Osoba udająca się w podróż służbową w małej firmie otrzymuje wystawiony przez sekretarkę formularz polecenia wyjazdu służbowego zwanego "delegacją", który po powrocie posłuży do rozliczenia kosztów podróży.

Polecenie wyjazdu służbowego powinno w sposób jasny i precyzyjny określać między innymi:

w imię i nazwisko osoby delegowanej,

w cel podróży, czyli zlecone do wykonania zadanie,

w miejscowość bądź miejscowości, w których zadanie ma być wykonane,

w termin rozpoczęcia i zakończenia podróży,

w środek transportu przewidziany do odbycia podróży,

w podpis kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej.

Brak wyżej wymienionych składników polecenia wyjazdu służbowego może spowodować nieuznanie wyjazdu za podróż służbową.

Z tytułu podróży służbowej delegowanemu pracownikowi przysługują świadczenia określone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. z późniejszymi zmianami (Dz.U. Nr 227 z 2006, poz. 1661), takie jak diety, zwrot kosztów podróży, koszty noclegu.

Dieta za czas podróży służbowej w kraju

Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Nie ma na celu pokrycia w pełni wydatków związanych z wyżywieniem w trakcie delegacji. Dieta nie przysługuje delegowanemu, jeżeli w czasie trwania delegacji ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.