, w tym ich archiwizowanie, jest zgodne z odnośnymi postanowieniami konwencji z Schengen i obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych, a także jest zgodne z dyrektywą 95/46/WE, decyzją ramową 2008/977/WSiSW oraz konwencją 108 Rady Europy, stosownie do sytuacji.

2.10.3.

Wymagania techniczne

Każde biuro SIRENE powinno spełniać wymogi techniczne dotyczące procedury SIRPIT.

Biuro SIRENE musi być w stanie, z jednej strony, wymieniać drogą elektroniczną wnioski o porównanie lub weryfikację i ich wyniki, a z drugiej strony, przesyłać drogą elektroniczną swoje własne wnioski (bez zmian) do krajowych służb do spraw identyfikacji i odbierać wyniki przesłane im przez te służby.

Odciski palców i fotografie przesyła się w załączniku na ekranie wprowadzania danych, zaprojektowanym specjalnie do celów SIRPIT.

2.10.4.

Krajowe służby do spraw identyfikacji

Krajowe służby do spraw identyfikacji przyjmują jedynie wnioski pochodzące od własnego krajowego biura SIRENE i wysyłają wyniki jedynie do tego biura.

2.10.5.

Użycie formularza L SIRENE

O przekazie (wniosku o porównanie i wyniku) za pośrednictwem procedury SIRPIT uprzedza się, przesyłając formularz L zwykłym kanałem używanym do przekazu wszystkich formularzy SIRENE. Formularze L przesyła się w tym samym czasie, co odciski linii papilarnych lub fotografie.

2.10.6.

Procedura SIRPIT

Biuro SIRENE kraju, w którym dana osoba została skontrolowana, jest dalej zwane „ biurem SIRENE przeprowadzającym kontrolę”.

Biuro SIRENE kraju, który dokonał wpisu do SIS, jest dalej zwane „biurem dostarczającym dane”.

Procedura przewiduje dwie możliwości:

2.10.6.1.

Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę dokonuje porównania

a) Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę przesyła formularz G zwyczajową drogą elektroniczną i, wypełniając pole informacyjne 089, zwraca się do biura dostarczającego dane o przesłanie formularza L w najkrótszym możliwym terminie oraz o przesłanie odcisków palców i fotografii, jeżeli są one dostępne.

b) Biuro dostarczające dane odpowiada, wykorzystując do tego celu formularz L. Jeżeli odciski palców i fotografie są dostępne, biuro SIRENE dostarczające dane wpisuje w polu informacyjnym 083, że odciski palców lub fotografie przesyła się w celach porównawczych.

c) Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę przesyła odciski palców i fotografie swoim krajowym służbom do spraw identyfikacji w celach porównawczych i zwraca się o przesłanie wyników tą samą drogą.

d) Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę wpisuje wyniki na formularzu L (w polu informacyjnym 083) i przekazuje formularz do biura SIRENE dostarczającego dane.

2.10.6.2.

Biuro SIRENE dostarczające dane dokonuje porównania

a) Biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę przesyła formularze G i L stosowaną w zwyczajnych przypadkach drogą elektroniczną i wpisuje w polu informacyjnym 083 formularza L, że odciski palców i fotografie przesyła się w celach porównawczych.

b) Biuro SIRENE dostarczające dane przesyła otrzymane odciski palców i fotografie swoim krajowym służbom do spraw identyfikacji w celach porównawczych i zwraca się o przesłanie wyników tą samą drogą.

c) Biuro SIRENE dostarczające dane wpisuje wyniki na formularzu L (w polu informacyjnym 083), który następnie przesyła do biura SIRENE przeprowadzającego kontrolę.

Zgodnie z art. 112 A konwencji z Schengen po porównaniu odciski palców i fotografie zgłoszonej osoby mogą być przechowywane w aktach biura SIRENE przeprowadzającego kontrolę na wypadek, gdyby konieczne okazało się dalsze porównywanie.

Przetwarzanie danych dotyczących odcisków palców i fotografii danej osoby, niepasujących do danych osoby zgłoszonej, które były przedmiotem wymiany w ramach SIRPIT, musi odbywać się zgodnie z przepisami konwencji z Schengen, obowiązującymi przepisami krajowymi oraz zgodnie z przepisami dyrektywy 95/46/WE, decyzji ramowej 2008/977/WSiSW i konwencji 108 Rady Europy, stosownie do sytuacji.

2.10.6.3.

Ekran wprowadzania danych

Opracowana zostaje maska wprowadzania danych w nawiązaniu do istniejącej maski Interpolu (norma ANSI/ NIST).

Maska wprowadzania danych zawiera następujące dane:

(1) numer identyfikacyjny Schengen (*) (zob. 1)

(2) numer referencyjny (*) (zob. 1)

(3) data daktyloskopowania;

(4) miejsce daktyloskopowania;

(5) data wykonania fotografii;

(6) powód daktyloskopowania (powód dokonania wpisu będącego podstawą przekazania odcisków);

(7) nazwisko (*) (zob. 2)

(8) imię (*) (zob. 2)

(9) nazwisko panieńskie;

(10) tożsamość potwierdzona?;

(11) data urodzenia (*)

(12) miejsce urodzenia;

(13) obywatelstwo;

(14) płeć (*)

(15) informacje dodatkowe.

Uwagi:

(*) Obowiązkowe

Wyjaśnienie:

(1) informacje wprowadza się albo w polu 1, albo w polu 2;

(2) można wpisać „nieznane”.

Jeżeli znane są miejsce i data pobrania odcisków linii papilarnych, należy je podać.

2.11.

Rola biur SIRENE we współpracy policyjnej w Unii Europejskiej

Wymiana informacji dodatkowych na mocy konwencji z Schengen pozostaje bez uszczerbku dla wykonywania zadań powierzonych biurom SIRENE w dziedzinie międzynarodowej współpracy policyjnej przepisami prawa krajowego wdrażającymi inne instrumenty prawne Unii Europejskiej.

Biurom SIRENE można powierzyć dodatkowe zadania, szczególnie przepisami prawa krajowego wdrażającego ramową decyzję Rady 2006/960/WSiSW (²⁵), art. 39 i 46 konwencji z Schengen, jeżeli nie zostały one zastąpione decyzją ramową 2006/960/WSiSW, art. 40 lub 41 konwencji z Schengen lub jeżeli informacje wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej.

Jeżeli biuro SIRENE otrzyma od innego biura SIRENE wniosek wykraczający poza zakres jego kompetencji określony prawem krajowym, bezzwłocznie przekazuje wniosek właściwym władzom i informuje o tym biuro SIRENE, które wystąpiło z takim wnioskiem. W razie konieczności udziela wsparcia biuru SIRENE, które wystąpiło z wnioskiem, aby ułatwić mu komunikację.

2.12.

Stosunki SIRENE z Interpolem

Rola SIS nie polega na zastąpieniu ani powieleniu funkcji Interpolu. Pewne zadania mogą się pokrywać, jednak podstawowe zasady działania i współpracy państw członkowskich w ramach Schengen znacznie się różnią od zasad regulujących działania w ramach Interpolu. W związku z tym konieczne jest ustalenie zasad współpracy między biurami SIRENE a KBC (krajowymi biurami centralnymi) na szczeblu krajowym.

Uzgodniono następujące zasady:

2.12.1.

Pierwszeństwo wpisów w SIS przed wpisami Interpolu

Wpisy w SIS i wymiana informacji ich dotyczących ma zawsze pierwszeństwo przed wpisami Interpolu i informacjami wymienianymi w ramach Interpolu. Zasada ta jest szczególnie ważna w przypadku niezgodności wpisów.

2.12.2.

Wybór kanału wymiany informacji

Przestrzega się zasady pierwszeństwa wpisów Schengen przed wpisami Interpolu; zapewnia się również przestrzeganie tej zasady przez krajowe biura centralne państw członkowskich. Po dokonaniu wpisu Schengen wszelkich informacji dotyczących wpisu i jego celu udzielają biura SIRENE. Jeżeli państwo członkowskie chce zmienić kanał wymiany informacji, konsultuje się wcześniej z pozostałymi stronami. Zmiana kanału jest możliwa wyłącznie w szczególnych przypadkach.

2.12.3.

Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

W związku z pierwszeństwem wpisów w SIS przed wpisami Interpolu te ostatnie ograniczają się do wyjątkowych przypadków (tj. gdy nie ma podstaw – w konwencji lub z technicznego punktu widzenia – do dokonania wpisu w SIS, lub gdy nie wszystkie wymagane do tego celu informacje są dostępne). Równoległe dokonywanie wpisów w SIS i wpisów Interpolu na obszarze Schengen jest niedopuszczalne. Wpisy przekazywane kanałami Interpolu i dotyczące również obszaru Schengen lub jego części (strefa 2 rozpowszechniania informacji w ramach Interpolu) należy opatrzyć następującym oznaczeniem: „strefa 2 z wyjątkiem państw Schengen”.

2.12.4.

Przesyłanie informacji państwom trzecim

Zasadniczo dane wpisane w SIS nie są udostępniane państwom trzecim. Decyzję o udostępnieniu informacji państwom trzecim (zezwolenie, sposób rozpowszechnienia i kanał komunikacyjny) może jednak podjąć wyłącznie biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. W tym zakresie biuro SIRENE działa zgodnie z przepisami w dziedzinie ochrony danych osobowych określonymi w konwencji z Schengen, decyzji ramowej 2008/977/WSiSW i dyrektywie 95/46/WE, stosownie do sytuacji. Wykorzystanie kanału Interpolu będzie uzależnione od krajowych przepisów lub procedur.

2.12.5.

Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

Państwa Schengen zapewniają na szczeblu krajowym wymianę informacji dotyczących trafień między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi.

Wpis może usunąć jedynie organ, który wprowadził go do systemu.

2.12.6.

Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

Każde państwo członkowskie podejmuje stosowne działania w celu zapewnienia na szczeblu krajowym skutecznej wymiany informacji między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi.

2.13.

Współpraca z EUROPOLEM i EUROJUSTEM

W celu usprawnienia współpracy między biurami SIRENE ustanawia się odpowiednie procedury krajowej, zwłaszcza w przypadkach, w których EUROPOL lub EUROJUST ma dostęp do SIS i uzyska trafienie.

2.14.

Szczególne rodzaje poszukiwań

2.14.1.

Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym

Poszukiwanie według kryteriów geograficznych przeprowadza się w przypadku gdy państwo zwracające się z wnioskiem posiada niezbite dowody dotyczące miejsca pobytu osoby poszukiwanej lub umiejscowienia poszukiwanego przedmiotu na ściśle określonym obszarze geograficznym. W takiej sytuacji wniosek organów sądowych można wykonać bezzwłocznie po jego otrzymaniu.

Poszukiwanie według kryteriów geograficznych na obszarze Schengen przeprowadza się na podstawie wpisu w SIS. Przeznaczony do tego celu formularz M, który należy przesłać w momencie dokonywania wpisu lub uzyskania informacji na temat miejsca pobytu, zawiera informacje o miejscu, w którym znajduje się poszukiwana osoba lub przedmiot. Wpis dotyczący poszukiwanej osoby wprowadza się do SIS w celu zapewnienia wykonalności wniosku o tymczasowe aresztowanie ze skutkiem natychmiastowym (art. 64 konwencji, art. 9 ust. 3 decyzji ramowej w sprawie europejskiego nakazu aresztowania).

Dokonanie takiego wpisu zwiększa szanse powodzenia w przypadku niespodziewanego przemieszczenia się osoby lub przedmiotu z jednego miejsca do innego na obszarze Schengen. Przypadki, w których nie dokonano wpisu, są ograniczone do wyjątkowych okoliczności, między innymi gdy brakuje dostatecznych informacji, aby dokonać wpisu.

2.14.2.

Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policji prowadzących poszukiwania celowe (FAST)

Biura SIRENE w państwach, do których zwrócono się z wnioskiem, powinny w stosownych przypadkach korzystać z usług jednostek specjalnych prowadzących poszukiwania celowe (FAST). Międzynarodowa współpraca między wspomnianymi jednostkami policyjnymi nie może zastąpić dokonywania wpisów w SIS. Taka współpraca nie koliduje z rolą biura SIRENE jako najważniejszej instytucji zajmującej się wyszukiwaniem informacji w SIS.

W odpowiednich przypadkach ustanawia się współpracę w celu zagwarantowania, że biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, zostanie poinformowane przez krajową jednostkę FAST o wszelkich działaniach prowadzonych w związku z wpisem w SIS. W razie potrzeby biuro SIRENE, o którym mowa, przekazuje te informacje pozostałym biurom.

Biura SIRENE zapewniają szybkie przekazywanie informacji dodatkowych, w tym informacji dotyczących trafienia, krajowym jednostkom FAST, jeżeli biorą one udział w poszukiwaniu.

2.15.

Dodanie zastrzeżenia

Zastrzeżenie dodaje się na wniosek innego państwa członkowskiego.

Artykuł 94 ust. 4, art. 95 ust. 3, art. 97 i art. 99 ust. 6 konwencji z Schengen pozwalają państwu członkowskiemu w dowolnym momencie odmówić wykonania żądanych działań na swoim terytorium. W tym celu państwo to występuje z wnioskiem o dodanie zastrzeżenia do wpisów z art. 95, 97 lub 99, jeżeli uważa, że wpis jest niezgodny z jego prawem krajowym, jego zobowiązaniami międzynarodowymi lub podstawowymi interesami narodowymi. Równocześnie podaje się przyczyny złożenia wniosku o dodanie zastrzeżenia.

W przypadku dodania zastrzeżenia do wpisów z art. 97 i 99 wpis nie pojawia się na ekranie, gdy użytkownik końcowy korzysta z systemu. W odniesieniu do wpisów z art. 95 obowiązuje inna procedura. Każde państwo członkowskie w jak najkrótszym możliwym terminie wykrywa wpisy mogące wymagać dodania zastrzeżenia.

2.15.1.

Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Stosuje się następującą procedurę:

a) jeżeli państwo członkowskie pragnie dodać zastrzeżenie, zwraca się w tym celu za pośrednictwem swojego biura SIRENE do państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając z formularza F i wypełniając pola informacyjne 071–074 (²⁶). Szczegółowe informacje na temat prawa krajowego należy wpisywać w polu informacyjnym 080, zaś, w razie potrzeby, informacje dodatkowe wyjaśniające powody dodania zastrzeżenia oraz inne informacje dodatkowe dotyczące wpisu należy umieścić w polu informacyjnym 083;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, bezzwłocznie dodaje zastrzeżenie, którego dotyczy wniosek;

c) po wymianie informacji może zaistnieć konieczność zmiany lub usunięcia wpisu, jak również może nastąpić wycofanie wniosku (o dodanie zastrzeżenia) na podstawie informacji dostarczonych w toku konsultacji przez państwo członkowskie występujące o dodanie zastrzeżenia.

2.15.2.

Wniosek o usunięcie zastrzeżenia

Państwa członkowskie składają wniosek o usunięcie wcześniej zaproponowanego zastrzeżenia, gdy tylko stanie się ono bezzasadne. Może tak być w przypadku gdy zmieniły się przepisy krajowe lub gdy z dalszej wymiany informacji dotyczących danej sprawy wynika, że ustały okoliczności wspomniane w art. 94 ust. 4, art. 95 ust. 3, art. 97 i art. 99 ust. 6 konwencji z Schengen.

Stosuje się następującą procedurę:

a) biuro SIRENE, które wystąpiło z wnioskiem o dodanie zastrzeżenia, zwraca się do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, o usunięcie zastrzeżenia. Wykorzystuje do tego celu formularz F, wypełniając pole informacyjne 075 (²⁷). Szczegółowe informacje na temat prawa krajowego należy wpisywać w polu informacyjnym 080, zaś, w razie potrzeby, informacje dodatkowe wyjaśniające powody usunięcia zastrzeżenia oraz inne informacje dodatkowe dotyczące wpisu należy umieścić w polu informacyjnym 083;

b) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, bezzwłocznie usuwa zastrzeżenie.

2.16.

Wskazanie pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE

Formularze SIRENE, którym odnośne biuro SIRENE powinno nadać najwyższy priorytet, mogą być oznaczone jako „PILNE”, wraz z uzasadnieniem takiego oznaczenia. Pole informacyjne 083 w formularzu SIRENE w odpowiednich przypadkach zawiera taką informację, przy czym jest ona podana w pierwszej kolejności.

3.

WPISY Z ARTYKUŁU 95 (²⁸)

Kolejność podejmowania działań:

– sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie,

– wielokrotne wpisy,

– informacje uzupełniające, jakie należy przesłać państwom członkowskim,

– dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego,

– działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu z art. 95,

– wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

– usunięcie wpisu,

– przywłaszczenie tożsamości.

