Reprezentacja i reklama w podatkach

Uznanie wydatków na reprezentację i reklamę za koszty uzyskania przychodu

Właściwa dokumentacja

Jednym z warunków uznania poniesionych wydatków na reprezentację lub reklamę za koszty uzyskania przychodów jest ich właściwe udokumentowanie.

Przepisy nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania kosztów reprezentacji i reklamy. Zdaniem Ministerstwa Finansów, nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca jest zwolniony z udokumentowania tych kosztów. Obowiązek taki określa art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami (w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz.U. nr 121, poz. 591 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2000 r. nr 113, poz. 1186), z tym że dla celów podatkowych ewidencja ta powinna dodatkowo zapewnić możliwość ustalenia dochodu (lub straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Również dowody księgowe powinny spełniać wymagania określone w ustawie o rachunkowości.

Właściwe, rzetelne i jasne dokumentowanie wydatków obciąża podatnika, a ponadto bezsprzecznie leży w jego interesie. W wyroku z 28 listopada 1996 r. (sygn. akt I SA/Kr 899/96, niepublikowany) NSA uznał, iż wynikający z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych limit wydatków na reprezentację i reklamę nie ma cech ryczałtowego określenia wydatków na ten cel, które można odliczyć od osiągniętego przychodu bez żadnego udokumentowania.

Zaliczone do kosztów reprezentacji lub reklamy wydatki powinny być dokumentowane odpowiednio fakturami wewnętrznymi VAT wypisanymi przez firmę. Dokumenty te powinny być załączone przez przedsiębiorcę do jego ksiąg podatkowych.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona prawidłowo pod względem formalnym (niewadliwie) i materialnym (rzetelnie). Definicję rzetelności i niewadliwości zawiera § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 116, poz. 1222), zgodnie z którym prawidłowa pod względem formalnym (niewadliwa) jest księga prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi, rzetelna natomiast jest księga prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym.