Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek w 2014 r. - praktyczne rozliczenia
Roczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych w 2014 r. wynosi 112 380 zł. Po przekroczeniu tej kwoty nie należy odprowadzać składek na te ubezpieczenia.
Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek płatnik może uzyskać na podstawie własnej dokumentacji, informacji od ubezpieczonego lub ZUS.
Ustalenie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych
Po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, tj. 112 380 zł, w 2014 r. nie należy opłacać składek na te ubezpieczenia, ale nadal należy opłacać składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, FGŚP i Fundusz Pracy oraz ubezpieczenie zdrowotne (pod ustawowymi warunkami). Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), to po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe jest zwolniony z tego obowiązku do końca danego roku. Nie ma przy tym znaczenia, że składka na FEP mogła zostać opłacona od podstawy niższej niż 112 380 zł.
Największe problemy z ustaleniem miesiąca, w którym ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru składek, pojawiają się, gdy taka osoba ma kilka tytułów do ubezpieczeń społecznych (np. dwie umowy o pracę) lub w ciągu roku zmieniła pracodawcę. W takiej sytuacji płatnik musi posiłkować się oświadczeniem złożonym przez ubezpieczonego, a jeśli nie ma takiego oświadczenia, samodzielnie monitorować, kiedy nastąpi przekroczenie 30-krotności i od tego momentu nie naliczać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
UWAGA!
Miesiąc, w którym następuje przekroczenie rocznej podstawy, płatnik składek ustala na podstawie posiadanej dokumentacji płacowej, a ubezpieczony na podstawie formularzy ZUS RMUA.
Jeśli ubezpieczony posiada kilka tytułów do ubezpieczeń społecznych, to na nim spoczywa obowiązek prawidłowego ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek oraz poinformowania wszystkich płatników o przekroczeniu rocznego ograniczenia (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Taką informację powinien dostarczyć przed upływem terminu płatności składek za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie 30-krotności. Złożone oświadczenie jest podstawą do zaprzestania pobierania składek przez płatnika.
Ubezpieczony, który złoży oświadczenie niezgodne ze stanem faktycznym, co spowoduje, że płatnik nie uiści należnych składek, będzie zobowiązany do ich opłacenia wraz z odsetkami (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Płatnik będzie wówczas zobowiązany do sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych. Obowiązek ten powstanie również w sytuacji nadpłaty składek.
Źródła informacji o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek
| Sposób ustalenia przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe | Wykazanie w dokumentach rozliczeniowych ZUS |
|
| w raporcie ZUS RCA w bloku III.B. w polu 02 albo w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku X w polu 06 - w przypadku ubezpieczonych opłacających składki wyłącznie za siebie, wskazując kod 1, 2 lub 3, tj.: |
| oświadczenie złożone przez ubezpieczonego | 1 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony |
| własna dokumentacja kadrowo-płacowa | 2 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu przekazał płatnik |
| pismo z ZUS | 3 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu przekazał ZUS |
PRZYKŁAD
Pracownica księgowości Maria O. złożyła w dziale kadr oświadczenie, z którego wynikało, że pracodawca powinien zaprzestać naliczania za nią składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe począwszy od sierpnia 2014 r. Płatnik składek zawiadomieniem ZUS z 1 października 2014 r. został poinformowany o błędach w dokumentach rozliczeniowych za Marię O. oraz o nieprawidłowej podstawie wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ten miesiąc. Płatnik składek obliczył i opłacił składki od podstawy wymiaru w wysokości 1000 zł, zamiast od 5000 zł. Pracodawca opłacił zaległe składki 3 października 2014 r. Maria O. złożyła PIT-2 i ma prawo do zwykłych kup.
| Lista płac za sierpień 2014 r. | Przed korektą | Po korekcie | Różnica |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Wynagrodzenie zasadnicze | 6000,00 | 6000,00 | 0,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe | 1000,00 | 5000,00 | 4000,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe | 6000,00 | 6000,00 | 0,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne - 9,76% (pracownik) | 97,60 | 488,00 | -390,40 |
| Składka na ubezpieczenia rentowe - 1,5% (pracownik) | 15,00 | 75,00 | -60,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe - 2,45% (pracownik) | 147,00 | 147,00 | 0,00 |
| Razem składki ZUS (pracownik) | 259,60 | 710,00 | -450,40 |
| Podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych) | 5629,00 | 5179,00 | - |
| Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ) | 5740,40 | 5290,00 | - |
| Podatek dochodowy - 18% (rozliczenie z małżonkiem) | 966,89 | 885,89 | - |
| Składka zdrowotna do odliczenia od podatku - 7,75% | 444,88 | 409,98 | 34,90 |
| Składka zdrowotna do przekazania do ZUS - 9% | 516,64 | 476,10 | 40,54 |
| Zaliczka na podatek do US | 522,00 | 476,00 | 46,00 |
| Do wypłaty | 4701,76 | 4337,90 | 363,86 |
Pracodawca wystosował do pracownicy pismo zobowiązujące ją do zwrotu niedopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, pomniejszonych o nadpłatę składki zdrowotnej i podatku, w wysokości 363,86 zł.
W praktyce może się zdarzyć, że płatnik będzie miał wątpliwości, czy ubezpieczony podał prawidłową podstawę wymiaru składek. W takim przypadku płatnik może wystąpić do ZUS o potwierdzenie, czy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągnęła roczne ograniczenie. Taki wniosek płatnik może złożyć we właściwej dla niego, ze względu na miejsce prowadzenia działalności, terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub elektronicznie za pomocą platformy PUE na formularzu ZUS-EPW (Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek).
PRZYKŁAD
Katarzyna W., zatrudniona od 1 lutego 2014 r. u pracodawcy X, we wrześniu 2014 r. przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Pracodawca we wrześniu naliczył składki na te ubezpieczenia od podstawy wymiaru 1390 zł. Składki na pozostałe ubezpieczenia naliczył od kwoty 11 000 zł (miesięczne wynagrodzenie pracownicy, pracownica ma również prawo do premii). 3 października 2014 r. pracownica poinformowała pracodawcę X, że w marcu 2014 r. otrzymała od byłego pracodawcy Y wyrównanie prowizji za IV kwartał 2013 r. w wysokości 1000 zł. W takiej sytuacji pracodawca X musi złożyć za wrzesień 2014 r. korektę dokumentów rozliczeniowych, w których wskaże jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwotę 390 zł (1390 zł - 1000 zł). Pracownica złożyła PIT-2 i ma prawo do zwykłych kup.
| Lista płac za wrzesień 2014 r. | Przed korektą | Po korekcie | Różnica |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Wynagrodzenie zasadnicze | 11 000,00 | 11 000,00 | 0,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe | 1390,00 | 390,00 | 1000,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe | 11 000,00 | 11 000,00 | 0,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne - 9,76% (pracownik) | 135,66 | 38,06 | 97,60 |
| Składka na ubezpieczenia rentowe - 1,5% (pracownik) | 20,85 | 5,85 | 15,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe - 2,45% (pracownik) | 269,50 | 269,50 | 0,00 |
| Razem składki ZUS (pracownik) | 426,01 | 313,41 | 112,60 |
| Podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych) | 10 463,00 | 10 575,00 | - |
| Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ) | 10 573,99 | 10 686,59 | 112,60 |
| Podatek dochodowy - 18% (rozliczenie z małżonkiem) | 1837,01 | 1857,17 | - |
| Składka zdrowotna do odliczenia od podatku - 7,75% | 819,48 | 828,21 | 8,73 |
| Składka zdrowotna do przekazania do ZUS - 9% | 951,66 | 961,79 | 10,13 |
| Zaliczka na podatek do US | 1018,00 | 1029,00 | 11,00 |
| Do wypłaty | 8604,33 | 8695,80 | 91,47 |
Po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych pracodawca X powinien zwrócić ubezpieczonej kwotę nadpłaconych składek emerytalno-rentowych, pomniejszając je o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, tj.:
97,60 zł + 15 zł - 10,13 zł = 102,47 zł.
Zwracana kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Od tej kwoty należy jednak potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, pomniejszoną o część składki na ubezpieczenie zdrowotne, która nie została odliczona od podatku, tj. o 8,73 zł. Pracownicy należy zwrócić 91,47 zł.
Nadpłata składek przez więcej niż jednego płatnika
W sytuacji gdy ubezpieczony posiada równocześnie dwa tytuły do ubezpieczeń społecznych i obaj płatnicy nadpłacili składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, ZUS ustali nadpłatę składek i dokona jej podziału między tych płatników w takich częściach, w jakich nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek (§ 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiąc, w którym nastąpiło jej przekroczenie, należy:
Krok 1
Od sumy przychodów u dwóch płatników (za okres od stycznia do miesiąca przekroczenia włącznie) odjąć kwotę limitu podstawy ustalonej na dany rok, tj. 112 380 zł i w ten sposób ustalić kwotę przekroczenia.
Krok 2
Rozliczyć kwotę przekroczenia podstawy wymiaru składek proporcjonalnie na dwóch (lub więcej) płatników, według wzoru:
| kwota przekroczenia ogółem x przychód u płatnika A lub B |
| suma przychodów ogółem u pracodawców A i B |
Kwotę przekroczenia 30-krotności u płatnika B można także wyliczyć przez odjęcie od kwoty przekroczenia ogółem kwoty przekroczenia u płatnika A, tj. bez stosowania proporcji.
