Czy obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej wynikający z art. 9 ust. 1b ustawy CIT jest spełniony w przypadku, gdy Spółka ewidencjonuje koszty kwalifikowane w ewidencji pomocniczej prowadzonej w pliku (...), a tym samym, czy prowadzenie takiej ewidencji umożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie art. 18d ust. 1 ustawy CIT?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej wynikający z art. 9 ust. 1b ustawy CIT jest spełniony w przypadku, gdy Spółka ewidencjonuje koszty kwalifikowane w ewidencji pomocniczej prowadzonej w pliku Excel, a tym samym, czy prowadzenie takiej ewidencji umożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie art. 18d ust. 1 ustawy CIT– jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 września 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 sierpnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej wynikający z art. 9 ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest spełniony w przypadku, gdy Spółka ewidencjonuje koszty kwalifikowane w ewidencji pomocniczej prowadzonej w pliku Excel, a tym samym, czy prowadzenie takiej ewidencji umożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie art. 18d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy CIT. Spółka nie osiąga przychodów z zysków kapitałowych.

Przedmiotem działalności Spółki jest (…) przewóz osób i rzeczy (…). Realizacja tego rodzaju przewozów ma na celu przede wszystkim zapewnienie (…).

Poza działalnością przewozową, w ramach posiadanych zasobów, Spółka realizuje zadania m. in. w zakresie (…).

Spółka nieustannie dąży do usprawnienia procesów zachodzących w związku z czym prowadziła i prowadzi prace rozwojowe w zakresie m.in.:

• procesów sprzedaży,
• bezpieczeństwa w (…) oraz modernizacji standardów obsługi podróżnych,
• procesów biznesowych,
• procesów zarządczych oraz poprawy efektywności pracy osób zatrudnionych w Spółce,
• standardów bezpieczeństwa informatycznego w organizacji oraz procesu obiegu danych.

Powyższe aktywności Wnioskodawca realizuje poprzez osoby zatrudnione w Spółce posiadające specjalistyczną wiedzę, doświadczenie oraz kwalifikacje niezbędne do wykonywania wskazanych prac.

Realizacja wskazanych aktywności obejmuje nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystanie dostępnie aktualnej wiedzy i umiejętności, do tworzenia nowych, ulepszonych lub zmienionych procesów, efektem czego jest:

• usprawnienie procesów zachodzących w ramach funkcjonowania struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa,
• poprawa efektywności w ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa,
• zwiększenie konkurencyjności Spółki na rynku dzięki intensyfikacji poziomu technologicznego w strategicznych obszarach działalności.

Wobec powyższego Spółka planuje zastosować ulgę na działalność badawczo - rozwojową uregulowaną przez ustawodawcę w art. 18d ustawy o CIT.

Wnioskodawca planuje uwzględnić w uldze badawczo-rozwojowej:

1.koszty osobowe związane z wynagrodzeniami osób zatrudnionych na umowę o pracę [dalej: Pracownicy] - niemniej Wnioskodawca nie wyklucza, iż w przyszłości dla celów ulgi badawczo- rozwojowej zaliczać będzie także wydatki związane z osobami zatrudnionymi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło;

2.odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz od wartości niematerialnych i prawnych [dalej: WNiP] wykorzystywanych w procesie rozwojowym (dalej: Odpisy).

W związku z podejmowanymi pracami badawczo - rozwojowymi służącymi poprawie i ulepszeniu procesów zachodzących w Spółce, Spółka ponosi różnorodne koszty związane z wynagrodzeniami Pracowników zaangażowanych przy tych pracach. Wnioskodawca dla celów ulgi badawczo - rozwojowej zamierza uwzględnić koszty pracownicze obejmujące:

• wynagrodzenie Pracowników, które zawiera wynagrodzenie za realizację obowiązków służbowych oraz premie i nagrody uznaniowe,
• składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez Spółkę,
• składki PPK finansowane przez Spółkę.

(dalej: Koszty pracownicze).

Spółka do celów kalkulacji ulgi badawczo - rozwojowej planuje uwzględniać powyższe wydatki jako koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy CIT. W odniesieniu do składek, za koszty kwalifikowane uznawane będą te, które finansowane są przez Spółkę jako płatnika.

Powyższe koszty będą rozliczane jedynie w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo - rozwojowej przez danego Pracownika pozostaje w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu. Ustalenie tej proporcji nastąpi w oparciu o ewidencję czasu pracy poświęconego na działalność badawczo - rozwojową prowadzoną w formie arkuszy kalkulacyjnych programu (...) (dalej: Ewidencja). W przyszłości Spółka nie wyklucza, iż Ewidencja będzie prowadzona przy użyciu innego programu komputerowego.

