KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 247/2006 z dnia 30 stycznia 2006 r. w sprawie szczególnych działań w dziedzinie rolnictwa na rzecz regionów peryferyjnych Unii Europejskiej (¹), w szczególności jego art. 25,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1405/2006 z dnia 18 września 2006 r. ustanawiające szczególne środki dotyczące rolnictwa dla mniejszych wysp Morza Egejskiego i zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1782/2003 (²), w szczególności jego art. 14,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1234/2007 z dnia 22 października 2007 r. ustanawiające wspólną organizację rynków rolnych oraz przepisy szczegółowe dotyczące niektórych produktów rolnych („rozporządzenie o jednolitej wspólnej organizacji rynku”) (³), w szczególności jego art. 192 ust. 2 w związku z art. 4,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich (⁴), w szczególności jego art. 15,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 73/2009 z dnia 19 stycznia 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dla systemów wsparcia bezpośredniego dla rolników w ramach wspólnej polityki rolnej i ustanawiające określone systemy wsparcia dla rolników, zmieniające rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, (WE) nr 247/2006, (WE) nr 378/2007 oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1782/2003 (⁵), w szczególności jego art. 142 lit. q),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Ze względu na powszechne wykorzystywanie nowych technologii informatycznokomunikacyjnych przez Komisję i państwa członkowskie – w szczególności w przypadku właściwych organów krajowych odpowiedzialnych za realizację wspólnej polityki rolnej (WPR) – dokumenty znajdujące się w posiadaniu Komisji i państw członkowskich coraz częściej przybierają formę dokumentów elektronicznych lub cyfrowych.

(2) Komisja zwiększyła wysiłki w celu opracowania systemów komputerowych umożliwiających elektroniczne zarządzanie dokumentami i procedurami w ramach jej własnych wewnętrznych procedur oraz w zakresie stosunków z organami zaangażowanymi w realizację WPR. Jednocześnie państwa członkowskie opracowały systemy komputerowe na szczeblu krajowym w celu sprostania wymogom wspólnego zarządzania WPR.

(3) W tej sytuacji oraz uwzględniając konieczność zapewnienia jednolitego i zharmonizowanego sposobu zarządzania WPR przez wszystkie zaangażowane strony, należy ustanowić ramy prawne i przewidzieć wspólne zasady obowiązujące w odniesieniu do systemów informatycznych tworzonych w celu przekazywania Komisji informacji i dokumentów przez państwa członkowskie oraz organy i instytucje wyznaczone przez nie do zarządzania WPR.

(4) Z myślą o skutecznym osiągnięciu wyznaczonych celów należy określić zakres przedmiotowych ram prawnych, zarówno pod kątem prawodawstwa, jak i zaangażowanych podmiotów.

(5) W odniesieniu do prawodawstwa, rozporządzenia (WE) nr 247/2006, (WE) nr 1405/2006, (WE) nr 1234/2007, (WE) nr 3/2008 i (WE) nr 73/2009 oraz ich przepisy wykonawcze (zwane dalej „rozporządzeniami WPR”) ustanawiają szeroką gamę zobowiązań dla państw członkowskich, które dotyczą przekazywania Komisji informacji i dokumentów niezbędnych do wdrożenia tych rozporządzeń. Należy je zatem uwzględnić stosownie do ich specyfiki.

(6) W odniesieniu do zaangażowanych podmiotów, prawa i obowiązki ustanowione rozporządzeniami WPR, zarówno wobec Komisji, jak i państw członkowskich oraz ich właściwych organów i instytucji, wymagają dokładnego określenia tożsamości osób i organów odpowiedzialnych za podejmowane działania i środki.

(7) Rozporządzenia WPR przewidują zasadniczo, że informacje należy przesyłać drogą elektroniczną lub za pomocą systemu informatycznego, nie określając jednakże zbyt szczegółowo zasad, według których należy to czynić. W celu zapewnienia spójności i prawidłowego zarządzania oraz uproszczenia procedur dla użytkowników i organów odpowiedzialnych za systemy należy ustanowić wspólne zasady obowiązujące w odniesieniu do wszystkich tworzonych systemów informatycznych.

(8) Aby dokumenty można było uznać za ważne w państwach członkowskich i właściwe dla celów Komisji, należy stworzyć możliwość gwarantowania autentyczności, integralności i trwałej czytelności tych dokumentów oraz związanych z nimi metadanych przez okres ich obowiązkowego przechowywania.

