Podróże służbowe i opodatkowanie podróżujących

Delegacje zagraniczne

Omówione w tej części „Poradnika” zasady dotyczące zagranicznych podróży służbowych dotyczą pracowników i przedsiębiorców – osób prowadzących działalność gospodarczą.

Delegowany pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Wysokość tej zaliczki ustala pracodawca na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Zaliczka może być również wypłacana w złotówkach – za zgodą pracownika. W takim przypadku wysokość zaliczki w złotych stanowi jej równowartość w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej i pobytu poza granicami kraju powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży w walucie otrzymanej zaliczki, walucie wymienialnej lub w złotych. Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą wymagającą częstego delegowania pracowników w podróże służbowe za granicę. Przedsiębiorca ustalił ryczałty na pokrycie wydatków ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowych poza granicami kraju w walucie obcej. Czy waluta ta może być pobierana z konta walutowego firmy czy też musi zostać zakupiona w banku?