Ewidencja jest prowadzona w ujęciu miesięcznym, w podziale na poszczególne projekty. Ponadto dane w ewidencji umożliwiają weryfikację, ile w danym dniu dany Pracownik lub Pracownicy poświęcili czasu swojej pracy na aktywności stanowiące prace badawczo - rozwojowe w ramach danego projektu.

Na podstawie prowadzonej Ewidencji Spółka może ustalić ile godzin w danym miesiącu dany pracownik poświęcił na czynności związane z projektami badawczo - rozwojowymi. Następnie zestawiając ustaloną ilość godzin z wymiarem czasu pracy danego pracownika w miesiącu, Wnioskodawca może ustalić proporcję czasu pracy poświęconego na prace badawczo - rozwojowe oraz inne czynności.

Ewidencja podlega weryfikacji, a następnie archiwizacji i jest przekazywana do działu finansowo- księgowego.

Odnosząc się zaś do kosztów kwalifikowanych w zakresie Odpisów Spółka uwzględni w kosztach kwalifikowanych odpisy amortyzacyjne w części, w jakiej środek trwały/WNiP jest wykorzystywany do prac B+R.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy CIT oraz art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości [tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: ustawa rachunkowości].

Wszystkie ponoszone przez Spółkę wydatki, które zdaniem Spółki podlegają odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej są wyodrębniane i ewidencjonowane w sposób umożliwiających ich jednoznaczne ustalenie. W konsekwencji Wnioskodawca prowadzi ewidencję pomocniczą w formie pliku Excel (dalej: Ewidencja pomocnicza), w której wyszczególnione są koszty uznawane przez niego jako koszty kwalifikowane o czym mowa powyżej. Z ewidencji tej wynika wysokość kosztów poniesionych w danym okresie uznawanych przez Spółkę za koszty kwalifikowane. Ewidencja ta umożliwia powiązanie każdego wyszczególnionego w niej kosztu z odpowiednimi kategoriami w księgach rachunkowych Spółki tj. w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej wynikający z art. 9 ust. 1b ustawy CIT jest spełniony w przypadku, gdy Spółka ewidencjonuje koszty kwalifikowane w ewidencji pomocniczej prowadzonej w pliku Excel, a tym samym, czy prowadzenie takiej ewidencji umożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie art. 18d ust. 1 ustawy CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki prowadzona Ewidencja, opisana w stanie faktycznym, spełnia kryterium wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych wynikające z art. 9 ust. 1b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), co uprawnia Spółkę do korzystania z ulgi na działalność badawczo - rozwojową, przewidzianej w art. 18 d ustawy o CIT.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy CIT podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. z postanowieniami ustawy o rachunkowości. Przy czym, w myśl art. 9 ust. 1b ustawy CIT podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy CIT, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Z kolei, w myśl art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1.dziennik,

2. księgę główną,

3. księgi pomocnicze,

4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jednocześnie, zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Przywołane regulacje nakładają na podatnika chcącego skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy CIT.

Ustawodawca nie zdefiniował słowa "wyodrębnić" w związku z tym, należałoby się odnieść do wykładni językowej tego określenia. Słownik Języka Polskiego PWN (www sjp.pwn.pl) wskazuje na następujące znaczenia słowa "wyodrębnić": "wydzielić się z jakiejś całości" bądź "wyróżniać się odrębnymi cechami".

Ten wniosek wspiera wykładnia celowościowa odliczenia na działalność badawczo-rozwojową: ustawodawca wymaga bowiem wskazania konkretnej wartości kosztów kwalifikowanych uprawniających do skorzystania z odliczenia, zgodnie z ich limitem wskazanym w art. 18d ust. 7 pkt 1 - 2 ustawy CIT.

Uwzględniając zatem, że przepisy ustawy CIT nie określają, w jaki sposób ma przebiegać wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych, należy uznać, że ustawodawca zagwarantował podatnikowi pewną autonomię w wyborze sposobu wyodrębniania kosztów, a więc każdy sposób wyodrębnienia, który będzie zgodny z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkową Spółki powinien zostać uznany za dopuszczalny, jeżeli pozwala on na precyzyjne określenie wysokości kosztów kwalifikowanych oraz roku podatkowego, z którym koszty te są związane.

Innymi słowy, najważniejszym warunkiem, jaki ewidencja powinna spełniać, jest umożliwienie wyodrębnienia wydatków w taki sposób, aby możliwe było wykazanie w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych w odpowiedniej wysokości.