(9) Z myślą o zapewnieniu tego rodzaju gwarancji, w ramach tworzonych systemów informatycznych należy zawsze określać tożsamość organów i osób upoważnionych do przesyłania wiadomości, stosownie do przypisanych im uprawnień. Za określenie tożsamości upoważnionych organów i osób odpowiadać muszą właściwe organy, o których mowa w poszczególnych rozporządzeniach WPR. Jednakże w interesie prawidłowego zarządzania decyzję o warunkach wyznaczania upoważnionych osób należy pozostawić w gestii państw członkowskich i Komisji, przewidując, że wyznaczenia tego dokonywać będzie centralny organ łącznikowy. Ponadto należy określić warunki przyznawania praw dostępu do systemów informatycznych tworzonych przez Komisję.

(10) Ze względu na szeroki zakres zobowiązań sprawozdawczych, których dotyczy niniejsze rozporządzenie, systemy informatyczne będą stopniowo udostępniane właściwym organom państw członkowskich. Obowiązek przekazywania informacji i dokumentów przez te systemy informatyczne należy wprowadzić z chwilą, gdy odpowiednie przepisy rozporządzeń WPR zaczną przewidywać stosowanie niniejszego rozporządzenia.

(11) Konieczne jest zarządzanie dokumentami zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. W tym celu należy zastosować ogólne przepisy ustanowione prawodawstwem wspólnotowym, w szczególności dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (⁶), dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 r. dotyczącą przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej (dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej) (⁷), rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (⁸) i rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (⁹).

(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Płatności Bezpośrednich oraz Komitetu Zarządzającego ds. Wspólnej Organizacji Rynków Rolnych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

ZAKRES ZASTOSOWANIA I DEFINICJE

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady obowiązujące w odniesieniu do przekazywania za pośrednictwem systemów informatycznych informacji i dokumentów (zwanych dalej „dokumentami”) zgodnie z wymogami w zakresie przekazywania przez państwa członkowskie informacji na rzecz Komisji, na mocy następujących przepisów:

— rozporządzenie (WE) nr 247/2006 i jego przepisy wykonawcze,

— rozporządzenie (WE) nr 1405/2006 i jego przepisy wykonawcze,

— rozporządzenie (WE) nr 1234/2007 i jego przepisy wykonawcze,

— rozporządzenie (WE) nr 3/2008 i jego przepisy wykonawcze,

— rozporządzenie (WE) nr 73/2009 i jego przepisy wykonawcze.

Artykuł 2

Definicje

Na użytek niniejszego rozporządzenia:

a) „zobowiązanie sprawozdawcze” oznacza zobowiązanie do przekazania przez państwa członkowskie dokumentów na rzecz Komisji, przewidziane w przepisach wspólnotowych, o których mowa w art. 1,

b) „właściwe organy” oznaczają organy lub instytucje wyznaczone przez państwo członkowskie jako odpowiedzialne za wypełnienie zobowiązań sprawozdawczych,

c) „organ odpowiedzialny za systemy informatyczne” oznacza organ, dział, instytucję lub osobę, odpowiedzialne w szeregach Komisji za zatwierdzanie i stosowanie systemu, których tożsamość została stosownie potwierdzona w ramach tego systemu,

d) „metadane” oznaczają dane opisujące kontekst, treść i strukturę dokumentów i ich zarządzanie w czasie.

ROZDZIAŁ II

SYSTEMY INFORMATYCZNE KOMISJI, PRAWA DOSTĘPU I AUTENTYCZNOŚĆ DOKUMENTÓW

Artykuł 3

Systemy informatyczne Komisji

W celu wypełnienia obowiązku sprawozdawczego dokumenty przekazywane są Komisji za pomocą systemów informatycznych udostępnionych właściwym organom, zwanych dalej „systemami informatycznymi”, od momentu, w którym dane zobowiązanie sprawozdawcze przewiduje obowiązek korzystania z tych systemów zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

Artykuł 4

Prawa dostępu i centralny organ łącznikowy

1. Za przyznawanie praw dostępu i potwierdzanie tożsamości osób upoważnionych do dostępu do systemów informatycznych (zwanych dalej „użytkownikami”) odpowiadają właściwe organy państw członkowskich.

