Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie – należy przez to rozumieć jednostkę budżetową, obsługującą dysponenta części 26 budżetu państwa – „Łączność”, części 48 budżetu państwa – „Gospodarka złożami kopalin” i części 55 budżetu państwa – „Aktywa państwowe” oraz Fundusz Przeciwdziałania COVID-19;

2) ustawie o rachunkowości – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3) ustawie o finansach – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. 1. Zakładowy plan kont obejmuje:

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w Ministerstwie, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w Ministerstwie, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Obowiązujące konta syntetyczne i analityczne, oraz rejestry księgowe mogą być uzupełniane w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych.

3. Opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 3. 1. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.

2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdania budżetowe i finansowe lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych.

3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego. Przez ostateczne zamknięcie ksiąg rozumie się nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Rozdział 2

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 4. 1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa z wykorzystaniem systemu informatycznego QUORUM firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dzienniki;

2) księgę główną (konta syntetyczne);

3) księgi pomocnicze (konta analityczne);

4) zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych pełniące także rolę inwentarza.

3. Dowody księgowe zatwierdzane są przed sporządzeniem sprawozdań miesięcznych po dokonaniu analiz na koniec okresu sprawozdawczego.

4. Wpisy do dziennika powinny być dokonywane w następujący sposób:

1) zdarzenia jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są chronologicznie.

2) zapisy w poszczególnych dziennikach są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) w poszczególnych dziennikach liczone są w sposób ciągły;

4) zestawienie obrotów tych dzienników sporządzane jest za dany okres sprawozdawczy;

5) suma obrotów dzienników częściowych jest zgodna z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

5. Ewidencja w systemie odbywa się na zasadzie „dzienników”. Dzienniki w systemie przypisuje się do występujących rejestrów księgowych zgodnie z załącznikiem nr 4. W Ministerstwie stosuje się dzienniki częściowe (rejestry księgowe), grupujące dokumenty posiadające cechy wspólne lub pochodzące z tego samego źródła. Sposób grupowania oraz symbole grup rodzajowych dokumentów księgowych (rejestrów księgowych) ustala główny księgowy Ministerstwa.

6. Sprawozdania sporządza się na podstawie danych z zamkniętych okresów sprawozdawczych.

7. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące kryteria:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego zapisywania zdarzeń gospodarczych, zarejestrowanych równocześnie w dzienniku, zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

3) według „zmodyfikowanej” zasady kasowej na podstawie Rozdziału 7 – „Rozliczenia w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego” rozporządzenia o sposobie wykonania budżetu państwa, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami dzienników.

8. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające i uzupełniające dla wybranych kont księgi głównej (konta syntetyczne). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci kont analitycznych (pomocniczych) wbudowanych w system finansowo-księgowy, odrębny system kartotek, księgę inwentarzową oraz komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie księgi głównej, kont analitycznych (pomocniczych) w formie papierowej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

2) środków pieniężnych na rachunkach bankowych;

3) rozrachunków z kontrahentami;

4) rozrachunków z pracownikami;

5) rozrachunków publiczno-prawnych;

6) rozrachunków z tytułu wynagrodzeń;

7) kosztów według rodzajów;

8) przychodów i kosztów finansowych;

9) pozostałych przychodów i kosztów działalności gospodarczej;

10) funduszu jednostki;

11) Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

12) Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

9. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Konta pozabilansowe prowadzone są w szczególności dla:

1) zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego;

2) zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat;

3) planu finansowego wydatków budżetowych;

4) planu finansowego wydatków budżetowych w układzie zadaniowym;

5) planu finansowego wydatków niewygasających;

6) gwarancji bankowych;

7) weksli;

8) Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

10. Zestawienie dzienników częściowych sporządzane jest w formie zestawienia „Zbiorczego dziennika obrotów”, (który przedstawia sumy obrotów z dokumentów zatwierdzonych w wybranych rejestrach, bez wyszczególniania pozycji księgowych), grupowane według rejestrów księgowych – a także zestawienia obrotów i sald księgi głównej, drukowane są w wersji papierowej na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Dzienniki poszczególnych rejestrów księgowych tworzone są w wersji elektronicznej na koniec roku obrotowego.

11. Zestawienie obrotów i sald zawiera:

1) symbole i/lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

12. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami zestawienia dzienników.

13. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.

14. W Ministerstwie funkcjonują magazyny: artykułów biurowych, artykułów czystościowych, eksploatacyjny (tonerów i akcesoriów komputerowych), eksploatacyjny techniczny (pozostałe materiały), upominków, artykułów żywnościowych, artykułów samochodowych oraz nagród i odznaczeń.

15. Zapasy magazynowe wycenia się według cen nabycia.

16. Różnicę pomiędzy dowodem przyjęcia do magazynu – „Pz” a fakturą, wynikającą z ustalenia ceny jednostkowej, traktuje się jako odchylenie od cen ewidencyjnych.