3.1.

Sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie

Podstawą większości nowych wpisów z art. 95 będzie europejski nakaz aresztowania. Jednakże w ramach wpisu z art. 95 możliwe jest również tymczasowe aresztowanie przed uzyskaniem wniosku o ekstradycję. Przed każdym z tych przypadków należy przeprowadzić następujące kontrole:

europejski nakaz aresztowania/wniosek o ekstradycję wydają organy sądowe uprawnione do takich czynności w państwie członkowskim, które dokonało wpisu.

W europejskim nakazie aresztowania/wniosku o ekstradycję oraz formularzu A należy podać wystarczająco szczegółowe informacje umożliwiające innym biurom SIRENE weryfikację wpisu (część e) europejskiego nakazu aresztowania powinna zawierać w szczególności: „opis okoliczności, w jakich przestępstwo(-a) zostało(-y) popełnione, w tym czas i miejsce”, natomiast w polu informacyjnym 044 formularza A powinien się znaleźć: „opis popełnionych czynów”).

3.2.

Sprawdzenie, czy prawo krajowe państw członkowskich dopuszcza aresztowanie tymczasowe w celu wydania lub ekstradycji

Państwo członkowskie dokonujące wpisu sprawdza, czy prawo krajowe innych państw członkowskich dopuszcza aresztowanie, którego wpis dotyczy.

Stosuje się następującą procedurę:

a) należy sprawdzić, czy wszystkie państwa członkowskie są w stanie podjąć odpowiednie działania w związku z wpisem;

b) w przypadku wątpliwości należy skonsultować się z danym biurem SIRENE i przekazać lub wymienić informacje konieczne w celu sprawdzenia.

Każde państwo członkowskie wprowadza stosowne środki techniczne lub organizacyjne, zapewniając w ten sposób, że wpisy z art. 95 ust. 2 zdanie drugie będą wprowadzane do SIS dopiero po powiadomieniu biura SIRENE danego państwa członkowskiego.

3.3.

Wielokrotne wpisy

3.3.1.

Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy (art. 107)

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu w systemie dotyczącego osoby poszukiwanej. W związku z tym konieczne jest sprawdzenie w celu wykrycia ewentualnych wielokrotnych wniosków o dokonanie wpisu, sporządzonych przez jedno państwo członkowskie. W przypadku wykrycia wielokrotnych wniosków jednego państwa należy ustanowić krajową procedurę w celu ustalenia, który europejski nakaz aresztowania będzie dotyczył wpisu z art. 95. Na podstawie tego wpisu tylko jeden formularz A jest wysyłany do państw członkowskich zgodnie z procedurą, o której mowa w pkt 3.4. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie jednego europejskiego nakazu aresztowania w odniesieniu do wszystkich przestępstw.

Ogólne procedury sprawdzania, czy występują wielokrotne wpisy, opisano w pkt 2.1.2.

Biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przechowuje do czasu usunięcia wpisu wszystkie wnioski o dokonanie kolejnego wpisu, które po przeprowadzeniu konsultacji zostały odrzucone na podstawie powyższych przepisów.

Za każdym razem, gdy państwo członkowskie uzyskuje trafienie, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, może przesłać wszystkie europejskie nakazy aresztowania, które zostały wydane przez jego właściwe organy sądowe.

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu z wnioskiem o wydanie europejskiego nakazu aresztowania wobec tej samej osoby. Jeżeli przynajmniej dwa państwa członkowskie wydały europejskie nakazy aresztowania wobec tej samej osoby, decyzję o tym, który z nich zostanie wykonany w przypadku aresztowania, podejmuje wykonujący nakaz organ sądowy w państwie członkowskim, w którym nastąpiło aresztowanie. Jeżeli wpisy są ze sobą zgodne, w przypadku uzyskania trafienia w odpowiedzi na wszystkie wnioski wysyłany jest formularz G.

3.3.2.

Wymiana informacji

Ogólną procedurę opisano w pkt 2.1.2 i 2.1.3.

3.4.

Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

3.4.1.

Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

Stosowane są jednakowe dla wszystkich państw członkowskich formularze A i M, zawierające te same informacje co europejski nakaz aresztowania.

W formularzu A:

– 006–013: należy podać stosowne informacje wprowadzone do SIS, odpowiadające części a) europejskiego nakazu aresztowania,

– 030: należy zaznaczyć, że dany formularz A dotyczy konkretnego europejskiego nakazu aresztowania oraz podać szczegółowe dane sędziego lub sądu wydającego nakaz aresztowania, znajdujące się w części i) europejskiego nakazu aresztowania,

– 031: należy podać stosowne informacje zawarte w części b) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące decyzji stanowiącej podstawę nakazu,

– 032: należy podać datę wydania nakazu aresztowania,

– 033: należy podać informacje dotyczące zakresu uprawnień organu sądowego, który wydał nakaz, znajdujące się w części i) europejskiego nakazu aresztowania,

– 034: należy podać odpowiednie informacje z części c) pkt 1 europejskiego nakazu aresztowania oraz, w stosownych przypadkach podać, że:

– przestępstwo(-a) stanowiące podstawę wydania nakazu podlega(ją) karze dożywotniego pozbawienia wolności lub dożywotniego stosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności,

– system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza – na wniosek i po upływie co najmniej 20 lat – zmianę wymiaru kary lub zastosowanego środka w celu zaprzestania wykonywania takiej kary bądź stosowania środka, lub

– system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza zastosowanie prawa łaski, o które dana osoba może się ubiegać na mocy prawa obowiązującego w wydającym nakaz państwie członkowskim lub stosowanej w nim praktyki, w celu zaprzestania wykonywania takiej kary lub stosowania środka.

– 035–037: należy podać stosowne informacje zawarte w części b) europejskiego nakazu aresztowania,

– 038: należy podać odpowiednie informacje zawarte w części c) pkt 2 europejskiego nakazu aresztowania oraz, w stosownych przypadkach podać, że:

– przestępstwo(-a) stanowiące podstawę wydania europejskiego nakazu aresztowania podlega(-ją) karze dożywotniego pozbawienia wolności lub dożywotniego stosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności,

– system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza – na wniosek i po upływie co najmniej 20 lat – zmianę wymiaru kary lub zastosowanego środka w celu zaprzestania wykonywania takiej kary bądź stosowania środka, lub

– system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza zastosowanie prawa łaski, o które dana osoba może się ubiegać na mocy prawa obowiązującego w wydającym nakaz państwie członkowskim lub stosowanej w nim praktyki, w celu zaprzestania wykonywania takiej kary lub stosowania środka,

– 039: należy podać informacje zawarte w części c) pkt 2 europejskiego nakazu aresztowania,

– 040: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące stosownych przepisów ustawowych/kodeksu,

– 041: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące charakteru i kwalifikacji prawnej przestępstwa (przestępstw),

– 042: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące czasu popełnienia przestępstwa (przestępstw),

– 043: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące miejsca popełnienia przestępstwa (przestępstw),

– 044: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące okoliczności przestępstwa (przestępstw),

– 045: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące formy popełnienia przestępstwa (przestępstw) przez osobę, której dotyczy wniosek,

– 058: informacje zawarte w części a) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące znaków szczególnych/ wyglądu danej osoby.

