Na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] [1] Rozporządzenie określa szczegółowe zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą”.

§ 2.[Należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju] Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§ 3.[Czas pobytu pracownika poza granicami kraju] Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

§ 4.[Dieta] 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

2. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach określa załącznik [2] do rozporządzenia.

3. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

4. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) za niepełną dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

§ 5.[Ustalanie diety w przypadku otrzymywania wyżywienia lub ekwiwalentu na wyżywienie] 1. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej według zasad określonych w § 4 ust. 4.

2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1) śniadanie - 15% diety,

2) obiad - 30% diety,

3) kolację - 30% diety,

4) inne wydatki - 25% diety.

3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

§ 6.[Dieta kuriera dyplomatycznego] Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%.

§ 7.[Dieta za pobyt w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym] Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

§ 9.[Zwrot kosztów za nocleg] 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się w przypadku, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

§ 10.[Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca oraz dojazdów środkami komunikacji miejscowej] 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

3. Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym) lub gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, a także w razie gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.

§ 11.[Zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego] Jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

§ 12.[Zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków] 1. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.

2. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

3. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy.

4. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

§ 13.[Zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju] 1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

2. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

3. Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

§ 14.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 3 lipca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 89, poz. 568 i z 1999 r. Nr 105, poz. 1204).

§ 15.[Wejście w życie] [6] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 8 maja 2001 r. (poz. 525)

WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ORAZ LIMITU NA NOCLEG W HOTELU

Przy podróżach do:

- Gibraltaru dieta i limit hotelowy jak w Wielkiej Brytanii,

- Hongkongu dieta wynosi 46 USD, a limit hotelowy 160 USD,

- Tajwanu dieta wynosi 45 USD, a limit hotelowy 100 USD.