PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 74 oraz art. 78 ust. 1 i 2,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (¹),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Celem polityki Unii w zakresie wspólnego europejskiego systemu azylowego (WESA) jest, zgodnie z założeniami programu haskiego, utworzenie wspólnej przestrzeni azylowej za pomocą skutecznej, ujednoliconej procedury zgodnie z wartościami i tradycją humanitarną Unii Europejskiej.

(2) W ciągu ostatnich lat, dzięki wprowadzeniu wspólnych minimalnych norm, osiągnięto znaczne postępy na drodze do ustanowienia WESA. Istnieją jednak nadal duże różnice między państwami członkowskimi w zakresie przyznawania ochrony międzynarodowej i form tej ochrony. Różnice te powinny zostać zmniejszone.

(3) W swoim planie polityki azylowej przyjętym w czerwcu 2008 roku Komisja zapowiedziała, że zamierza prowadzić działania na rzecz rozwoju WESA, proponując wprowadzenie zmian w istniejących instrumentach prawnych w celu osiągnięcia większej harmonizacji obowiązujących norm i zwiększając wsparcie dla praktycznej współpracy między państwami członkowskimi, w szczególności za pomocą wniosku ustawodawczego w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu („Urzędu”), aby poprawić koordynację współpracy operacyjnej między państwami członkowskimi w celu skutecznego wprowadzania w życie wspólnych zasad.

(4) W przyjętym we wrześniu 2008 roku Europejskim pakcie o imigracji i azylu Rada Europejska uroczyście przypomniała, że każdy prześladowany cudzoziemiec ma prawo otrzymać pomoc i ochronę na terytorium Unii Europejskiej na mocy Konwencji genewskiej z dnia 28 lipca 1951 r. dotyczącej statusu uchodźców, zmienionej protokołem z Nowego Jorku z dnia 31 stycznia 1967 r., i innych stosownych traktatów. Zostało również wyraźnie postanowione, że europejski urząd wsparcia zostanie utworzony w 2009 roku.

(5) Praktyczna współpraca w dziedzinie azylu ma na celu zwiększenie konwergencji oraz zapewnienie stałej jakości stosowanych przez państwa członkowskie procedur podejmowania decyzji w tej dziedzinie, w ramach prawa europejskiego. W ramach praktycznej współpracy podjęto w ostatnich latach szereg działań, w szczególności przyjęto wspólne podejście do kwestii informacji o krajach pochodzenia oraz ustanowiono wspólny europejski program szkoleń dla pracowników służb azylowych (European asylum curriculum).

(6) Urząd powinien zostać utworzony w celu wzmacniania i rozwijania tych działań w zakresie współpracy. Urząd powinien w należyty sposób uwzględniać te działania w zakresie współpracy oraz wynikające z nich wnioski.

(7) Względem państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną i nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej tych państw, Urząd powinien wspierać rozwijanie solidarności w ramach Unii w celu propagowania bardziej zrównoważonej relokacji osób korzystających z ochrony międzynarodowej między państwami członkowskimi, zapewniając przy tym, by nie dochodziło do nadużyć systemów azylowych ani systemów przyjmowania.

(8) Aby wykonywać swoje uprawnienia w sposób optymalny, Urząd powinien być niezależny w dziedzinach technicznych oraz posiadać autonomię prawną, administracyjną i finansową. Dlatego właśnie Urząd powinien być organem Unii posiadającym osobowość prawną i dysponującym uprawnieniami wykonawczymi przyznanymi mu na mocy niniejszego rozporządzenia.

(9) Urząd powinien ściśle współpracować z organami azylowymi państw członkowskich, z krajowymi służbami imigracyjnymi i azylowymi oraz z innymi służbami, a także korzystać z ich zdolności i wiedzy fachowej; powinien również współdziałać z Komisją. Państwa członkowskie powinny współpracować z Urzędem, aby zapewnić mu możliwość wykonania jego uprawnień.

(10) Urząd powinien także ściśle współpracować z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR) oraz, w stosownych przypadkach, z właściwymi organizacjami międzynarodowymi, tak aby wykorzystać ich wiedzę fachową i wsparcie. Dlatego też rola UNHCR oraz pozostałych właściwych organizacji międzynarodowych powinna być w pełni uznana, a partnerzy ci – w pełni uczestniczyć w pracach Urzędu. Żadne zasoby finansowe, które Urząd udostępni UNHCR zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, nie powinny – w połączeniu z innymi międzynarodowymi lub krajowymi źródłami finansowania – powodować podwójnego finansowania działalności UNHCR.

(11) Ponadto, aby Urząd mógł wypełniać swoją rolę i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania swoich zadań, Urząd powinien współpracować z innymi organami Unii, zwłaszcza z Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX), ustanowioną rozporządzeniem Rady (WE) nr 2007/2004 (²) i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, ustanowioną rozporządzeniem Rady (WE) nr 168/2007 (³).

(12) Urząd powinien współpracować z Europejską Siecią Migracyjną, ustanowioną decyzją Rady 2008/381/WE (⁴), aby unikać powielania działań. Urząd powinien również na bieżąco prowadzić dialog ze społeczeństwem obywatelskim z myślą o wymianie informacji i gromadzeniu wiedzy w dziedzinie azylu.

(13) Urząd powinien stać się europejskim centrum eksperckim w dziedzinie azylu i odpowiadać za ułatwianie, koordynację i zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w zakresie wielu aspektów związanych z azylem, tak aby państwa członkowskie mogły skuteczniej zapewniać ochronę międzynarodową osobom, którym ona przysługuje, a jednocześnie, w stosownych przypadkach, sprawiedliwie i efektywnie postępować z osobami nie kwalifikujacymi się do przyznania ochrony międzynarodowej. Uprawnienia Urzędu powinny być ukierunkowane na realizację trzech głównych zadań, mianowicie przyczynianie się do wdrożenia WESA, wspieranie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu oraz wspieranie państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją.

(14) Urząd nie powinien dysponować żadnymi uprawnieniami bezpośrednimi ani pośrednimi w zakresie podejmowania decyzji przez organy azylowe państw członkowskich w sprawie indywidualnych wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.

(15) Aby służyć szybkim i skutecznym wsparciem operacyjnym państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynować udzielanie takiego wsparcia, Urząd powinien – na wniosek zainteresowanych państw członkowskich – koordynować działania wspierające te państwa członkowskie, między innymi przez oddelegowywanie na ich terytoria zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci ds. azylu. Zespoły te powinny w szczególności służyć wiedzą fachową w zakresie usług tłumaczenia ustnego, informacjami o krajach pochodzenia oraz wiedzą w zakresie rozpatrywania spraw azylowych i zarządzania nimi. Aby zapewnić skuteczność ich oddelegowywania, zasady działania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu powinny być regulowane przepisami niniejszego rozporządzenia.

(16) Urząd powinien wypełniać swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia z racji swojej niezależności, naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia oraz rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, a także rzetelności w wykonywaniu powierzonych mu zadań.

(17) Aby skutecznie kontrolować funkcjonowanie Urzędu, Komisja i państwa członkowskie powinny być reprezentowane w jego zarządzie. W miarę możliwości zarząd powinien składać się z dyrektorów operacyjnych organów azylowych państw członkowskich lub ich przedstawicieli. Zarząd powinien dysponować niezbędnymi uprawnieniami, w szczególności do sporządzania budżetu, kontroli jego wykonywania, przyjmowania odpowiedniego rozporządzenia finansowego, ustanawiania przejrzystych zasad działania w zakresie decyzji podejmowanych przez Urząd, przyjmowania corocznego sprawozdania na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii i dokumentów technicznych dotyczących wdrażania instrumentów Unii w zakresie azylu oraz mianowania dyrektora wykonawczego, jak również, w stosownych przypadkach, komitetu wykonawczego. Aby w pełni włączyć UNHCR w prace Urzędu i ze względu na jego wiedzę fachową w dziedzinie azylu, UNHCR powinien być reprezentowany przez członka zarządu bez prawa głosu.