W tym miejscu należy przywołać stanowisko prezentowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej [dalej: DKIS], który w wydawanych interpretacjach uznał za prawidłowe ewidencjonowanie kosztów kwalifikowanych w programie (...) w:

• interpretacji indywidualnej z dnia 24 czerwca 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.186.2024.4.AZ, w której zostało potwierdzone stanowisko Wnioskodawcy zgodnie z którym cyt.: „Zdaniem Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z  którym ewidencja kosztów osobowych oraz kosztów nabycia materiałów prowadzona w formie pomocniczej (np. w programie Excel) jest wystarczająca w kontekście spełnienia obowiązku wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej wskazanego w art. 9 ust. Ib ustawy o CIT. Od 2016 roku ujednolicona jest linia interpretacji indywidualnych i wyroków sądów, mówiąca o tym, że w przypadku prowadzenia przez firmę ksiąg rachunkowych ewidencja na potrzeby ulgi może być wyłącznie ewidencją księgową - zestawienie w programie excel (odrębna ewidencja pomocnicza), nie jest konieczne w tym przypadku otwieranie dodatkowych kont analitycznych";
• interpretacji indywidualnej z dnia 9 października 2023 r., sygn. 0111-KDIB1- 3.4010.415.2023.2.ZK, w której DKIS stwierdził, że cyt.: „Przywołane regulacje nakładają na podatnika, chcącego skorzystać z ulgi badawczo-rozwojową, obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu u.p.d.o.p. Ustawa nie precyzuje jednak, w jaki sposób to wyodrębnienie powinno zostać wykonane. Wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej ma być podstawą do kalkulacji ulgi badawczo-rozwojowej. Zatem, podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii. W związku z powyższym, dla określenia możliwości skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, istotne będzie prowadzenie działalności, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu u.p.d.o.p., oraz posiadanie wyodrębnionej ewidencji kosztów kwalifikowanych. Odnosząc przedstawione uregulowania prawne na grunt analizowanej sprawy, w sprawie ustalenia, czy fakt posiadania wyodrębnionej ewidencji kosztów kwalifikowanych opisanej w stanie faktycznym spełnia warunki prowadzenia ewidencji określone art. 9 ust. Ib CIT i tym samym uprawnia do skorzystania z ulgi B+R, tj. odliczenia o którym mowa w art. 18d ust. 1 CIT, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.";
• interpretacji indywidualnej z dnia 6 lipca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.240.2023.2.ZK, gdzie zostało potwierdzone stanowisko Wnioskodawcy zgodnie z którym, cyt.: „Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, sposób wyodrębniania kwalifikowanych projektów w formie ewidencji pomocniczej tj. w formie zapisów informatycznych programu komputerowego (dotyczy: kosztów osobowych pracowników fizycznych oraz kosztów materiałów) oraz w tabeli excel (dotyczy: kosztów osobowych części pracowników umysłowych) spełnia wymagania, o których mowa w art. 9 ust. Ib Ustawy CIT.";
• interpretacji indywidualnej z dnia 18 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.604.2021.2.PC, gdzie zostało potwierdzone stanowisko Wnioskodawcy zgodnie z którym, cyt.: „Ustawodawca nie wskazuje w jaki sposób ma nastąpić wyodrębnienie kosztów, aby wypełnić wymóg określony w powyższym artykule, co powoduje, że każdy sposób tego wyodrębnienia, który będzie zgodny z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkową Spółki powinien zostać uznany za dopuszczalny, jeżeli pozwala on na precyzyjne określenie wysokości "kosztów kwalifikowanych" oraz okresu (roku podatkowego), z którym koszty te są związane. Według Spółki wystarczy ująć te koszty w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych, np. na kontach pozabilansowych do ksiąg pomocniczych, czy też w odrębnej ewidencji prowadzonej w programie Excel. Najważniejszym warunkiem, jaki ewidencja powinna spełniać, jest umożliwienie wyodrębnienia wydatków w taki sposób, aby możliwe było wykazanie w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych w odpowiedniej wysokości.

W związku z powyższym zdaniem Spółki koszty będące kosztami kwalifikowanymi dla celów ulgi badawczo-rozwojowej wystarczy ująć w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych tj. tak jak w przypadku Spółki przykładowo w formie arkuszy kalkulacyjnych (...).

Jednocześnie, jak już wskazano w stanie faktycznym, Ewidencja pomocnicza prowadzona przez Spółkę umożliwia powiązanie każdego z Kosztów Pracowniczych oraz Odpisów z odpowiednimi kategoriami w księgach rachunkowych Spółki. W konsekwencji z Ewidencji pomocniczej wynika wysokość kosztów poniesionych w danym okresie uznawanych przez Spółkę za koszty kwalifikowane.

Tym samym, prowadzona przez Spółkę na podstawie art. 9 ust. 1b ustawy CIT ewidencja pomocnicza stanowi wyodrębnienie z ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy CIT kosztów działalności badawczo-rozwojowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że powyższa interpretacja dotyczy tylko problematyki będącej ściśle przedmiotem pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych postawionego przez Państwa we wniosku. Treść pytania wyznacza bowiem granice tematyczne wydawanej interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, że rozstrzygnięcia w nich zawarte nie są wiążące dla organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.