Zaliczki i rabaty w księgach rachunkowych

Rozdział III

1. Ewidencja zaliczek na poczet zakupu towarów i materiałów

W poprzednich rozdziałach zaprezentowano szczegółowo podatkowe zasady, jakie obowiązują przy określaniu momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT oraz przychodu/kosztu w podatkach dochodowych w przypadku otrzymanych bądź wpłacanych zaliczek. Przepisy bilansowe zawierają szczególne rozwiązania dotyczące ewidencji zaliczek i ich prezentacji w bilansie.

Zaliczki otrzymane na poczet dostaw towarów i usług, do czasu ich realizacji w przyszłych okresach, ewidencjonuje się na koncie "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Dopiero w momencie wykonania usługi bądź wydania towaru należy je przeksięgować na konto "Przychody ze sprzedaży". Jeśli otrzymana zaliczka jest wpłacana w walucie obcej, należy ją wycenić według kursu faktycznie zastosowanego - kursu kupna banku z dnia otrzymania zaliczki. Należy pamiętać, że obowiązek wystawienia faktury VAT dokumentującej otrzymaną zaliczkę wymaga zastosowania kursu średniego NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ustawy o VAT).

Jeśli przed realizacją umowy/zamówienia kontrahent wpłacający zaliczkę zrezygnuje z zamówienia, należy wystawić fakturę korygującą do faktury potwierdzającej otrzymanie zaliczki. W księgach rachunkowych taka operacja będzie ewidencjonowana jako storno zapisów dotyczących otrzymania zaliczki. Gdyby z umowy wynikało, że zaliczka nie podlega zwrotowi, należy ją ująć na koncie "Pozostałe przychody operacyjne". W przypadku odstąpienia od umowy zatrzymana zaliczka nabiera charakteru odszkodowawczego i należy ją zakwalifikować do przychodów działalności operacyjnej.