2. W odniesieniu do dostępu do systemów każde państwo członkowskie:

a) wyznacza centralny organ łącznikowy odpowiedzialny za:

(i) zatwierdzanie, dla każdego systemu, praw dostępu przyznawanych i aktualizowanych przez właściwe organy oraz potwierdzonych tożsamości użytkowników uprawnionych do dostępu do systemów;

(ii) powiadamianie Komisji o właściwych organach i użytkownikach upoważnionych do dostępu do systemów;

b) informuje Komisję o tożsamości i danych do kontaktu wyznaczonego przez siebie organu łącznikowego.

Po zatwierdzeniu praw dostępu prawa te zostają aktywowane przez organ odpowiedzialny za systemy informatyczne.

Artykuł 5

Tworzenie i przekazywanie dokumentów

1. Dokumenty są tworzone i przekazywane zgodnie z procedurami ustanowionymi w ramach systemów informatycznych, przy wykorzystaniu wzorów lub metod udostępnionych użytkownikom w ramach tych systemów informatycznych, na odpowiedzialność właściwych organów państwa członkowskiego i zgodnie z prawami dostępu przyznanymi przez przedmiotowe organy. Przedmiotowe wzory i metody są zmieniane i udostępniane po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie użytkowników powiązanych z nimi systemów.

2. W przypadkach siły wyższej lub nadzwyczajnych okolicznościach, w szczególności w przypadkach nieprawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego lub braku trwałego połączenia, państwo członkowskie może przekazać Komisji dokumenty w wersji papierowej lub za pomocą innego właściwego środka elektronicznego. Przesłanie dokumentów w wersji papierowej lub za pomocą innego środka elektronicznego wymaga umotywowanego zawiadomienia przesłanego do Komisji odpowiednio wcześniej przed upływem terminu przekazania dokumentów.

Artykuł 6

Autentyczność dokumentów

Dokumenty przekazane lub przechowywane za pomocą systemu informatycznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem uznaje się za autentyczne, jeżeli tożsamość osoby, która te dokumenty przesłała, została należycie potwierdzona oraz jeżeli dokumenty te zostały przygotowane i przekazane zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

ROZDZIAŁ III

INTEGRALNOŚĆ I TRWAŁA CZYTELNOŚĆ ORAZ OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Artykuł 7

Integralność i trwała czytelność

Systemy informatyczne chronią integralność przekazywanych i przechowywanych dokumentów.

W szczególności systemy te gwarantują, co następuje:

a) umożliwiają każdemu użytkownikowi jednoznaczne potwierdzenie tożsamości i posiadają wbudowane skuteczne środki kontroli praw dostępu w celu ochrony przed nielegalnym, szkodliwym lub nieuprawnionym dostępem, wykasowaniem, zmianą lub przemieszczeniem dokumentów, plików, metadanych i etapów procedury;

b) są wyposażone w fizyczne systemy ochrony przed ingerencją i incydentami środowiskowymi oraz w systemy ochrony oprogramowania przed atakami cybernetycznymi;

c) zapobiegają, za pomocą różnych środków, wszelkim nieuprawnionym zmianom i posiadają wbudowane mechanizmy pozwalające sprawdzić, czy w dokumencie dokonywano zmian w trakcie jego istnienia;

d) zachowują ścieżkę audytu dla każdego istotnego etapu procedury;

e) chronią przechowywane dane w środowisku, które zapewnia bezpieczeństwo pod względem fizycznym i z punktu widzenia oprogramowania, zgodnie z lit. b);

f) posiadają niezawodne procedury zmiany formatu i migracji gwarantujące czytelność i dostępność dokumentów przez cały obowiązkowy okres przechowywania;

g) posiadają wystarczająco szczegółową i aktualną dokumentację funkcjonalno-techniczną w zakresie obsługi i charakterystyki systemu, przy czym dokumentacja ta dostępna jest całodobowo podmiotowi organizacyjnemu odpowiadającemu za specyfikacje funkcjonalne lub techniczne.

Artykuł 8

Ochrona danych osobowych

Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się, nie naruszając przepisów rozporządzeń (WE) nr 45/2001 i (WE) nr 1049/2001, dyrektyw 95/46/WE i 2002/58/WE ani przepisów przyjętych na ich mocy.

ROZDZIAŁ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 9

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 31 sierpnia 2009 r.