(18) Zważywszy na charakter zadań Urzędu i rolę dyrektora wykonawczego oraz z myślą o umożliwieniu Parlamentowi Europejskiemu przyjęcia opinii dotyczącej wybranego kandydata przed jego mianowaniem, jak również przed ewentualnym przedłużeniem jego kadencji, dyrektor wykonawczy powinien zostać poproszony o złożenie oświadczenia i udzielenie odpowiedzi na pytania na forum właściwej komisji lub właściwych komisji Parlamentu Europejskiego. Dyrektor wykonawczy powinien także przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu coroczne sprawozdanie. Ponadto Parlament Europejski powinien mieć możliwość zwrócenia się do dyrektora wykonawczego o przedstawienie sprawozdania z realizacji powierzonych mu zadań.

(19) Aby zagwarantować pełną autonomię i niezależność Urzędu, powinien on dysponować własnym budżetem, który składałby się głównie z wkładu Unii. Finansowanie Urzędu powinno odbywać się zgodnie z porozumieniem osiągniętym przez władzę budżetową, tak jak określa to pkt 47 porozumienia międzyinstytucjonalnego pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami (⁵). Procedura budżetowa Unii powinna mieć zastosowanie do wkładu Unii i wszelkich innych dotacji, którymi obciążany jest budżet ogólny Unii Europejskiej. Kontrola sprawozdań finansowych powinna być przeprowadzona przez Trybunał Obrachunkowy.

(20) Urząd powinien współpracować z organami państw trzecich oraz organizacjami międzynarodowymi właściwymi w dziedzinach objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia i państwami trzecimi w ramach ustaleń roboczych przyjętych zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

(21) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) i do TFUE, Zjednoczone Królestwo i Irlandia powiadomiły pismami z dnia 18 maja 2009 r. o swoim zamiarze wzięcia udziału w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.

(22) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, załączonego do TUE i TFUE, Dania nie bierze udziału w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje.

(23) W związku z faktem, że Dania, jako państwo członkowskie, wniosła już wkład w praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, Urząd powinien ułatwiać współpracę operacyjną z Danią. W tym celu należy zapraszać przedstawiciela Danii do udziału we wszystkich posiedzeniach zarządu, który może także zdecydować, w stosownych przypadkach, o zaproszeniu duńskich obserwatorów na posiedzenia grup roboczych.

(24) Aby Urząd mógł wypełniać swoją rolę, udział w jego pracach powinien być otwarty dla państw, które zawarły z Unią umowy, na mocy których przyjęły one i stosują prawo Unii w dziedzinie objętej niniejszym rozporządzeniem, w szczególności dla Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii. Urząd powinien również mieć możliwość przyjmowania, w porozumieniu z Komisją, ustaleń roboczych, zgodnie z postanowieniami TFUE, z krajami innymi, niż kraje, które zawarły z Unią umowy, na mocy których przyjęły i stosują prawo Unii. W żadnym wypadku Urząd nie powinien jednak prowadzić jakiejkolwiek niezależnej polityki zewnętrznej.

(25) Do Urzędu powinno mieć zastosowanie rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (⁶) („rozporządzenie finansowe”), w szczególności jego art. 185.

(26) Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (⁷) powinno mieć nieograniczone zastosowanie do Urzędu, który powinien przystąpić do porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Wspólnot Europejskich dotyczącego dochodzeń wewnętrznych prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (⁸).

(27) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (⁹) powinno mieć zastosowanie do Urzędu.

(28) Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd powinny podlegać przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (¹⁰).

(29) Niezbędne przepisy dotyczące pomieszczeń dla Urzędu w państwie członkowskim, w którym Urząd będzie miał siedzibę, a także szczególne przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Urzędu i członków ich rodzin powinny zostać określone w porozumieniu w sprawie siedziby. Ponadto przyjmujące państwo członkowskie powinno zapewnić najlepsze możliwe warunki w celu zagwarantowania właściwego funkcjonowania Urzędu, w tym pod względem edukacji dzieci i transportu, aby mógł on przyciągnąć zasoby ludzkie wysokiej jakości z jak największego obszaru geograficznego.

(30) Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia, czyli potrzeba usprawnienia wdrażania WESA, ułatwiania, koordynowania i zacieśniania praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu oraz zapewniania wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynowania udzielania takiego wsparcia, nie mogą być osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast z uwagi na rozmiary i skutki działania możliwe jest lepsze ich osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może podejmować działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 TUE. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.

(31) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami uznanymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej i powinno być stosowane zgodnie z prawem do azylu uznanym w art. 18 Karty,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ 1

USTANOWIENIE I ROLA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU

Artykuł 1

Ustanowienie Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu

Niniejszym ustanawia się Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej „Urzędem”), aby pomóc sprawniej wdrażać wspólny europejski system azylowy (WESA), wzmocnić praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu i zapewnić wsparcie operacyjne państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynować udzielanie takiego wsparcia.

Artykuł 2

Rola Urzędu

1. Urząd ułatwia, koordynuje i wzmacnia praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w zakresie wielu aspektów związanych z azylem i pomaga usprawnić wdrażanie WESA. W tym kontekście Urząd jest w pełni zaangażowany w działania w ramach wymiaru zewnętrznego WESA.

2. Urząd udziela skutecznego wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, wykorzystując wszystkie użyteczne zasoby będące do jego dyspozycji, które mogą również obejmować koordynację zasobów zapewnionych przez państwa członkowskie na warunkach określonych w niniejszym rozporządzeniu.

3. Urząd udziela naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe, tak aby móc w pełni wspierać praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i wykonywać swoje zadania w sposób skuteczny. Urząd jest niezależnym źródłem informacji na temat wszystkich kwestii związanych z tymi dziedzinami.

4. Urząd wypełnia swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia z racji swojej niezależności, naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia oraz rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, rzetelności w wykonywaniu powierzonych mu zadań oraz wsparcia informatycznego niezbędnego do wykonywania swoich uprawnień.

5. Urząd ściśle współpracuje z organami azylowymi państw członkowskich, z krajowymi służbami imigracyjnymi i azylowymi i innymi służbami krajowymi oraz z Komisją. Urząd wykonuje swoje zadania bez uszczerbku dla zadań powierzonych innym stosownym organom Unii i ściśle współdziała z tymi organami i z UNHCR.

6. Urząd nie ma żadnych uprawnień w zakresie podejmowania decyzji przez organy azylowe państw członkowskich w sprawie indywidualnych wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.

ROZDZIAŁ 2

ZADANIA URZĘDU

SEKCJA 1

Wspieranie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu

Artykuł 3

Najlepsze praktyki

Urząd organizuje, propaguje i koordynuje działania umożliwiające wymianę informacji, a także identyfikację i zbieranie najlepszych praktyk w kwestiach związanych z azylem między państwami członkowskimi.

Artykuł 4

Informacje o krajach pochodzenia

Urząd organizuje, propaguje i koordynuje działania związane z informacjami o krajach pochodzenia, w szczególności:

a) gromadzenie istotnych, wiarygodnych, prawidłowych i aktualnych informacji o krajach pochodzenia osób występujących o ochronę międzynarodową, w sposób przejrzysty i bezstronny, wykorzystując wszelkie istotne źródła informacji, w tym informacje zgromadzone przez organizacje rządowe, pozarządowe i międzynarodowe oraz instytucje i organy Unii;

b) sporządzanie sprawozdań na temat krajów pochodzenia na podstawie informacji zebranych zgodnie z lit. a);

c) zarządzanie portalem, na którym gromadzone są informacje o krajach pochodzenia, zapewnianie jego dalszego rozwoju i obsługi technicznej, w celu zapewnienia przejrzystości zgodnie z niezbędnymi zasadami regulującymi dostęp do takich informacji na podstawie art. 42;

d) opracowanie wspólnego formatu i wspólnej metodyki prezentowania, weryfikowania i wykorzystywania informacji o krajach pochodzenia;

e) analizowanie w sposób przejrzysty informacji o krajach pochodzenia z myślą o przyczynieniu się do uspójnienia kryteriów oceny oraz, w stosownych przypadkach, korzystając z wyników posiedzeń jednej lub większej liczby grup roboczych. Celem tej analizy nie jest udzielanie instrukcji państwom członkowskim w zakresie przyjmowania lub odrzucania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.

