Jak rozliczyć nadpłatę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powstałą w wyniku przekroczenia 30-krotności

Ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek nie stosuje się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Kto powinien poinformować pracodawcę o przekroczeniu rocznej podstawy

Płatnik składek przestaje naliczać i przekazywać do ZUS składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po osiągnięciu przez osobę ubezpieczoną w roku kalendarzowym kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru tych składek. Kwotę przekroczenia płatnik ustala na podstawie:

● własnej dokumentacji płacowej,

● informacji uzyskanej od osoby ubezpieczonej,

● zawiadomienia z ZUS.

Jeżeli składki za osobę ubezpieczoną opłaca więcej niż jeden płatnik, to ubezpieczony ma obowiązek poinformować wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznego ograniczenia (art. 19 ust. 5 i ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej ustawa systemowa).

W przypadku gdy osoba ubezpieczona złoży niezgodne ze stanem faktycznym oświadczenie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i spowoduje to powstanie zadłużenia z tytułu składek na te ubezpieczenia, ubezpieczony ma obowiązek spłacić w całości powstałe zadłużenie (§ 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek ..., dalej rozporządzenie składkowe).

PROBLEM

Pracownik złożył oświadczenie, z którego wynika, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaca za niego więcej niż jeden płatnik oraz że w październiku 2012 r. nastąpi przekroczenie limitu podstawy wymiaru tych składek. Z oświadczenia pracownika wynika, że jego przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe narastająco od początku 2012 r. do końca września 2012 r. wyniósł 100 890 zł. Przychód podlegający składkom na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w październiku 2012 r. u pracodawcy A wyniesie 4890 zł. Ze złożonego oświadczenia wynika, że przychód osiągnięty u pracodawcy B, stanowiący podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia, wyniesie w tym miesiącu 5630 zł. W jaki sposób każdy z pracodawców powinien ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za październik 2012 r.?

ROZWIĄZANIE

Jeżeli składki za osobę ubezpieczoną opłaca więcej niż jeden płatnik, a z dokumentacji oraz z oświadczenia złożonego przez ubezpieczonego wynika, że w danym miesiącu nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek, każdy z pracodawców odprowadza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wyliczając je proporcjonalnie według wzoru:

x = (a x c) : b

gdzie:

x - kwota przekroczenia kwoty granicznej przez ubezpieczonego za dany miesiąc u pracodawcy A (lub B),

a - kwota przekroczenia kwoty granicznej ogółem (licząc narastająco od początku roku) za dany miesiąc u obydwu pracodawców,

b - łączna kwota przychodu osiągnięta przez ubezpieczonego u pracodawcy A i B za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie,

c - przychód osiągnięty u pracodawcy A (lub B) za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie.

Jeżeli każdy z pracodawców naliczyłby składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od całości wypłaconego wynagrodzenia w październiku 2012 r., to roczna podstawa wymiaru zostałaby przekroczona o 5630 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(100 890 zł + 4890 zł + 5630 zł) - 105 780 zł.

Aby nie doszło do przekroczenia rocznej kwoty granicznej, pracodawca A powinien opłacić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru w wysokości 2273,01 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(5630 zł x 4890 zł) : (4890 zł + 5630 zł) = 2616,99 zł

4890 zł - 2616,99 = 2273,01 zł

Natomiast pracodawca B powinien opłacić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru w wysokości 2616,99 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(5630 zł x 5630 zł) : (4890 zł + 5630 zł) = 3013,01 zł

5630 zł - 3013,01 = 2616,99 zł

Jak skorygować dokumenty rozliczeniowe

Jeżeli dojdzie do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, to płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych, tj. raportu imiennego (ZUS RCA), w którym należy podać prawidłowe podstawy wymiaru tych składek, i deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA), którą należy ponownie przeliczyć.

Korygując raport ZUS RCA, płatnik podaje informację o przekroczeniu przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpisując w bloku III.B. w polu 02 tego raportu odpowiedni kod, tj.:

● 1 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,

● 2 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu przekazał płatnik,

● 3 - w przypadku gdy informację o przekroczeniu przekazał ZUS.