W polu informacyjnym 083 formularza M:

– w miejscach, gdzie znajduje się tekst: „Informacje dotyczące wyroku zaocznego (in absentia) zgodnie z częścią d) europejskiego nakazu aresztowania” , należy w stosownych przypadkach:

a) wskazać, czy wyrok został wydany zaocznie;

b) jeżeli tak, określić, czy dana osoba musiała się stawić osobiście, czy też została powiadomiona o dacie i miejscu rozprawy, na której wydano wyrok zaoczny. Jeżeli tak się nie stało, należy wymienić prawne gwarancje zabezpieczające; Od dnia zastosowania decyzji ramowej 2009/299/WSiSW (²⁹) warunki zaocznego wydania wyroku, określone w europejskim nakazie aresztowania, podaje się w polu informacyjnym 083. Należy przywołać kod 2, 3.1a, 3.1b, 3.2, 3.3 (decyzja nie zaskarżona), 3.3 (brak wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania) lub 3.4, a w odpowiednich przypadkach podaje się stosowne informacje na temat spełnienia odpowiedniego wniosku,

– w miejscach, gdzie widnieje informacja: „przestępstwo podlegające karze zgodnie z częścią e) pkt I i II europejskiego nakazu aresztowania” , należy podać w stosownych przypadkach co najmniej jedno przestępstwo podlegające w wydającym nakaz państwie członkowskim karze pozbawienia wolności lub środkowi zapobiegawczemu polegającemu na pozbawieniu wolności o maksymalnym wymiarze co najmniej 3 lat, określone przepisami prawa tego państwa, zgodnie z art. 2 ust. 2 decyzji ramowej (lub częścią e) pkt I europejskiego nakazu aresztowania),

– jeżeli przestępstwo(-a) znajduje(-ą) się w wykazie podanym w art. 2 ust. 2 decyzji ramowej w sprawie europejskiego nakazu aresztowania, podaje się jego (ich) pełną nazwę w formularzu M, używając sformułowania zastosowanego w wykazie,

– jeżeli przestępstwa nie są wymienione we wspomnianym wykazie, wymagane są następujące informacje:

a) że nakaz wydano w związku z czynami podlegającymi karze pozbawienia wolności lub zastosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności w maksymalnym wymiarze co najmniej dwunastu miesięcy na mocy prawa wydającego nakaz państwa członkowskiego;

b) lub, w przypadku wydania wyroku lub zastosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności, że długość kary wynosi co najmniej cztery miesiące,

– w przypadku gdy tekst informacji podawanych w polu informacyjnym 083 formularza M zawiera więcej niż 1 024 znaki, należy przesłać jeden lub większą liczbę dodatkowych formularzy M.

3.4.2.

Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym

Akta dotyczące osób poszukiwanych w celu aresztowania ekstradycyjnego przygotowuje się przed dokonaniem wpisu. Należy sprawdzić, czy informacje są kompletne i przedstawione w prawidłowy sposób. Udziela się następujących informacji (szczegóły dotyczące postępowania karnego lub wykonania wyroków karnych zasadniczo podaje się zastępczo):

– 006: nazwisko: nazwisko użyte w głównych danych we wpisie do SIS podaje się w polu informacyjnym 006,

– 007: imię,

– 009: data urodzenia,

– 010: miejsce urodzenia,

– 011: alias: podaje się pierwszy alias i łączną liczbę ustalonych aliasów. Pełny wykaz aliasów można zamieścić w formularzu M,

– 012: płeć,

– 013: obywatelstwo: pole informacyjne 013 „Obywatelstwo” należy wypełnić w możliwie najbardziej wyczerpujący sposób w oparciu o posiadane informacje. W przypadku wątpliwości co do informacji do wyrazu „obywatelstwo” należy dodać kod „1 W” i słowo „domniemane”,

– 030: organ wydający nakaz aresztowania lub decyzję (nazwisko i stanowisko sędziego lub oskarżyciela publicznego lub nazwa sądu),

– 031: numer referencyjny nakazu aresztowania lub decyzji (037). Zob. również uwagi poniżej,

– 032: data wydania nakazu aresztowania lub decyzji (036). Wnioski o wszczęcie postępowania karnego i wykonanie wyroku można streścić w załączanym dokumencie,

– 033: nazwa organu zwracającego się z wnioskiem,

– 034: maksymalny wymiar kary/maksymalny przewidywany wymiar kary,

– 035: sędzia lub sąd wydający decyzję,

– 036: data podjęcia decyzji,

– 037: numer referencyjny decyzji,

– 038: orzeczona kara,

– 039: pozostająca do odbycia część kary,

– 040: mające zastosowanie akty prawne,

– 041: prawny opis czynu,

– 042: data/okres popełnienia przestępstwa,

– 044: opis zdarzeń związanych ze sprawą (w tym ich skutków),

– 045: forma popełnienia przestępstwa (sprawstwo – współsprawstwo – pomocnictwo – podżeganie).

Każdy kraj może stosować własną terminologię prawną do opisu form popełnienia przestępstwa.

Podane informacje muszą być wystarczająco szczegółowe, aby inne biura SIRENE mogły sprawdzić wpis, ale nie nazbyt szczegółowe, by nie obciążać nadmiernie systemu łączności.

Jeżeli biura SIRENE nie są w stanie odebrać wiadomości, ponieważ liczba pól ustalona dla danego formularza jest z przyczyn technicznych niewystarczająca, można wysłać formularz M z informacjami uzupełniającymi. Koniec przekazu oznacza się zdaniem „koniec wiadomości” w ostatnim formularzu (pole informacyjne 044 formularza A lub pole 083 formularza M).

3.4.3.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.9.

W przypadku wpisów w celu aresztowania biuro SIRENE wykorzystuje pole informacyjne 011 formularza A (³⁰) (w momencie dokonywania wpisu) lub – na późniejszym etapie – formularz M, informując pozostałe państwa członkowskie o aliasach odnoszących się do wpisu z art. 95, jeżeli posiada takie informacje.

3.4.4.

Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

Biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu może również w razie konieczności udzielić dalszych informacji po przeprowadzeniu konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego, aby pomóc ustalić tożsamość danej osoby. Informacje te w szczególności dotyczą:

– pochodzenia paszportu lub dokumentu tożsamości znajdującego się w posiadaniu osoby poszukiwanej,

– numeru serii, daty i miejsca wydania oraz organu wydającego, jak również daty ważności paszportu lub dokumentu tożsamości,

– wyglądu osoby poszukiwanej,

– nazwiska i imienia matki i ojca osoby poszukiwanej,

– dostępności fotografii lub odcisków palców,

– ostatniego znanego adresu.

W miarę możliwości informacje te, wraz z fotografiami i odciskami palców, są udostępniane w biurach SIRENE lub zapewnia się stałą możliwość ich bezzwłocznego i szybkiego przekazania.

Wspólnym celem jest minimalizacja ryzyka niesłusznego przetrzymywania w areszcie osoby, której dane są podobne do danych osoby, której dotyczy wpis.

3.4.5.

Przesyłanie formularzy A i M

Informacje, o których mowa w pkt 3.3.1 i 3.3.2, są przekazywane w najszybszy możliwy sposób. Państwo członkowskie dokonujące wpisu przesyła formularze A i M w momencie wprowadzania wpisu z art. 95 ust. 2 do SIS. Wszelkie dalsze informacje konieczne w celu ustalenia tożsamości są przekazywane po konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego. W razie potrzeby można przesłać wiele formularzy M dotyczących różnych europejskich nakazów aresztowania (lub wniosków o ekstradycję). Formularz M zawiera przede wszystkim informacje na temat rodzaju przestępstwa będącego podstawą europejskiego nakazu aresztowania, datę popełnienia przestępstwa i informacje na temat ewentualnego przedawnienia. Jeżeli wydanie nowego europejskiego nakazu aresztowania w stosunku do osoby, wobec której już taki nakaz wydano, wymaga zastąpienia istniejącego już formularza A, fakt ten należy odnotować na nowym formularzu A w polu informacyjnym 030.

3.5.

Dodanie zastrzeżenia

Ogólne procedury opisano w rozdziale 2.15.

Wpis, do którego dodano zastrzeżenie, uznaje się za wpis dokonany w celu ustalenia miejsca pobytu osoby, w odniesieniu do której wpis ten wprowadzono.

3.5.1.

Wielokrotny wniosek o dodanie zastrzeżenia do wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji, w przypadkach gdy nie ma zastosowania decyzja ramowa Rady 2002/584/WSiSW z dnia 13 czerwca 2002 r. w sprawie europejskiego nakazu aresztowania i procedury wydawania osób między państwami członkowskimi (³¹)

Stosuje się następującą procedurę:

a) w przypadku wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji i gdy nie ma zastosowania decyzja ramowa 2002/584/WSiSW w sprawie europejskiego nakazu aresztowania i procedury wydawania osób między państwami członkowskimi, biuro SIRENE może zwrócić się do innego biura SIRENE o automatyczne dodawanie zastrzeżenia do wpisów z art. 95 dokonywanych w odniesieniu do obywateli swego kraju;

b) biuro SIRENE zwraca się w tym celu z pisemnym wnioskiem do pozostałych biur SIRENE;

c) biuro SIRENE będące adresatem takiego wniosku dodaje zastrzeżenie dotyczące danego państwa bezzwłocznie po dokonaniu wpisu;

d) zastrzeżenie pozostaje do czasu, gdy wnioskujące biuro SIRENE zwróci się o jego usunięcie.