Artykuł 5

Wsparcie w zakresie relokacji osób korzystających z ochrony międzynarodowej w ramach Unii

Względem państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną i nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej tych państw, Urząd propaguje, ułatwia i koordynuje wymianę informacji i inne działania związane z relokacją w ramach Unii. Relokację w ramach Unii przeprowadza się wyłącznie na uzgodnionych zasadach między państwami członkowskimi i za zgodą zainteresowanych osób korzystających z ochrony międzynarodowej, a także, w stosownych przypadkach, w porozumieniu z UNHCR.

Artykuł 6

Wsparcie w zakresie szkoleń

1. Urząd tworzy i rozwija szkolenia dostępne dla członków wszystkich krajowych organów administracyjnych oraz sądów i trybunałów, a także krajowych służb odpowiedzialnych za kwestie azylowe w państwach członkowskich. Udział w szkoleniach nie narusza krajowych systemów i procedur.

Urząd rozwija takie szkolenia w ścisłej współpracy z organami azylowymi państw członkowskich, a w stosownych przypadkach korzysta z wiedzy fachowej instytucji akademickich i innych właściwych organizacji.

2. Urząd rozwija europejski program szkoleń dla pracowników służb azylowych i zarządza nim, z uwzględnieniem istniejącej w ramach Unii współpracy w tej dziedzinie.

3. Szkolenia oferowane przez Urząd mogą mieć charakter ogólny, szczegółowy lub tematyczny i mogą obejmować metodykę „szkoleń dla trenerów”.

4. Szkolenia szczegółowe lub tematyczne dotyczące wiedzy i umiejętności w kwestiach azylowych obejmują co najmniej:

a) międzynarodowe prawa człowieka i dorobek prawny Unii w dziedzinie azylu, w tym szczególne kwestie prawne i orzecznictwo;

b) kwestie związane z rozpatrywaniem wniosków o azyl złożonych przez osoby małoletnie i szczególnie zagrożone osoby o specyficznych potrzebach;

c) techniki przeprowadzania przesłuchań;

d) wykorzystywanie ekspertyz medycznych i prawnych w procedurach azylowych;

e) kwestie dotyczące sporządzania i wykorzystywania informacji o krajach pochodzenia;

f) warunki przyjmowania, ze zwróceniem szczególnej uwagi na grupy szczególnie zagrożone i ofiary tortur.

5. Zapewnia się wysoki poziom oferowanych szkoleń; szkolenia te definiują podstawowe zasady i najlepsze praktyki z myślą o zwiększeniu spójności metod i decyzji administracyjnych oraz praktyk prawnych, z pełnym poszanowaniem niezawisłości krajowych sądów i trybunałów.

6. Dla ekspertów, którzy wchodzą w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu, o której mowa w art. 15, Urząd organizuje szkolenia specjalistyczne dostosowane do powierzanych im zadań i pełnionych przez nich funkcji oraz prowadzi regularne ćwiczenia z ich udziałem zgodnie z harmonogramem specjalistycznych szkoleń i ćwiczeń, o którym mowa w rocznym programie prac Urzędu.

7. Urząd może we współpracy z państwami członkowskimi organizować działania szkoleniowe na ich terytoriach.

Artykuł 7

Wsparcie dla zewnętrznego wymiaru WESA

Urząd, w porozumieniu z Komisją, koordynuje wymianę informacji i inne prowadzone działania dotyczące kwestii związanych z wdrażaniem instrumentów i mechanizmów dotyczących zewnętrznego wymiaru WESA.

Urząd koordynuje wymianę informacji i inne działania w dziedzinie przesiedleń prowadzone przez państwa członkowskie z myślą o zaspokojeniu potrzeb uchodźców w państwach trzecich w zakresie ochrony międzynarodowej oraz okazaniu solidarności z państwami ich przyjmującymi.

W ramach swoich uprawnień i zgodnie z art. 49, Urząd może współpracować z właściwymi organami państw trzecich w kwestiach technicznych, zwłaszcza z myślą o propagowaniu i wspieraniu budowania zdolności systemów azylowych i systemów przyjmowania w państwach trzecich oraz realizacji regionalnych programów ochrony, jak również innych działań istotnych dla osiągnięcia trwałych rozwiązań.

SEKCJA 2

Wsparcie dla państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją

Artykuł 8

Szczególna presja, pod którą znajdują się krajowe systemy azylowe i systemy przyjmowania

Urząd koordynuje i wspiera wspólne działania wspierające systemy azylowe i systemy przyjmowania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją stanowiącą wyjątkowo poważne i nagłe obciążenie dla ich infrastruktury przyjmowania i systemów azylowych. Presja taka może zostać spowodowana nagłym i masowym napływem obywateli państw trzecich, którzy mogą wymagać ochrony międzynarodowej albo wynikać z położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej danego państwa członkowskiego.

Artykuł 9

Gromadzenie i analiza informacji

1. Aby móc ocenić potrzeby państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, Urząd gromadzi, opierając się w szczególności na informacjach dostarczanych mu przez państwa członkowskie, UNHCR oraz, w stosownych przypadkach, inne właściwe organizacje, użyteczne informacje umożliwiające identyfikację, przygotowanie i określenie środków nadzwyczajnych, o których mowa w art. 10, w celu zaradzenia takiej presji.

2. Opierając się na danych dostarczanych przez państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją, Urząd systematycznie określa, gromadzi i analizuje informacje dotyczące dostępnych struktur i dostępnego personelu, zwłaszcza w dziedzinie tłumaczenia pisemnego i ustnego, informacje o krajach pochodzenia i pomocy w rozpatrywaniu spraw azylowych i zarządzaniu nimi oraz zdolności pod względem przyjmowania azylantów w tych państwach członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, z myślą o propagowaniu szybkiej i wiarygodnej wymiany informacji między różnymi organami azylowymi państw członkowskich.

3. Urząd analizuje dane o wszelkich przypadkach nagłego i masowego napływu obywateli państw trzecich, które mogą wywrzeć szczególną presję na systemy azylowe i systemy przyjmowania, oraz zapewnia szybką wymianę stosownych informacji między państwami członkowskimi a Komisją. Urząd wykorzystuje istniejące systemy i mechanizmy wczesnego ostrzegania a w razie konieczności tworzy do własnych celów system wczesnego ostrzegania.

Artykuł 10

Wsparcie dla państw członkowskich

Na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego Urząd koordynuje działania służące wsparciu państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, w tym koordynuje:

a) działania mające pomóc państwom członkowskim znajdującym się pod szczególną presją usprawnić wstępną analizę wniosków o azyl rozpatrywanych przez właściwe władze krajowe;

b) działania mające zapewnić udostępnienie przez państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją odpowiedniej infrastruktury do przyjmowania osób, w szczególności zakwaterowania, środków transportu i pomocy medycznej w sytuacjach nadzwyczajnych;

c) pracę zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, których zasady funkcjonowania określone są w rozdziale 3.

SEKCJA 3

Przyczynianie się do wdrażania WESA

Artykuł 11

Gromadzenie i wymiana informacji

1. Urząd organizuje, koordynuje i propaguje wymianę informacji dotyczących wdrażania wszystkich stosownych instrumentów z zakresu dorobku Unii w dziedzinie azylu między organami azylowymi państw członkowskich oraz między Komisją a organami azylowymi państw członkowskich. W tym celu Urząd może tworzyć bazy danych gromadzące dane faktyczne, dane z zakresu prawodawstwa i orzecznictwa dotyczące krajowych, unijnych i międzynarodowych instrumentów w dziedzinie azylu, z wykorzystaniem między innymi istniejących rozwiązań. Bez uszczerbku dla działalności Urzędu na podstawie art. 15 i 16, w takich bazach danych nie przechowuje się żadnych danych osobowych, chyba że Urząd wszedł w posiadanie takich danych, korzystając z ogólnie dostępnych dokumentów.

2. Urząd gromadzi w szczególności następujące informacje:

a) informacje dotyczące rozpatrywania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej przez krajowe organy administracyjne i władze krajowe;

b) informacje dotyczące prawa krajowego z dziedziny azylu i wprowadzanych w nim zmian, w tym orzecznictwa.