17. Rozchód materiałów z magazynu dokonywany jest zgodnie z zasadą ceny najwcześniejszej – metoda FIFO, tj. pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

18. Przelewy bankowe dotyczące:

1) działalności budżetowej oraz płatności ze środków socjalnych, depozytowych są przekazywane w Systemie Bankowości Elektronicznej NBP;

2) płatności pozabudżetowe dotyczące Funduszu Przeciwdziałania C0VID-19 są przekazywane w Systemie Bankowości Elektronicznej BGK24.

19. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje się program „Płatnik”.

20. Ministerstwo jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.³⁾) oraz w przypadku importu towarów i usług.

21. Ministerstwo dokonuje pomniejszenia kosztów i wydatków poniesionych w danym roku budżetowym w wysokości kwot wpłacanych w tym samym roku budżetowym przez kontrahentów na podstawie umów cywilnoprawnych najmu, dzierżawy i użyczenia majątku Skarbu Państwa z tytułu partycypacji w kosztach utrzymania nieruchomości.

§ 5. 1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe zewnętrzne obce) oraz dowody księgowe zewnętrzne własne oraz wewnętrzne sporządzone przez Ministerstwo. Obieg dowodów finansowo-księgowych regulują odrębne przepisy wewnętrzne.

2. Dowód księgowy zawiera:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Można zrezygnować z zamieszczania na dowodzie księgowym danych wymienionych w ust. 2 pkt 1-3 i 5, jeśli wynika to z odrębnych przepisów.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana na dowodzie bądź dołączana jest do dowodu księgowego w postaci wydruku z systemu finansowo-księgowego.

5. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej, która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych. Numer na dowodzie składa się z: symbolu rejestru dowodu księgowego, roku łamanego przez miesiąc, w którym ten dowód został ujęty w księgach rachunkowych, łamanego przez kolejny numer w miesiącu i nr pozycji.

6. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ....” lub na wydruku z systemu finansowo-księgowego.

7. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w sposób wiarygodny i kompletny.

8. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dowodów księgowych sprawdzonych pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym:

1) z uwagi na termin składania sprawozdań budżetowych do 10 dnia po upływie okresu sprawozdawczego, wszystkie dowody księgowe, które wpłyną do Departamentu Budżetu i Finansów do czwartego dnia miesiąca okresu sprawozdawczego, zaliczane będą do danego okresu sprawozdawczego z zastrzeżeniem pkt 2–6. Dowody księgowe, które wpłyną po czwartym dniu następnego miesiąca należy zaliczyć do następnego okresu sprawozdawczego;

2) dowody księgowe roku ubiegłego, które wpłyną do Departamentu Budżetu i Finansów do 10 stycznia następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia i uwzględnia w sprawozdaniach budżetowych za miesiąc grudzień oraz w sprawozdaniu statystycznym kwartalnym Rb-N i Rb-Z;

3) dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną w okresie od 11 stycznia do 31 stycznia następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia i uwzględnia w sprawozdaniach rocznych dla części budżetowej 55. Jeżeli w wyniku ujęcia w księgach rachunkowych powyższych dowodów nastąpiła zmiana stanu należności i zobowiązań, to również należy sporządzić korektę sprawozdań Rb-N i Rb-Z w terminie do 6 lutego;

4) dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną w okresie od 11 stycznia do 12 lutego następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia i uwzględnia w sprawozdaniach rocznych dla części budżetowej 26 i 48 oraz Rb-BZ-1. Jeżeli w wyniku ujęcia powyższych dowodów w księgach rachunkowych nastąpiła zmiana stanu danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych części 55 oraz w sprawozdaniach Rb-N i Rb-Z, to również należy sporządzić korektę tych sprawozdań do 17 lutego;

5) dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną w okresie od 13 lutego do 15 marca, podlegają ujęciu w księgach roku poprzedniego i uwzględnieniu w korekcie sprawozdań budżetowych rocznych oraz w korekcie sprawozdań statystycznych za IV kwartał Rb-N i Rb-Z, o ile spowodują zmianę stanu danych w nich wykazanych. Korektę sprawozdań należy sporządzić nie później niż do 10 dnia po sporządzeniu sprawozdania finansowego;

6) dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną po 15 marca, a nie mają istotnego wpływu na wynik finansowy, podlegają ujęciu w księgach rachunkowych roku następnego.

9. Zapis księgowy zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych przedstawiony w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, pod którym ujęto dokument w księgach rachunkowych;

5) określenie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych;

6) oznaczenie kont, których dotyczy;

7) klasyfikację w układzie tradycyjnym (część, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej) i wydatków w układzie zadaniowym (funkcję, zadanie, podzadanie, działanie, czynność).

10. Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych (system QUORUM) pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Wydruk jest dowodem równoważnym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych (system QUORUM).