Jeżeli okoliczności opisane w art. 94 ust. 4 konwencji z Schengen przestają mieć zastosowanie, państwo członkowskie, które zwróciło się o dodanie zastrzeżenia, występuje w najkrótszym możliwym terminie o jego wycofanie.

3.6.

Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu z art. 95

Kiedy biuro SIRENE otrzymuje formularze A i M, biuro lub powiązany wydział powinny w najkrótszym możliwym terminie przeszukać wszystkie dostępne źródła w celu ustalenia miejsca pobytu danej osoby. Nawet jeżeli informacje udzielone przez państwo członkowskie, które zwróciło się z wnioskiem, nie są wystarczające w opinii państwa otrzymującego wniosek, nie powinno to przeszkodzić w prowadzeniu poszukiwań.

W przypadku zatwierdzenia wpisu z art. 95 i odnalezienia lub aresztowania poszukiwanej osoby w państwie członkowskim przekazuje się europejski nakaz aresztowania lub formularze A i M właściwemu organowi w państwie wykonującym nakaz. Jeżeli wymagane jest dostarczenie oryginału europejskiego nakazu aresztowania, przesyła go organ sądowy wydający nakaz bezpośrednio organowi sądowemu wykonującemu nakaz (chyba że podano inne instrukcje).

3.7.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

3.7.1.

Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

Ogólne procedury opisano w pkt 2.2.1.

Dodatkowo stosuje się następującą procedurę:

a) o trafieniu dotyczącym osoby, której dotyczy wpis z art. 95, w każdym przypadku informuje się biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. Ponadto po wysłaniu formularza G o trafieniu informuje się również w razie potrzeby drogą telefoniczną;

b) w polu informacyjnym 091 formularza G podaje się organ właściwy do odbierania europejskich nakazów aresztowania lub wniosków o ekstradycję, jego pełne dane kontaktowe (adres pocztowy, numer telefonu i – jeżeli są dostępne – numer faksu i adres poczty elektronicznej), numer referencyjny (jeżeli jest dostępny), osobę do kontaktów (jeżeli jest wyznaczona), wymagany język, termin i sposób dostarczenia;

c) państwo członkowskie, które wcześniej wyraziło chęć dokonania wpisu w odniesieniu do osoby, której dotyczy już inny wpis, należy powiadamiać o wszelkich trafieniach odnoszących się do pierwotnego wpisu, uzyskanych przez państwo członkowskie, które go dokonało;

d) C.SIS automatycznie powiadamia wszystkie państwa członkowskie o usunięciu wpisu. W związku z tym państwo członkowskie może rozważyć dokonanie wpisu, uznanego wcześniej za niezgodny z innym wpisem, który został usunięty.

3.7.2.

Przekazywanie dalszych informacji

Biura SIRENE mogą przekazać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 95, działając w imieniu organów sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej.

3.7.3.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

Użytkownik końcowy może zwrócić się do biura SIRENE o udzielenie dodatkowych informacji w celu umożliwienia skutecznego wdrożenia procedur określonych w tabelach SIS 4, 10 lub 16, zamieszczonych w załączniku 4.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest powiadamiane o trafieniu i jego wyniku, chyba że wskazano inaczej.

Procedura ta ma skutki techniczne, ponieważ może zajść konieczność usunięcia wpisu, co umożliwia dokonanie innego wpisu, który poprzednio został wykluczony z SIS.

3.7.4.

Wymiana informacji uzupełniających na temat wydania lub ekstradycji

Informacje na temat możliwości wydania lub ekstradycji osoby, w odniesieniu do której dokonano wpisu w celu aresztowania, które właściwe organy sądowe przekazały biuru SIRENE, są natychmiast przekazywane biuru SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, za pomocą formularza M, przy czym w polu informacyjnym 083 należy zaznaczyć „WYDANIE” albo „EKSTRADYCJA” (³²). O warunkach wydania lub ekstradycji należy jak najszybciej poinformować za pośrednictwem biur SIRENE.

Jeżeli konieczny jest tranzyt osoby poszukiwanej, biuro SIRENE państwa członkowskiego, przez które ma odbywać się tranzyt, zapewnia niezbędne wsparcie i pomoc na wniosek biura SIRENE lub właściwego organu sądowego państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przekazany przez biuro SIRENE z wykorzystaniem formularza M.

3.8.

Usunięcie wpisu

O trafieniu i usunięciu wpisu należy powiadomić państwa członkowskie, które nie mogły dokonać swojego wpisu.

3.8.1.

Usuwanie wpisu w przypadku gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

Wyłączając przypadki po uzyskaniu trafienia, wpis może zostać usunięty przez C.SIS (po upływie daty ważności) lub przez służby, które go wprowadziły do SIS (jeżeli warunki przechowywania wpisu w systemie przestają być spełnione).

W obu przypadkach wiadomość C.SIS o usunięciu wpisu powinna być przetworzona automatycznie przez N.SIS, tak, aby można było dokonać wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu.

W takim wypadku N.SIS automatycznie powiadamia biuro SIRENE o możliwości dokonania wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu.

Biuro SIRENE stosuje w całości procedurę wpisu dla odpowiedniej kategorii wpisów.

3.9.

Tożsamość przywłaszczona

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.8.

4.

WPISY Z ARTYKUŁU 96 (³³)

Kolejność podejmowania działań:

– dokonanie wpisu,

– sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.1,

– dodanie aliasu, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.9,

– przywłaszczenie tożsamości, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.8,

– procedura SIRPIT, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.10,

– stosowanie ogólnych i szczegółowych procedur.

4.1.

Wprowadzenie

Wymiana informacji na temat obywateli państw trzecich, których dotyczy wpis z art. 96, umożliwia państwom członkowskim podjęcie decyzji w przypadku wjazdu takiej osoby na terytorium państw członkowskich lub otrzymania jej wniosku wizowego. Jeżeli dana osoba znajduje się już na terytorium państwa członkowskiego, wymiana informacji umożliwia władzom krajowym podjęcie stosownych działań celem wydania dokumentu pobytowego, wizy na pobyt długoterminowy lub wydalenia tej osoby.

Wykonanie procedur informowania określonych w art. 5 ust. 4 kodeksu granicznego Schengen i procedur konsultacji określonych w art. 25 konwencji z Schengen wchodzi w zakres kompetencji organów odpowiedzialnych za kontrole graniczne i za wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz. Zasadniczo biura SIRENE biorą udział w tych procedurach jedynie w celu przesyłania informacji uzupełniających bezpośrednio związanych z wpisami (np. zgłoszenie trafienia, ustalenie tożsamości) lub usuwania wpisów.

Jednakże biura SIRENE mogą także brać udział w przesyłaniu informacji uzupełniających koniecznych do wydalenia obywatela kraju trzeciego lub odmówienia mu wjazdu, jak również mogą uczestniczyć w przesyłaniu wszelkich informacji uzupełniających związanych z tymi działaniami.

4.2.

Dokonywanie wpisów z art. 96

Należy dokonać wpisu w SIS, jeżeli biuro SIRENE jest organem wyznaczonym do dokonywania takich wpisów.

W sytuacji wyjątkowej, gdy dokonuje się wpisu na temat obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego poruszania się, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przesyła formularz M do wszystkich pozostałych państw członkowskich na podstawie informacji przekazanych przez organ, który dokonał wpisu (³⁴).

4.3.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.9.

4.4.

Tożsamość przywłaszczona

Jeżeli podczas konsultacji SIS funkcjonariusz przeprowadzający kontrolę zauważa w polu „kategoria tożsamości” kod 3, powinien skontaktować się z krajowym biurem SIRENE w celu uzyskania dodatkowych informacji i wyjaśnienia, czy osoba podlegająca kontroli jest osobą poszukiwaną, czy też osobą, której tożsamość została przywłaszczona.

Ogólną procedurę gromadzenia i przekazywania informacji na temat osoby, której tożsamość została przywłaszczona, opisano w rozdziale 2.8.

4.5.

Rodzaje procedur SIRENE

W odniesieniu do biur SIRENE, w przypadku gdy przekazują one informacje uzupełniające, zastosowanie mają następujące procedury ogólne:

a) wymiana informacji w przypadku odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen;

b) wymiana informacji w związku z wydawaniem dokumentów pobytowych lub wiz na pobyt długoterminowy.

