Jak przygotować dokumenty do archiwizacji

PYTANIE

Spółka chce oddać księgi rachunkowe z ubiegłych lat do przechowywania firmie wyspecjalizowanej w archiwizacji. W jaki sposób przygotować dokumenty do archiwizacji oraz jak długo należy je przechowywać? Czy o przekazaniu dokumentów do przechowania należy zawiadomić urząd skarbowy?

ODPOWIEDŹ

Okres przechowywania dokumentacji księgowej określa ustawa o rachunkowości, a dokumentów pracowniczych - ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca nie musi zawiadamiać urzędu skarbowego o przekazaniu do archiwum dokumentacji księgowej. Obowiązek ten dotyczy pracodawców postawionych w stan likwidacji lub w przypadku ogłoszenia ich upadłości. Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji księgowej, którą stanowią księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, określa ustawa o rachunkowości. Dokumentację tę trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentację księgową należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Niezwykle istotne jest, aby przechowywane dokumenty księgowe były uporządkowane i podzielone tematycznie. Jest to konieczne dla zapewnienia sprawdzalności ksiąg rachunkowych. Aby można było łatwo odszukać potrzebne dokumenty, powinny być one uporządkowane, pogrupowane tematycznie i chronologicznie. Każda z teczek (segregatorów) powinna zawierać następujące informacje: