Przechowywanie dokumentów pracowniczych i wydawanie ich duplikatów - instrukcja dla pracodawcy
Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokumenty składane przez pracownika, będące jego własnością, mogą być przechowywane w aktach osobowych tylko w formie odpisów lub kopii, a stanowiące własność pracodawcy są przechowywane w oryginale. Na wniosek pracownika pracodawca powinien mu wydać nieodpłatny odpis dokumentu znajdującego się w jego aktach osobowych.
Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.).
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji kadrowej).
Wykaz podstawowych dokumentów, które należy gromadzić w aktach osobowych, wskazany w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji kadrowej, nie ma charakteru katalogu zamkniętego. Specyfika zatrudnienia u danego pracodawcy może wymagać przedstawienia i przechowywania innych dokumentów. Szczególne regulacje mogą dotyczyć np. osób zatrudnianych na podstawie tzw. pragmatyk służbowych.
Dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracownika
Pracodawca musi założyć dla każdego pracownika odrębnie akta osobowe. Dotyczy to pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
POTRZEBUJESZ POMOCY?