Artykuł 12

Sprawozdania i inne dokumenty Urzędu

1. Urząd sporządza roczne sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, z należytym uwzględnieniem informacji dostępnych już z innych stosownych źródeł. W sprawozdaniu tym Urząd ocenia między innymi wyniki działań prowadzonych na mocy przepisów niniejszego rozporządzenia i dokonuje ich całościowej analizy porównawczej, mając na celu poprawę jakości, spójności i skuteczności WESA.

2. Zgodnie ze swoim programem prac albo na wniosek zarządu lub Komisji, z należytym uwzględnieniem opinii wyrażonych przez państwa członkowskie lub Parlament Europejski, działając w ścisłej współpracy z grupami roboczymi Urzędu i Komisją, Urząd może przyjmować dokumenty techniczne dotyczące wdrażania instrumentów Unii z dziedziny azylu, takie jak wytyczne i podręczniki postępowania. Jeżeli w takich dokumentach technicznych znajduje się odniesienie do kwestii związanych z międzynarodowym prawem dotyczącym uchodźców, należycie uwzględnia się właściwe wytyczne UNHCR. Celem tych dokumentów nie jest udzielanie instrukcji państwom członkowskim w zakresie przyjmowania lub odrzucania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.

ROZDZIAŁ 3

ZESPOŁY WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU

Artykuł 13

Koordynacja

1. Państwo lub państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją mogą zwrócić się do Urzędu o oddelegowanie zespołu wsparcia w dziedzinie azylu. Wnioskujące państwo lub państwa członkowskie w szczególności przedstawiają opis sytuacji, wskazują cele wniosku o oddelegowanie i określają przewidywane wymogi dotyczące oddelegowania zgodnie z art. 18 ust. 1.

2. Odpowiadając na taki wniosek, Urząd może koordynować niezbędną pomoc techniczną i operacyjną dla wnioskującego państwa członkowskiego lub wnioskujących państw członkowskich oraz oddelegowanie na określony czas zespołu wsparcia w dziedzinie azylu na terytorium tego państwa członkowskiego lub tych państw członkowskich w oparciu o plan operacyjny, o którym mowa w art. 18.

Artykuł 14

Pomoc techniczna

Zgodnie z ustaleniami planu operacyjnego, o którym mowa w art. 18, zespoły wsparcia w dziedzinie azylu służą wiedzą fachową, w szczególności w zakresie usług tłumaczenia ustnego, informacji o krajach pochodzenia oraz wiedzy w zakresie rozpatrywania spraw azylowych i zarządzania nimi, w ramach działań służących wsparciu państw członkowskich, o których mowa w art. 10.

Artykuł 15

Rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu

1. Na wniosek dyrektora wykonawczego zarząd, większością trzech czwartych głosów swoich członków posiadających prawo głosu, podejmuje decyzje w sprawie profili i łącznej liczby ekspertów udostępnianych na potrzeby tworzenia zespołów wsparcia w dziedzinie azylu (rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu). W ramach rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu Urząd ustanawia wykaz tłumaczy ustnych. Ta sama procedura ma zastosowanie w przypadku wszelkich późniejszych zmian profili i łącznej liczby ekspertów wchodzących w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu.

2. Udział państw członkowskich w rezerwie interwencyjnej w dziedzinie azylu odbywa się za pośrednictwem rezerwy krajowych ekspertów na podstawie określonych profili, w drodze proponowania ekspertów o profilu odpowiadającym podanym wymogom.

Państwa członkowskie pomagają Urzędowi w znalezieniu tłumaczy ustnych na potrzeby wykazu tłumaczy ustnych.

Państwa członkowskie mogą zdecydować o oddelegowaniu tłumaczy ustnych lub udostępnieniu ich usług za pomocą wideo konferencji.

Artykuł 16

Oddelegowanie

1. Państwo członkowskie pochodzenia zachowuje autonomię w wyborze liczby i profilów ekspertów (rezerwa krajowa) i określaniu okresu ich oddelegowania. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie – o ile nie znajdują się w sytuacji poważnie wpływającej na możliwość realizowania zadań krajowych, np. sytuacji powodującej brak wystarczającej liczby personelu do realizacji procedur określania statusu osób ubiegających się o ochronę międzynarodową – umożliwiają oddelegowanie tych ekspertów. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie jak najszybciej przekazują informacje o liczbie, nazwiskach i profilach ekspertów wchodzących w skład rezerwy krajowej, których są w stanie jak najszybciej udostępnić, aby mogli oni dołączyć do zespołu wsparcia w dziedzinie azylu.

2. Wybierając skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu, dyrektor wykonawczy ma na uwadze szczególne okoliczności, w jakich znajduje się wnioskujące państwo członkowskie. Skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu ustala się według planu operacyjnego, o którym mowa w art. 18.

Artykuł 17

Procedura podejmowania decyzji o oddelegowaniu

1. W razie potrzeby dyrektor wykonawczy może wysłać ekspertów Urzędu w celu dokonania oceny sytuacji we wnioskującym państwie członkowskim.

2. Dyrektor wykonawczy bezzwłocznie informuje zarząd o każdym wniosku o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

3. Dyrektor wykonawczy podejmuje decyzję w sprawie wniosku o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu jak najszybciej, nie później niż w terminie pięciu dni roboczych od daty otrzymania wniosku. Dyrektor wykonawczy powiadamia jednocześnie wnioskujące państwo członkowskie i zarząd o swojej decyzji na piśmie podając główne powody decyzji.

4. Jeśli dyrektor wykonawczy zdecyduje o oddelegowaniu jednego lub kilku zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, Urząd i wnioskujące państwo członkowskie bezzwłocznie sporządzają plan operacyjny zgodnie z art. 18.

5. Bezzwłocznie po uzgodnieniu tego planu dyrektor wykonawczy informuje państwa członkowskie udostępniające ekspertów w celu oddelegowania o wymaganej liczbie i profilach ekspertów. Informacje te dostarczane są na piśmie krajowym punktom kontaktowym, o których mowa w art. 19, i zawierają przewidzianą datę oddelegowania. Krajowe punkty kontaktowe otrzymują również egzemplarz planu operacyjnego.

6. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje dotyczące oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu podejmuje kierownik działu pełniący obowiązki dyrektora wykonawczego.

Artykuł 18

Plan operacyjny

1. Dyrektor wykonawczy i wnioskujące państwo członkowskie uzgadniają plan operacyjny, w którym w sposób szczegółowy określone są warunki oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Plan operacyjny zawiera następujące elementy:

a) opis sytuacji wraz ze sposobem postępowania, a także cele oddelegowania, w tym cel operacyjny;

b) przewidywany okres oddelegowania zespołów;

c) geograficzny obszar odpowiedzialności we wnioskującym państwie członkowskim, do którego zespoły zostaną oddelegowane;

d) opis zadań i specjalne instrukcje dla członków zespołów, w tym instrukcje dotyczące baz danych, z których mają prawo korzystać, i sprzętu, jaki mogą posiadać w przyjmującym państwie członkowskim; oraz

e) skład zespołów.

2. Wszelkie zmiany lub dostosowania planu operacyjnego wymagają zgody zarówno dyrektora wykonawczego, jak i wnioskującego państwa członkowskiego. Urząd bezzwłocznie przesyła uczestniczącym państwom członkowskim egzemplarz zmienionego lub dostosowanego planu operacyjnego.

Artykuł 19

Krajowy punkt kontaktowy

Każde państwo członkowskie wyznacza krajowy punkt kontaktowy odpowiedzialny za komunikację z Urzędem we wszystkich sprawach dotyczących zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

Artykuł 20

Punkt kontaktowy na poziomie Unii

1. Dyrektor wykonawczy wyznacza jednego lub kilku ekspertów Urzędu, którzy pełnią rolę punktu kontaktowego na poziomie Unii i są odpowiedzialni za koordynację. Dyrektor wykonawczy informuje przyjmujące państwo członkowskie o wyznaczonych osobach.

