1. Koszty podróży służbowych innych osób niż pracownicy

W przepisach podatkowych istnieją regulacje, które dotyczą podróży służbowych i odnoszą się nie tylko do pracowników. Oznacza to, że i sam ustawodawca zakłada, iż z podróżami służbowymi czy tylko podróżami można mieć do czynienia w ramach różnych form wykonywania pracy na rzecz danego podmiotu.

Wobec braku wyraźnych regulacji prawnych, które dotyczyłyby podróży służbowych innych osób niż pracownicy, rozliczenie podróży służbowych odbywa się na podstawie umowy, która określa relacje między stronami - podmiotem zatrudniającym a osobą zatrudnioną na innej podstawie niż umowa o pracę.

W zależności od tego, na jakiej podstawie jest wykonywana praca, podstawą określającą zasady odbywania podróży służbowych, rozliczania ich kosztów będzie:

§ w przypadku umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego - ta umowa. Potwierdza to postanowienie Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 26 lutego 2007 r. (sygn. PUS.I/415/30/06):

Umowa cywilnoprawna (umowa zlecenia, umowa o dzieło) powinna zawierać zapis dotyczący zwrotu kosztów podróży. Zwrot kosztów może nastąpić na podstawie oświadczenia o odbytej podróży, do którego załącza się dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków (...);