W odniesieniu do biur SIRENE, w przypadku gdy przekazują one informacje uzupełniające, zastosowanie mają następujące procedury specjalne:

a) procedury specjalne ustanowione art. 25 konwencji z Schengen;

b) procedury specjalne ustanowione art. 5 ust. 4 kodeksu granicznego Schengen;

c) wymiana informacji na temat obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się;

d) usunięcie wpisu dotyczącego obywatela UE.

4.6.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

4.6.1.

Wymiana informacji w przypadku odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen

Stosuje się następującą procedurę:

a) państwo członkowskie może się zwrócić o informacje na temat wszelkich trafień dotyczących dokonanych przez nie wpisów do celów odmowy wjazdu lub pobytu. Każde państwo członkowskie, które chciałoby skorzystać z tej możliwości, zwraca się w tym celu do innych państw członkowskich na piśmie;

b) państwo członkowskie wykonujące działania może podjąć inicjatywę i powiadomić państwo, które dokonało wpisu, że uzyskano trafienie odnoszące się do wpisu i że obywatelowi państwa trzeciego odmówiono pozwolenia na wjazd lub wydalono go z obszaru Schengen;

c) jeżeli na swoim terytorium państwo członkowskie zatrzyma obywatela państwa trzeciego, którego dotyczy wpis, państwo członkowskie, które dokonało tego wpisu, przekazuje, na odpowiedni wniosek, informacje konieczne do przeprowadzenia powrotu takiej osoby; informacje te, podane w formularzu M, zależnie od potrzeb państwa wykonującego działania i pod warunkiem ich posiadania przez państwo, które dokonało wpisu, obejmują:

– rodzaj i uzasadnienie decyzji,

– organ podejmujący decyzję,

– datę podjęcia decyzji,

– datę doręczenia (dzień, w którym doręczono decyzję),

– datę wykonania,

– datę upływu ważności decyzji lub okres ważności.

W przypadku zatrzymania na granicy osoby, której dotyczy wpis, stosuje się procedury określone w kodeksie granicznym Schengen i przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

W szczególnych przypadkach, w celu ustalenia z całkowitą pewnością tożsamości danej osoby, może zaistnieć pilna potrzeba wymiany informacji uzupełniających za pośrednictwem biur SIRENE.

4.6.2.

Wymiana informacji w związku z wydawaniem dokumentów pobytowych lub wiz

Stosuje się następującą procedurę:

a) państwo członkowskie wykonujące działania może poinformować państwo członkowskie, które dokonało wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, że w toku postępowania o wydanie dokumentu pobytowego lub wizy na pobyt długoterminowy uzyskano trafienie;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może następnie powiadomić inne państwa członkowskie za pomocą formularza M, jeżeli uzna to za stosowne;

c) na odpowiedni wniosek i zgodnie z przepisami prawa krajowego biura SIRENE zainteresowanych państw członkowskich mogą udzielić pomocy przy przekazywaniu koniecznych informacji właściwym organom odpowiedzialnym za wydawanie dokumentów pobytowych i wiz.

4.6.3.

Procedury specjalne przewidziane w art. 25 konwencji z Schengen

4.6.3.1.

Procedura na mocy art. 25 ust. 1 konwencji z Schengen

Jeżeli państwo członkowskie rozpatrujące wniosek o przyznanie dokumentu pobytowego lub wizy na pobyt długoterminowy wykryje, że w odniesieniu do wnioskodawcy istnieje wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt dokonany przez inne państwo członkowskie, konsultuje się za pośrednictwem biur SIRENE z państwem członkowskim, które dokonało wpisu. W tym celu wykorzystuje się formularz N. Wpis zostaje usunięty, jeżeli po odpowiednich konsultacjach państwo członkowskie podtrzyma decyzję o wydaniu dokumentu pobytowego. Niemniej dana osoba może zostać wpisana w danym państwie członkowskim na krajową listę wpisów do celów odmowy wjazdu.

4.6.3.2.

Procedura na mocy art. 25 ust. 2 konwencji z Schengen

Jeżeli państwo członkowskie, które dokonało wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, wykryje, że osobie, której wpis ten dotyczy, wydano dokument pobytowy lub wizę na pobyt długoterminowy, rozpoczyna procedurę konsultacji z państwem członkowskim, które wydało taki dokument, za pośrednictwem biur SIRENE i korzystając z formularza O. Konsultacje za pośrednictwem biur SIRENE i przy użyciu formularza O przeprowadza się także wtedy, gdy państwo członkowskie, które wydało danej osobie dokument pobytowy lub wizę na pobyt długoterminowy, później odkryje, że w systemie SIS istnieje wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt dotyczący tej osoby (³⁵).

Jeżeli trzecie państwo członkowskie (tj. inne niż państwo członkowskie, które przyznało dokument pobytowy lub wizę na pobyt długoterminowy i inne niż to, które dokonało wpisu) odkryje, że istnieje wpis dotyczący obywatela państwa trzeciego będącego w posiadaniu dokumentu pobytowego lub wizy na pobyt długoterminowy wydanych przez jedno z państw członkowskich, powiadamia o tym zarówno państwo członkowskie, które przyznało taki dokument, jak i to, które dokonało wpisu, za pośrednictwem biur SIRENE i korzystając z formularza H.

Jeżeli procedura przewidziana w art. 25 konwencji z Schengen pociąga za sobą usunięcie wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, biura SIRENE oferują wsparcie, jeżeli zostaną o to poproszone, zgodnie z przepisami prawa krajowego.

4.6.4.

Procedury specjalne ustanowione art. 5 ust. 4 kodeksu granicznego Schengen

4.6.4.1.

Procedura w przypadkach wchodzących w zakres stosowania art. 5 ust. 4 lit. a) kodeksu granicznego Schengen

Zgodnie z art. 5 ust. 4 lit. a) kodeksu granicznego Schengen obywatelowi państwa trzeciego, którego dotyczy wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, ale który jednocześnie posiada dokument pobytowy lub wizę na pobyt długoterminowy bądź wizę uprawniającą do ponownego wjazdu wydane przez jedno z państw członkowskich, zezwala się na wjazd na terytorium innego państwa członkowskiego w celu tranzytu, tak, aby mógł on dotrzeć do państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy, wizę na pobyt długoterminowy lub wizę uprawniającą do ponownego wjazdu. Odmowa wjazdu może nastąpić, jeżeli pierwsze z wymienionych państw członkowskich dokonało krajowego wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd.

Jeżeli dany obywatel państwa trzeciego podejmuje próbę wjazdu do państwa członkowskiego, które dokonało wpisu do SIS, państwo to może odmówić mu pozwolenia na wjazd. Jednakże na wniosek właściwego organu biuro SIRENE tego państwa członkowskiego konsultuje się, korzystając z formularza O, z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy, tak, aby właściwy organ mógł określić, czy istnieją dostateczne powody do wycofania dokumentu pobytowego. Jeżeli dokument pobytowy nie zostanie wycofany, usuwa się wpis w SIS, jednak dana osoba może zostać wpisana na krajową listę wpisów w celu odmowy pozwolenia na wjazd.

Jeżeli osoba ta podejmuje próbę wjazdu do państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy, zezwala się jej na wjazd na jego terytorium, jednak biuro SIRENE tego państwa członkowskiego, na wniosek właściwego organu, wysyła formularz O do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, tak, aby właściwe organy mogły zdecydować o ewentualnym wycofaniu dokumentu pobytowego lub wizy na pobyt długoterminowy bądź o usunięciu wpisu.

Jeżeli dany obywatel kraju trzeciego posiadający dokument pobytowy wydany przez jedno z państw członkowskich podejmuje próbę wjazdu do trzeciego państwa członkowskiego, tj. innego niż państwo członkowskie, które dokonało wpisu, i innego niż to, które przyznało pozwolenie na pobyt lub wizę na pobyt długoterminowy, natomiast to trzecie państwo członkowskie stwierdza, że w systemie SIS istnieje wpis dotyczący tej osoby, zezwala ono na tranzyt do państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy lub wizę na pobyt długoterminowy. Odmowa wjazdu może nastąpić, jeżeli trzecie państwo członkowskie wpisało daną osobę na krajową listę wpisów. W obu przypadkach biuro SIRENE trzeciego państwa członkowskiego wysyła, na wniosek właściwego organu, do biur SIRENE odnośnych dwóch państw członkowskich formularz H, informując je o istnieniu sprzeczności i wnosząc, aby skonsultowały się ze sobą w celu usunięcia wpisu w SIS albo wycofania dokumentu pobytowego lub wizy na pobyt długoterminowy. Może ono także poprosić o poinformowanie go o wynikach tych konsultacji.

4.6.4.2.

Procedura w przypadkach wchodzących w zakres stosowania art. 5 ust. 4 lit. a) kodeksu granicznego Schengen

Zgodnie z art. 5 ust. 4 lit. c) państwo członkowskie może ze względów humanitarnych, ze względu na interes narodowy lub zobowiązania międzynarodowe odstąpić od zasady, zgodnie z którą nie zezwala się na wjazd osobie, w odniesieniu do której dokonano wpisu w celu odmowy wjazdu. Na wniosek właściwego organu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które zezwoliło na wjazd, powiadamia o tym fakcie, korzystając z formularza H, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu.

4.7.

Wymiana informacji na temat obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się

W przypadku trafienia dotyczącego obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się w rozumieniu dyrektywy 2004/38/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie prawa obywateli Unii i członków ich rodzin do swobodnego przemieszczania się i pobytu na terytorium państw członkowskich, obowiązują szczególne przepisy (³⁶).

4.7.1.

Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

W przypadku trafienia dotyczącego obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się, stosuje się następującą procedurę:

a) na wniosek właściwego organu biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania bezzwłocznie kontaktuje się, korzystając z formularza G, z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, w celu uzyskania informacji niezbędnych do bezzwłocznego podjęcia decyzji o dalszych działaniach;

b) po otrzymaniu wniosku o udzielenie informacji biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, bezzwłocznie rozpoczyna gromadzenie żądanych informacji i jak najszybciej wysyła je do biura SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania;

c) jeżeli informacje te nie są jeszcze dostępne, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, zwraca się do właściwego organu o potwierdzenie, czy można utrzymać wpis zgodnie z dyrektywą 2004/38/WE. Jeżeli właściwy organ postanowi utrzymać wpis, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, informuje o tym fakcie wszystkie pozostałe biura SIRENE, korzystając w tym celu z formularza M;

d) wykonujące działania państwo członkowskie za pośrednictwem swojego biura SIRENE powiadamia biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, czy żądane działania zostały wykonane (potwierdzając ten fakt poprzez użycie formularza M) czy też nie (wykorzystując w tym celu formularz H).

4.7.2.

Wymiana informacji w przypadku gdy przy braku trafienia państwo członkowskie stwierdzi istnienie wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd w odniesieniu do obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się

Jeżeli przy braku trafienia państwo członkowskie stwierdzi istnienie wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd dla obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się, biuro SIRENE tego państwa członkowskiego, na wniosek właściwego organu, informuje o tym fakcie biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, wykorzystując w tym celu formularz M.

Jeżeli informacje te nie są jeszcze dostępne, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu zwraca się do właściwego organu o potwierdzenie, czy można utrzymać wpis zgodnie z dyrektywą 2004/38/WE. Jeżeli właściwy organ postanowi utrzymać wpis, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, informuje o tym fakcie wszystkie pozostałe biura SIRENE, korzystając w tym celu z formularza M.

4.8.

Usunięcie wpisu dotyczącego obywatela UE

Wpis usuwa się w przypadku gdy obywatel państwa trzeciego, w odniesieniu do którego dokonano wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, nabywa obywatelstwo jednego z państw członkowskich (³⁷). Jeżeli zmianę obywatelstwa odkryje biuro SIRENE państwa innego niż państwo, które dokonało wpisu, wysyła ono do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, formularz J, zgodnie z procedurą dotyczącą korygowania i usuwania danych, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (zob. rozdział 2.5.)

4.9.

Powiadamianie państw członkowskich strefy Schengen o uzyskaniu trafienie

Biura SIRENE państw członkowskich, które dokonały wpisów zgodnie z art. 96, nie muszą być powiadamiane o trafieniu za każdym razem, ale są informowane w wyjątkowych przypadkach, gdy potrzebne są informacje uzupełniające zgodnie z rozdziałami 4.6– 4.8. (Zob. także pkt 2.2.1 lit. g)).

Biura SIRENE powinny jednak zapewnić dane statystyczne dotyczące uzyskanych trafień.

5.

WPISY Z ARTYKUŁU 97 (³⁸)

Kolejność rozważania działań:

– sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.1;

– dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego;

– wymiana informacji po uzyskaniu trafienia;

– przywłaszczenie tożsamości, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.8;

– procedura SIRPIT, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.10.

5.1.

Dodanie zastrzeżenia

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.15.

5.2.

Opisanie wyglądu zaginionych małoletnich i innych osób w sytuacji zagrożenia

Biura SIRENE mają swobodny dostęp do wszystkich istotnych informacji uzupełniających dostępnych na poziomie krajowym w odniesieniu do wpisów dotyczących osób zaginionych, tak, aby biura te mogły odgrywać skuteczną rolę w pomyślnym poszukiwaniu takich osób dzięki ułatwieniu ich identyfikacji oraz bezzwłocznemu udostępnieniu informacji uzupełniających na temat kwestii powiązanych z daną sprawą. Istotne informacje uzupełniające mogą obejmować na przykład krajowe decyzje o opiece nad dzieckiem lub osobą w trudnej sytuacji bądź wnioski o zastosowanie mechanizmów powiadamiania o zaginięciu dziecka.

W przypadku szczególnie zagrożonej osoby zaginionej w polu informacyjnym 083 formularza M należy w pierwszej kolejności umieścić informację: „Pilne”. Na pilny charakter sprawy należy także zwrócić uwagę telefonicznie, podkreślając wagę danego formularza M i konieczność jego pilnego rozpatrzenia.

Ze względu na ograniczoną pojemność pola informacyjnego 083 w formularzu M, stosowany jest zwykły sposób dodawania uporządkowanych informacji uzupełniających oraz zwykła kolejność podawania takich informacji (³⁹).

Ponieważ nie wszystkie osoby zaginione w trudnej sytuacji przekraczają granice krajów, decyzje o przekazaniu informacji uzupełniających (dotyczących opisu tych osób) oraz o adresatach tych informacji są podejmowane indywidualnie w poszczególnych przypadkach, zależnie od okoliczności. Po podjęciu decyzji na szczeblu krajowym o zakresie informacji uzupełniających, które należy przekazać, biuro SIRENE, stosownie do sytuacji, podejmuje jedno z następujących działań:

a) przechowuje otrzymane informacje uzupełniające, aby móc je udostępnić na wniosek innego państwa członkowskiego;

b) przekazuje formularz M właściwemu biuru SIRENE, jeżeli dochodzenie wskazuje na prawdopodobne miejsce pobytu osoby zaginionej;

c) przekazuje formularz M wszystkim właściwym biurom SIRENE na podstawie okoliczności zaginięcia, aby w krótkim czasie dostarczyć wszelkie informacje na temat poszukiwanej osoby.

Gdy tylko biuro SIRENE otrzyma informacje, aby zwiększyć szanse na ustalenie miejsca pobytu osoby poszukiwanej w sposób ukierunkowany i planowy, przekazuje te informacje, stosownie do sytuacji, następującym organom:

a) odpowiednim posterunkom kontroli granicznej;

b) właściwym organom administracyjnym i policyjnym odpowiedzialnym za poszukiwanie i ochronę osób;

c) odpowiednim władzom konsularnym państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, po uzyskaniu trafienia w SIS.

5.3.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

Ogólne procedury opisano w rozdziale 2.2.

W przypadku uzyskania trafienia dotyczącego pełnoletniej osoby zaginionej biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, informuje użytkownika końcowego, że przekazanie danych dotyczących pełnoletniej osoby zaginionej wymaga zgody takiej osoby (⁴⁰). Zgoda musi być wyrażona na piśmie lub potrzebne jest co najmniej protokół udzielenia tej zgody. W przypadkach, gdy nie udzielono zgody, fakt ten musi mieć formę pisemną lub musi zostać urzędowo potwierdzony. Procedura przekazywania informacji uzupełniających została opisana w pkt 2.2.2.

6.

WPISY Z ARTYKUŁU 98 (⁴¹)

Kolejność rozważania działań:

– sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.1,

– dokonanie wpisu w SIS,

– wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

– przywłaszczenie tożsamości, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.8,

– procedura SIRPIT, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.10.

