Przechowywanie dokumentów pracowniczych i wydawanie ich duplikatów - instrukcja dla pracodawcy

Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.).

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji kadrowej).

Wykaz podstawowych dokumentów, które należy gromadzić w aktach osobowych, wskazany w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji kadrowej, nie ma charakteru katalogu zamkniętego. Specyfika zatrudnienia u danego pracodawcy może wymagać przedstawienia i przechowywania innych dokumentów. Szczególne regulacje mogą dotyczyć np. osób zatrudnianych na podstawie tzw. pragmatyk służbowych.

Dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracownika

Pracodawca musi założyć dla każdego pracownika odrębnie akta osobowe. Dotyczy to pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.