PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW

Beata Superson-Polowiec

WSTĘP

Podmioty zatrudniające pracowników, stając się pracodawcami, często nie mają świadomości obowiązków, które na nich ciążą. W małych i średnich przedsiębiorstwach obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników, a co za tym idzie, również prowadzenie działu kadr i płac przyjmuje na siebie sam przedsiębiorca albo są one dzielone z innymi obowiązkami przez jednego z pracowników.

W większych przedsiębiorstwach najczęściej dział kadr jest rozbudowany, a prowadzenie kadr oraz płac, jak również polityki kadrowej i płacowej rozdzielane jest między kilku pracowników. Bez względu na to, jaki schemat prowadzenia kadr jest przyjęty w danym przedsiębiorstwie, pewne jest, że osoby zajmujące się tą tematyką powinny znać prawo pracy i mieć świadomość obowiązków ciążących na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników.

Najczęściej problem prowadzenia kadr i płac sprowadzany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników wymieniony pośród podstawowych obowiązków pracodawcy w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dotyczy wszystkich pracodawców. W celu realizacji tego obowiązku nie ma znaczenia forma organizacyjno-prawna pracodawcy, jak również liczba zatrudnianych pracowników.

Podstawowa dokumentacja związana z zatrudnianiem pracowników gromadzona jest w aktach osobowych. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie akt osobowych oraz gromadzone w nich dokumenty nie wyczerpują obowiązku pracodawcy związanego z dokumentacją przebiegu zatrudnienia pracowników, gdyż poza prowadzeniem akt osobowych przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązki prowadzenia wielu innych dokumentacji czy też ewidencji związanych z zatrudnianiem pracowników.

Niniejsza publikacja mająca charakter poradnika ogranicza się do zaprezentowania zasad prowadzenia akt osobowych, czyli problematyki prawa pracy, z którą każdy pracodawca albo się już zetknął, albo istnieje duże prawdopodobieństwo, że może się zetknąć.