11. Symbole (skróty) stosowane przy ewidencjonowaniu zdarzeń operacji gospodarczych w ewidencji księgowej oznaczają:

1) DZ – dokument zastępczy;

2) WB – wyciąg bankowy;

3) PK – polecenie księgowania;

4) BZ – budżet zadaniowy;

5) PRF – pozycja planu rzeczowo-finansowego;

6) MAG-A – magazyn artykułów żywnościowych;

7) MAG-B – magazyn biurowy;

8) MAG-C – magazyn czystościowy;

9) MAG-E – magazyn eksploatacyjny;

10) MAG-N – magazyn nagród, odznaczeń;

11) MAG-U – magazyn upominków;

12) MAG-S – magazyn artykułów samochodowych;

13) MAG-T – magazyn techniczny;

14) RK – raport kasowy;

15) LN – likwidacja pozostałego środka trwałego;

16) LT – likwidacja środka trwałego;

17) OT – przyjęcie środka trwałego;

18) OTW – przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych;

19) PO PT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna;

20) PT – protokół przekazania środka trwałego;

21) PN – protokół przekazania pozostałego środka trwałego;

22) PZ – magazyn przyjmie;

23) RW – rozchód wewnętrzny;

24) RW-PNU – przyjęcie pozostałego środka trwałego;

25) RWW-PNU – przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych;

26) UM – umowa;

27) DEL-delegacja;

28) GPW – Giełda Papierów Wartościowych;

29) FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

30) ZFŚS – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;

31) KO – komórka organizacyjna;

32) NM – osoby nieobjęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń;

33) KSC – członkowie Korpusu Służby Cywilnej;

34) R – osoby zajmujące kierownicze stanowiska państwowe;

35) GP – Gabinet Polityczny;

36) MAP – Ministerstwo Aktywów Państwowych.

12. Na strukturę konta analitycznego składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej (przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania) lub czterocyfrowy symbol poza paragrafem klasyfikacji budżetowej (np. w przypadku środków trwałych według Klasyfikacji Środków Trwałych).

13. Strukturę kont analitycznych rozszerza się w zależności od potrzeb.

14. Analityka do budżetu zadaniowego jest zawarta w słowniku w systemie finansowo-księgowym Quorum.

15. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów, operacja gospodarcza jest dokumentowana za pomocą księgowego dowodu zastępczego, sporządzonego przez osobę dokonującą daną operację i zatwierdzonego pod względem merytorycznym przez nadzorującego dyrektora bądź upoważnioną osobę. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Gdy wpłynie zewnętrzny obcy dowód, do którego wystawiono zastępczy dowód księgowy, należy porównać treść i zapisy, w przypadku różnic dokonać stosowne zapisy korygujące oraz dołączyć i przechowywać razem z dowodem zastępczym.

16. Wykorzystywany w Ministerstwie system informatyczny QUORUM zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i z zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

17. Zapisom w księgach rachunkowych automatycznie nadawane są przez system finansowo-księgowy QUORUM kolejne numery pozycji w danym dzienniku częściowym.

18. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz umożliwiający ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów.

19. Obroty są liczone w księgach rachunkowych w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są przenoszone na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji nie później niż na koniec roku obrotowego, zgodnie z art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, i są przechowywane w wydziale księgowym Departamentu Budżetu i Finansów. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

20. Każdemu zapisowi w księgach rachunkowych przypisuje się symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami określonymi w załączniku nr 4 do zarządzenia.

21. W dzienniku rocznym nadawana jest numeracja roczna dla każdego dziennika częściowego jako liczba porządkowa z zachowaniem numeracji miesięcznej w odniesieniu do każdej paczki w danym rejestrze księgowym.

Rozdział 3

Metody wyceny aktywów i pasywów

§ 6. 1. W Ministerstwie aktywa i pasywa wycenia się według zasad w ustawie o rachunkowości, w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych. Przy wycenie aktywów i pasywów należy kierować się zasadą ostrożności i zakazu kompensat. Zgodnie z zasadą ostrożności wycena poszczególnych aktywów i pasywów powinna być dokonywana w taki sposób, aby nie zniekształciła wyniku finansowego.

2. W Ministerstwie dokonuje się wyceny aktywów i pasywów na dzień ich nabycia oraz na koniec roku obrotowego, według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa z uwzględnieniem następujących zasad:

1) środki trwałe w budowie (inwestycje rozpoczęte) – w wysokości ogółu kosztów poniesionych na ich budowę, montaż, przystosowanie i ulepszenie środka trwałego, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;

2) środki trwałe – w przypadku nabycia – wycenia się według cen nabycia lub według kosztów wytworzenia, w przypadku nieodpłatnego otrzymania na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości; uzasadnione koszty pośrednie związane z zakupem lub wytworzeniem środka trwałego rozlicza się proporcjonalnie w stosunku do ogółu poniesionych kosztów;

3) środki trwałe, towary, materiały otrzymane od:

a) innych jednostek budżetowych wycenia się według wartości wynikającej z ewidencji w poprzedniej jednostce budżetowej,

b) niebędących jednostkami budżetowymi, nieodpłatnie lub w formie darowizny – według wartości rynkowej wartość rynkowa określona jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia (tzw. wartość godziwa); w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika majątku ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

4) ujawnione środki trwałe – według wartości godziwej z dnia ujawnienia; w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