Skutkiem naliczenia składek ponad limit 30-krotności rocznej podstawy wymiaru składek jest:

● po stronie ubezpieczonego - nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne,

● po stronie płatnika - nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Płatnik składek, po skorygowaniu i wysłaniu do ZUS dokumentów rozliczeniowych, ma obowiązek zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki, po pomniejszeniu tej nadpłaty o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD

W październiku 2012 r. pracodawca otrzymał zawiadomienie z ZUS, że w listopadzie 2010 r. nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika. Prawidłowa podstawa wymiaru tych składek w listopadzie 2010 r. powinna wynieść 3247,20 zł, a w grudniu 2010 r. - 0 zł. Obecnie pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości 6840 zł, ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył oświadczenie PIT-2.

 

W październiku 2012 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w wysokości 6840 zł i nadpłacone składki. Od kwoty składek zwróconych pracownikowi nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne. Nadpłata jest natomiast przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu. Od nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne w miesiącu, w którym nadpłata składek została wypłacona (pismo Ministerstwa Finansów z 20 lutego 2002 r., nr PB5/IMD-033-52-260/02).

Kwotę nadpłaconych przez pracownika składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracodawca dolicza do pozostałych przychodów pracownika uzyskanych w miesiącu, w którym pracodawca dokonał zwrotu tych składek. Od łącznej kwoty należy pobrać podatek dochodowy, który zmniejsza się o część składki zdrowotnej, tj. o 7,75%.

Pracodawca wypłacając wynagrodzenie za październik br. i jednocześnie zwracając nadpłacone składki ZUS, dokonuje następujących wyliczeń:

● od podstawy wymiaru oblicza składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: (6840 zł x 9,76%) + (6840 zł x 1,5%) + (6840 zł x 2,45%) = 937,76 zł

● ustala podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

- od wynagrodzenia pracownika: 6840 zł - 937,76 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 5902,24 zł

- od kwoty zwróconych składek ZUS: 1931,40 zł

● oblicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne:

- od wynagrodzenia pracownika: 5902,24 zł x 9% = 531,20 zł (z czego odliczy od podatku 7,75% podstawy wymiaru, tj. 457,42 zł)

- od kwoty zwróconych składek ZUS: 1931,40 zł x 9% = 173,83 zł (z czego odliczy od podatku 7,75% podstawy wymiaru, tj. 149,68 zł)

● ustala przychód, a następnie podstawę opodatkowania i oblicza zaliczkę na podatek dochodowy:

- przychód: 6840 zł (wynagrodzenie) + 1931,40 zł (zwrot składek ZUS) = 8771,40 zł

- podstawa opodatkowania: 8771,40 zł (przychód) - 111,25 zł (KUP) - 937,76 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 7722 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

- podatek: 7722 zł (podstawa opodatkowania) x 18% (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa) = 1343,63 zł

● oblicza zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego:

1343,63 zł (zaliczka na podatek dochodowy) - 457,42 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru) - 149,68 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% od kwoty zwróconych składek) = 736,53 zł; 737 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Pracodawca w październiku 2012 r. powinien wypłacić pracownikowi łącznie 6391,61 zł, co wynika z wyliczenia: 8771,40 zł (wynagrodzenie + zwrot składek ZUS) - 937,76 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) - 531,20 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% od wynagrodzenia) - 173,83 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% od zwracanych składek ZUS) - 737 zł (podatek do US) = 6391,61 zł.

Nienależnie opłacone składki

Nienależnie opłacone składki ZUS zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych należności (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej).

Pracodawca może również złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Jeżeli o nadpłacie składek pracodawcę poinformował ZUS, wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o kwocie nadpłaty (art. 24 ust. 6c ustawy systemowej). W takim przypadku ZUS jest zobowiązany zwrócić płatnikowi nadpłacone składki w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku o zwrot składek (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej).

Pracodawca nie możne żądać zwrotu nienależnie opłaconych składek, jeżeli od daty ich opłacenia minęło 5 lat (art. 24 ust. 6g ustawy systemowej). W takim przypadku ZUS zalicza nienależnie opłacone składki na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności.

Podatek od nadpłaconych składek

Jeżeli pracownik otrzyma zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to taki zwrot stanowi przychód ze stosunku pracy, który powinien zostać rozliczony pod względem podatkowym w roku, w którym podatnik faktycznie go otrzymał (art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof). Zatem ani płatnik (pracodawca), ani podatnik (pracownik) nie korygują wcześniej złożonych deklaracji podatkowych.