JAK PRAWIDŁOWO PROWADZIĆ DOKUMENTACJĘ KADROWĄ

WSTĘP

Jak wynika z art. 94 pkt 9a k.p., pracodawcy zatrudniający pracowników mają obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe, jak również dodatkową dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika. Aby upewnić się, dla kogo bezwzględnie należy założyć teczkę akt osobowych, należy zapoznać się z art. 2 k.p., w którym ustawodawca definiuje pojęcie pracownika - jest to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma więc obowiązku prowadzenia akt osobowych dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych, np. umów cywilnoprawnych.

Podstawowa dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników jest gromadzona w aktach osobowych. Składa się na nią dokumentacja związana zarówno z nawiązaniem stosunku pracy, jak też z prawidłowym ustaleniem wynagrodzenia zatrudnionemu pracownikowi.

Prowadzone dla pracowników akta osobowe oraz gromadzone w nich dokumenty nie są jedynymi, które dokumentują przebieg ich zatrudnienia. Pracodawca musi również prowadzić m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację związaną z naliczaniem i wypłacaniem wynagrodzeń. Niektóre dokumenty powinny być sporządzane w określonej przepisami formie, zgodnie z którą pracodawca musi je sporządzać lub wypełniać. Pozostałe dokumenty pracownicze pracodawca może stworzyć samodzielnie.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne. Pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy określa się uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych stanowią dowód na poparcie roszczeń pracownika podczas rozstrzygania sporów przed sądem pracy. Brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy jest okolicznością obciążającą pracodawcę, gdyż zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.