5) rzeczowe składniki majątku obrotowego – według cen nabycia lub kosztu wytworzenia z uwzględnieniem ostrożnej wyceny na dzień bilansowy;

6) aktywa finansowe długoterminowe – akcje/udziały – ujmuje się w księgach rachunkowych w cenie nabycia. Za datę ich nabycia (datę operacji gospodarczej) przyjmuje się datę wpisu podwyższenia kapitału do Krajowego Rejestru Sadowego lub datę podpisania protokołu przejęcia akcji/udziałów w przypadku przejęcia ich z innych resorów. W przypadku braku danych historycznych odnośnie ceny nabycia (akcje/udziały przejmowane z innych resortów) to za cenę nabycia uznaje się wartość nominalną akcji/udziałów wynikającą z przekazanej informacji:

a) akcje/udziały notowane na giełdzie papierów wartościowych (GPW) i nienotowane na GPW nabyte z mocy prawa, objęte za wkłady niepieniężne, lub przejęte z innych resortów odnosi się w fundusz jednostki (030/800). Przy czym protokół przejęcia, sporządzony do celów ewidencji księgowej, powinien zawierać informacje wynikające z ewidencji księgowej (innego resortu) dotyczące: ceny nabycia akcji/udziałów oraz inne informacje niezbędne do celów księgowych takie jak dokonane odpisy aktualizujące oraz zwiększenia wartości akcji/udziałów,

b) wzrost wartości nominalnej akcji/udziałów w wyniku podwyższenia kapitału zakładowego spółki bądź wzrost ilości akcji/udziałów odnoszony jest w fundusz jednostki (030/800). Zmniejszenie wartości nominalnej akcji/udziałów wskutek obniżenia kapitału zakładowego spółki bądź zmniejszenie ilości akcji/udziałów jest odnoszone w ciężar funduszu jednostki (800/030),

c) aktualizację wartości długoterminowych aktywów finansowych – akcji i udziałów – dokonuje się raz w roku na dzień bilansowy,

d) na dzień bilansowy wartość akcji i udziałów spółek:

– notowanych na giełdzie przeszacowuje się do wartości w cenie rynkowej według wartości z ostatniej sesji danego roku obrotowego, a różnicę z przeszacowania rozlicza się zgodnie z art. 35 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

– – skutki przeszacowania powodujące wzrost ich wartości do poziomu cen rynkowych zwiększają fundusz z aktualizacji wyceny w korespondencji z kontem 031 – „Korekty wyceny wartości akcji notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych” (031/800),

– – obniżenie wartości akcji uprzednio przeszacowanej do wysokości kwoty, o którą podwyższono fundusz z aktualizacji wyceny, jeżeli kwota różnicy z przeszacowania nie była do dnia wyceny rozliczona, zmniejsza fundusz w korespondencji z kontem 031 – „Korekty wyceny wartości akcji notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych” (800/031),

– – w pozostałych przypadkach skutki obniżenia wartości akcji zalicza się do kosztów finansowych (751/073). Wzrost wartości bezpośrednio wiążący się z uprzednim obniżeniem jej wartości, zaliczonym do kosztów finansowych, ujmuje się do wysokości tych kosztów jako przychody finansowe (073/750),

– – dla spółek w likwidacji lub upadłości, dla których:

– – – sąd wydał prawomocne postanowienie o zakończeniu likwidacji lub upadłości oraz dla spółek nieprowadzących działalności, przyjmuje się wartość księgową 0,00 zł, co oznacza że obejmuje się odpisem aktualizującym wartość ceny nabycia,

– – – syndycy lub likwidatorzy podali kapitał podstawowy zamiast kapitału zakładowego, przyjmuje się wartość wynikającą z zastosowania algorytmu wynikającego z iloczynu kapitału podstawowego i udziału % Skarbu Państwa w kapitale zakładowym. W przypadku ujemnego kapitału podstawowego przyjmuje się wartość księgową 0,00 zł, co oznacza że obejmuje się odpisem aktualizującym wartość ceny nabycia,

– nienotowanych na GPW są wyceniane w cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości ustalone w oparciu o wartość księgową akcji/udziałów ustaloną na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego, tj.: wartość kapitałów własnych spółki z ostatniego dnia roku obrotowego (podana w bilansie) podzielona przez ilość wszystkich akcji/udziałów spółki a następnie pomnożona przez ilość akcji/udziałów Skarbu Państwa:

– – skutki przeszacowania powyżej ceny nabycia nie podlegają ewidencji księgowej,

– – skutki przeszacowania wartości akcji „in minus” ujmuje się jako odpis aktualizujący i odnosi w koszty finansowe (751/073),