2. Punkt kontaktowy na poziomie Unii występuje w imieniu Urzędu we wszystkich kwestiach z zakresu oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. W szczególności:

a) pełni rolę pośrednika między Urzędem a przyjmującym państwem członkowskim;

b) pełni rolę pośrednika między Urzędem a członkami zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, zapewniając, w imieniu Urzędu, wsparcie w odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z warunkami oddelegowania tych zespołów;

c) monitoruje prawidłową realizację planu operacyjnego; oraz

d) składa Urzędowi sprawozdanie ze wszystkich aspektów oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

3. Dyrektor wykonawczy może zezwolić punktowi kontaktowemu na poziomie Unii na udział w rozstrzyganiu sporów dotyczących realizacji planu operacyjnego i oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

4. Wykonując swoje zadania, punkt kontaktowy na poziomie Unii przyjmuje instrukcje wyłącznie od Urzędu.

Artykuł 21

Odpowiedzialność cywilna

1. W przypadku gdy członkowie zespołu wsparcia w dziedzinie azylu działają w przyjmującym państwie członkowskim, to za szkody spowodowane przez nich w czasie wykonywania działań odpowiedzialne jest przyjmujące państwo członkowskie, zgodnie ze swoim prawem krajowym.

2. W przypadku gdy tego rodzaju szkoda została spowodowana wskutek rażącego zaniedbania lub umyślnego działania, przyjmujące państwo członkowskie może zwrócić się do państwa członkowskiego pochodzenia w celu uzyskania od niego zwrotu wszelkich kwot wypłaconych ofiarom lub osobom uprawnionym w ich imieniu.

3. Bez uszczerbku dla wykonywania swoich praw względem stron trzecich, każde państwo członkowskie zrzeka się wszelkich roszczeń odszkodowawczych wobec przyjmującego państwa członkowskiego lub każdego innego państwa członkowskiego, chyba że szkody nastąpiły na skutek rażącego zaniedbania lub umyślnego działania.

4. Wszelkie spory między państwami członkowskimi dotyczące stosowania ust. 2 i 3 niniejszego artykułu, które nie mogą być rozwiązane w drodze negocjacji, są przez nie przedkładane Trybunałowi Sprawiedliwości zgodnie z art. 273 TFUE.

5. Bez uszczerbku dla wykonania swoich praw względem osób trzecich Urząd pokrywa koszty związane ze szkodami dotyczącymi sprzętu Urzędu poniesionymi w trakcie oddelegowania, z wyjątkiem przypadków rażącego zaniedbania lub umyślnego działania.

Artykuł 22

Odpowiedzialność karna

Podczas oddelegowania zespołu wsparcia w dziedzinie azylu, członków zespołu wsparcia w dziedzinie azylu traktuje się tak samo jak urzędników przyjmującego państwa członkowskiego w odniesieniu do wszelkich ewentualnych przestępstw popełnionych przeciwko nim lub przez nich.

Artykuł 23

Koszty

W przypadku gdy państwa członkowskie udostępniają swoich ekspertów na potrzeby oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, Urząd pokrywa następujące koszty:

a) koszty podróży z państwa członkowskiego pochodzenia do przyjmującego państwa członkowskiego i z przyjmującego państwa członkowskiego do państwa członkowskiego pochodzenia;

b) koszty szczepień;

c) koszty wymaganego specjalnego ubezpieczenia;

d) koszty opieki zdrowotnej;

e) diety dzienne, w tym koszty zakwaterowania;

f) koszty wyposażenia technicznego Urzędu; oraz

g) wynagrodzenie ekspertów.

ROZDZIAŁ 4

ORGANIZACJA URZĘDU

Artykuł 24

Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu

Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu obejmują:

a) zarząd;

b) dyrektora wykonawczego i personel Urzędu.

Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu mogą obejmować komitet wykonawczy, jeżeli został on ustanowiony zgodnie z art. 29 ust. 2.

Artykuł 25

Skład zarządu

1. Każde państwo członkowskie związane przepisami niniejszego rozporządzenia mianuje jednego członka zarządu, a Komisja – dwóch członków.

2. Każdy członek zarządu może być reprezentowany przez zastępcę lub zastępca może mu towarzyszyć; w przypadku towarzyszenia członkowi, zastępca uczestniczy w posiedzeniu bez prawa głosu.

3. Członkowie zarządu są mianowani na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej i wysokich kompetencji w dziedzinie azylu.

4. Przedstawiciel UNHCR jest członkiem zarządu bez prawa głosu.

5. Kadencja członków zarządu trwa trzy lata. Kadencja ta jest odnawialna. Po upływie swojej kadencji lub w przypadku ustąpienia, członkowie pełnią swoją funkcję do czasu odnowienia ich mianowania lub powołania ich następców.

Artykuł 26

Przewodniczący zarządu

1. Zarząd wybiera przewodniczącego i wiceprzewodniczącego spośród swoich członków z prawem głosu. Wiceprzewodniczący zastępuje z urzędu przewodniczącego w przypadku, gdy nie jest on w stanie wykonywać swoich obowiązków.

2. Kadencja przewodniczącego i wiceprzewodniczącego trwa trzy lata i jest jednokrotnie odnawialna. Jednakże jeżeli w którymkolwiek momencie kadencji przewodniczący lub wiceprzewodniczący tracą status członków zarządu, ich kadencja kończy się automatycznie w tym samym momencie.

Artykuł 27

Posiedzenia zarządu

1. Posiedzenia zarządu zwoływane są przez jego przewodniczącego. Dyrektor wykonawczy bierze udział w posiedzeniach. Przedstawiciel UNHCR nie uczestniczy w posiedzeniu, gdy zarząd wykonuje funkcje określone w art. 29 ust. 1 lit. b), h), i), j) oraz m), a także w art. 29 ust. 2, jak również gdy zarząd decyduje o udostępnieniu zasobów finansowych na finansowanie działań umożliwiających Urzędowi skorzystanie z wiedzy fachowej UNHCR w kwestiach azylu, o czym mowa w art. 50.

2. Zarząd zbiera się co najmniej dwa razy do roku na posiedzeniach zwyczajnych. Ponadto zbiera się on także z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek jednej trzeciej swoich członków.

3. Zarząd może zapraszać do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie.

Dania jest zapraszana do udziału w posiedzeniach zarządu.

4. Z zastrzeżeniem przepisów regulaminu wewnętrznego, członkowie zarządu mogą korzystać z pomocy doradców lub ekspertów.

5. Urząd zapewnia obsługę sekretarską zarządu.

Artykuł 28

Głosowanie

1. Jeżeli nie przewidziano inaczej, zarząd podejmuje swoje decyzje bezwzględną większością głosów swoich członków z prawem głosu. Każdy członek uprawniony do głosowania ma jeden głos. W przypadku nieobecności członka jego zastępca jest uprawniony do wykonywania jego prawa głosu.

2. Dyrektor wykonawczy nie bierze udziału w głosowaniu.

3. Przewodniczący bierze udział w głosowaniu.

4. Państwa członkowskie, które nie uczestniczą w pełni w dorobku Unii w dziedzinie azylu, nie biorą udziału w głosowaniu, jeżeli zarząd ma podejmować decyzje objęte art. 29 ust. 1 lit. e), a przedmiotowy dokument techniczny odnosi się wyłącznie do instrumentu Unii w zakresie azylu, którym państwa te nie są związane.

5. Bardziej szczegółowe zasady głosowania, w szczególności okoliczności, w których członek zarządu może występować w imieniu innego członka zarządu, jak również, w miarę potrzeby, wymagania dotyczące kworum określone są w regulaminie wewnętrznym zarządu.

