PRZECHOWYWANIE LIST PŁAC
Ustawa o rachunkowości daje możliwość przechowywania niektórych dokumentów w postaci elektronicznej. Czy taka metoda archiwizowania może dotyczyć oryginałów faktur obcych zakupu oraz kopii własnych faktur sprzedaży, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, deklaracji podatkowych? Czy archiwizowania dokonać na przykład z użyciem skanera, zapisując pliki w formacie pdf i przechowując
Ostatni kwartał roku jest okresem wzmożonych prac związanych z przygotowaniem jednostki do zamknięcia roku. Ponieważ prace te wykonywane są równolegle z bieżącymi obowiązkami - należy je odpowiednio zaplanować. Pomocny może tu być harmonogram-kalendarz prac.
Dowody księgowe muszą być rzetelne, kompletne i zgodne ze stanem faktycznym, dlatego powinny podlegać stałej kontroli. W tym celu jednostka powinna zorganizować system kontroli zapewniający prawidłowe zabezpieczenie, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych.
W każdym środowisku informatycznym występują dwie grupy kontroli - ogólne i aplikacyjne. Obie muszą się wzajemnie uzupełniać, przyczyniając się tym samym do kompletnego i prawidłowego przetwarzania danych. Dotyczy to również czynności kontrolnych w zakresie księgowości i sprawozdawczości finansowej. Wymagania te wynikają z przepisów ustawy o rachunkowości.
ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, chyba że nie stanowią one więcej niż 5% minimalnego wynagrodzenia. Płatnik nie może dochodzić zwrotu składek, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło 5 lat.
Nie ma takiej firmy, w której uniknęlibyśmy konieczności tworzenia, a następnie przechowywania różnego rodzaju dokumentów, czy to podatkowych, fiskalnych, czy też pracowniczych. Przepisy dotyczące obowiązujących zasad przechowywania takich dokumentów są rozrzucone po różnych aktach prawnych. Sama archiwizacja wymaga stosownej klasyfikacji i kwalifikacji akt zgodnie z obowiązującymi przepisami. O naprawdę
Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania.
Spółka chce oddać księgi rachunkowe z ubiegłych lat do przechowywania firmie wyspecjalizowanej w archiwizacji. W jaki sposób przygotować dokumenty do archiwizacji oraz jak długo należy je przechowywać? Czy o przekazaniu dokumentów do przechowania należy zawiadomić urząd skarbowy?