Zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników

Pracodawca przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208, dalej: k.p.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Katalog danych osobowych, jakich pracodawca ma prawo żądać od pracownika, jest szerszy i niezależnie od powyższych danych obejmuje on prawo żądania:

● innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

● numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie i od pracowników.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Takim przepisem jest np. art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 592; ost. zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1645), który pośrednio zezwala na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń socjalnych przydzielanych ze środków funduszu (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl).

Prawo żądania takich informacji przewidują też niektóre pragmatyki służbowe (np. dotyczące korpusu służby cywilnej).

Za takie odrębne przepisy należy także uznać rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971, dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej), wydane z upoważnienia zawartego w art. 298 k.p. w zakresie, w jakim przewiduje ono możliwość przetwarzania danych osobowych niewskazanych w art. 22 k.p.