– – w przypadku ponownej wyceny, gdy korekta jest na plus to następuje przywrócenie uprzednio utraconej wartości do pierwotnej wartości w cenie nabycia (073/750), a w przypadku pozostałej wartości powyżej wartości w cenie nabycia nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej,

e) zbycie akcji/udziałów (przekazanie, sprzedaż). Za datę ich zbycia (datę operacji gospodarczej) przyjmuje się datę wpisu obniżenia kapitału do Krajowego Rejestru Sadowego lub datę podpisania protokołu przekazania akcji/udziałów do innych resorów. Transakcja do momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sadowego jest ujmowana na koncie rozrachunkowym (240),

f) rozchód sprzedanych/przekazanych akcji/udziałów spółek:

– notowanych na GPW, dla których:

– – dokonano wcześniej odpisu z tytułu trwałej utraty odbywa się poprzez: wyksięgowanie dokonanego odpisu z tytułu trwałej utraty wartości (073/030) i wyksięgowanie wartości netto akcji (751/030),

– – dokonano zwiększenia wartości w wyniku przeszacowania powodującego wzrost ich wartości do poziomu cen rynkowych ( korekta in plus) odbywa się poprzez odniesienie wartości akcji w cenie nabycia powiększonej o wartość korekty w koszty finansowe (751/030) oraz rozliczenie funduszu z aktualizacji (wyceny 800/031),

– – nie dokonano odpisu odbywa się poprzez wyksięgowanie wartości akcji w cenie nabycia w koszty finansowe (751/030),

– nienotowanych na GWP, dla których:

– – dokonano wcześniej odpisu z tytułu trwałej utraty odbywa się poprzez: wyksięgowanie dokonanego odpisu z tytułu trwałej utraty wartości (073/030) i wyksięgowanie wartości netto akcji (751/030),

– – nie dokonano odpisu odbywa się poprzez wyksięgowanie wartości akcji w cenie nabycia (751/030),

g) odpisów aktualizujących wartość akcji/udziałów w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje się w terminie do 31 stycznia roku następnego, wg stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od komórek organizacyjnych sprawujących nadzór nad daną spółką;

7) do bilansu wartość środków trwałych przyjmowana jest w wysokości netto, tj. po pomniejszeniu o wartość umorzenia obliczonego za cały okres od początku użytkowania środka trwałego a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;

8) krajowe środki pieniężne (złoty polski) – w wartości nominalnej;

9) operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej – odpowiednio po kursie:

a) faktycznie zastosowanego w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań, przez bank, z którego usług korzysta jednostka, tj. przez Narodowy Bank Polski, zwany dalej „NBP” i Bank Gospodarstwa Krajowego, zwany dalej „BGK”,

b) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt a, a także w przypadku pozostałych operacji;

10) należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy;

11) nie później niż na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych składniki aktywów i pasywów – po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, a powstałe różnice z tego tytułu zalicza się do przychodów i kosztów finansowych, z wyjątkiem różnic kursowych dotyczących środków trwałych, środków trwałych w budowie lub wartości niematerialnych i prawnych;

12) należności – w kwocie wymaganej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności;

13) zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty.

§ 7. 1. Środki trwałe Ministerstwa finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji; środki te ewidencjonuje się na koncie 011 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia.

2. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu, wartość początkową tych środków powiększa się sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku obrotowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

3. Do środków trwałych umarzanych stopniowo zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł i przewidywanym okresie ich używania dłuższym niż rok. Środki trwałe są umarzane według metody liniowej począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto je do ewidencji według stawek amortyzacyjnych, o których mowa w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800, 1927, 2105, 2106 i 2269). Ustalona na dzień przyjęcia środka trwałego do używania metoda jego amortyzacji jest stosowana w sposób ciągły w kolejnych okresach. Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego.

4. Odpisów umorzeniowych od ujawnionych środków trwałych dokonuje się począwszy od miesiąca następnego, w którym składniki te zostały wprowadzone do ewidencji.

5. Odpisów umorzeniowych od środków trwałych dokonuje się do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe przeznaczenia środka trwałego do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru.

6. Komputer, drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarkę albo notebook zalicza się do środków trwałych, jeżeli wartość początkowa tego sprzętu albo urządzenia przekracza 10 000 zł i okres używania jest dłuższy niż rok.

7. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane, w zależności od sytuacji, ze środków na wydatki bieżące lub wydatki inwestycyjne. Nowa licencja zastępująca dotychczas używaną wersję (o ile nie zwiększa ceny nabycia środka trwałego), której wartość:

1) przekracza 10 000 zł stanowi nowy tytuł wartości niematerialnych i prawnych i jest finansowana ze środków inwestycyjnych;

2) nie przekracza 10 000 zł stanowi nowy tytuł wartości niematerialnych i prawnych i jest finansowana ze środków na wydatki bieżące.

8. Dotychczas używana wersja licencji, która została zastąpiona nową, jeśli nie spełnia definicji wartości niematerialnych według ustawy o rachunkowości, jest wyksięgowana z ksiąg rachunkowych.

9. Nie umarza się:

1) gruntów;

2) dóbr kultury będących dziełem człowieka, stanowiących świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową.

§ 8. 1. Pozostałe środki trwałe Ministerstwa o wartości początkowej nie wyższej niż 10 000 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące.