Artykuł 29

Obowiązki zarządu

1. Zarząd zapewnia, aby Urząd realizował zadania, które zostały mu powierzone. Jest organem Urzędu odpowiedzialnym za planowanie i monitorowanie. W szczególności:

a) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny, większością trzech czwartych swoich członków uprawnionych do głosowania i po otrzymaniu opinii Komisji;

b) mianuje dyrektora wykonawczego zgodnie z art. 30, sprawuje władzę dyscyplinarną wobec dyrektora wykonawczego, a w razie potrzeby zawiesza go lub odwołuje;

c) przyjmuje roczne sprawozdanie ogólne z działalności Urzędu i do dnia 15 czerwca następnego roku przesyła je Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu. Roczne sprawozdanie ogólne podawane jest do wiadomości publicznej;

d) przyjmuje roczne sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, zgodnie z art. 12 ust. 1. Sprawozdanie to przedstawiane jest Parlamentowi Europejskiemu. Rada i Komisja mogą wystąpić o przedstawienie tego sprawozdania również im;

e) przyjmuje dokumenty techniczne, o których mowa w art. 12 ust. 2;

f) do dnia 30 września każdego roku, na podstawie projektu przedstawionego przez dyrektora wykonawczego i po zasięgnięciu opinii Komisji, przyjmuje, większością trzech czwartych głosów swoich członków z prawem głosu, program prac Urzędu na następny rok i przesyła go Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji. Program prac przyjmowany jest zgodnie z roczną procedurą budżetową Unii i programem prac prawodawczych Unii w dziedzinie azylu;

g) wykonuje swoje obowiązki związane z budżetem Urzędu w zastosowaniu przepisów rozdziału 5;

h) przyjmuje szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 zgodnie z art. 42 niniejszego rozporządzenia;

i) przyjmuje politykę kadrową Urzędu zgodnie z art. 38;

j) po zasięgnięciu opinii Komisji przyjmuje wieloletni plan w dziedzinie polityki kadrowej;

k) podejmuje wszelkie decyzje umożliwiające Urzędowi wykonywanie swoich uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu;

l) podejmuje wszelkie decyzje dotyczące stworzenia, a w razie potrzeby rozwoju systemów informatycznych przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, w tym portalu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 lit. c); oraz

m) podejmuje wszelkie decyzje dotyczące utworzenia, a w razie potrzeby zmiany wewnętrznych struktur Urzędu.

2. Zarząd może ustanowić komitet wykonawczy, którego zadaniem będzie wspomaganie zarządu i dyrektora wykonawczego przy przygotowywaniu decyzji, programu prac i działań przyjmowanych przez zarząd, a w razie potrzeby, w pilnych przypadkach, podejmowanie określonych tymczasowych decyzji w imieniu zarządu.

Taki komitet wykonawczy składa się z ośmiu członków mianowanych spośród członków zarządu, w tym jednego z członków zarządu reprezentujących Komisję. Kadencja członków komitetu wykonawczego odpowiada kadencji członków zarządu.

Na wniosek komitetu wykonawczego przedstawiciele UNHCR lub wszelkie inne osoby, których opinia może mieć znaczenie, mogą uczestniczyć w posiedzeniach komitetu wykonawczego bez prawa głosu.

Urząd ustala procedury operacyjne komitetu wykonawczego w regulaminie wewnętrznym Urzędu i podaje te procedury do wiadomości publicznej.

Artykuł 30

Mianowanie dyrektora wykonawczego

1. Dyrektor wykonawczy mianowany jest przez zarząd na okres pięciu lat spośród odpowiednich kandydatów wyłonionych w otwartym konkursie zorganizowanym przez Komisję. Procedura wyboru będzie przewidywać publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i w innych miejscach zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może wnieść o wszczęcie nowej procedury, jeżeli uzna, że żaden z kandydatów, którzy znaleźli się na pierwszej liście, nie jest odpowiedni. Dyrektor wykonawczy mianowany jest na podstawie posiadanych kompetencji, doświadczenia w dziedzinie azylu oraz umiejętności administracyjnych i zarządczych. Przed mianowaniem kandydat wybrany przez zarząd wzywany jest do złożenia oświadczenia przed właściwą komisją lub komisjami Parlamentu Europejskiego i udzielenia odpowiedzi na pytania członków tych komisji.

Po tym oświadczeniu Parlament Europejski może przyjąć opinię zawierającą jego uwagi na temat wybranego kandydata. Zarząd informuje Parlament Europejski o sposobie uwzględnienia tej opinii. Opinię tę traktuje się jako osobistą i poufną do chwili mianowania kandydata.

W ciągu ostatnich dziewięciu miesięcy poprzedzających zakończenie pięcioletniej kadencji dyrektora wykonawczego Komisja dokonuje oceny, w której koncentruje się na:

— wykonywaniu obowiązków przez dyrektora wykonawczego; oraz

— zadaniach i potrzebach Urzędu w nadchodzących latach.

2. Uwzględniając tę ocenę, zarząd może przedłużyć kadencję dyrektora wykonawczego jednokrotnie, maksymalnie o 3 lata, jednak wyłącznie wtedy, gdy takie przedłużenie uzasadnione jest rolą i potrzebami Urzędu.

3. Zarząd informuje Parlament Europejski o zamiarze przedłużenia kadencji dyrektora wykonawczego. W ciągu miesiąca poprzedzającego przedłużenie kadencji, dyrektor wykonawczy zostaje wezwany do złożenia oświadczenia przed właściwą komisją lub komisjami Parlamentu Europejskiego i udzielenia odpowiedzi na pytania członków tych komisji.

Artykuł 31

Obowiązki dyrektora wykonawczego

1. Dyrektor wykonawczy, który zachowuje niezależność podczas pełnienia swoich obowiązków, zarządza Urzędem. Dyrektor wykonawczy odpowiada za swoje działania przed zarządem.

2. Bez uszczerbku dla uprawnień Komisji, zarządu lub komitetu wykonawczego, jeżeli taki został ustanowiony, dyrektor wykonawczy nie zwraca się o instrukcje ani ich nie przyjmuje od żadnego rządu ani jakiegokolwiek innego organu.

3. Dyrektor wykonawczy przedstawia – jeżeli zostanie o to poproszony – Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie z realizacji powierzonych mu zadań. Rada może zwrócić się do dyrektora wykonawczego o przedstawienie sprawozdania z realizacji powierzonych mu zadań.

4. Dyrektor wykonawczy jest prawnym przedstawicielem Urzędu.

5. Dyrektor wykonawczy może korzystać z pomocy jednego lub kilku kierowników działów. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje podejmuje w jego imieniu kierownik działu.

6. Dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację jego zadań określonych w niniejszym rozporządzeniu. W szczególności dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za:

a) bieżące administrowanie Urzędem;

b) sporządzanie programów prac Urzędu po zasięgnięciu opinii Komisji;

c) realizację programów prac i decyzji przyjętych przez zarząd;

d) sporządzanie sprawozdań o krajach pochodzenia, określonych w art. 4 lit. b);

e) przygotowanie projektu rozporządzenia finansowego Urzędu, które przyjmowane jest przez zarząd na mocy art. 37, oraz przepisów wykonawczych do tego rozporządzenia;

f) przygotowanie projektu preliminarza dochodów i wydatków Urzędu oraz wykonania jego budżetu;

g) wykonywanie uprawnień określonych w art. 38 w stosunku do pracowników Urzędu;

h) podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących zarządzania systemami informatycznymi przewidzianymi w niniejszym rozporządzeniu, w tym portalem informacyjnym, o którym mowa w art. 4 lit. c);

i) podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących zarządzania wewnętrznymi strukturami Urzędu; oraz

j) koordynowanie i działalność forum doradczego, o którym mowa w art. 51. W tym celu dyrektor wykonawczy, w porozumieniu z właściwymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, przyjmuje najpierw plan utworzenia forum doradczego. Po formalnym utworzeniu forum, dyrektor wykonawczy, w porozumieniu z forum doradczym, przyjmuje plan operacyjny który będzie zawierać zasady dotyczące częstotliwości i charakteru konsultacji oraz mechanizmy organizacyjne służące wykonaniu art. 51. Uzgadnia się także przejrzyste kryteria bieżącego udziału w pracach forum doradczego.

Artykuł 32

Grupy robocze

1. W ramach przyznanych mu uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu, Urząd może powoływać grupy robocze składające się z ekspertów z właściwych organów działających w dziedzinie azylu z państw członkowskich, w tym sędziów. Urząd tworzy grupy robocze do celów art. 4 lit. e) i art. 12 ust. 2. Eksperci mogą być zastępowani przez zastępców mianowanych w tym samym czasie.

2. Komisja z urzędu uczestniczy w grupach roboczych. Przedstawiciele UNHCR mogą brać udział we wszystkich lub niektórych posiedzeniach grup roboczych Urzędu w zależności od poruszanych kwestii.

3. Grupy robocze mogą zapraszać na swoje posiedzenia każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie, w tym przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego działających w dziedzinie azylu.

ROZDZIAŁ 5

PRZEPISY FINANSOWE

Artykuł 33

Budżet

1. Preliminarz wszystkich dochodów i wydatków Urzędu jest przygotowywany na każdy rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu, i jest wykazywany w budżecie Urzędu.

