Prawa i obowiązki podatnika zobowiązanego do prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej - wyjaśnienia MF

I. Podstawowe przepisy związane z prowadzeniem ewidencji za pomocą kas rejestrujących

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do regulacji zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2009 r. oraz z 26 lipca 2010 r. obowiązek ten, co do zasady, powstaje, jeżeli podatnik przekroczył w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz ww. podmiotów w wysokości 40 000 zł. W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w danym roku podatkowym obowiązek ten powstaje z dniem przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł. Obowiązek ten również dotyczy podatników, bez względu na wysokość osiąganego obrotu, jeżeli prowadzą działalność w zakresie wymienionym w § 4 ww. rozporządzeń.

Wraz z utratą prawa do korzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas podatnik musi dokonać wyboru kasy, która będzie mu służyła do prowadzenia ewidencji.

Wybór ten powinien być poprzedzony odpowiednią analizą. Podatnik powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych, wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje (np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów).

Celowym jest też rozważenie, czy właściwszym urządzeniem będzie kasa przenośna czy stacjonarna, współpracująca z komputerem, czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Sprawą znaczącą przy wyborze kasy jest również wzięcie pod uwagę, jakie możliwości w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi dają rozwiązania zawarte w danym typie kasy (por. pkt IV.2). Należy wybrać rozwiązanie najbardziej właściwe z punktu widzenia profilu działalności podatnika.