2. Pozostałe środki trwałe są ewidencjonowane na koncie 013 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia z zastrzeżeniem ust. 3 i podlegają jednorazowemu umorzeniu w dniu ich przyjęcia do używania w ciężar konta 401.

3. Pozostałe środki trwałe Ministerstwa, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Poszczególne środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika w zależności od ich przeznaczenia bądź przypisuje się do danego pomieszczenia.

4. Telefony komórkowe, bez względu na ich wartość, ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

§ 9. 1. Wartości niematerialne i prawne Ministerstwa, w szczególności licencje na programy komputerowe i autorskie prawa majątkowe, finansuje się ze środków:

1) przeznaczonych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 10 000 zł, a okres używania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według cen nabycia lub kosztu wytworzenia:

a) wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł umarza się począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały wprowadzone do ewidencji, według następujących stawek:

– licencje (sublicencje ) na programy komputerowe 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

– prawa autorskie 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów nie krótszy niż 24 miesiące, licencje na emisję programów radiowych i telewizyjnych 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

– pozostałe wartości niematerialne i prawne 20% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych 60 miesięcy,

b) jeżeli wynikający z umowy okres korzystania z praw majątkowych tych składników jest dłuższy niż 12 miesięcy, ale krótszy niż 24 miesiące to amortyzacja może być dokonywana zgodnie z okresem trwania umowy,

c) naliczone odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych ujmuje się w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego i ewidencjonuje na koncie 071. Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego;

2) przeznaczonych na wydatki bieżące, gdy ich wartość nie przekracza 10 000 zł; są one ewidencjonowane na koncie 021 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia a okres użytkowania jest dłuższy niż rok, a gdy okres użytkowania jest równy bądź krótszy niż rok są ewidencjonowane bezpośrednio w koszty.

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, które zalicza się do pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, umarza się jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania. Umorzenie ewidencjonuje się na koncie 072.

3. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, są również umarzane:

1) książki;

2) odzież;

3) meble i dywany.

4. Odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, bądź zlikwidowanych lub sprzedanych ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych na podstawie naliczonego umorzenia wynikającego z dowodów księgowych.

5. Odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych zwartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe dotyczące przeznaczenia wartości niematerialnej i prawnej do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru.

6. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej; wartości tych nie ujmuje się na koncie 021.

7. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane, w zależności od sytuacji, ze środków na wydatki bieżące lub wydatki inwestycyjne. Nowa licencja zastępująca dotychczas używaną wersję (o ile nie zwiększa ceny nabycia środka trwałego), której wartość:

1) przekracza 10 000 zł stanowi nowy tytuł wartości niematerialnych i prawnych i jest finansowana ze środków inwestycyjnych;

2) nie przekracza 10 000 zł ale stanowi nowy tytuł wartości niematerialnych i prawnych i jest finansowana ze środków na wydatki bieżące.

8. Dotychczas używana wersja licencji, która została zastąpiona nową, jeśli nie spełnia definicji wartości niematerialnych według ustawy o rachunkowości, jest wyksięgowana z ksiąg rachunkowych.

§ 10. 1. Krajowe i zagraniczne środki pieniężne przechowywane w kasie w postaci gotówki oraz krajowe środki pieniężne lokowane na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na kontach zespołu 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe”.

2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ewidencjonuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”.

3. Operacje gospodarcze związane z materiałami i towarami są ewidencjonowane na kontach zespołu 3 „Materiały i towary”.

4. Koszty działalności Ministerstwa ewidencjonuje się na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”.

5. Przychody i koszty finansowe są ewidencjonowane na kontach zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”.

6. Fundusz Ministerstwa, równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 „Fundusze, rezerwy i wynik finansowy”.

7. Operacje gospodarcze są klasyfikowane do ujęcia w księgach rachunkowych według zasad określonych w załączniku nr 5 do zarządzenia.

8. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do należności:

1) od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności w wysokości określonej w § 11 ust. 6.

§ 11. 1. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

2. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

3. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

– zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego (umowa, porozumienie itp.),

– zgodnie z art. 58 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – w formie pisemnego, jednostronnego oświadczenia woli dysponenta części budżetowej,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych – w formie prawomocnej decyzji o umorzeniu należności wydanej na wniosek zobowiązanego;

2) w przypadku należności przedawnionych – protokołem parafowanym przez kierującego daną komórką organizacyjną odpowiedzialną merytorycznie za prowadzenie sprawy, podpisanym przez głównego księgowego i radcę prawnego wskazującym dzień przedawnienia, a ponadto zawierającym wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem, sporządzonym i parafowanym przez komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjęcia przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku, lub

d) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty

– z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, po wydaniu postanowienia należy przeprowadzić postępowanie o wyjawienie majątku dłużnika, a ponadto ustalić, że za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

4. Należności, o których mowa w ust. 2, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

5. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według algorytmu opisanego w ust. 6.

