Faktury elektroniczne - sposób na ułatwienie pracy firmy

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem że wystawca:

● otrzyma od odbiorcy faktur akceptację tego sposobu przesyłania faktur (§ 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych);

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych po stronie zarówno dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur.

● zapewni autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, który wysyła fakturę. Przez integralność treści faktury należy z kolei rozumieć to, że w przesłanej fakturze nie można zmienić danych.

Zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych

Zgoda na przesyłanie faktur elektronicznych jest dla sprzedawcy niezbędnym dokumentem, aby mógł on wystawiać i wysyłać faktury w formie elektronicznej. Należy dopełnić tego obowiązku, gdyż brak zgody może spowodować negatywne konsekwencje, szczególnie dla nabywcy, gdyż organ podatkowy może zakwestionować fakt otrzymania fraktury. Zgoda na przesyłanie faktur w formie elektronicznej może mieć formę tradycyjną, np. pisma podpisanego przez nabywcę, wiadomości wysłanej e-mailem. Jak wynika z przepisów rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.