PRZYKŁAD
Zofia Z. od stycznia do sierpnia 2014 r. uzyskała przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 112 380 zł. Pracownica jest zatrudniona w dwóch firmach - A i B. We wrześniu 2014 r. od pracodawcy A otrzymała 7000 zł, a od pracodawcy B 8000 zł wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Łącznie podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych wyniosła 120 000 zł, tj. (7000 zł x 8 miesięcy) + (8000 zł x 8 miesięcy). Podstawa, od której nie należało naliczać tych składek, wynosi 7620 zł, tj. 120 000 zł - 112 380 zł. Pracodawcy odprowadzili składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od pełnej wysokości wypłaconych wynagrodzeń, ponieważ Zofia Z. nie poinformowała ich o osiąganiu innych przychodów stanowiących podstawę wymiaru tych składek. Zofia Z. złożyła u pracodawcy B PIT-2 i ma prawo do zwykłych kup.
| Lista płac za sierpień 2014 r. | Pracodawca A | Pracodawca B |
| Wynagrodzenie zasadnicze | 7000,00 | 8000,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe | 7000,00 | 8000,00 |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe | 7000,00 | 8000,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne - 9,76% (pracownik) | 683,20 | 780,80 |
| Składka na ubezpieczenia rentowe - 1,5% (pracownik) | 105,00 | 120,00 |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe - 2,45% (pracownik) | 171,50 | 196,00 |
| Razem składki ZUS (pracownik) | 959,70 | 1096,80 |
| Podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych) | 5929,00 | 6792,00 |
| Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ) | 6040,30 | 6903,20 |
| Podatek dochodowy - 18% (rozliczenie z małżonkiem) | 1067,22 | 1176,23 |
| Składka zdrowotna do odliczenia od podatku - 7,75% | 468,12 | 535,00 |
| Składka zdrowotna do przekazania do ZUS - 9% | 543,63 | 621,29 |
| Zaliczka na podatek do US | 599,00 | 641,00 |
| Do wypłaty | 4897,67 | 5640,91 |
Łączna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych powinna wynieść:
112 380 zł - [(7000 zł x 8 miesięcy) + (8000 zł x 8 miesięcy)] = 7620 zł.
● Przekroczenie u pracodawcy A:
[7620 zł (przekroczenie ogółem) x 7000 zł (przychód u pracodawcy A)] : 15 000 zł (przychód u pracodawców A i B) = 3556 zł.
● Przekroczenie u pracodawcy B:
[7620 zł (przekroczenie ogółem) x 8000 zł (przychód u pracodawcy B)] : 15 000 zł (przychód u pracodawców A i B) = 4064 zł.
Podstawa wymiaru składek u pracodawcy A wynosi 3444 zł (7000 zł - 3556 zł), a u pracodawcy B - 3936 zł (8000 zł - 4064 zł).
Pracodawcy A i B skorygowali dokumenty rozliczeniowe za sierpień 2014 r. i wykazali składki w następujących wysokościach:
| Wyszczególnienie | Pracodawca A | Pracodawca B |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe | 3444,00 | 3936,00 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne - 9,76% (pracownik) | 336,13 | 384,15 |
| Składka na ubezpieczenia rentowe - 1,5% (pracownik) | 51,66 | 59,04 |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne - 9,76% (pracodawca) | 336,13 | 384,15 |
| Składka na ubezpieczenia rentowe - 6,5% (pracodawca) | 223,86 | 255,84 |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 9% | 7000,00 - (336,13 + 51,66 + 171,50) x 9% = 579,66 | 8000,00 - (384,15 + 59,04 + 196,00) = 7360,81 x 9% = 662,47 |
| Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane przez pracownika | (683,20 + 105,00) - (336,13 + 51,66) = 400,41 | (780,80 + 120,00) - (384,15 + 59,04) = 457,61 |
| Niedopłata składki zdrowotnej | 543,63 - 579,66 = -36,03 | 621,29 - 662,47 = - 41,18 |
Pracodawca A nadpłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w kwocie 400,41 zł i o tę kwotę może pomniejszyć bieżącą wpłatę na FUS. Ubezpieczonej zwróci kwotę nadpłaty tych składek po odjęciu niedopłaty na ubezpieczenie zdrowotne, tj. 364,38 zł (400,41 zł - 36,03 zł). Pracodawca B powinien postąpić tak samo i zwrócić ubezpieczonej kwotę 416,43 zł (457,61 zł - 41,18 zł).
Kwotę nadpłaconych przez pracownika składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracodawca dolicza do pozostałych przychodów pracownika uzyskanych w miesiącu, w którym dokonał zwrotu tych składek. Od łącznej kwoty należy pobrać podatek dochodowy, który należy pomniejszyć o część składki zdrowotnej, tj. o 7,75%.
Nienależnie opłacone składki
Nienależnie opłacone składki ZUS zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o zwrot tych składek (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). W takim przypadku ZUS musi zwrócić nadpłatę w ciągu 30 dni od dnia przekazania takiego wniosku (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej).
Żądanie pracodawcy zwrotu nienależnie opłaconych składek przedawnia się po 5 latach (art. 24 ust. 6g ustawy systemowej). W sytuacji przedawnienia ZUS zaliczy nadpłatę składek na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności składkowych.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 19, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1161
● § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860
● art. 36 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - Dz.U. Nr 237, poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637
● obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 13 grudnia 2013 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2014 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - M.P. z 2013 r., poz. 1028
● art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 2, art. 26 ust. 1, art. 27, art. 27b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1215
Katarzyna Kalata
ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, doktorantka Wydziału Prawa Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk z 11-letnim doświadczeniem w działach personalnych
POTRZEBUJESZ POMOCY?