6. Podział na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności, o których mowa w § 10 ust. 8 pkt 5 i przypisane im wartości odpisów aktualizujących są następujące:

1) do 1 miesiąca – bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 miesiąca do 3 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 30% należności;

3) powyżej 3 miesięcy do 6 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

4) powyżej 6 miesięcy do roku – odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

5) powyżej roku – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

7. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień bilansowy.

8. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do ostatniego dnia lutego roku następnego.

9. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

10. Nie dochodzi i nie ewidencjonuje się odsetek za zwłokę od nieterminowo uregulowanych należności cywilnoprawnych i publicznoprawnych w przypadku, gdy wysokość odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki polecone, o której mowa w art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, 1598, 2076, 2105, 2262 i 2328).

11. Zaewidencjonowane odsetki w księgach rachunkowych, które nie zostały uregulowane w pełnej wysokości i pozostałość nie przekracza ww. trzykrotności podlegają wyksięgowaniu w dniu ich uregulowania z wykorzystaniem ujemnego zapisu księgowego.

12. Nie podejmuje się dalszych czynności windykacyjnych w stosunku do należności cywilnoprawnej, której kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł i zostało jeden raz wysłane do dłużnika wezwanie do zapłaty. W zaistniałej sytuacji należność wraz z odsetkami podlega przeksięgowaniu w ciężar kosztów Ministerstwa po upływie 12 miesięcy od dnia przypisania należności.

13. Rekompensatę za dochodzenie należności, o której mowa w art. 10 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 935 i 1086) nalicza się i dochodzi w przypadku naliczenia odsetek, jeżeli jej kwota jest niższa od kwoty świadczenia pieniężnego w rozumieniu tej ustawy.

Rozdział 4

Sprawozdawczość i ustalenie wyniku finansowego

§ 12. 1. Sprawozdania budżetowe są prowadzone na podstawie własnych ksiąg rachunkowych, oddzielnie dla każdej części budżetowej i rodzaju środków.

2. Dla zapewnienia rzetelnych i trwałych zapisów księgowych zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sporządzenie sprawozdań jest poprzedzone ostatecznym i trwałym zatwierdzeniem ksiąg rachunkowych w systemie finansowo-księgowym.

3. Sprawozdania finansowe obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu Ministerstwa oraz informację dodatkową na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego są sporządzane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342). Szczegółowy sposób sporządzania sprawozdań finansowych określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa jest prowadzona zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z:

1) rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 964);

2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej, obowiązującym w danym roku;

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1731);

4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2396).

5. Sprawozdania budżetowe i finansowe są przekazywane Ministrowi Finansów za pośrednictwem Internetowego Systemu Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor). W celu zachowania zgodności danych z ewidencją księgową dane do sprawozdań budżetowych są eksportowane do ISOBP Trezor z systemu informatycznego FK.

6. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych przekazywane są za pośrednictwem ePUAP do Urzędu Statystycznego we Wrocławiu, sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach przekazywane są za pośrednictwem ePUAP do Głównego Urzędu Statystycznego.

7. Sprawozdania w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym, przekazywane są za pośrednictwem ePUAP do Ministerstwa Finansów.

8. Sprawozdania podpisuje upoważniony przez kierownika jednostki Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów i Główny Księgowy lub osoby upoważnione.

9. Przed podpisaniem i przekazaniem przez osoby wymienione w ust. 8 sprawozdania budżetowe, sprawozdania z operacji finansowych są:

1) sprawdzane przez upoważnionych pracowników Departamentu Budżetu i Finansów;

2) weryfikowane na liście weryfikacyjnej w Internetowym Systemie Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor) przez upoważnionych pracowników Departamentu Budżetu i Finansów.

10. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.⁴⁾).

11. Ministerstwo sporządza sprawozdania jednostkowe:

1) Rb-23;

2) Rb-28;

3) Rb-Programy;

4) Rb-28NW;

5) RB-27;

6) Rb-N;

7) Rb-Z;

8) Rb-70;

9) RB-BZ1.

12. Sytuacja finansowa i majątkowa Ministerstwa jest w sposób dokładny i zgodny z rzeczywistością prezentowana w sprawozdaniu finansowym.

13. Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych, wykryte w bieżącym roku obrotowym, z zastrzeżeniem pkt 15, koryguje się w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Przed ujęciem korekty w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego oceny wymaga, czy wpływ błędów na treść sporządzonych sprawozdań finansowych był istotny z punktu widzenia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

14. Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych za:

1) nieistotne, wpływają na wynik finansowy bieżącego roku obrotowego;

2) istotne wpływają na wartość funduszu jednostki.

15. Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości przyjmuje się niżej wymienione uproszczenia, które nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelny i jasny obraz sytuacji finansowej jednostki oraz na wynik finansowy:

1) dopuszcza się księgowanie bezpośrednio w koszty bieżącego okresu wydatków stanowiących koszty przyszłych okresów w przypadkach gdy są to koszty ponoszone w każdym roku obrachunkowym (np.: opłacane z góry składki, opłaty, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne);

2) koszty wynikające z faktur, na których nie ma daty operacji gospodarczej, obejmujące okres na przełomie miesięcy i lat, np. faktura za energię elektryczną za okres od 11 grudnia do 10 stycznia, ujmuje się w ciężar ostatniego miesiąca, którego faktura dotyczy (stycznia);

3) koszty wynikające z faktur, na których nie ma daty operacji gospodarczej, i w których występuje rozliczenie usług np. za okres 1–31 grudnia oraz abonament za okres od 1 do 31 stycznia ujmuje się w ciężar miesiąca, którego dotyczy abonament (stycznia);

4) opłaty i prowizje bankowe księguje się w koszty w oparciu o dane z wyciągu bankowego;

5) na kontach zespołu 1, dotyczących rachunków bankowych, obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów. Oznacza to, że do zapisów zwrotu nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny po obu stronach konta;

6) ewidencję zdarzeń gospodarczych prowadzi się z pominięciem kont zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie oraz zespołu 6 Produkty;

7) należności z tytułu dochodów budżetowych, na które nie wystawia się faktur, not, decyzji a ich wysokość wynika z aktów prawnych, podlegają przypisaniu w księgach w momencie wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy Ministerstwa (wn 2.. ./ma 7....);

8) na kontach księgowych ewidencji wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie (inwestycji), magazynów, umorzenia i amortyzacji, prowadzi się bez wskazywania części budżetowej;

9) akcje i udziały spółek Skarbu Państwa ujmowane są w części 55 Aktywa państwowe.

16. W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, bez względu na ich istotność, ujmuje się na koncie 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

17. Za nieistotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności cząstkowej określonej dla poszczególnych pozycji bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu oraz istotności ogólnej.

18. Dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przyjmuje się ogólny próg istotności 0,5% sumy bilansowej. Przyjmuje się istotność cząstkową dla poszczególnych pozycji bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu w wysokości 0,5% odpowiadających im pozycji ujętych w sprawozdaniu finansowym roku poprzedniego. Jako kwoty istotne, traktuje się te, które przekraczają 0,5% przyjętej istotności cząstkowej.

19. Wielkości, które są niższe od istotności cząstkowej, rozpatrywane jako suma za cały rok obrotowy, a nie każda wielkość z osobna, mogą być uznane za nieistotne jeśli suma ich nie przekracza ustalonej istotności ogólnej.

20. Ministerstwo nie prowadzi rozliczeń międzyokresowych kosztów.

§ 13. 1. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości tworzy się na dzień bilansowy, z uwzględnieniem istotności odnoszącej się do obowiązku wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji istotnych, wpływających na ocenę kondycji finansowej i sytuacji majątkowej Ministerstwa. Uwzględniając zasadę istotności, rezerwy na zobowiązania w Ministerstwie tworzy się na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych, których prawdopodobieństwo wystąpienia wynosi co najmniej 50%.

2. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych tworzy się na podstawie informacji sporządzonej przez komórki organizacyjne prowadzące merytorycznie postępowanie sądowe. Informacja zawiera w szczególności wykazanie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia przyszłego zobowiązania oraz wartość zobowiązania.

3. Rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych – w zależności od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się łączą.

4. Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę.

5. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustalenia ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe.

6. Z uwagi na ewentualne zmiany okoliczności tworzenia i aktualizacji rezerw, nie rzadziej niż na dzień bilansowy, jednostka dokonuje weryfikacji zasadności i wysokość kwoty utworzonych rezerw.

§ 14. 1. Korekty błędnych zapisów księgowych bądź zapisy związane z przeksięgowaniami, wyksięgowaniami, rozliczeniami są dokonywane na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego PK – polecenie księgowania.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych koryguje się jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych poprawia się przez skreślenie błędnej treści i kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej tej czynności, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

§ 15. 1. W ewidencji pozabilansowej ujmowane jest zaangażowanie środków budżetowych oraz ewidencja gwarancji bankowych i weksli.

2. Zaangażowanie:

1) środków budżetowych i środków europejskich jest wprowadzane do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi; wniosków wynikających z zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych, preliminarzy;

2) wynagrodzeń jest wprowadzane do ewidencji na podstawie informacji otrzymywanych z Biura Dyrektora Generalnego według bieżących danych wynikających z zawartych umów z pracownikami, otrzymywanych decyzji w tym rezerw celowych i dokonywanych zmian w planie rzeczowo-finansowym;

3) zobowiązań innych, niż wymienione w pkt 1 i 2, jest na bieżąco wprowadzane do ewidencji.

§ 16. W ewidencji księgowej w części oznaczonej 99 – Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 ujmowany jest plan, wykonanie Funduszu Przeciwdziałania COVID-19, o którym mowa w art. 65 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 568, z późn. zm.⁵⁾). W ewidencji majątkowej ujmowane są zakupy środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, dokonane adaptacje realizowane przez Spółki na potrzeby wyposażenia szpitali tymczasowych w tym umorzenia.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 17. Traci moc zarządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Aktywów Państwowych (Dz. Urz. Min. Akt. Państ. z 2021 r. poz. 1).

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 stycznia 2021 r.