2. Budżet Urzędu jest zrównoważony w odniesieniu do dochodów i wydatków.

3. Bez uszczerbku dla innych zasobów dochody Urzędu obejmują:

a) wkład Unii wpisany do budżetu ogólnego Unii Europejskiej;

b) wszelkie dobrowolne wkłady państw członkowskich;

c) należności za publikacje i wszelkie usługi świadczone przez Urząd;

d) wkład od krajów stowarzyszonych.

4. Wydatki Urzędu obejmują wynagrodzenia personelu, wydatki administracyjne i związane z infrastrukturą oraz koszty operacyjne.

Artykuł 34

Uchwalanie budżetu

1. Co roku dyrektor wykonawczy sporządza projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu na kolejny rok budżetowy, zawierający plan zatrudnienia i przesyła go zarządowi.

2. Na podstawie tego projektu zarząd opracowuje wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu na kolejny rok budżetowy.

3. Wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu przesyłany jest Komisji do dnia 10 lutego każdego roku. Zarząd przesyła Komisji ostateczny projekt preliminarza, który obejmuje projekt planu zatrudnienia, do dnia 31 marca.

4. Komisja przesyła preliminarz Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (zwanymi dalej „władzą budżetową”) wraz z projektem budżetu ogólnego Unii Europejskiej.

5. Na podstawie preliminarza Komisja wpisuje do projektu budżetu ogólnego Unii Europejskiej szacowane kwoty, jakie uważa za konieczne w odniesieniu do planu zatrudnienia, oraz kwotę dotacji, która obciąży budżet ogólny przedkładany władzy budżetowej zgodnie z art. 313 i 314 TFUE.

6. Władza budżetowa zatwierdza środki przyznane na dotację dla Urzędu.

7. Władza budżetowa przyjmuje plan zatrudnienia Urzędu.

8. Zarząd przyjmuje budżet Urzędu. Budżet staje się ostateczny po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego Unii Europejskiej. W razie konieczności budżet Urzędu jest odpowiednio korygowany.

9. Zarząd jak najszybciej powiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji wszelkich projektów, które mogą mieć istotne skutki finansowe dla finansowania budżetu, w szczególności wszelkich projektów związanych z nieruchomościami, takich jak najem lub nabycie budynków. Informuje o tym Komisję.

10. Jeżeli jeden z organów władzy budżetowej powiadomił o swoim zamiarze wydania opinii, przesyła ją zarządowi w terminie sześciu tygodni od daty powiadomienia o takim zamiarze.

Artykuł 35

Wykonanie budżetu

1. Dyrektor wykonawczy wykonuje budżet Urzędu.

2. Co roku dyrektor wykonawczy przesyła władzy budżetowej wszelkie informacje istotne z punktu widzenia wyników procedur oceny.

Artykuł 36

Prezentacja sprawozdania finansowego i absolutorium

1. Do dnia 1 marca następnego roku budżetowego księgowy Urzędu przesyła księgowemu Komisji tymczasowe sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Księgowy Komisji sporządza skonsolidowane tymczasowe sprawozdania finansowe instytucji i organów zdecentralizowanych zgodnie z art. 128 rozporządzenia finansowego.

2. Do dnia 31 marca następnego roku budżetowego księgowy Komisji przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu tymczasowe sprawozdanie finansowe Urzędu wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy przesyłane jest również Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

3. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego na temat tymczasowego sprawozdania finansowego Urzędu, zgodnie z przepisami art. 129 rozporządzenia finansowego, dyrektor wykonawczy sporządza, na własną odpowiedzialność, ostateczne sprawozdanie finansowe Urzędu i przedkłada je zarządowi do zaopiniowania.

4. Zarząd wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego Urzędu.

5. Do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego dyrektor wykonawczy przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu ostateczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią zarządu.

6. Ostateczne sprawozdanie finansowe jest publikowane.

7. Do dnia 30 września dyrektor wykonawczy przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na jego uwagi. Przekazuje on również tę odpowiedź zarządowi.

8. Dyrektor wykonawczy przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 146 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

9. Do dnia 15 maja roku n + 2 Parlament Europejski, na zalecenie Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, udziela dyrektorowi wykonawczemu absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy n.

Artykuł 37

Rozporządzenie finansowe

Po zasięgnięciu opinii Komisji zarząd przyjmuje rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do Urzędu. Przyjęte przepisy nie odbiegają od przepisów rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (¹¹), chyba że jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby operacyjne Urzędu oraz za uprzednią zgodą Komisji.

ROZDZIAŁ 6

PRZEPISY DOTYCZĄCE PERSONELU

Artykuł 38

Personel

1. Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich ustanowione w rozporządzeniu (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (¹²) (regulamin pracowniczy) oraz przepisy przyjęte wspólnie przez instytucje Unii w celu zastosowania wspomnianego regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia mają zastosowanie do pracowników Urzędu, w tym dyrektora wykonawczego.

2. W porozumieniu z Komisją zarząd przyjmuje niezbędne środki wykonawcze, o których mowa w art. 110 regulaminu pracowniczego.

3. Urząd wykonuje w stosunku do swoich pracowników uprawnienia przyznane – na mocy regulaminu pracowniczego – organowi powołującemu i – na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników – organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę.

4. Zarząd przyjmuje przepisy umożliwiające zatrudnienie w Urzędzie oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich.

Artykuł 39

Przywileje i immunitety

Postanowienia Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej mają zastosowanie do Urzędu.

ROZDZIAŁ 7

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 40

Status prawny

1. Urząd jest organem Unii. Posiada osobowość prawną.

2. W każdym państwie członkowskim Urząd posiada zdolność prawną o najszerszym zakresie przyznawanym osobom prawnym przez prawo krajowe. Urząd może w szczególności nabywać i zbywać majątek ruchomy i nieruchomości oraz być stroną w postępowaniach sądowych.

3. Urzęd jest reprezentowany przez swego dyrektora wykonawczego.

Artykuł 41

Ustalenia dotyczące języka

1. Przepisy rozporządzenia nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (¹³) mają zastosowanie do Urzędu.

2. Bez uszczerbku dla decyzji podejmowanych na mocy art. 342 TFUE, roczne sprawozdanie ogólne z działalności Urzędu i roczny program prac, o których mowa w art. 29 ust. 1 lit. c) i f), sporządzane są we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii Europejskiej.

3. Tłumaczenia niezbędne dla funkcjonowania Urzędu wykonuje Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej.

Artykuł 42

Dostęp do dokumentów

1. Przepisy rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 mają zastosowanie do dokumentów będących w posiadaniu Urzędu.

2. W terminie sześciu miesięcy od daty pierwszego posiedzenia zarząd przyjmuje szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

3. Decyzje podjęte przez Urząd na mocy art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 mogą być przedmiotem skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich lub może zostać przeciwko nim wniesiona skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej na warunkach określonych, odpowiednio, w art. 228 i 263 TFUE.

4. Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd podlegają przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 43

Zasady bezpieczeństwa w zakresie ochrony informacji niejawnych i informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą tajności

1. Urząd stosuje zasady bezpieczeństwa określone w decyzji Komisji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom z dnia 29 listopada 2001 r. zmieniającej jej regulamin wewnętrzny (¹⁴), między innymi przepisy dotyczące wymiany informacji niejawnych, ich przetwarzania i przechowywania.

2. Urząd stosuje także zasady bezpieczeństwa dotyczące przetwarzania informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą tajności, przyjęte i stosowane przez Komisję.

Artykuł 44

Zwalczanie nadużyć finansowych

1. Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 stosuje się bez ograniczeń w celu zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i innych bezprawnych działań.

2. Urząd przystępuje do porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. oraz bezzwłocznie wydaje odpowiednie przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Urzędu.

3. Decyzje dotyczące finansowania oraz wynikające z nich umowy i instrumenty wykonawcze wyraźnie stanowią, że Trybunał Obrachunkowy i OLAF mogą w razie konieczności przeprowadzać kontrole na miejscu wśród beneficjentów środków Urzędu oraz urzędników odpowiedzialnych za ich przyznawanie.