6.1.

Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

Ogólne procedury opisano w rozdziale 2.2.

Dodatkowo stosuje się następujące zasady:

a) w celu ustalenia faktycznego miejsca zamieszkania lub pobytu wykorzystuje się wszystkie środki przewidziane w prawodawstwie krajowym państwa członkowskiego, w którym daną osobę odnaleziono;

b) w razie potrzeby ustanawia się procedury krajowe, aby zagwarantować przechowywanie wpisów w SIS wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały one wprowadzone.

Biura SIRENE mogą przekazać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 98, działając w imieniu organów sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej.

7.

WPISY Z ARTYKUŁU 99 (⁴²)

Kolejność rozważania działań:

– sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.1,

– dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego,

– wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

– procedura SIRPIT, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.10.

7.1.

Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.9.

O aliasach odnoszących się do wpisów z art. 99 należy poinformować inne państwa członkowskie za pomocą formularza M. W razie konieczności biura SIRENE przekazują te informacje swoim organom krajowym odpowiedzialnym za wpisy ujęte w danej kategorii.

7.2.

Powiadamianie innych państw członkowskich o dokonaniu wpisów na wniosek organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo państwa

Dokonując wpisu na wniosek organu odpowiedzialnego za bezpieczeństwo państwa biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu informuje o tym fakcie wszystkie pozostałe biura SIRENE, wykorzystując do tego celu formularz M i wpisując w polu 083 odniesienie do art. 99 ust. 3.

Zapewnia się poufność określonych informacji zgodnie z prawem krajowym, a wszelkie kontakty między biurami SIRENE odbywają się niezależnie od kontaktów między służbami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo państwa.

7.3.

Dodanie zastrzeżenia

Ogólną procedurę opisano w rozdziale 2.15.

7.4.

Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

Ogólną procedurę dotyczącą wpisów z art. 99 ust. 2 opisano w rozdziale 2.2.

Dodatkowo stosuje się następującą procedurę:

a) w przypadku trafienia odnoszącego się do wpisu z art. 99 ust. 3 biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę powiadamia biuro SIRENE, które zwróciło się z wnioskiem, o wynikach (niejawny nadzór lub szczególne kontrole), wykorzystując do tego celu formularz G. W tym samym czasie biuro SIRENE przeprowadzające kontrolę powiadamia krajowy organ odpowiedzialny za bezpieczeństwo państwa;

b) jeżeli organ odpowiedzialny za bezpieczeństwo państwa w państwie członkowskim przeprowadzającym kontrolę uzna, że wpis wymaga zastrzeżenia dotyczącego ważności, kontaktuje się on ze swoim krajowym biurem SIRENE w celu dodania zastrzeżenia przez biuro SIRENE, które zwróciło się z wnioskiem (wykorzystując w tym celu formularz F). Podawanie przyczyn dodania zastrzeżenia nie jest konieczne, ale wniosek należy złożyć za pośrednictwem kanałów wymiany informacji SIRENE;

c) konieczne jest zastosowanie procedury specjalnej w celu zachowania poufności informacji. W związku z tym wszelkie kontakty między służbami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo państwa powinny odbywać się niezależnie od kontaktów między biurami SIRENE. Dlatego też przyczyny, dla których zwrócono się o dodanie zastrzeżenia, są omawiane bezpośrednio między organami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo państwa, a nie za pośrednictwem biur SIRENE.

8.

WPISY Z ARTYKUŁU 100 (⁴³)

Kolejność rozważania działań:

– sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy,

– wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

– procedura SIRPIT, zgodnie z ogólnymi procedurami opisanymi w rozdziale 2.10.

8.1.

Wpisy dotyczące pojazdów dokonane na podstawie art. 100

8.1.1.

Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące danego pojazdu

Obowiązkowe elementy opisu w przypadku wpisów dotyczących pojazdów są następujące:

– tablica rejestracyjna, lub

– numer identyfikacyjny pojazdu (VIN).

Oba numery można wpisać do SIS.

Sprawdzenie, czy występują wpisy wielokrotne, odbywa się poprzez porównanie numerów. Jeżeli w trakcie dokonywania nowego wpisu okaże się, że ten sam numer fabryczny lub numer tablicy rejestracyjnej już figurują w systemie SIS, uznaje się, że skutkiem nowego wpisu będzie występowanie wielokrotnych wpisów dotyczących tego samego pojazdu. Niemniej ta metoda sprawdzania jest skuteczna tylko w przypadku gdy wykorzystuje się te same elementy opisu. Nie zawsze zatem możliwe jest porównanie.

Biuro SIRENE zwraca uwagę użytkowników krajowych na możliwe problemy w przypadku porównania tylko jednego z numerów. Pozytywny wynik nie oznacza automatycznie trafienia, z kolei wynik negatywny nie oznacza, że wpis dotyczący danego pojazdu nie istnieje.

Elementy opisu wykorzystywane w celu ustalenia, czy dwa pojazdy są identyczne, wyszczególniono w załączniku 6 do niniejszego podręcznika.

Procedury konsultacji, które biura SIRENE winny stosować w odniesieniu do pojazdów, są takie same jak procedury wykorzystywane w odniesieniu do osób. Ogólne procedury opisano w rozdziale 2.1.

Biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu przechowuje do czasu usunięcia wpisu wszystkie wnioski o dokonanie kolejnego wpisu, które po przeprowadzeniu konsultacji spotkały się z odmową na podstawie wyżej wymienionych przepisów.

8.1.2.

Dublujące się numery VIN

Dublujące się numery VIN dotyczą pojazdów tego samego rodzaju opatrzonych tym samym numerem identyfikacyjnym, co pojazd wpisany do SIS (np. traktor i motocykl o tym samym numerze VIN nie mieszczą się w tej kategorii). Aby uniknąć negatywnych skutków wielokrotnego zajmowania zarejestrowanego zgodnie z prawem pojazdu o tym samym numerze VIN, stosuje się niżej opisane zasady szczegółowe.

Stosuje się następującą procedurę:

1. W przypadku stwierdzenia, że numery VIN się dublują, biuro SIRENE, stosownie do sytuacji:

a) sprawdza, czy nie popełniono błędu we wpisie do SIS i czy informacje towarzyszące wpisowi są kompletne;

b) sprawdza okoliczności sprawy będące podstawą dokonania wpisu w SIS;

c) sprawdza historię obu pojazdów, począwszy od daty produkcji;

d) zwraca się o szczegółową kontrolę zajętego pojazdu, szczególnie jego numeru VIN, aby sprawdzić, czy pojazd ten został zarejestrowany zgodnie z prawem.

Zaangażowane biura SIRENE ściśle ze sobą współpracują w tego rodzaju działaniach.

2. W przypadku potwierdzenia, że numery VIN się dublują, informacje uzupełniające dostarczone za pomocą formularza M przez państwo członkowskie, które dokonało pierwotnego wpisu, obejmują, stosownie do sytuacji, cechy szczególne wyglądu zarejestrowanego zgodnie z prawem pojazdu, odróżniające go od pojazdu wpisanego do SIS (⁴⁴).

3. Ponadto po stwierdzeniu, że numery VIN się dublują, państwo członkowskie, które dokonało wpisu, sprawdza, czy konieczne jest zachowanie wpisu w SIS.

8.2.

Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

Biura SIRENE mogą przekazać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 100, działając w imieniu organów sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej.

W przypadku trafienia dotyczącego wpisu odnoszącego się do pojazdu zgodnie z art. 100 konwencji z Schengen, w odpowiedzi na formularz G biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, w najkrótszym możliwym terminie przesyła żądane dalsze informacje, jakie tylko uda mu się zgromadzić, wykorzystując w tym celu formularz P.

(Uwaga: mając na uwadze pilny charakter wniosku, co oznacza, że natychmiastowe zgromadzenie wszystkich informacji nie jest możliwe, uzgodniono, że wypełnienie niektórych pól informacyjnych nie będzie obowiązkowe i że starania będą skupione wokół gromadzenia informacji dotyczących głównych pól, np. 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 i 167).

9.

STATYSTYKA

Raz do roku biura SIRENE udostępniają dane statystyczne dotyczące trafień, komunikacji i obciążenia pracą. Dane te dotyczą wszystkich artykułów i rodzajów wpisów. Sprawozdanie w sprawie danych statystycznych przesyłane jest drogą elektroniczną do Sekretariatu Generalnego Rady.