Zobowiązania wobec kontrahentów – jak je wyliczać i ujmować

Zobowiązania to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Przy czym w zależności od sytuacji zobowiązanie trzeba ująć jako aktywa lub pasywa. Wiedza na temat tego, jakie obowiązki ciążą na jednostce, pozwala zarządzać w sposób właściwy środkami pieniężnymi i przygotować się na ich terminowe wydatkowanie. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z prawem cywilnym – co ma mieć odzwierciedlenie w rachunkowości – zobowiązania nie muszą być udokumentowane fakturami. Mogą także wynikać z umowy, w tym ustnej. Niestety ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) w zakresie ujmowania i wyceny rozrachunków jest bardzo lakoniczna, niemniej służby finansowe w prawidłowej identyfikacji wyceniania i prezentacji rozrachunków z kontrahentami wspierają stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (Dz.Urz. Ministerstwa Finansów z 2019 r. poz. 83). Stanowisko to obejmuje też zasady inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami zwanych „rozrachunkami handlowymi” w jednostkach, które sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z załącznikiem nr 1, 4 lub 5 u.r. W praktyce zdarzają się wątpliwości, czy zobowiązania z tytułu dostaw i usług oraz podobne należności należy traktować jak rozrachunki finansowe.

Zdaniem KSR „należności i zobowiązania od/wobec kontrahentów, w szczególności, gdy ich rozliczenie ma nastąpić w środkach pieniężnych, można interpretować – odpowiednio – jako wynikające z kontraktu prawo do otrzymania aktywów finansowych i zobowiązanie jednostki do wydania aktywów finansowych”. Zatem należności od kontrahentów spełniają definicję aktywów finansowych, która jest zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 24 u.r., natomiast zobowiązania wobec kontrahentów spełniają definicję zobowiązań finansowych z art. 3 ust. 1 pkt 27 u.r. [ramka 1]