Artykuł 45

Przepisy dotyczące odpowiedzialności

1. Odpowiedzialność umowna Urzędu podlega prawu właściwemu dla danej umowy.

2. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest właściwy do orzekania na mocy wszelkich klauzuli arbitrażowych umieszczonych w umowie zawartej przez Urząd.

3. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej Urząd naprawia, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla porządków prawnych państw członkowskich, wszelkie szkody spowodowane przez Urząd lub jego pracowników przy wykonywaniu ich funkcji.

4. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest właściwy do orzekania w sporach dotyczących odszkodowania za szkody, o których mowa w ust. 3.

5. Odpowiedzialność osobistą pracowników wobec Urzędu regulują przepisy regulaminu pracowniczego lub warunków zatrudnienia mające do nich zastosowanie.

Artykuł 46

Ocena i przegląd

1. Nie później niż 19 czerwca 2014 r. Urząd zleca niezależną zewnętrzną ocenę swoich wyników z uwzględnieniem zakresu uprawnień określonego przez zarząd w porozumieniu z Komisją. Ocena ta dotyczy wpływu Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i na WESA. Ocena należycie uwzględnia osiągnięte postępy, w ramach zakresu uprawnień Urzędu, w tym analizuje, czy konieczne są dodatkowe środki w celu zapewnienia skutecznej solidarności i podziału odpowiedzialności z państwami członkowskimi znajdującymi się pod szczególną presją. W trakcie oceny badana jest w szczególności ewentualna potrzeba zmiany zakresu zadań Urzędu, w tym skutki finansowe takiej zmiany; w ramach oceny analizuje się również, czy struktura zarządzania Urzędu jest dostosowana do wykonywanych przez niego zadań. W ocenie brane są pod uwagę opinie zainteresowanych stron zarówno na poziomie Unii, jak i krajowym.

2. W porozumieniu z Komisją zarząd decyduje o harmonogramie przyszłych ocen, z uwzględnieniem wyników oceny, o której mowa w ust. 1.

Artykuł 47

Kontrola administracyjna

Działania Urzędu podlegają nadzorowi Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z postanowieniami art. 228 TFUE.

Artykuł 48

Współpraca z Danią

Urząd ułatwia współpracę operacyjną z Danią, w tym wymianę informacji i najlepszych praktyk w kwestiach objętych zakresem jego działalności.

Artykuł 49

Współpraca z państwami trzecimi i stowarzyszonymi

1. Następujące kraje mogą uczestniczyć w pracach Urzędu w charakterze obserwatorów: Islandia, Liechtenstein, Norwegia i Szwajcaria. Dokonuje się uzgodnień określających w szczególności charakter, zakres i zasady udziału tych krajów w pracach Urzędu. Uzgodnienia takie obejmują przepisy dotyczące udziału w inicjatywach podejmowanych przez Urząd, wkładu finansowego i personelu. W odniesieniu do kwestii kadrowych uzgodnienia te są w każdym przypadku zgodne z regulaminem pracowniczym.

2. W kwestiach związanych z jego działalnością i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji jego zadań, w porozumieniu z Komisją oraz w granicach swojego zakresu uprawnień, Urząd ułatwia współpracę operacyjną między państwami członkowskimi i państwami trzecimi innymi niż państwa, o których mowa w ust. 1, w ramach polityki stosunków zewnętrznych Unii; może również współpracować z organami państw trzecich właściwymi w kwestiach technicznych w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tymi organami, zgodnie ze stosownymi postanowieniami TFUE.

Artykuł 50

Współpraca z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR)

Urząd współpracuje z UNHCR w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem w ramach ustaleń roboczych dokonanych z UNHCR. Ze strony Urzędu zarząd decyduje o ustaleniach roboczych, w tym ich skutkach dla budżetu.

Ponadto zarząd może postanowić, że Urząd może udostępnić zasoby finansowe na pokrycie kosztów działań UNHCR, które nie zostały przewidziane w ustaleniach roboczych. Stanowią one element szczególnych stosunków dotyczących współpracy nawiązanych między Urzędem a UNHCR zgodnie z niniejszym artykułem oraz art. 2 ust. 5, art. 5, art. 9 ust. 1, art. 25 ust. 4 oraz art. 32 ust. 2. Zgodnie z art. 75 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 zastosowanie mają właściwe przepisy rozporządzenia finansowego oraz przepisy wykonawcze do tego rozporządzenia.

Artykuł 51

Forum doradcze

1. Urząd prowadzi ścisły dialog z właściwymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym, europejskim lub międzynarodowym oraz ustanawia w tym celu forum doradcze.

2. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy. Zapewnia ścisły dialog między Urzędem a właściwymi zainteresowanymi stronami.

3. Właściwe zainteresowane strony mogą uczestniczyć w pracach forum doradczego zgodnie z ust. 1. Urząd zwraca się do członków forum doradczego w zależności od konkretnych potrzeb w obszarach, które zostały określone jako priorytetowe dla prac Urzędu.

UNHCR jest członkiem forum doradczego z urzędu.

4. Urząd zwraca się do forum doradczego w szczególności o:

a) przedstawianie zarządowi sugestii dotyczących rocznego programu prac przyjmowanego na mocy art. 29 ust. 1 lit. f);

b) przekazywanie zarządowi informacji zwrotnych i przedstawianie mu propozycji działań następczych w odniesieniu do sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 29 ust. 1 lit. c), oraz sprawozdania rocznego na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, o którym mowa w art. 12 ust. 1; oraz

c) informowanie dyrektora wykonawczego i zarządu o wnioskach i zaleceniach z konferencji, seminariów i posiedzeń, których tematy mogą mieć znaczenie dla prac Urzędu.

5. Forum doradcze zbiera się co najmniej raz w roku.

Artykuł 52

Współpraca z Fronteksem, Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, innymi organami Unii oraz organizacjami międzynarodowymi

Urząd współpracuje z organami Unii prowadzącymi działania związane z jego dziedziną działalności, zwłaszcza z Fronteksem i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, oraz z organizacjami międzynarodowymi właściwymi w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tymi organami, zgodnie z postanowieniami TFUE i przepisami w sprawie uprawnień tych organów.

Współpraca pozwala stworzyć efekt synergii między zainteresowanymi organami i uniknąć powielania prac prowadzonych w ramach zakresu uprawnień tych organów.

Artykuł 53

Porozumienie w sprawie siedziby i zasady funkcjonowania

Niezbędne ustalenia dotyczące pomieszczeń, jakie należy Urzędowi zapewnić w przyjmującym państwie członkowskim, i obiektów udostępnianych przez to państwo członkowskie, a także szczegółowe przepisy mające zastosowanie w przyjmującym państwie członkowskim do dyrektora wykonawczego, członków zarządu, pracowników Urzędu i członków ich rodzin, określane są w porozumieniu w sprawie siedziby między Urzędem a przyjmującym państwem członkowskim, zawieranym po uzyskaniu zgody zarządu. Przyjmujące państwo członkowskie zapewnia jak najlepsze warunki gwarantujące prawidłowe funkcjonowanie Urzedu, w tym w zakresie wielojęzycznej edukacji o charakterze europejskim i odpowiednich połączeń transportowych.

Artykuł 54

Rozpoczęcie działalności Urzędu

Urząd osiąga pełne zdolności działania do 19 czerwca 2011 r.

Komisja odpowiada za stworzenie i wstępne działanie Urzędu do momentu osiągnięcia przez niego zdolności operacyjnej do wykonywania własnego budżetu.

W tym celu:

— do czasu objęcia stanowiska przez dyrektora wykonawczego mianowanego przez zarząd zgodnie z art. 30 zadania dyrektora wykonawczego może wypełniać urzędnik Komisji w funkcji dyrektora tymczasowego;

— zadania powierzane Urzędowi mogą realizować urzędnicy Komisji pod nadzorem dyrektora tymczasowego lub dyrektora wykonawczego.

Dyrektor tymczasowy może zatwierdzać wszelkie płatności w ramach środków zapisanych w budżecie Urzędu po uzyskaniu zgody zarządu i zawierać umowy, w tym umowy o pracę, po przyjęciu planu zatrudnienia Urzędu.

Artykuł 55

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.

Sporządzono w Strasburgu dnia 19 maja 2010 r.